Нет ничего плохого в том, когда человек владеет богатством. Но плохо, если богатство завладевает человеком. © Билли Грэм 1099 - | 810 - или читать все...
Обратная связь Пожаловаться на материал

ТЕМА: «Этика речевого общения и этикетные формулы речи. Виды деловой речи . Беседа, дискуссия, телефонный разговор ».


⇐ ПредыдущаяСтр 13 из 13

для курсантов всех факультетов и студентов факультета права очной формы обучения

Рассмотрено и утверждено

На заседании кафедры

Языковой подготовки

Протокол №________

от «___» _______________201__г.

 

Донецк, 2016

Тема 9. Этика речевого общения и этикетные формулы речи. Виды деловой речи . Беседа, дискуссия, телефонный разговор.

ПЛАН:

1. Речевой этикет как совокупность речевых формул, обслуживающих общение. Система обращений в современном русском языке. Формулы извинения.

2. Деловая беседа. Правила ведения деловой беседы.

3. Телефонный разговор. Правила ведения телефонного разговора.

Основные понятия: этика общения, этикетные формулы, система обращений, перебивание, реплики, эвфемизация речи.

Литература:

1.Буторина Е.П., Евграфова С.М. Русский язык и культура речи: учебное пособие. – 2-е изд.,перераб. и доп. – М.: ФОРУМ, 2015. – 288с.

2.Кузнецова Н.В. Русский язык и культура речи: учебник / Н.В. Кузнецова.- 3-е изд. – М.: ФОРУМ, 2010. – 354 с. – (Профессиональное образование).

3.Русский язык и культура речи: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп./под ред. проф. О.Я. Гойфмана. –М.: ИНФРА-М, 2016. -240 с. (Высшее образование: Бакалавриат).

4.Райская Л.М. Лекции по русскому языку и культуре речи. Издательство Томского политехнического университета. 2008. – 152с.

5.Трусова И.С. Русский язык и культура речи в терминах и понятиях. Словарь-справочник для курсантов и студентов всех специальностей. Владивосток. 2008. – 39 с.

6.Черняк В.Д. Русский язык и культура речи [Текст]: учебник для бакалавров / [Черняк В.Д. и др.]: под общ. ред. В.Д. Черняк; Российский гос. педагогический ун-т им. А.И. Герцена.-3-е изд., перераб. и доп. – Москва: Юрайт, 2014. - 450 с.

Рекомендуемые информационные ресурсы:

1. http://imp.rudn.ru/ffec/rlang/rl3.html

2. http://obrazovanie.biniko.com/info_138.php

3. http://rulinguistic.com/cat/kommunikativnye-kachestva-rechi/

4. http://talkbusedst.ru/kurs-lektsij-po-delovomu-obshcheniyu.html

5. http://www.langrus.ru/content/view/31

6. http://www.prometod.ru

7. www.gramota.ru

 

Вопрос 1. Этика речевого общения и этикетные формулы речи.

Этика речевого общения начинается с соблюдения условий успешного речевого общения: с доброжелательного отношения к адресату, демонстрации заинтересованности в разговоре, «понима­ющего понимания» — настроенности на мир собеседника, искрен­него выражения своего мнения, сочувственного внимания. Это пред­писывает выражать свои мысли в ясной форме, ориентируясь на мир знаний адресата. В праздноречевых сферах общения в диало­гах и полилогах интеллектуального, а также «игрового» или эмоци­онального характера особую важность приобретает выбор темы и тональности разговора. Сигналами внимания, участия, правильной интерпретации и сочувствия являются не только регулятивные реплики, но и паралингвистические средства — мимика, улыбка, взгляд, жесты, поза. Особая роль при ведении беседы принадлежит взгляду [42, 118].

Таким образом, речевая этика — это правила должного речевого поведения, основанные на нормах морали, националь­но-культурных традициях.

Этические нормы воплощаются в специальных этикетных ре­чевых формулах и выражаются в высказываниях целым ансам­блем разноуровневых средств: как полнознаменательными слово­формами, так и словами неполнознаменательных частей речи (час­тицами, междометиями).

