Форматирование таблиц. Пользовательские форматы. Условное форматирование. Защита ячеек. Листов и книг.
Форматирование рабочего листа — это оформление табличных данных, находящихся на рабочем листе, с целью повышения их наглядности, улучшения визуального восприятия. Форматирование рабочего листа сводится к форматированию его ячеек, т. е. к определению параметров форматирования ячеек рабочего листа. Различают следующие параметры форматирования:
· формат данных;
· формат шрифта. Шрифт — это гарнитура, рисунок цифр и символов;
· выравнивание содержимого ячеек;
· обрамление ячеек. Рамка — это линия, очерчивающая ячейку или выделяющая одну из ее сторон;
· палитра. Палитра — это совокупность используемых для оформления цветов;
· узоры;
· ширина и высота ячеек.
Форматы могут задаваться для активной ячейки или выделенного диапазона ячеек, до ввода данных или после него. Над форматами можно выполнять действия: применить, копировать, изменить.
Форматирование данных заключается в задании форматов чисел и текста. По умолчанию Excel вводит значения в соответствии с числовым форматом Общш. Значения отображаются в том виде, в каком они были введены с клавиатуры. При этом Excel анализирует значения и автоматически присваивает им нужный формат, например 100 — число 100, а 10:52 — числовой формат даты и времени.
Выбор формата данных осуществляется на вкладке Число диалогового окна команды Ячейки меню Формат. Поле списка Числовые форматы содержит категории форматов.
|
|
|
Для форматирования дробей и чисел с десятичной точкой в форматах используются следующие символы шаблонов:
· # — символ указывает, что в данную позицию выводятся только значащие цифры, незначащие нули не отображаются. Например, ###,# 123,46 => 123,5; 0,12=>,1;
· 0 (ноль) — символ указывает на отображение незначащих нулей. Например, #,00 1,2=>1,20; 1=>1,00;
· ? — при использовании этого символа до или после десятичной точки вместо незначащих нулей отображаются пробелы. Например, ???,??? 1,2 => 1,2;
· (пробел) — символ указывает на необходимость вставки пробела в качестве разделителя групп разрядов числа. Например, # ### 10000=>10 000;
· , — символ определяет положение десятичной точки.
Количество символов шаблона в формате определяет правила округления числа при выводе. Если дробная часть числа содержит больше цифр; чем символов шаблона в формате, то число округляется так, чтобы количество разрядов соответствовало количеству символов в шаблоне. Если целая часть числа содержит больше цифр, чем количество символов в шаблоне, то отображаются все значащие разряды. Если в формате целой части числа представлены только символы #, а число меньше 1, то число начинается с десятичной точки.
В числовом формате можно задавать цветовое представление значений. В этом случае первым элементом в шаблоне должен быть код цвета. Например, [синий] # ##0,00;[красный]-# ##0,00.==> все положительные значения будут выведены синим цветом, все отрицательные — красным.
|
|
|
В числовом формате можно задавать формат, используемый только для чисел, удовлетворяющих заданному условию. Условие должно состоять из оператора сравнения и значения, заключенных в квадратные скобки. Например, [красный][<1000]0;[синий][>1000]0 => все значения, большие тысячи, будут выведены синим цветом, остальные — красным.
Форматы даты и времени. Для форматирования данных типа данных и времени используются следующие символы:
· Д — для отображения дней: Д — дни 1-31; ДД — 01-31; ДДД — Пн — Вс; ДДДД — Понедельник — Воскресенье.
· М — для отображения месяца: М — 1-12; ММ — 01-1 12; МММ — янв — дек; ММММ — январь — декабрь; МММММ — первая буква месяца.
· Г - для отображения лет: ГГ - 00-99; ГГГГ - 1900-9999.
· ч — для отображения часов: ч — 0-23; чч — 00-23.
· м — для отображения минут: м — 0-59; мм — 00-59. ,
· с — для отображения секунд: с — 0-59; cc — 00-59.
· 0 (ноль) — для отображения долей секунд: ч:мм:сс.00.
· АМ/РМ — для отображения двенадцатичасовой системы.
