Управление коммуникациями в организации
Управление организационными коммуникациями предполагает знание коммуникативных барьеров и способов их преодоления. Последние связаны с проектированием организации таким образом, чтобы обеспечить и поддерживать эффективные коммуникации как на уровне отдельного человека, так и на уровне подразделений, отделов организации. Такое проектирование включает и развитие индивидуальных навыков, опыта, умения общаться с людьми.
К основным коммуникационным барьерам на уровне подразделений организации относятся: различия в статусах и власти; разные цели и потребности подразделений; несоответствие коммуникативных сетей и задач и дефицит формальных каналов.
Различия в статусах и власти приводят к искажению информации, поступающей от нижних уровней организации вверх по иерархии.
Это связано с тем, что подчиненные, имеющие небольшую власть в организации, могут неохотно передавать информацию о проблемах, ошибках своим руководителям. Поэтому у последних возникает неверное, приукрашенное представление о состоянии дел на рабочих местах.
Руководители, обладающие большой властью, могут не почувствовать или не обратить внимания на то, что работники, имеющие низкий статус, не имеют стимулов к сотрудничеству. Устранить такой барьер позволяют «выходы в народ», создание климата доверия, открытости, поощрения инициативы, а порой и ошибок.
Различия целей и потребностей подразделений приводят к возникновению противоречий между ними, борьбе за организационные ресурсы, следованию в первую очередь локальным целям подразделений, а не целям организации в целом. Преодолеть данный барьер помогает совершенствование структуры организации, использование специальных команд, отделов, кураторов, дополнительных каналов связи, направленных на координацию, объединение усилий разных подразделений.
|
|
|
Несоответствие коммуникативных сетей и задач. Количество информации и обмен ею должны соответствовать объему и содержанию решаемых задач. Это означает, что для решения трудной, творческой, инновационной задачи должны использоваться децентрализованные коммуникативные сети типа «круг», которые поощряют участие, обсуждение проблемы, проявление инициативы работников.
Дефицит формальных каналов. Отсутствие формальных каналов сокращает эффективность коммуникаций. В организации должно быть достаточно восходящих, нисходящих и горизонтальных коммуникаций в форме опросов работников, системы сбора предложений, информационных бюллетеней, политики открытых дверей и др.
Опрос работников – это вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов:
|
|
|
1) четко ли доведены до них цели их деятельности;
2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;
3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;
4) открыт ли их руководитель для предложений;
5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.
Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.
Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения.
К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо нередко отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу.
Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы.
|
|
|
Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.
Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.
3. «Теория» ожиданий и «теория» справедливости.
Потребность – состояние нужды в чем-либо, получившая субъективное отражение в сознании в качестве образа потребности.
Потребности могут быть первичными и вторичными. Первичные – связанны с обеспечением жизнедеятельности человека. Вторичные – с его пребыванием в обществе. Мотив – образ внешнего объекта, получивший положительную оценку с точки зрения потребности. Мотив может быть положительный и отрицательный. Стимул – внешний объект, образ которого получивший положительную оценку с точки зрения потребности. Внутренние стимулы – непосредственные результаты деятельности человека, стимулирующие его к труду (новизна в работе, усталость); Внешние стимулы – то, что дается человеку извне для стимулирования его к труду (з/п, премия, статус в компании, наказания, похвала). Помимо потребности человеком могут двигать и другие основания – ценности. Ценности – потребности людей, обобщенные в результате их взаимодействия и согласования. Ценности обеспечивают объективную оценку того, что происходит вдействительности. Мотивация и стимулирование. Стимулирование – побуждение человека к каким-либо действиям. Мотивация – внутренний процесс побуждения человека к деятельности. С помощью стимулирования мы управляем мотивацией.Факторы в поведении человека учитывают процессуальные теории мотивации. Они описывают, как люди выбирают тип поведения, который приведет к удовлетворению потребностей, и как они определяют, был ли этот выбор успешным. Наибольшую известность получили теория справедливости, теория ожиданий и комплексная теория-модель мотивации Портера—Лоулера.
|
|
|
Теория справедливости, разработанная Стейси Адамсом (1963 г.), акцентирует внимание на восприятии людьми справедливости своего вознаграждения по сравнению с другими людьми. Сущность теории справедливости состоит в том, что сотрудники сравнивают свои усилия (затраты труда, вклады) и вознаграждения с усилиями и вознаграждениями других лиц, находящихся в схожих рабочих ситуациях. Теория основана на предположении, что люди, работающие за вознаграждение, получаемое от организации, мотивируются желанием получать справедливое вознаграждение за выполняемую работу. Справедливость своего вознаграждения работники оценивают соответствием затрат (усилий) и результатов.
Затраты относительно работы включают образование, опыт, квалификацию, способности, трудовые усилия, стаж работы, преданность организации и т. д.
