Экономия времени : с чего начать
С осознания того, что этому надо учиться всем миром : каждому отдельно и всем вместе
С понимания того, что учиться всегда сложно, особенно тому, что генетически не свойственно
С конкретизации того, что уже самые первые навыки должны претворяться в жизнь в виде
понятных и полезных процедур и инструкций .(Время - много больше, чем деньги.)
С утверждения того, что мы как содружество цивилизованных и умных людей, должны сформи-
ровать свою национальную культуру “использования времени” и передавать эту культуру по
наследству своим детям
Для обучения за основу можно взять замечательную, умную и добрую книгу : Ваше время - в Ваших руках [ 7 ]. Автор Л. Зайверт - профессор, руководитель Института рационального использования времени, ведущий эксперт по рационализации труда менеджеров.
В книге профессионально, с немецкой педантичностью ведется деловой разговор.о том, как
организовать свою работу и повседневную жизнь, чтобы работать в оптимальном деловом режиме,иметь время для своих человеческих радостей, при этом сберегая свое здоровье. Автор
прагматично показывает читателю, что при правильном подходе можно иметь время для всего существенного : для продуктивной работы, для творчества, для личной жизни и семьи.
|
|
|
Нет смысла «пересказывать» предлагаемую к изучению книгу. Целесообразно кратко
остановиться на основных утверждениях и рекомендациях автора, который является знатоком современного менеджмента.
· Перегрузка многих руководителей является следствием привычки «брать все дела в свои руки», что приводит к необходимости заниматься одновременно многими вопросами. Автор дает полезные практические рекомендации с точки зрения управления своим временем и целесообразного делегирования работ и утверждает, что руководители, которые много делегируют, наиболее популярны у своих подчиненных. Делегирование - продуманная система мер по профессиональному росту подчиненных и подготовки кадров высокой квалификации.
· Руководитель посредством делегирования выражает доверие подчиненным, делает их активными соучастниками производственного процесса, способствует развитию творчества и инициативы
· Делегирование - не уход руководителя от своих дел, не снятие своей персональной ответственности за развитие предприятия, а эффективный способ вовлечения персонала и эффективной «разгрузки» своего времени для выполнения чисто управленческих задач
· Часто менеджеры ориентированы на сам процесс деятельности, предполагая полезность действия, и при этом недостаточно уделяют внимания конечной цели деятельности с точки зрения результативности, забывая в потоке текучки, что главное в любой деятельности- кратчайший путь достижения конечной цели
|
|
|
· Приводится четкая и результативная концепция и практическая методология самоменеджмента, суть которой заключается в индивидуальной технологии использования суточного (рабочего) времени
- 6 -
· В качестве наиважнейшего требования , предъявляемого к руководителю, является не только его умение рационально распорядиться своим временем, но и научить этому своих подчиненных
· Профессионализм руководителя в решающей мере определяется рациональным установлением приоритетов с точки зрения целей организации (очень важные, важные и прочие) и умением делегировать работу
· При планировании времени рекомендуется использовать принцип Парето «80: 20», согласно которому за первые 20% расходуемого времени менеджер достигает 80% результатов, остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога
· Приводятся многочисленные сведения о «пожирателях времени» и практические рекомендации борьбы с ними
|
|
|
· Рекомендуется принцип американского президента Д. Эйзенхауэра. Задачи расслаиваются по четырем гипотетическим оценкам: задачи «А» - очень важные - выполняются без промедления; задачи «Б» - важные -выполняются в установленные сроки; задачи «В» - менее значимые и важные выполняются теми, кому руководитель их поручает; остальные задачи направляются в корзину для бумаг. Применение этого принципа требует высокого профессионализма и интуиции в определении задач «А», наличия хорошо подготовленных и думающих исполнителей и личного мужества при «сбросе» каких-то задач в бумажную корзину.
· Приводятся практические рекомендации по составлению и выполнению распорядка рабочего дня, технологии контроля результатов своего труда и исполнительской дисциплины подчиненных, рациональному проведению совещаний, ведению телефонных переговоров, работе с корреспонденцией.
· Предлагается хорошо отработанная система стандартных технологий по документообороту, освоению потока корреспонденции и писем.
· Предлагаются испытанные приемы по обработке вербальной и невербальной информации (листки - памятки, приемы профессиональной диктовки, письма - маятники), овладение
|
|
|
которыми значительно облегчит жизнь руководителя, освободит от «тирании» документов и «телефономании».
