ДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТООБОРОТ В ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Документ, документооборот, классификация бухгалтерских документов
Основным принципом учета является документирование. Хозяйственная деятельность торговых предприятий и организаций складывается из большого числа различных по содержанию финансово-хозяйственных операций, которые и отражаются в различных документах.
В торговые предприятия ежедневно поступает масса товаров, тары, огромное количество денежных средств; идет практически непрерывный процесс реализации товаров, совершаются уценки, переоценки материальных ценностей, и буквально каждый шаг, каждая операция, каждое действие или явление отражается в определенном документе.
Согласно ГОСТ Р 1141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
|
|
Документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р51141-98).
Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов по следующим блокам (табл. 4)
Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции.
Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация — одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.
|
|
Таблица 4
Коды управленческих документов в торговле
Код | Наименование форм |
0200000 | Унифицированная система организационно-распорядительной документации |
0211000 | Документация по созданию организации |
0251000 | Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия |
0281000 | Документация по приему на работу |
0300000 | Унифицированная система первичной учетной документации |
0301000 | Документация по учету труда и его оплаты |
0306000 | Документация по учету основных средств и нематериальных активов |
0310000 | Документация по учету кассовых операций |
0315000 | Документация по учету материалов |
0317000 | Документация по учету результатов инвентаризации |
0320000 | Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов |
0322000 | Документация по учету работ в капитальном строительстве |
0325000 | Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья |
0340000 | Документация по учету работы строительных машин и механизмов |
0345000 | Документация по учету работ в автомобильном транспорте |
0400000 | Унифицированная система банковской документации |
0500000 | Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций |
0600000 | Унифицированная система отчетно-статистической документации |
0700000 | Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий |
0710000 | Отчетная бухгалтерская документация |
0720000 | Регистры бухгалтерского учета |
0730000 | Первичная учетная документация |
0800000 | Унифицированная система документации по труду |
0900000 | Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации |
1000000 | Унифицированная система внешнеторговой документации |
|
|
Документирование осуществляется на основании первичных документов: товарно-транспортных накладных, счетов, счетов-фактур, внутренних накладных и т. д. Именно первичные документы являются основанием для регистрации финансово-хозяйственных операций в учете, обосновывают его правильность и придают ему юридическую силу. С формой и правилами их заполнения можно ознакомиться в Положении о документах, о документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.83 № 105.
Любой документ служит началом всех записей в учете, способом первичной регистрации всех хозяйственных операций.
|
|
Документ — это письменное свидетельство совершения какого-либо действия либо права на его совершение и единственное законное основание для записей в учете, для осуществления бухгалтерского учета (вспомните, мы говорили, что бухгалтерский учет строго документален).
Существуют особые требования по заполнению документов: они должны быть оформлены надлежащим образом, содержать исчерпывающие сведения о совершении того или иного действия, той или иной операции. Основными требованиями являются:
— своевременность заполнения;
— реальность и достоверность записей.
Соответствие этим требованиям позволяет вести полный и качественный учет на торговом предприятии, контролировать сохранность товарно-материальных ценностей. Хорошо организованное ведение документов помогает предупредить правонарушения в торговле. На торговых предприятиях документы являются источниками контроля за поступлением, движением и выбытием товарно-материальных ценностей, за выполнением плана товарооборота, издержками обращения и производственными показателями. На основании документов ведется анализ хозяйственной деятельности предприятия, осуществляется финансовый контроль, определяется финансовая устойчивость предприятия, его платежеспособность, вскрываются скрытые резервы, намечаются пути дальнейшей деятельности и перспективного развития. В этом экономическое значение документов.
Своевременно и правильно заполненные документы позволяют проверить:
— правильность совершения операций;
— надлежащее исполнение приказов, постановлений, инструкций, соблюдение действующего законодательства;
— выполнение основных планово-финансовых показателей на предприятии.
Согласно значению слова «документ», следует сказать, что своевременно и надлежащим образом оформленные Документы обладают доказательной силой и являются единственной возможностью для разрешения споров и предъявления претензий в суде.
С помощью документов осуществляется оперативное руководство хозяйственной деятельностью предприятий.
Применяют различные документы. Для учета отличительных особенностей и порядка использования отдельных видов документов их группируют по определенным признакам.
Существует понятие классификации бухгалтерских документов. Это группировка документов по определенным признакам с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки (табл. 5).
Таблица 5
Группировка документов по различным признакам
Признак | Виды документов |
Назначение документа | Распорядительные Оправдательные Комбинированные Документы учетного оформления |
Порядок составления | Первичные Свободные |
Порядок отражения хозяйственных операций | Разовые Накопительные |
Место составления | Внутренние Внешние |
Качественные признаки | Полноценные Неполноценные |
Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Такими документами являются приказы, распоряжения и т. п. Например, приказ на перетаривание, подработку или подсортировку товара, приказ на назначение и выплату премий, направление работника в командировку. Распорядительные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для отражения их в учете.