Главный этический принцип речевого общения — соблюдение паритетности — находит свое выражение, начиная с приветствия и кончая прощанием, на всем протяжении разговора.

Приветствие. Обращение.

Приветствие и обращение задают тон всему разговору. В за­висимости от социальной роли собеседников, степени близости их выбирается ты-общение или вы-общение и соответственно привет­ствия здравствуй или здравствуйте, добрый день (вечер, утро), привет, салют, приветствую и т. п. Важную роль играет также ситуация общения.

Обращение выполняет контактоустанавливающую функцию, является средством интимизации, поэтому на протяжении всей ре­чевой ситуации обращение следует произносить неоднократно; это свидетельствует и о добрых чувствах к собеседнику, и о внимании к его словам. В фатическом общении, в речи близких людей, в раз­говорах с детьми обращение часто сопровождается или заменяется перифразами, эпитетами с уменьшительно-ласкательными суффик­сами: Анечка, зайчик ты мой; милочка; киса; ласточки-касаточ­ки и т. п. Особенно это характерно для речи женщин и людей осо­бого склада, а также для эмоциональной речи.

Национальные и культурные традиции предписывают опреде­ленные формы обращения к незнакомым людям. Если в начале века универсальными способами обращения были гражданин и гражданка, то во второй половине XX века большое распространение по­лучили диалектные южные формы обращения по признаку пола — женщина, мужчина. В последнее время нередко в непринужден­ной разговорной речи, при обращении к незнакомой женщине упот­ребляется слово дама, однако при обращении к мужчине слово господин используется только в официальной, полуофициальной, клуб­ной обстановке. Выработка одинаково приемлемого обращения к мужчине и к женщине — дело будущего: здесь скажут свое слово социокультурные нормы.

2.Этикетные формулы. В каждом языке закреплены способы выражения наиболее частотных и социально значимых коммуникативных намерений. Так, при выражении просьбы в прощении, извинении принято употреблять прямую, буквальную форму, например, Извини(те), Прости(те). При выражении просьбы принято представлять свои «интересы» в непрямом, небуквальном высказывании, смягчая выражение своей заинтересованности и оставляя за адресатом право выбора поступка; например: Не мог бы ты сейчас сходить в магазин?; Ты не сходишь сейчас в магазин? При вопросе Как пройти..? Где находится..? также следует предварить свой вопрос просьбой Вы не могли бы сказать?; Вы не скажете..?

Существуют этикетные формулы поздравлений: сразу после обращения указывается повод, затем пожелания, затем заверения в искренности чувств, подпись. Устные формы некоторых жанров раз­говорной речи также в значительной степени несут печать ритуализации, которая обусловлена не только речевыми канонами, но и «пра­вилами» жизни, которая проходит в многоаспектном человеческом «измерении». Это касается таких ритуализованных жанров, как тос­ты, благодарности, соболезнования, поздравления, приглашения.

Этикетные формулы, фразы к случаю — важная составная часть коммуникативной компетенции; знание их — показатель вы­сокой степени владения языком.

3.Эвфемизация речи. Поддержание культурной атмосферы общения, желание не огорчить собеседника, не оскорбить его косвенно, не вызвать дискомфортное состояние — все это обязывает говорящего, во-первых, выбирать эвфемистические номинации, во-вторых, смягчающий, эвфемистический способ выражения.

Исторически в языковой системе сложились способы перифрас­тической номинации всего, что оскорбляет вкус и нарушает куль­турные стереотипы общения. Это перифразы относительно ухода из жизни, половых отношений, физиологических отправлений; на­пример: он покинул нас, скончался, ушел из жизни; название кни­ги Шахетджаняна «1001 вопрос про это» об интимных отношениях.