Книга написана интересно и прекрасно переведена (переводчик и рецензент к.э.н. Л.И. Цедилин). Читается легко и с интересом. Много юмора и афоризмов. Например:
«Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю»
«Время - это не только деньги, время более значимо, чем деньги, время - это нечто такое же, как сама жизнь».
У авторов данной статьи есть некоторый позитивный опыт по использованию рекомендованных методов. Например:
n была составлена памятка для руководителей и специалистов предприятий по инвентаризации рабочего времени и самоменеджменту, которая помогла многим «упорядочить» свой стиль работы и жизни и сберечь время, нервы и силы (всем, кто стремился к этому; требовать от других - невозможно, так как экономия такого ресурса как «время» у нас не востребовано);
n составлена инструкция по проведению совещаний (вариантов много - для различных предприятий). Во всех инструкциях были отражены следующие моменты: регламент проведения совещаний (начало - конец), максимальное время для выступлений, количество приглашенных, если совещание носит проблемный характер - обязательное наличие у присутствующего схемы Исикавы (его личное представление о причинах обсуждаемой проблемы), наличие корректного и исчерпывающего протокола совещания. В результате совокупное время проведения совещаний резко сократилось, а продуктивность совещаний значительно возросла;
n разработана инструкция «Система качества. Делегирование работ. Соблюдение исполнительской дисциплины». ЦЕЛЬ: Эффективная организация труда. Саморазгрузка руководителя для решения истинно управленческих функций и жизненно важных задач. Развитие творческой инициативы и подготовка квалифицированных кадров. (Все эти цели
- 7 -
востребованы в ИСО 9000:2000). Разработан журнал делегирования. Такая инструкция и журнал применялись на АО Омутнинский металлургический завод в 1993 году, когда при разработке системы качества столкнулись с низким уровнем исполнительской дисциплины, дублированием поручений, непониманием со стороны исполнителей целей поставленных задач, с некорректным назначением сроков выполнения поручений и с рядом других проблем. (Отвечала за эту работу инженер по качеству Т.П. Банникова). В инструкции использованы мысли и советы Л. Зайверта с учетом нашей специфики, наших проблем и менталитета. Эта инструкция и журнал делегирования выполнили свою функцию и помогли преодолеть указанные выше проблемы. (Инструкция и журнал делегирования хранятся в архиве «Центра Квалитет»;
n с руководителями высшего и среднего звена, с наладчиками проводились семинары по теме: «Управление своим временем и временем подчиненных с помощью метода» , на которых излагались наши проблемы с точки зрения потерь времени и неумения управлять им и давались практические рекомендации с учетом нашей реальности и наших исторически сложившихся традиций и привычек. Эти семинары вызывали большой интерес и советы «немецкого профессора», чутко адаптированные к нашему микроклимату, воспринимались позитивно, применялись и всегда приводили к положительному результату;
n поскольку управление временем не является официально востребованным условием системы качества, то разумеется, всю перечисленную работу можно было проводить только на тех предприятиях, на которых руководство понимало актуальность данной проблемы. Тем, кто занимается консалтингом и обучением, известно, как трудно поддаются руководители на невостребованные новации и что прессинг в этом случае приводит только к отрицательному эффекту. Именно поэтому перечень предприятий, руководители которых «поймали» ценность идеи управления временем, невелик. Но позитивный опыт есть и им можно поделиться.
В книге Л. Зайверта речь идет об индивидуальном времени (Ваше время - в Ваших руках). Но наша отечественная наука доказывает, что «...проблема состоит в том, что в рамках концепции
индивидуального времени очень трудно учесть взаимодействие объекта со средой и с другими объектами .Взаимодействия влияют на характер изменчивости объекта, т.е. на его индивидуальное время. Мы привыкли считать время независимой переменной. Здесь же оно оказывается зависимым от внешних воздействий. В результате некоторых взаимодействий индивидуальное время может вообще исчезнуть, как исчезает время жертвы при ее поедании хищником» [ 10 ]. (Этого важного аспекта Л. Зайверт не раскрывает. Мы видим насколько прав И.А. Ильин, когда читаем его мысли о миссии отечественных ученых и России).
Существующая реальность заставляет говорить о необходимости формирования национальной культуры использования времени , чтобы мы , как нация, не превратились бы в мягкотелых беспозвоночных, которые пожирают друг друга (Община. 181). Формирование этой культуры надо начать с включения времени как важнейшего ресурса в национальную концепцию TQM и продекларировать парадигму управления временем в рамках разрабатываемых систем качества. Тогда у руководителей появится стимул и для проведения обучения и для реализации разработанных принципов и методов управления временем. А наши ученые сумеют подготовить все необходимые дидактические материалы , не копируя Л.Зайверта, а творчески адаптируя его
наработки к нашим условиям и использовать достижения отечественной науки в области исследования и понимания феномена времени. В результате мы внесем ценный вклад в корпоротивную культуру отечественных предприятий и , впоследствии, распространим принцип управления временем во все сферы нашей жизни. «Мы призваны не заимствовать у других народов, а творить свое и по-своему; но так, чтобы это наше и по-нашему созданное было на самом деле верно и прекрасно, т.е. Предметно» [ 3, стр. 425 ].