· [ ] — для отображения интервалов времени. Позволяет выводит значения, превышающие 24 часа, 60 минут или 60 секунд.
|
|
|
Форматы могут быть составными, т. е. иметь числовую и текстовую часть. Текстовая часть всегда является последней в формате. Символы шаблона:
· "" \ — двойные кавычки или обратная косая черта указывают на необходимость вставки, начиная с позиции шаблона, текстовых символов, следующих за ним в формате. Например, 0,00р. «Излишки»;[красный]-0,00р. «Недостатки»;
· @ — указывает, что начиная с этой позиции формата могут выводиться любые символы (текст);
· — указывает, что, начиная с позиции символа в формате, необходимо многократно вывести символ, следующий за * (пока столбец не окажется заполненным по ширине);
· _ — символ подчеркивания, используется для выравнивания содержимого ячейки; вместо него проставляется пробел, по ширине равный следующему за ним символу.
Пользовательские форматы чисел, дат и времени. Если ни один формат вывода из стандартного набора не устраивает пользователя, он может создать свой пользовательский формат, сохранить его и применять. Пользовательский числовой формат создается путем описания его с помощью символов шаблона для отображения данных: числа, даты, времени, текста. Пользовательский формат может состоять из четырех частей (секций), которые разделяются знаком « ; ».
|
|
|
формат полозк.чисел;формат отриц.чисел;формат нулевых знач.;текст
Можно указать пустую секцию, если для данного вида значений формат отсутствует. Для этого следует сразу ввести знак «;».
Условное форматирование — это форматирование выделенных ячеек на основе условий, заданных числами и формулами. Предназначено для выделения данных. Если данные ячейки удовлетворяют заданным условиям, то к ячейке будут применены установленные форматы.
Критерий условного форматирования состоит из условных форматов. В критерии можно указать до трех условных форматов. Условный формат задается в виде условия:
<что сравниваем> операция сравнения <с чем сравниваем>
Параметр Что сравниваем может быть задан значением выделенной ячейки, формулой выделенной ячейки (формула должна начинаться с символа «=», результатом формулы должно быть логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ).
Параметр С чем сравниваем может быть задан константой или формулой. Формула должна начинаться с символа «=» и может содержать абсолютные и относительные ссылки.
Операции сравнения кроме всех известных операций содержат также операцию Между — для задания интервала значений, в который может попадать значение параметра Что сравнивать, и операцию Вне для указания интервала, вне которого может находиться значение параметра Что сравнивать.
В Excel существует возможность поиска ячеек, имеющих условный формат. Для этого следует:
Выделить любую ячейку или ячейку, имеющую условный формат;
выполнить команду Перейти меню Правка;
выбрать кнопку Выделение;
в диалоговом окне Выделение группы ячеек выбрать и установить переключатель Условные форматы;
для выделения всех ячеек листа, для которых заданы условные форматы, выбрать переключатель Всех;
для выделения ячеек листа с теми же условными форматами, что и активная ячейка, выбрать переключатель Этих же.
В Excel есть .несколько команд, позволяющих защищать книги, структуры книг, отдельные ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна от несанкционированного доступа или изменения. По умолчанию Excel блокирует (защищает) ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна, но эта защита не вступает в силу, пока не выполнена команда Защита — Защитить лист меню Сервис. Установленные в диалоговом окне команды варианты защиты применяются только к текущему листу. После включения защиты нельзя изменить заблокированный элемент. При попытке сделать это на экран выводится соответствующее сообщение. В большинстве случаев нет необходимости в блокировке всех ячеек рабочего листа. Прежде чем защищать лист, следует выделить ячейки, которые нужно оставить незаблокированными. Затем снять флажок Защищаемая ячейка на вкладке Защита команды Ячейки меню Формат. Можно также предотвратить изменение структуры книги и зафиксировать положение ее окна. Для этого используется команда Защита — Защитить книгу меню Сервис.
