Тема 6. Работа по подготовке и проведению деловых встреч,

приемов, презентаций Å

Для установления деловых отношений, привлечения партнеров, клиентов широкое распространение получили деловые встречи, презентации и приемы. Очень важно, чтобы они были хорошо продуманы и тщательно спланированы. Основой проведения деловых встреч (приемов, собеседований) является умение вести деловую беседу.

____________________________________________________________________________________

Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

____________________________________________________________________________________

Залогом успешного проведения деловой беседы является компетентность и тактичность секретаря, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить вопрос, оказать помощь в его решении.

Начало беседы - очень важный этап, задачи которого заключаются в установлении контакта с собеседником. Следует четко формулировать вопросы, которые предстоит обсудить, а лучше их записать. Это избавит от неловкого молчания или от неправильной формулировки вопроса. Если вы предполагаете, что собеседник будет не совсем откровенен и искренен, лучше подготовьте несколько вариантов одного и того же вопроса.

Беседа может проходит с людьми, разными по положению в обществе, возрасту, типу нервной деятельности. Следует учитывать, что в силу индивидуальных особенностей люди при беседе ведут себя по - разному (состояние стресса, слишком разговорчивые, излишне эмоциональны). Не следует ставить во главу угла первое впечатление о собеседнике, так как оно зависит не только от вашего жизненного опыта, но и от настроения, в котором вы пребываете. Не встречайте собеседника тяжелым вздохом или едва заметным кивком. Встаньте, сделайте несколько шагов навстречу, предложите сесть.

Именно от первых фраз будет зависеть отношение собеседника к вам и к самой беседе. Неплохо, когда секретарь улыбается, произнося первые слова. Улыбка в деловых взаимоотношениях порождает атмосферу доброжелательности и способствует успеху любой беседы. Это должна быть не казенная улыбка, а искренняя, которая свидетельствует о том, что вы испытываете радость от общения со своим собеседником, уладить все недоразумения, возникающие во время беседы. Хорошо в начале беседы точно назвать имя и отчество собеседника, а в дальнейшем как можно чаще обращаться к собеседнику по имени.

Начало беседы – это знакомство друг с другом, этикет запрещает в самом начале беседы переходить к главной теме и предусматривает установление контакта с собеседником, создание благоприятной атмосферы.

Нужно уметь задавать вопросы и слушать ответы. Слушайте так, как если бы вам надо было повторить то, что сказано. Регламентируют деловую беседу вопросы. Если нужно уменьшить поток слов собеседника: вопросы закрытого типа («Должен ли…?», «Имеется ли…?»), которые предполагают односложные ответы. Чем длиннее вопрос, тем короче ответ на него.

Во время беседы речь должна быть предельно ясна собеседнику. Важно, чтобы тон беседы был нейтральным. Не следует начинать беседу с отказа или утверждения невозможности решения вопроса. Если предполагается отрицательный ответ, секретарь тактично и доброжелательно подводит собеседника к этому выводу, обосновывая невозможность положительного решения вопроса по объективным причинам.

Во время беседы лучше смотреть на собеседника, не перебивать его и не прерывать беседу телефонными разговорами или ответами на вопросы других сотрудников. Это будет выглядеть некорректно.

Простота, деловитость общения – залог продуктивной беседы.

Успешное завершение беседы – это достижение заранее намеченных целей.

На завершающем этапе беседы решаются следующее задачи:

· достижение основной или (в неблагоприятном случае) запасной (альтернативной) цели;

· обеспечение благоприятной атмосферы;

· стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;

· поддержание в дальнейшем (в случае необходимости) контактов с собеседником.

Принимать решение можно только тогда, когда достигнута полная договоренность с собеседником. Всегда следует быть готовым к ответу «нет». Нужно построить беседу таким образом, чтобы собеседник сам согласился с вашим решением.

В ходе беседы следует пользоваться достоверными аргументами, которые помогут установить корректные и стабильные деловые отношения. Не стоит вести записи во время беседы, но после ее завершения нужную информацию лучше записать.