- 8 -
Феномен человека
«...не хлебом одним будет жить человек,
но всяким словом Божиим.»
Лк. 4:4
«Нельзя желать, чтобы вокруг все было так, как было...
Унять вращающийся круг какая может сила?»
Ибн Сина
«Чем больше человек будет становиться человеком, тем меньше он согласится на что-либо иное, кроме бесконечного и неистребимого движения к новому» [ 11, стр. 184 ] - писал Тейяр де Шарден. «...Человек не что иное, как эволюция, осознавшая саму себя» [ 11, стр.176 ].
Человек - главный ресурс выживания и развития государства. В свою очередь главными компонентами устойчивого развития являются интеллект, духовность, разнообразие и новизна. Все эти компоненты может иметь и реализовать только развитая самодостаточная личность. Но,
для развития личности нужен досуг. Об этом писал еще Аристотель. Об этом мечтал и Томас Мор : «... для работы отводят всего шесть часов... Что остается лишним от часов на работу, сон и еду дозволяется каждому проводить по своей воле, но не проводить это время в разгуле и беспечности, а часы, свободные от ремесла, надобно тратить на другие занятия по своему вкусу. Эти перерывы большая часть людей посвящает наукам... Однако, если кто-нибудь предпочтет уделить это же самое время своему ремеслу..., никто ему не препятствует. Его даже хвалят , как человека полезного для государства. После ужина один час они проводят в играх: летом - в садах, зимой - в тех общих дворцах, в которых едят. Там утопийцы занимаются музыкой или развлекают себя беседами. Кости или другого рода гибельные игры им даже неведомы;» [ 12, стр. 185 ]. Далее : «... раз они всего лишь шесть часов работают, то, пожалуй, может статься, ты подумаешь, что воспоследует недостаток необходимых вещей. До этого очень далеко; этого времени для того, чтобы запастись всеми вещами, необходимыми для жизни
и для удобств, не только хватает, но оно еще и остается; вы это, конечно, поймете, если поразмыслите о том, сколь большая часть жителей у других народов пребывает в праздности» [12, стр. 186 ].
Задача правителей «... заботиться и следить, чтобы никто не сидел в праздности. Но чтобы каждый усидчиво занимался своим ремеслом - однако же не работал бы не переставая с раннего утра до поздней ночи, усталый, подобно вьючному скоту. Ибо это хуже участи рабов.» [ 12, стр. 184 ]. О досуге, как непреложной необходимости развития личности, писали многие мыслители в различные времена и формации (перечень бесконечен), понимая, что любая деятельность тогда привлекательна для человека, если в ней присутствует элемент самостоятельности и творчества.
Но творчество, к какой бы сфере деятельности оно не относилось, требует элементарного здоровья, жизненных сил, широкого кругозора, осознания своей роли и целеустремленности -
все это возможно только при условии наличия у человека индивидуального времени, которым бы он мог распорядиться по своему усмотрению. Индивидуальное время тесно коррелировано с «коллективным временем». Если мы научимся управлять временем и относиться к нему как к важнейшему ресурсу, то у нас появится реальная возможность и время на восстановление жизненных сил, обновление знаний, интеллектуальное и духовное развитие, дружбу, общение, любовь, семью, размышления и праздники. Тогда преобразятся и «будни».
И. А. Ильин писал : « Нельзя слепо воспринимать ежедневный труд как лишенную смысла работу по принуждению, как галерную пытку , как муку от зарплаты до зарплаты. Надо одуматься. Надо понять серьезный смысл своей профессии и заботиться о ней во имя великого смысла. Надо серьезно отнестись к самому себе, а значит и к собственной профессии, и к собственным будням. Будни остаются, но их необходимо преобразить изнутри. Они должны наполниться смыслом, ожить, стать многоцветными; а не оставаться «сплошной беспробудностью».
- 9 -
Бессмысленно это безрадостно. Человек создан так, что не может жить безрадостно...Если же ты нашел высокий смысл твоего труда и радость в его качестве, сможешь ли ты и после этого говорить о «сплошной беспробудности»? Жизнь станет для тебя светящейся нитью. И взлет в твоей жизни обеспечен. Ведь радость высвобождает творческие силы; творческие силы создают качество; а качество труда вызывает радость от труда.