Содержимое рабочего листа книги можно скрыть. В этом случае строка ярлыков не содержит ярлык скрытого рабочего листа. Чтобы сделать рабочий лист невидимым, следует выполнить команду Лист — Скрыть меню Формат. В скрытых листах все данные и результаты вычислений сохраняются, они просто скрыты от просмотра. Чтобы затем вернуть режим вывода содержимого листа, следует выполнить команду Лист — Отобразить меню Формат, в поле списка скрытых листов диалогового окна команды выбрать нужный и нажать клавишу Enter.
К ячейкам рабочего листа можно применить режим скрытия формул. При активизации таких ячеек содержащиеся в них формулы не выводятся в строке формул. Сами формулы в ячейках по-прежнему сохраняются, они просто недоступны для просмотра, а результаты вычислений остаются видимыми. Чтобы включить режим скрытия формул, необходимо выполнить следующие действия: выделить ячейки, которые нужно скрыть; установить флажок Скрыть Формулы на вкладке Защита команды Ячейки меню Формат; установить флажок Содержимого в диалоговом окне команды Защита — Защитить лист меню Сервис.
В окне диалога команд Защитить лист или Защитить книгу меню Сервис можно назначить пароль, который должен быть введен для того, чтобы снять установленную защиту. Можно использовать разные пароли для всей книги и отдельных листов. Чтобы назначить пароль, необходимо выполнить команду Защита — Защитить лист (Защитить книги) меню Сервис, ввести пароль, после запроса Excel подтвердить пароль, для чего ввести его повторно, нажать ОК для возврата в окно книги. После назначения пароля нет способа снятия защиты с листа или книги без ввода этого пароля. Следует запоминать свои пароли с точностью до регистра букв.
Списки, фильтры.
Списком в Excd является таблица, строки которой содержат однородную информацию. В предыдущих версиях Excel и других табличных процессорах такая таблица называлась «базой данных», сейчас чаще встречается термин «список». Как правило, в виде списка оформляется та информация, которую кроме хранения необходимо каким-либо способом обрабатывать: систематизировать, обобщать, находить, делать выборку и т. д.
Список состоит из трех структурных элементов:
· заглавная строка — это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов — это метки (названия) соответствующих полей;
· запись — совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы);
· поля — отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).
Существуют правила создания списка, которых необходимо придерживаться при его формировании, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.
Рабочий лист должен содержать только один список, т. к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.
Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка, иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.
Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).
Метки столбцов могут содержать до 255 символов.
Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».
Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.
При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.
В списках можно использовать формулы. Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы.
То есть для редактирования данных могут применяться все рассмотренные ранее возможности. Однако значительно упростить работу с записями списка позволяет команда Форма меню Данные. Использование формы данных позволяет:
· добавить записи в список;
· организовать поиск записей в списке;
· редактировать данные записи;
· удалять записи из списка.
Диалоговое окно команды Форма содержит шаблон
для ввода и обработки записи, представленный в виде нескольких полей ввода, каждое из которых соответствует полю записи списка. Значения полей записи могут выводиться в шаблон по-разному:
если поле содержит значение-константу, то его можно отредактировать, и значение выводится в поле ввода;
если поле содержит формулу, то в шаблон выводится значение, полученное в результате вычислений. Такое значение не может быть отредактировано с помощью формы данных.
Перед значениями полей в шаблон выводятся имена полей, составленные на основании заглавной строки, а если она отсутствует — на основе первой строки списка.
Перемещение между полями в шаблоне формы осуществляется нажатием клавиши Tab или установкой мышью места ввода в нужное поле ввода.
Добавляемая с помощью формы данных запись всегда вставляется в конец списка. Если необходимо добавить запись в середину списка, необходимо вставить пустую строку в нужное место командой Строки меню Вставка (вставка всегда осуществляется перед выделенной строкой), а затем отредактировать пустую строку командой Форма меню -Данные.
Данные в форме можно редактировать, но только значения, являющиеся константой. Отредактировать поля, содержащие формулы, нельзя.
Существуют три способа для поиска записей в списке:
· с помощью командных кнопок Далее/Назад;
· с помощью полосы прокрутки;
· с помощью командной кнопки Критерии.