Смягчающими приемами ведения разговора являются также косвенное информирование, аллюзии, намеки, которые дают по­нять адресату истинные причины подобной формы высказыва­ния. Кроме того, смягчение отказа или выговора может реализоваться приемом «смены адресата», при котором делается намек или проецируется речевая ситуация на третьего участника разговора. В традициях русского речевого этикета запрещается о при­сутствующих говорить в третьем лице (он, она, они), таким обра­зом, все присутствующие оказываются в одном «наблюдаемом» дейктическом пространстве речевой ситуации «Я — ТЫ (ВЫ) — ЗДЕСЬ — СЕЙЧАС». Так показывается уважительное отношение ко всем участникам общения.

4.Перебивание. Встречные реплики. Вежливое поведение в речевом общении предписывает выслушивать реплики собеседника до конца. Однако высокая степень эмоциональности участников общения, демонстрация своей солидарности, согласия, введение своих оценок «по ходу» речи партнера — рядовое явление диалогов и полилогов праздноречевых жанров, рассказов и историй-воспоминаний. По наблюдениям исследователей [20], перебивы характерны для мужчин, более корректны в разговоре женщины. Кроме того, перебивание собеседника — это сигнал некооперативной стратегии. Такого рода перебивы встречаются при потере коммуникативной заинтересованности.

Культурные и социальные нормы жизни, тонкости психологи­ческих отношений предписывают говорящему и слушающему ак­тивное создание благожелательной атмосферы речевого общения, которая обеспечивает успешное решение всех вопросов и приводит к согласию.

5. В Ы-о б щ е н и е и Т Ы-о б щ е н и е. В русском языке широко распространено ВЫ-общение в неофициальной речи. Поверхностное знакомство в одних случаях и неблизкие длительные отношения старых знакомых в других показываются употреблением вежливого «Вы». Кроме того, ВЫ-общение свидетельствует об уважении участников диалога; так, Вы-общение характерно для давних подруг, питающих друг к другу глубокие чувства уважения и преданности. Чаще Вы-общение при длительном знакомстве или дружеских отношениях наблюдается среди женщин. Мужчины разных социальных слоев чаще склонны к Ты-общению. Среди необразованных и малокультурных мужчин Ты-общение считается единственно приемлемой формой социального взаимодействия. При установившихся отношениях Вы-общения ими предпринимаются попытки намеренного снижения социальной самооценки адресата и навязывания Ты~общения. Это является деструктивным элементом речевого общения, уничтожающим коммуникативный контакт.

Принято считать, что Ты-общение всегда является проявле­нием душевного согласия и духовной близости и что переход на Ты-общение является попыткой интимизаций отношений; ср. пуш­кинские строки: «Пустое Вы сердечным Ты она, обмолвясь, заме­нила...». Однако при Ты-общении часто теряется ощущение уни­кальности личности и феноменальности межличностных отноше­ний. Ср. в «Хрестоматии» переписку Ю. М. Лотмана и Б. Ф. Егорова.

Паритетные отношения как главная составляющая общения не отменяют возможности выбора Вы-общения и Ты-общения в зависи­мости от нюансов социальных ролей и психологических дистанций.

Один и те же участники общения в различных ситуациях мо­гут употреблять местоимения «вы» и «ты» в неофициальной обста­новке. Это может свидетельствовать об отчуждении, о желании ввес­ти в речевую ситуацию элементы ритуального обращения (ср.: А Вам, Виталий Иванович, не положить салатику?).

Вопрос 2. Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно её участники должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, то есть общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия друг на друга.

К числу целей, требующих проведение деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определённое влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений или высказываний сотрудников.

Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.

Подготовительный этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы её целесообразности, условия и время её проведения, подготовить необходимые материалы и документы.

Готовясь к предстоящей беседе, важно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своём умении провести эффективный разговор, а с другой - своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи. В первом случае инициатива может перейти к партнёру, во втором - малейшее отклонение от плана может привести к растерянности и неуверенности.

Начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору.

Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы:

  • метод снятия напряжённости: использование тёплых слов, комплиментов, шутки для установления контакта с собеседником;
  • метод "зацепки": использование какого-либо события, личного впечатления или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;
  • метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы;
  • метод "прямого подхода": непосредственный переход к делу - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

    Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

    Конструктивно-критической атмосфере деловой беседы противоречат:

  • бестактное обрывание на полуслове;
  • неоправданное лишение собеседника права высказать своё мнение;
  • навязывание мнения ведущего беседу;
  • игнорирование или высмеивание аргументов собеседника;
  • грубая реакция на высказывание партнёрами противоположных точек зрения;
  • подтасовка фактов;
  • необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;
  • давление на собеседника голосом, манерами.

    Заключительная часть беседы служит своеобразной общей её оценкой. Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости дальнейшего контакта с собеседником.

Важно отделить завершение беседы от других её фаз; для этого используются выражения типа "Давайте подведём итоги" или "Мы подошли к концу нашей беседы".

Вопрос 3. Телефонный разговор. Специфика телефонного разговора заключается прежде всего в его дистантности. Дистантность общения обусловливает отсутствие части его паралингвистических факторов (жесты, мимика и пр.). В связи с этим возрастает роль других паралингвистических факторов общения, в частности интонации - нередко она не менее важна, чем само содержание разговора.

    Опосредованное общение служит причиной для возникновения дополнительных шумов, поэтому особенно важны такие характеристики разговора, как громкость и чёткость произношения.

    Ещё одним специфическим фактором в телефонной коммуникации является стоимость переговоров. Очевидно, что этикет телефонных переговоров направлен на экономию как собственных средств, так и средств партнёра - отсюда требование по ограничению времени переговоров. На информационную беседу по телефону рекомендуется тратить не более полутора минут, на беседу, целью которой является решение проблемы - не более трёх минут. При общении по междугороднему, международному или мобильному телефону разговор не должен превышать две минуты.

Телефонный разговор рекомендуется разбивать на несколько частей:

1. инициальная часть;

2. введение в курс дела;

3. обсуждение ситуации;

4. заключительная часть.

    Специалистами предлагаются следующие временные нормативы для каждой из частей:

  • взаимные представления - 15-25 секунд;
  • введение в курс дела - 35-45 секунд;
  • обсуждение ситуации - 1 минута 35 секунд - 1 минута 45 секунд;
  • подведение итога и слова прощания - 15-25 секунд.

    В  отечественной практике лаконичность переговоров пока ещё не стала нормой. Нередко разговоры по телефону продолжаются 10-15 минут, а иногда и более.

    Сократить время разговора можно путём предварительного обдумывания словесных формулировок. Старайтесь выразить существо проблемы одной фразой. Заранее заготовленная краткая фраза может пригодиться при "общении" с автоответчиком.

    Телефонные разговоры бывают "санкционированными" и "несанкционированными". К "санкционированным" относят звонки по контактным телефонам (номера, специально выделенные организацией для решения оперативных вопросов), а также звонки, время которых оговорено заранее. Все остальные телефонные разговоры можно считать "несанкционированными". Если ваш звонок "несанкционированный", следует извиниться и уточнить, есть ли у собеседника время. Если вы звоните по мобильному телефону, рекомендуется узнать, где находится ваш собеседник и удобно ли ему разговаривать, а также можно ли перезвонить ему по стационарному номеру.

    В том случае, если вы принимаете звонок, необходимо соблюдать некоторые правила. Отвечающий не должен молчать. При телефонном разговоре единственным подтверждением внимательного слушания являются соответствующие словесные сигналы ("да-да", "понятно", "так" и др.). Если такие сигналы отсутствуют, у собеседника может возникнуть ощущение, что вы не слушаете его, не желаете поддерживать контакт.

    Отвечающий на телефонный звонок обязательно должен представиться, делать это необходимо сразу же после того, как снята трубка. Единственное исключение из правила - это звонок, принятый на мобильный телефон. Не забудьте, что инициатор разговора тоже должен назвать себя.

    В заключение ещё несколько простых рекомендаций.