Результаты включают зарплату, долю в прибылях, признание, продвижение, дополнительные льготы и привилегии и т. д. Соответствие затрат и результатов сравнивается с аналогичным соотношением у других людей. Справедливость устанавливается, когда соотношение между результатами и затратами у разных людей одинаково.
Если баланс соотношения затраты—результаты нарушается, например работник считает, что за аналогичную работу коллега получил больше, у него возникает ощущение несправедливости, обиды, неудовлетворенности, психологического напряжения.
Чтобы восстановить справедливость, сотрудник предпринимает определенные действия: он может уменьшить затрачиваемые усилия, либо пытается повысить уровень своего вознаграждения, либо принимает решение об увольнении и подыскивает новую работу, где будет более справедливое соотношение между затратами и результатами. Менеджер должен опередить сотрудника и мотивировать его так, чтобы исправить дисбаланс между затратами и результатами и устранить несправедливость. Люди должны считать получаемое вознаграждение справедливым, эквивалентным затраченным усилиям. В противном случае мотивация к труду снижается.
Теория ожиданий. Одно из наиболее популярных объяснений мотивации ожиданиями разработано Виктором Врумом (1964 г.). Врум определил мотивацию как процесс, управляющий выбором из альтернативных форм волевой активности. По его мнению, большая часть типов поведения находится под волевым контролем личности и, следовательно, мотивирована.
Теория ожиданий предполагает, что мотивация зависит от ожиданий человека, что выполнение определенной работы приведет к получению желаемых вознаграждений. Согласно теории, наличие активной потребности не является единственным необходимым условием мотивации человека на достижение определенной цели. Человек должен также надеяться на то, что выбранный им тип поведения действительно приведет к удовлетворению или приобретению желаемого.
Билет № 16
1. Схема реализации управленческих решений.
Выработка и принятие решений- это творческий процесс в деятельности руководителей. Вопрос о том, сколько и какие стадии должен пройти процесс принятия решения, каково конкретное содержание каждой из них.- спорные и неодинаково решаются менеджерами. Все зависит от ситуации, квалификации менеджера. Важно, чтобы менеджер понимал сильные стороны и видел существующие ограничения каждого подхода (в 55 вопросе о подходах) и процедуры принятия управленческого решения.
Процесс принятия решения. В данном случае менеджеру необходимо ответить на вопросы: что делать, как делать, кому поручать работу, для кого делать, где делать, что это дает. Классический подход к принятию решения состоит в соблюдении определенной процедуры и выполнении обязательных действий:
Постановка проблемы. Задача менеджера на этом этапе состоит в анализе проблемной ситуации, т.е. в определении симптома «болезни», изучении положения дел и целей, предварительной формулировке критериев решения.
Обнаружение проблемы- это осознание того, что возникло отклонение от первоначальных планов. Источники: личный обзор, анализ информации, общественное мнение. Обнаружение проблемы еще не её решение. Речь идет только об оценке размера средств для её решения.
Выявление ограничений и определение альтернатив. Причиной проблемы могут быть
находящиеся вне организации силы (внешняя среда), которые менеджер не в силах изменить. Ограничения такого рода сужают возможности принятия оптимальных решений. Поэтому необходимо определить источник и суть ограничений и наметить возможные альтернативы.
Принятие решения. На этой стадии разрабатываются альтернативные решения, дается оценка и отбирается альтернатива с наиболее благоприятными общими последствиями.
Реализация решения. Процесс не заканчивается выбором альтернативы. На стадии реализации принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, т.е. ценность решения состоит в том, что оно осуществлено.
Контроль за исполнением решения. В процессе контроля выявляются отклонения и вносятся поправки, помогающие реализовывать решение полностью.
С помощью контроля устанавливается обратная связь между принятием решения и его реализацией.
Как подчеркивает Харрисон: «Реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления». Согласно рисунку, процесс решения проблемы не заканчивается выбором альтернативы. Простой выбор направления действий имеет малую ценность для организации. Для разрешения проблемы или извлечения выгоды из имеющейся возможности решение должно быть реализовано.
На стадии реализации решения принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся коррективы и дается опенка полученного результата. Каждое управленческое решение имеет свой конкретный результат, поэтому цель управленческой деятельности состоит в нахождении таких форм, методов, инструментов, которые бы помогли достичь оптимальный результат в конкретных условиях и обстоятельствах. Уровень эффективности осуществления решения повысится, если оно будет признано теми, кого оно затрагивает. Признание решения, однако, редко бывает автоматическим, если оно даже хорошее.
Иногда руководитель возлагает свое решение на тех, кто должен будет их исполнять. Чаще же он вынужден убеждать в правильности своей точки зрения других людей в организации, доказывать людям, что его выбор несет благо и организации и каждому в отдельности.
Шансы на эффективную реализацию решения возрастают, когда причастные к этому люди внесли в решение свою лепту и искренне верят в то, что делают. Поэтому лучший способ- это привлечь людей к процессу принятия решения.
Дата добавления: 2020-04-08; просмотров: 116; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!