В последнем случае осуществляется поиск записи, значения полей которой удовлетворяют некоторым условиям. Эти условия представляют собой критерии поиска, задаваемые в окне поиска. Шаблон формы окна поиска содержит имена полей записи и поля ввода для задания критериев. Поиск может осуществляться по значению в одном поле или по значениям нескольких полей.
При задании критериев можно использовать операторы сравнения.
В критериях поиска можно использовать символы подстановки для выбора группы записей, значения которых удовлетворяют условию:
* — для указания произвольного количества символов;
? — для указания одного символа.
Поиск записей по заданному критерию осуществляется нажатием на кнопку Далее. Последующее нажатие на эту кнопку или на кнопку Назад позволяет просмотреть все найденные записи в любом направлении. Восстановление доступа ко всему списку осуществляется нажатием кнопки Очистить в окне поиска команды Форма меню Данные.
Сортировка списков — это переупорядочивание одного или более столбцов. Сортировка выполняется с помощью одноименной команды меню Данные. Excel позволяет упорядочить записи списка по трем столбцам (полям). Для быстрой сортировки по одному (выделенному) столбцу можно использовать кнопки стандартной панели инструментов. Если список не содержит заглавной строки, то необходимо указать, что будет использовано в качестве меток столбцов. Для этого в области Идентифицировать поля по окна команды сортировки следует выбрать переключатель:
подписям — если в качестве меток столбцов использовать данные первой строки;
обозначениям столбцов листа — если в качестве меток столбцов использовать заголовки столбцов рабочего листа (А, В, С и т. д.).
Командная кнопка Параметры в окне команды сортировки выводит окно Параметры сортировки, в котором можно:
установить параметр Учитывать регистр, для различия строчных и прописных символов при сортировке;
указать, как будут сортироваться записи списка: по строкам (по умолчанию) или по столбцам;
задать пользовательский порядок сортировки.
По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Если же необходимо расположить записи в соответствии с некоторым логическим порядком значений полей, например, названием дней, месяцев и т. д., то следует определить пользовательский порядок сортировки, выбрав нужный список значений в списке Сортировка по первому ключу в окне Параметры сортировки. Список значений, определяющий пользовательский порядок сортировки, должен быть предварительно создан на вкладке Списки команды Параметры меню Сервис.
Фильтрация — это быстрый способ выделения из списка подмножества данных для последующей работы с ними. В результате фильтрации на экран выводятся те строки списка, которые либо содержат определенные значения, либо удовлетворяют некоторому набору условий поиска, так называемому критерию. Остальные записи скрываются и не участвуют в работе до отмены фильтра.
Выделенное подмножество списка можно редактировать, форматировать, печатать, использовать для построения диаграмм.
Excel содержит два варианта фильтрации: автофильтр и усиленный фильтр. Автофильтр осуществляет быструю фильтрацию списка в соответствии с содержимым ячеек или в соответствии с простым критерием поиска. Активизация автофильтра осуществляется командой Фильтр — Автофильтр меню Данные (указатель должен быть установлен внутри области списка). Заглавная строка списка в режиме автофильтра содержит в каждом столбце кнопку со стрелкой. Щелчок раскрывает списки, элементы которого участвуют в формировании критерия. Каждое поле (столбец) может использоваться в качестве критерия. Список содержит следующие элементы.
Все — будут выбраны все записи.
Первые 10 — предназначены для создания нового списка, состоящего из 10 исходных или наибольших значений предыдущего списка. Число 10 устанавливается по умолчанию. При выборе этого элемента раскрывается окно Наложение условия по списку, в котором можно указать число элементов в создаваемом списке; определить, какие по значению элементы следует выбирать (наибольшие или наименьшие); установить численное или процентное ограничение на количество выводимых элементов. Процентное — задается доля выводимых элементов, имеющих наибольшие или наименьшие значения из всего списка.
Условие — предназначено для создания пользовательского критерия отбора при фильтрации. Выбор элемента открывает окно Пользовательский автофильтр, в котором можно задать два условия отбора, объединяя их с помощью логических операторов -и и или.
Элементы, представляющие собой неповторяющиеся значения данного поля из списка и предназначенные для формирования критерия отбора.
Пустые — предназначены для формирования критерия отбора для тех записей из списка, которые не имеют значения в данном поле (т. е. ячейки столбца пустые).