К бухгалтерскому учету принимаются лишь оправдательные документы. Но если оправдательный документ составлен по операции, которая совершилась на основании распорядительного документа, то хозяйственная операция отражается при наличии двух документов (распорядительного и оправдательного). Например, работник по возвращении из командировки сдал в бухгалтерию организации оправдательные документы вместе с авансовым отчетом (авиабилеты, счет на проживание в гостинице и т. п.). Однако бухгалтер примет к учету эти документы только при наличии приказа руководителя организации о направлении работника в командировку. На основании перечисленных документов бухгалтер отразит командировочные расходы в составе расходов на продажу (по дебету балансового счета 44) и уменьшит задолженность работника по полученным под отчет авансам (по кредиту балансового счета 71).
Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. Они являются основанием для отражения хозяйственных операций в счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, приемосдаточные акты и пр.
Комбинированные документы — это бухгалтерские документы, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы либо главный бухгалтер разрешил внести Денежные средства в кассу). Авансовый отчет по командировке является распорядительным документом (руководитель утверждает авансовый отчет, т. е. разрешает возместить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, так как расходы по командировке отражаются по одной статье расходов).
Документы учетного оформления составляются для подготовки и упрощения учетных записей. Это распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки, мемориальные ордера и т. п. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений, инструктивных указаний и пр.
Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа является началом учетной регистрации хозяйственных операций. Первичные документы — это приходные и расходные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и пр. Первичные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При составлении документа на бумажном носителе записи в нем можно производить чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой или на пишущей машине. Запрещается использовать простой карандаш, поскольку документы хранятся в архиве определенное время и записи в них должны хорошо читаться. Все строки первичного документа, которые могут быть заполнены, не должны оставаться свободными. Свободные же строки прочеркиваются.
Свободные документы составляются на основании первичных документов. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Применение свободных документов позволяет уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К свободным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов и др.
Разовые документы отражают одну или несколько хозяйственных операций и составляются единовременно в один прием. Эти документы оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. Разовые документы — накладные, требования, приемосдаточные акты, приходные и расходные кассовые ордера.
Накопительные документы — это бухгалтерские документы, которые составляются постепенно, в течение определенного периода времени. В этих документах отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Применение накопительных документов сокращает количество документов и учетных записей, так как один накопительный документ заменяет несколько разовых.
Внутренние документы составляются в данной организации.
Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и пр.).
Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.
Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, он не должен приниматься к учету.
Документооборот должен сводить к минимуму количество инстанций, через которые проходит тот или иной документ; должен полностью исключать дублирование этапов, время проверки; должен способствовать тщательному контролю за сохранностью товарно-материальных ценностей.
Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные изаполняться в момент совершения операции, а если это невозможно, то по окончании операции.
На первичных документах можно отразить корреспондирующие счета бухгалтерского учета.
Форма документов играет важную роль. Удобное размещение реквизитов на бланках, наличие специальных мест для шифровки дает возможность полностью механизировать учет на предприятии. Такие способы обработки документов упрощают технику счета, усиливают контроль за учетом и т. д.
Упрощение счетных работ влечет за собой рационализацию форм документов путем унификации и стандартизации бланков документов. Унификация предполагает единообразие форм документов, т. е. разработку типовых форм бланков для отражения однородных операций (например, кассовые или банковские документы). Стандартизация предполагает создание стандартных по размеру и формату бланков. Им присущи удобство в работе, экономное расходование бумаги, рациональное хранение в архиве.
Отдельные документы имеют свои сроки хранения, это зависит от их контрольного значения. Необходимость сохранения документов обусловливается проверкой правомерности операций, правильности ведения учета, получения необходимых справок, проведения инвентаризаций и анализа хозяйственной деятельности.
Документы составляются в хозяйственных подразделениях организации (в управлениях, отделах, на складах и т. д.). После завершения хозяйственной операции надлежащим образом оформленные и подписанные документы передаются в бухгалтерию.
По окончании отчетного периода (месяца, квартала, года) документы переплетаются в папки и хранятся в архиве организации. Архив организации — это совокупность документов, относящихся к деятельности этой организации. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.
Документооборот в бухгалтерском учете организации включает:
а) все стадии движения первичных документов:
б) движение учетных регистров, сформированных по первичным документам: от составления до сдачи в архив;
в) движение форм бухгалтерской отчетности (внутренней и внешней): составление, представление пользователям, сдача в архив;
г) движение форм налоговой отчетности: составление, представление пользователям, сдача в архив;
д) движение форм статистической отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета: составление, представление пользователям, сдача в архив.
В приказе по учетной политике организации обязательно должен быть график (план) документооборота. Схематично этот график можно представить в таком виде:
Наименование документа | Лицо (лица), ответственное за составление документа | |
Порядок и сроки представления документа
| Кто представляет документ | |
Кому представляют документ | ||
Использование документа в учете |
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждает график документооборота руководитель организации.
Каждая папка имеет индивидуальную надпись. Бухгалтерские документы должны храниться в сейфах или закрытых шкафах в специальном помещении. Ответственным за соблюдение правил хранения является главный бухгалтер предприятия.
Дата добавления: 2019-02-26; просмотров: 2551; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!