  • Если есть возможность, не экономьте на качестве связи и выбирайте лучшее, что может предложить рынок коммуникационных средств.
  • Тщательно обдумывайте содержание разговора (если нужно - подготовьте краткую запись основных положений), прежде чем поднимать телефонную трубку.
  • Настройтесь на телефонный разговор. Хотя собеседник вас не видит, улыбнитесь и только потом снимайте трубку.
  • Не набирайте номер по памяти, обязательно проверьте себя по телефонной книжке или телефонному справочнику.
  • Будьте готовы записать сообщаемую информацию (рядом с телефоном следует иметь авторучку и бумагу для записей).
  • При неправильном соединении не спрашивайте: "Куда я попал?", просто уточните: "Это ...?"
  • Не заставляйте собеседника угадывать кто звонит.
  • Не позволяйте вошедшему в помещение долгое время стоять и слушать вас: попросите посетителя зайти попозже или прервите телефонный разговор.
  • При обсуждении совместных документов уточните, что вы используете ту же их версию, что и ваш собеседник.
  • Никогда не спрашивайте: "Что вы делаете в субботу в три часа?". Сначала предложите программу действий, а потом уточните время.
  • Не поддавайтесь искушению закончить деловой телефонный разговор шуткой, даже если вы говорите с хорошо знакомым вам собеседником.

    У телефона есть ряд преимуществ, которые лишены другие средства коммуникации. Главные из них: скорость передачи информации (выигрыш во времени); немедленное установление связи с абонентом, находящимся на любом расстоянии, непосредственный обмен информацией в форме диалога и возможность достичь договоренности, не дожидаясь встречи; конфиденциальность контакта; сокращение бумагооборота; экономия средств на организацию контактов других видов (довольно часто первый телефонный разговор, за которым должны последовать личные контакты (разговоры, беседы, встречи), может оказаться последним).

    Американские специалисты по деловому общению утверждают, что одним из факторов бедственного положения некоторых малых предприятий являются скверные манеры их служащих, которые отчетливо проявляются в разговорах по телефону. Хотя в настоящее время не существует стандартов, позволяющих подготовить соответствующих работников (секретарей-референтов, пресс-секретарей, агентов фирм и т.д.) к грамотному ведению телефонных переговоров, но уважающие себя фирмы обращают большое внимание на корпоративную культуру сотрудников во внутреннем и внешнем деловом общении.

    Итак, чтобы освоить правила эффективного ведения телефонных переговоров, необходимо сначала осознать отличительные характеристики этого вида контактов и учесть все значимые компоненты этой типичной коммуникативной ситуации.

    Коммуникативная установка – расположить собеседника к дальнейшим деловым контактам; получить, передать достоверную информацию, не тратя времени и средств на командировки или переписку.

    Ролевые установки. В деловом разговоре по телефону роли собеседников ничем не отличаются от таковых в непосредственных контактах, однако дополнительное преимущество получает инициатор разговора, так как он заранее продумывает свое поведение, выбирая удобный ему момент и манеру ведения разговора.

    Невербальными средствами общения по телефону могут быть паузы (их продолжительность), интонация (выражающая энтузиазм, согласие, настороженность и т.д.), шумовой фон, а кроме того, быстрота снятия трубки (после гудка), параллельное обращение к другому собеседнику и т.д.

    Правда, все перечисленные моменты могут не согласовываться с вашими мотивами, если инициатор беседы – кто-то другой. Поэтому нужно быть готовым к тому, что по объективным или субъективным причинам разговор может сорваться, что собеседник может просто не захотеть разговаривать с вами

    По принятому в деловом мире «телефонному этикету» каждый из говорящих должен независимо от хода и завершения разговора придерживаться определенного набора этикетно-речевых формул общения по телефону. Умение говорить по телефону, не растрачивая времени и при этом решая все вопросы, предполагает владение определенным набором речевых формул.