Презентации необходимы при открытии нового офиса, филиала фирмы, демонстрации нового изделия и т.п.

____________________________________________________________________________________

Презентация – форма деловых коммуникаций, направленная на демонстрацию конечному потребителю возможностей фирмы, товара, услуги, с рекламной демонстрацией их свойств, преимуществ, особенностей и формирование положительного образа, направление действий.

____________________________________________________________________________________

При организации презентации заранее определяются сроки ее проведения, рассылаются приглашения (не позднее чем за 4 дня до проведения), составляется программа.

Шаги по подготовке презентации следующие:

· Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

· Планирование и развитие вступления, основной части и заключения для длинной формальной презентации.

· Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.

· Непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.

· Подготовка к ответам на вопросы из аудитории.

Речи и презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации своих точек зрения. Но речи и презентации в отличие от интервью и встреч события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы. Презентации лучше всего начинать после обеда в 15-16 часов, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет. Персонал компании выступает в роли «хозяев». На груди у работников должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Во время презентаций нагрудные карточки незаменимы. Они помогают гостям сразу выделить хозяев и обратиться к ним в случае необходимости. Подобные карточки помогают общению, так как в этом случае собеседникам не надо усиленно вспоминать имена и отчества друг друга.

Хозяева должны радушно встречать прибывающих гостей, представлять их руководителям компании, другим гостям. Если запланированные речи организаторов, гостей займут более 30 минут, то необходимо подумать о том, где рассадить гостей. Если помещение не позволяет рассадить всех приглашенных, тогда следует ограничить время выступлений.

Не оставляйте выбор блюд и их сервировку на усмотрение работников ресторанных служб. Они далеки от ваших деловых целей, но заинтересованы в продаже готовых блюд и алкогольных напитков: чем больше и дороже - тем лучше для них. Если ваша презентация не представляет собой традиционный банкет, избегайте заказывать закуски, для которых требуются тарелки, ножи и вилки. Идеальный вариант - закуски, которые можно брать руками или салфеткой, разносимые на подносах официантами. Из напитков подойдут шампанское, пиво, вино или пунш; непременно закажите большое количество безалкогольных напитков. Ведь это, в конце концов, не свадьба, а деловое мероприятие.

Размер помещения должен соответствовать числу приглашенных. Если вы планируете застолье, то знайте, что служащие ресторанов имеют тенденцию накрывать в таких случаях больше столов, чем нужно, а это не в ваших интересах: пустые места за столами создадут впечатление неудавшейся презентации. Пусть лучше накроют столов меньше, и вы должны заранее определить, где в случае необходимости можно будет быстро накрыть дополнительный стол. Если все же гостей окажется меньше, чем вы ожидали, попросите немедленно убрать лишние столы.

По окончании презентации гостям вручаются рекламные издания, памятные сувениры. Секретарь должен заранее рассчитать необходимое количество информационных материалов, чтобы хватило на всех приглашенных, и вместе с руководителем определить, какие сувениры понадобятся для презентации.

Подготовку к приему можно проводить в следующем порядке. Вначале необходимо выбрать вид приема, соответствующий случаю, по которому он устраивается, и время его проведения, разработать программу приема и составить список приглашенных.

В таблице 5 приведены наиболее используемые виды приемов.

Таблица 5

Виды приемов

Вид приема	Время проведения (час.)	Форма проведения	Форма одежды	Напитки и закуски
Завтрак	12-14	Сидя за сервированным столом	Деловая	Шампанское, сухое вино, иногда виски. Холодные закуски, горячее блюдо. Кофе, чай, конди- терские изделия. Фрукты
«Бокал шампанского»	13-15	Стоя	Деловая	Шампанское, сухие вина. Фрукты
«Фуршет»	17-20	Стоя	Деловая (если иное не оговорено)	Холодные блюда и закуски, иногда горячее блюдо. Кофе, чай. Десерт. Разнообразные коктейли и холод- ные напитки
«Коктейль»	17-19	Стоя	Деловая	Разнообразные коктейли и холод- ные напитки. Мел- копорционные закуски.
Обед	19-21	Сидя за сервированным столом	Вечерняя	Водка, сухое вино, шампанское, конь- як, ликер, мине- ральная вода, соки. Холодные закуски, суп, рыбное и мяс- ное блюда, десерт. Кофе или чай
Ужин	Позже 21	То же	То же	То же

Обед и ужин проводятся по особо торжественным поводам, в позднее время. Конкретная форма одежды для мужчин указывается в приглашении. Женщины приходят в вечернем платье.