Посмотри: так твои будни попадают в добрый круг духовного здоровья. И теперь для тебя нет больше тягучих будней...» [ 13, стр. 100 ].
Вместо послесловия
Несколько слов о роли государства и науки
Ведь государство растит людей, прекрасное - хороших,
противоположное - дурных.
Сократ
Недостаток не в деньгах, а в людях и дарованиях
делает слабым государство
Ф. Вольтер
За ошибки государственных деятелей расплачивается
нация.
Н. Бердяев
Я высоко ценю истинную науку, ту, которая интересуется
человеком, его счастьем и судьбой.
Л. Н. Толстой
Феномен человека тесно коррелирован с феноменом времени. Феномен государства полностью определяется феноменом проживающих в нем людей. Задача государства заключается в желании и умении властных структур поддерживать и развивать то лучшее, что исторически сформировалось и генетически отразилось на менталитете народа. «...Каждый народ заслуживает, - и морально, и политически, - лучшего правительства, чем то, которое он имеет, ибо именно лучшее правительство сделает и его самого лучшим. Каждое правительство призвано действовать, руководясь инстинктом самосохранения, присущим его народу; каждое призвано видеть далее своего народа, быть мудрее его и подсказывать ему верные пути жизни» - писал Иван Ильин [ 3, стр.217 ].
Российская культура и наука, в том числе труды Павла Флоренского и Ивана Ильина, их мысли и мечты , а также, надежда, вера, любовь, совестливость, жертвенность и справедливость, лежащие в основе православия, любовно соткали неповторимую душу наших соотечественников. Может быть имеет смысл взять на себя смелость независимых ученых и в отечественной версии TQM предусмотреть те установки, которые создадут предпосылки для формирования национальной культуры использования времени, чтобы оставить для каждого шанс наличия индивидуального времени, раскрытия духовных ценностей и интеллектуальных возможностей, проявления свободной воли и мировоззрения [ 14 ] и подсказать народу «верные пути жизни».
Нам пора жить так, чтобы у каждого было желание и возможность пойти к Роднику...так как «в жизни нет большего стыда, чем быть побежденным - и не великаном, не могущественными врагами, не болезнью, а серою повседневностью существования.» [Иван Ильин, 13, стр. 99].
- 10 -
Литература
1. Ильин И. А. Наши задачи. Историческая судьба и будущее России. Статьи 1948-1954гг. В 2-х т.- М.: Рарогъ, 1992.
2. Леонтьев К. Н. Избранное. - М.: Рарогъ, Московский рабочий, 1993.
3. Ильин И. А. Наши задачи. О русской идее. Собрание сочинений : В 10 т. Т. 2. Кн. 1. - М.: Русская книга, 1993, стр. 429 - 430.
4. Ильин И. А. Наши задачи. России нужны независимые люди. Собрание сочинений : В 10 т. Т. 2. Кн. 1. - М.: Русская книга, 1993, стр. 436.
5. Флоренский П. А. Время и Рокъ. Приложение к журналу «Вопросы философии». Т. 1. Кн. 2. -М.:.Издательство «Правда», 1990, стр. 531.
6. ГОСТ Р ИСО 9004 -2001. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности. - М.: Госстандарт России, стр. 33 - 45.
7. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках: советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время. Пер. с нем. - М.: Издательство «Экономика», 1990.
8. Шепель В. М. Управленческая психология. - М.: Издательство «Экономика», 1984.
9. Керженцев П. М. Принципы организации. - М.: Издательство «Экономика», 2968, стр. 336.
10. Шаров А.А. Анализ типологической концепции времени. В кн. : Конструкции времени в естествознании: на пути к пониманию феномена времени. Часть 1. Междисциплинарное исследование. Сб. Научных трудов / Под ред. Б. В. Гнеденко.- М.: Издательство МГУ, 1996, стр. 105.
11. Пьер Тейяр де Шарден. Феномен человека. - М.: Главная редакция издательства для зарубежных стран издательства «Наука», 1987.
12. Томас Мор. Утопия. - М.: Издательство «Наука», 1978.
13. Ильин И.А. Я вглядываюсь в жизнь. Книга раздумий. Будни. Собрание сочинений : В 10 т. Т. 3. - М.: Русская книга, 1993.
14. Михайлова Н. В. Качество труда - следствие духовности и качества образования. Журнал «Стандарты и качество», №№ 5, 8, 1999.
Дата добавления: 2019-02-26; просмотров: 235; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!