Непустые — предназначены для формирования критерия отбора тех записей из списка, которые имеют значение в данном поле.
Элементы Пустые и Непустые можно использовать, только если в столбце содержатся пустые ячейки.
Установленный фильтр можно удалить. Чтобы удалить фильтр из одного столбца списка, следует выбрать в списке элементов элемент Все. Чтобы удалить фильтры из всех столбцов списка, необходимо выполнить команду Фильтр — Отобразить все меню Данные. Чтобы удалить автофильтр из списка, необходимо повторно выполнить команду Фильтр — Автофильтр меню Данные.
Расширенный фильтр предназначен для фильтрации списка в соответствии с заданными пользовательскими критериями. В отличие от автофильтра критерии расширенного фильтра формируются и располагаются в области рабочего листа. Преимуществами этого способа являются:
возможность сохранения критериев и их многократного использования;
возможность оперативного внесения изменений в критерии в соответствии с потребностями;
возможность располагать результаты фильтрации в любой области рабочего листа.
Таким образом, расширенный фильтр может быть применен, если, во-первых, список содержит заглавную строку, т. е. столбцы списка имеют заголовки, во-вторых, в отдельной области рабочего листа предварительно сформирован критерий отбора. Критерий отбора рекомендуется располагать до списка или после него и отделять от списка пустой строкой. Критерий отбора должен состоять как минимум из двух строк. Первая строка содержит заголовки столбцов, поля которых определяют критерии отбора. Вторая строка содержит условия отбора.
Фильтрация списка с помощью усиленного фильтра выполняется командой Фильтр — Расширенный фильтр меню Данные. В окне команды Расширенный фильтр следует указать:
1) в поле ввода Исходный диапазон — диапазон ячеек, содержащих список;
2) в поле ввода Диапазон условий — диапазон ячеек, содержащих критерий отбора;
3) в поле ввода Поместить результат в диапазон — верхнюю левую ячейку области, начиная с которой будет выведен результат фильтрации;
4) с помощью переключателя Обработка определить расположение результатов фильтрации на рабочем листе:
Фильтровать список на месте — означает, что список остается на месте, ненужные строки скрываются;
Скопировать результаты в другое место — позволяет расположить результаты фильтрации в другой области рабочего листа.
5) Параметр Только уникальные записи — означает, что выборка должна содержать только уникальные записи в соответствии с критериями отбора.
При формировании критерия отбора расширенного фильтра возможны следующие варианты.
1. Критерий отбора содержит одно или несколько условий, накладываемых на один столбец (одно поле). Если критерий содержит несколько условий, то они связываются логической операцией Или.
2. Критерий отбора содержит несколько условий, накладываемых на несколько столбцов (полей) одновременно. Здесь возможны следующие варианты:
а) необходимо наложить несколько условий отбора нанесколько столбцов, причем эти условия должны связываться логической операцией Или. Тогда условия отбора задаются в разных строках критерия;
б) необходимо одновременно наложить несколько условий отбора на несколько полей, причем условия отбора должны быть связаны логической операцией и. Тогда все условия задаются в одной строке критерия;
в) необходимо несколько условий наложить на несколько полей, причем связываться они могут обеими логическими операциями и и или.
3. Вычисляемый критерий. Условия отбора могут содержать формулу. Полученное в результате вычисления формулы значение будет участвовать в сравнении. Правила формирования вычисляемого критерия следующие:
в диапазоне критерия нельзя указывать имена полей. Следует ввести новое имя заголовка или оставить ячейку пустой;
при создании формул вычисляемых критериев следует использовать первую строку списка (не строку заголовков), т. е. первую ячейку в сравниваемом столбце;
если в формуле используются ссылки на ячейки списка, они задаются как относительные;
если в формуле используются ссылки на ячейки вне списка, они задаются как абсолютные;
вычисляемые критерии можно сочетать с невычисляемыми;
не следует обращать внимание на результат, выдаваемый формулой в области критерия (обычно ИСТИНА или ЛОЖЬ).
Дата добавления: 2019-09-02; просмотров: 375; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!