Поводом для приема типа «фуршет» обычно бывают деловые переговоры, подписание торговых и других соглашений. Само понятие «фуршет» (по-французски «вилка») означает, что гости не едят, а как бы пьют и закусывают на ходу, так что во время фуршета к столам не ставят стулья. Закуски подают небольшими порциями- «под вилку», чтобы можно было есть без помощи ножа.

Приемы типа «коктейль» проходят в более непринужденной атмосфере, чем «фуршет». На коктейль можно прийти и уйти с него в любое время в пределах указанного в приглашении. В меню приемов-коктейлей в основном включают напитки и мелкопорционные закуски в виде небольших бутербродов - канапе, сэндвичей, нарезанных треугольниками, ромбами, квадратами.

Все закуски должны быть очень маленькими, в каждой должна быть специальная одноразовая вилочка или шпажка, с помощью которой гости берут закуску с блюда.

Размещать приглашенных на прием можно в соответствии с заготовленными карточками с указанием фамилий. Правая сторона по этикету является более почетной, чем левая. Поэтому старшему по положению гостю и дамам нужно предлагать место по правую сторону. В международной практике принято, что при участии двух делегаций они размещаются лицом к лицу по обе стороны стола. Руководители делегаций располагаются в центре, секретари - на торцах стола. Этого правила можно придерживаться и в случае приема гостей из российских фирм.

Порой деловые приемы проводятся с участием «хозяйки» фирмы, хотя роль хозяйки в этом случае во многом условна. Нередко секретарю приходится готовить и подавать чай, кофе или напитки для руководителя и его гостей. Хорошему секретарю не обойтись без знания минимально необходимых правил сервировки стола.

Под сервировкой понимается подготовка стола и необходимых для этого предметов: столового белья, посуды, цветочных ваз и, при необходимости, пепельниц. Главное, что следует помнить: сервированный стол должен быть красивым, но на нем не должно быть ничего лишнего.

Обсуждение деловых вопросов, как правило, на таких мероприятиях проводится устно. Недопустимо принуждать приглашенных просматривать за столом большое количество документов. Следует с самого начала сосредоточиться на достижении принципиальных устных договоренностей, а затем оперативно оформить их документально.

Практическое задание № 17. Å Опишите технологию организации приема делегации зарубежных партнеров

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Практическое задание № 18. Å Предложите приемы корректного завершения деловой встречи

Тема 7. Подготовка деловых поездок, командировок Å

В обязанности секретаря входит подготовка и организация деловых поездок, служебных командировок руководителя организации и других сотрудников. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. ____________________________________________________________________________________

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Процедура подготовки командировок включает несколько операций:

• оформление необходимых документов с использованием форм № Т-10-а «Служебное задание для направления в командировку», № Т-10 «Командировочное удостоверение» и № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении в командировку», утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;

• совместная с руководителем организации разработка программы командировки;

• подготовка необходимых для каждого пункта программы документов (проекты договоров, доклады, аналитические справки), а также бланков организации, которые могут понадобиться руководителю при решении каких-либо вопросов;

• заказ номеров в гостинице и билетов.

Подготовка к командировке должна начаться по крайней мере за две недели до даты отправки. Сначала оформляется служебное задание для направления в командировку. На основании этого документа готовится приказ (распоряжение) о направлении в командировку и выписывается командировочное удостоверение. Необходимо помнить, что приказ о направлении в командировку визируется бухгалтером.

Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 321; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!