Начало разговора Информационный повод: Просьба, запрос информации, желание получить совет или поддержку:
Вам звонят из фирмы,.. Моя фамилия... Я хотел бы... С вами говорит менеджер по продажам...   Вас беспокоит... Могу я поговорить с... Я хотел бы узнать... Вы не могли бы дать информацию...    
Основной момент разговора: Интригующее обещание: выгода, прибыль, эффект, бесплатные услуги, скорость исполнения: Завершение разговора  
  У нас для вас интересное предложение... Хотим сделать вам взаимовыгодное предложение... Мы хотели бы ознакомить вас с новой системой наших скидок... У нас появилась возможность оказывать ряд услуг бесплатно Недавно мы изменили систему поставки товаров, поэтому...   Нейтральное: До свидания. Всего доброго. Спасибо за информацию. Будьте здоровы, всего хорошего. С надеждой на будущие контакты: Уверен, что наши контакты будут продуктивны. Думаю, мы нашли общий язык. Рад был слышать. Надеюсь, мы продолжим разговор при встрече.    

1. Исследователи утверждают, что человек принимает решение о продолжении разговора в первые четыре секунды. Но начальная фраза, как правило, нейтральна к основному предмету разговора. Произвести хорошее впечатление сразу вам помогут в первую очередь тембр голоса, интонация уверенности и дружелюбия, размеренный ритм речи.

2. Нельзя быть уверенным, что каждый телефонный разговор закончится немедленной договоренностью. Но если вы – вежливый человек, не обрывайте разговор, не бурчите, не отмахивайтесь навсегда от этого собеседника; как знать, возможно позднее вы сами к нему обратитесь.

3. Среди людей, часто ведущих телефонные разговоры, встречаются чересчур многоречивые. Однако указать им прямо на необходимость сократить поток речи бывает неудобно; вам не хочется обидеть разошедшегося «оратора» даже тогда, когда он говорит вообще не по существу дела. Попробуйте использовать тот факт, что вас только слышат, но не видят. В этом случае вполне уместны следующие фразы (особенно, если они соответствуют действительности):

– Простите, пожалуйста, мне звонят по второму телефону.

– Хотел бы продолжить наш разговор, но через пять минут у меня совещание.

– Извините, нас может прервать международный телефонный звонок. Лучше поговорим в другой раз.

– К сожалению, у меня сейчас важная деловая встреча.

Для того чтобы окончательно убедить собеседника в вашем расположении к нему, добавьте:

– Я позвоню вам в понедельник.

– Позвоните, если ситуация изменится.

– Давайте не будем надолго откладывать встречу.

Если вы не хотите продолжения контактов, а в ином случае не надеетесь на их продолжение, скажите:

– Жаль, что не смог убедить вас.

– Сожалею, что вы не станете нашим клиентом.

– В любом случае желаю вам успехов.

– Буду рад изменению ситуации.

На тренингах персонала в крупных организациях сотрудники задают, как правило, одни и те же вопросы. Приведем эти вопросы и ответы на них.

1. Отвечать ли на звонок, если у вас посетитель? Да, но извиниться в трубку и перед посетителем, попросив подождать немного того, кто в этой ситуации покажется вам более важным. Если разговор по телефону можно возобновить позже, договоритесь об этом, если нет, попросите посетителя, «не теряя мысль». дать вам возможность закончить разговор.

2. Если у вас обеденный перерыв, но вы в кабинете, как реагировать на звонок?

Снять трубку, узнать, кто звонит, и, если возможно, перенести разговор. При этом постарайтесь не потерять потенциального клиента, ведь результативный деловой разговор улучшит ваше самочувствие скорее, чем любой обед.

3. Если звонящий представляется другом вашего шефа, нужно ли сразу их соединять?

Сначала убедитесь, что этого хочет шеф.

4. Если того, кому звонили, нет на месте, нужно ли называть свое имя?

    Нужно, если вы хотите перезвонить или просите его позвонить вам. Не нужно, если вы не заинтересованы в дальнейших контактах лично с ним. Но в любом случае вы должны сказать, кто и откуда звонил, иначе вас могут заподозрить в желании получить «закрытую» информацию. Кроме того. не забывайте, что во многих офисах установлены аппараты с определителем номера звонящего.

