Шаг 4. Определить, как фактически будет проверяться явка работников
Варианты фактического наблюдения за явкой работника может быть реализована различными способами, в зависимости от бюджета и корпоративной культуры компании:
1. Если при входе в вашу организацию имеется турникеты систем контроля доступа до учет рабочего времени может упростится можно приобрести специальную программу, которая будет перегружать данные систем контроля доступа автоматически программа в которой ведется Кадровый учет и заполнять табель по форме т-13.
2. Если такой специальной программы нет, то заполнять табель придется вручную, используя информацию, полученную от системы доступа в распечатанном виде либо в электронном виде.
3. Если никаких систем доступа в организации нет либо сведений от них получить невозможно, то ответственному за табельный учет придется проверять наличие работников визуально, то есть пройти по кабинетам и проверить все ли работники находятся на рабочих местах.
4. Чаще это получают руководителем подразделения, именно они обычно ведут первичный учет и в том или ином формате (в электронном виде или на бумажных носителях) передают сведения ответственному для заполнения табелей.
5. Иногда руководители непосредственно оформляют форму Т-13 и несут ответственность за табельный учет полностью (по приказу).
Предположим, что в вашей организация невозможно получить какие-либо сведения от систем контроля доступа и приходится проверять явку работников визуально. В таких случаях очень помогает журнал учета работников, которым они должны подписываться при явке на работу и при уходе с работ. Специальная форма такого журнала не предусмотрена, поэтому организация может разработать ее самостоятельно. Например, она может быть такой.
|
|
|
Пример. Форма журнал учат работников
| Дата | ФИО | Должность | Время прихода | Время ухода | Подпись |
| 11.07.2018 | Жуков А.В. | бухгалтер | 09:00 | 18:05 | Жуков |
Также следует фиксировать, если работник уходит по служебным или личным делам в течении рабочего дня. Например, иногда эти записи производятся в этих же журналах, а некоторые компании заводят специальные журналы, где фиксируются только отсутствия. Например, так:
Пример. Журнал фиксации отсутствий
| Дата | ФИО | Должность | Время уходила | Время возвращения | Причина отсутствия | Подпись |
| 11.07.2018 | Жуков А.В. | бухгалтер | 13:00 | 15:00 | Отсутствие по личным вопросам с разрешения руководителя | Жуков |
| 11.07.2018 | Михайлова А.Н. | секретарь | 16:00 | 18:00 | Отправка корреспонденции в отделении почты России | Михайлова |
Шаг 5. Определить, каким образом будут документально оформляться неявки работника.
|
|
|
Как правило, документы они неявкам работников оформляются кадровой службы согласно заявлениям, служебных записок, больничных листов, актов и иных документов. Вспомним основные причины, по которым могут работники отсутствовать на своем рабочем месте в рабочее время.
Случаи отсутствия работников на рабочем месте
| Вид отсутствия | Оформляемый документ | Документ-основание |
| отпуска ( ежегодные основные и дополнительные, учебные, без сохранения ( в том числе на несколько часов), «декретные» отпуска)) | приказ об отпуске | заявления работника |
| нетрудоспособность работника или члена семьи | лист нетрудоспособности | |
| командировке | Приказ о командировке | Рекомендуется служебной записки непосредственного руководителя |
| служебные поездки (при разъездном характере работы или при разовой служебной поездке не более продолжительности рабочего дня) | Рекомендуется служебная записка или отметка в журнале отсутствий | |
| прогул, опоздание | акт о прогуле/опоздании | |
| дополнительные дни отдыха в качестве компенсации за сверхурочные, работу в праздничные и выходные дни | приказом о предоставлении дней отдуха | заявление работника |
| выполнение государственных или общественных обязанностей | соответствующая справка из госорганов | |
| посещение семинаров, обучающих курсов | приказ о направлении на учебу | Рекомендуется служебная записка непосредственного руководителя, график обучения |
| отстранение от работы, напрриме, в связи с непрохождении медосмотра или в связи с тем, что работник явился на работу в нетрезвом виде | приказ об отстранении | Соответствующий акт |
| отсутствие работника по невыясненным причинам |
|
|
|
Как видим, о том или ином отсутствии мы получаем сведения от самого работника или от его непосредственного руководителя и все эти неявки должны быть отражены в кадровых документах и в табеле учета рабочего времени.
Если вы ведете также кадровый учет, и сведения будут поступать вам для оформления соответствующих приказов. Если вы ведете табель, а кадровый учет ведет другой работник, то необходимо наладить процесс предоставления вам этих сведений от кадрового работника или работников/ их руководителей. В крупных и средних организациях все эти данные, как правило, собирают непосредственные руководители и предоставляют кадровику или табельщику. Если организация небольшая, и все работники подчиняются генеральному директору непосредственно, он может поручить вам собирать все эти сведения и получать необходимые заявления непосредственно у работников.
|
|
|
Также необходима будет информация об особенностях рабочего времени, например, о сверхурочной работе или работе в выходной день, о простое или работе неполное время. Эта информация также должна будет отражена в табеле учета рабочего времени.
Так или иначе необходим решить данный организационные вопрос и при необходимости получить у руководителя полномочия на истребования у работников сведений о причинах отсутствия.
Пример
Например, можно дополнить приказ об ответном за табель следующим образом:
«2. Работникам предоставлять секретарю Михайловой А.Н. документы для оформления отсутствия на рабочем месте - заявления, в том числе на отпуск, служебные записки и т.д.»
Дата добавления: 2020-04-08; просмотров: 132; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!