Журнал регистрации телефонограмм
| Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона | Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона | Дата, номер телефонограммы | Время передачи | Текст телефонограммы | Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма |
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
· исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
· должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
· должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
· входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Практическое задание № 22. Å Перечислите важнейшие функции современной мини-АТС. Приведите примеры их использования в профессиональной деятельности секретаря. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
|
|
|
Практическое задание № 23.Å Составьте варианты предложений, произносимых секретарем при приеме звонков .____________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Практическое задание № 24 Å Составьте телефонный разговор с деловым партнером, применяя формулы вежливого отказа. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
|
|
|
Практическое задание № 25. Å Составьте диалог разговора по мобильному телефону с соблюдением правил этикета. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Практическое задание № 26 Å Предложите модель деловых телефонных разговоров с воображаемым партнером на тему: «Бронирование номера в гостинице для осуществления деловой поездки руководителя». _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Тема 9.Прием и передача факсов Å
Факс (англ. Fax, сокращ. от facsimile, от лат. fac simile – «делать одинаково»), факсими́льная связь — телекоммуникационная технология передачи изображений электрическими сигналами. Исторически включалась в состав телеграфной связи и является разновидностью электросвязи. Считается, что факсимильная связь вытесняется электронной почтой и иными средствами передачи файлов, однако ее роль в современном делопроизводстве уменьшается достаточно медленными темпами. Помимо удобства и простоты этого вида связи, значительную роль играет распространенность факсимильных аппаратов, возможность передачи цветных изображений, возможность автоматического установления скорости передачи данных в случае наличия высокой степени помех на принимающем канале связи, использование различных стандартов передачи данных, возможность автоматического ввода в компьютер передаваемой информации, а также нежелание некоторых организаций переходить на иные методы связи, поскольку это потребует капитальных затрат и усилий на переподготовку персонала. Кроме того, современные факсы имеют возможность использовать обычную писчую бумагу взамен использовавшейся ранее специальной термобумаги.
|
|
|
___________________________________________________________________________________
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.
|
|
|
____________________________________________________________________________________
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и другие, чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. Факсимильная связь предназначается для оперативного обмена текстами документов и служебных материалов с последующим направлением документов на бумажных носителях. Запрещается передача по факсимильной связи документов, имеющих ограничение доступа. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, который заверен лицом, подписавшим факсограмму.
В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой.
Требования к составлению и оформлению сообщений, направляемых по факсимильной связи, определяются видом документа-подлинника (письмо, договор, протокол и другое). Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими чернилами. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением. Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием (фотография и текст) текстовая часть не была бледнее фотографии. Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов. При оформлении документа имейте в виду, что он должен быть напечатан размером шрифта не меньше 12-го.
Пример оформления факсограммы:
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Адресат:___________________
Справочные данные об организации
Должность_________________
Ф.И.О. ______________
00.00.0000 №00 Телефон___________________
На № от 00.00.0000 Факс______________________
Заголовок к тексту
ТЕКСТ ФАКСА
Должность ____________________________________________ И.О.Фамилия
(подпись)
Рис. 7.
Передача по факсимильной связи исходящих документов и принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм.
Таблица 11
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 420; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!