    Самое грубое нарушение делового этикета – не перезвонить, когда вашего звонка (или прихода) ждут. Это необходимо сделать в течение рабочего дня, даже вечером, не откладывать на долгое время.

    Серьезное нарушение этикета – заставлять ждать у телефона говорящего с вами человека, решая в это время свои проблемы «на месте». В этом случае даже извинения бывает не всегда достаточно. Лучше договориться о повторном звонке собеседнику через какое-то время.

    Сейчас много говорят о необходимости создания так называемых фирменных стандартов поведения сотрудников. В первую очередь решают вопрос о том, какие слова, сказанные сотрудником фирмы по телефону после снятия трубки, могут расположить звонящего к фирме, запомнятся ему как фирменный стиль. Любому из нас приятнее услышать «Добрый день. Издательский дом «Сириус». Слушаю вас» вместо безликого «Алло! Кто говорит?» Еще один «стандарт» – фразы, помогающие избегать подрыва доверия к вашей фирме в ходе разговора:

Не стоит   Лучше  
Я не знаю... Мы не сможем этого для вас сделать... Вы должны... Подождите секундочку... Нам это не интересно.   Мне нужно уточнить... В настоящее время это довольно сложно, однако... Для вас имеет смысл... Лучше... Чтобы найти эти материалы, мне понадобится минуты 3-4. Вы подождете? Сейчас мы занимаемся деятельностью иного профиля.  

   Часто можно слышать, что телефонный разговор не принес пользы, потому что инициатор не успел «собраться с мыслями», а собеседник «забросал его вопросами». Конечно, бывает и так, однако старайтесь продумывать схему и содержание вашего разговора до того, как снимете трубку (если звоните вы);

• Подумайте, почему вы звоните? Чем вы можете заинтересовать собеседника? Что вы ждете от него?

• Составьте список причин, по которым ему была бы полезна встреча с вами, выгодны ваши контакты.

• Продумайте разговор в деталях, чтобы избежать потери времени.

• В качестве подготовки почвы для разговора оставьте у секретаря нужной вам организации буклет вашей фирмы или рекламную листовку.

• Начните разговор с вопроса об отношении к вашим материалам и, следовательно, к вашему предложению.

• Если ситуация разговора проиграна, обязательно попытайтесь узнать, в чем была причина, какова ваша оплошность, что сделать, чтобы это не повторилось.

• Не вдавайтесь в подробности, особенно в первом разговоре, оставьте это для беседы.

• Если звонят вам, запишите сразу имя звонящего, чтобы обращаться к нему во время разговора и, кроме того, запомнить на будущее.

    Таким образом, телефонный разговор как вид делового взаимодействия по причине отсутствия визуального контакта между собеседниками усиливает значимость устно-речевых средств. Возрастают требования к предварительному продумыванию схемы и содержания разговора, владению определенным набором речевых формул, которые позволяют расположить к себе собеседника, вызвать доверие к вашей организации, а также тактично регулировать длительность разговора.

Вопросы для самоконтроля:

1.Какой главный этический принцип речевого общения?

2.Какие функции выполняет обращение?

3.Какие этикетные формулы используются при выражении просьбы?

4.Какую роль играют эвфемизмы?

5.Какие приемы косвенного информирования Вы знаете?

6.Какова специфика ТЫ-общения и ВЫ-общения в русском языке?

7.Как создать культурную атмосферу диалога?

8.Назовите основные этапы проведения деловой беседы.

9.Приведите примеры вопросов различного вида, используемых при проведении беседы. Объясните, какую информацию можно получить, используя различные типы вопросов.

10.В чем состоят преимущества телефонного разговора как средства деловой коммуникации?

 

Дата добавления: 2019-09-13; просмотров: 494; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:


⇐ Предыдущая45678910111213


Мы поможем в написании ваших работ!
.
.
© 2014-2024 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.074)