Сущность документации как метода бухгалтерского учета, понятие документооборота, его значение и организации
Метод бухгалтерского учета - совокупность способов и приемов, с помощью которых познается предмет (объекты) бухгалтерского учета. Он позволяет изучить явления в движении, изменении, взаимосвязи и взаимодействии.
Метод бухгалтерского учета включает в себя следующие способы и приемы, которые принято называть элементами метода бухгалтерского учета: документация и инвентаризация, оценка и калькуляция, счета и двойная запись, баланс и финансовая отчетность.
Документацией называется процесс оформления операций документами, который представляет собой первичную стадию бухгалтерского учета.
Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение и/или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Каждая хозяйственная операция должна быть при ее возникновении зафиксирована в первичном документе. Стадия регистрации хозяйственной операции документом называется первичным учетом.
Документ является основным носителем экономического содержания хозяйственной операции. Документ имеет юридическую силу, так как содержит подписи, дающие право на разрешение и выполнение данной хозяйственной операции. Документ имеет также доказательное и оправдательное значение в различных спорах или при проведении ревизии.
Кроме того, первичные документы содержат в себе информацию, которая в дальнейшем с помощью методов и приемов бухгалтерского учета обобщается и используется для составления бухгалтерской отчетности.
|
|
|
В большинстве случаев деятельность бухгалтера связана непосредственно с делопроизводством, которое охватывает совокупность нижеследующих работ:
- составление корреспонденции (переписка);
- прием поступающих (входящих) документов;
- отправка исходящих документов;
- регистрация и контроль за исполнением документов;
- хранение отработанных документов в текущем архиве;
- прекращение хранения документов в текущем архиве.
По общепризнанной методологии ведения документации для любой организации в современных условиях можно выделить три вида документопотока (структуры информационного обмена): входящие, внутренние, исходящие (таблица 1).
Как видно, наименования документов могут быть разными, но они в конечном итоге указывают на характер отражаемых в них фактов, что облегчает работу с ними. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.
Таблица 1 - Структура информационного обмена
| Форма документа | Документопоток информации
| ||||
| входящей | внутренней | исходящей | |||
| Электронные | Сообщения электронной почты, различная факсимильная информация | Сообщения корпоративной сети, факсы, отчеты, распоряжения | Ответы на письма по электронной почте, факсимильная информация | ||
| Бумажные | Письма, договоры, контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания | Приказы, инструкции, отчеты, бухгалтерские документы и т.п. | Письма, договоры, пресс-релизы и т.д. | ||
Движение документов, поступающих в организацию, представлено на Рисунке 2.
Рисунок 2 - Движение документов, поступающих в организацию
Движение документов, составляемых в организации, можно представить в следующем виде (Рисунок 3).
Рисунок 3 - Движение документов в организации
В работе с документами важно знать, когда и кем принят тот или иной документ, кому он направлен для исполнения, какое принято решение по данному вопросу. Во многих предприятиях устанавливают:
- порядок приема поступающей корреспонденции и ее регистрации;
- правила отправки исходящих документов и контроля за их исполнением;
- способы хранения отработанных документов в специальных папках, объединяющих документы одного наименования;
|
|
|
- переписку с отдельными организациями и лицами.
В наиболее общем виде движение документов регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем предприятия. Он может быть оформлен в двух вариантах - в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с указанием ответственных исполнителей и сроков.
Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой предприятия. Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов и передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Число таких лиц должно быть минимальным, с обязательным закреплением за каждым из них перечня документов, которые они имеют право подписывать.
|
|
|
Главное связующее звено документооборота - данные первичных документов, характеризующие хозяйственные факты количественно и качественно.
Следовательно, документация учета призвана обеспечить:
- сплошной непрерывный учет всех объектов;
- юридическое обоснование бухгалтерских записей, производимых на основании документов, имеющих доказательную силу;
- использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью субъекта;
- контроль за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;
- укрепление законности, так как документы дают основание для суждения о правильности и целесообразности той или иной операции.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 267; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!