Статистика по входящим обращениям
Статистика формируется в зависимости от интересующих пользователя критериев.
Для входящих обращений можно выделить следующие критерии:
§ дата регистрации
§ дата закрытия
§ отчетный период
§ особый контроль (требуется ли ответ в вышестоящую организацию)
§ вышестоящая организация
§ тип обращения
§ тема обращения
§ исполнитель
Форму статистического анализа можно организовать разными способами. В системе делопроизводства реализован вывод статистической информации следующим образом:
Системой формируется таблица, где строками являются исполнители или период регистрации, а столбцами количественная информация о сроках исполнения входящих обращений. Все остальные критерии служат фильтрами для указанной табличной информации.
Количественная информация о сроках исполнения для каждого месяца года и для каждого отдела, каждой темы и каждого типа обращения включает:
q количество обращений исполненных в срок;
q количество исполненных обращений с временем исполнения свыше установленного срока;
q количество исполняемых обращений в рамках установленного срока;
q количество исполняемых обращений с временем исполнения свыше установленного срока;
q общее количество исполняемых и исполненных обращений в рамках установленного срока;
q общее количество исполняемых и исполненных обращений с временем исполнения свыше установленного срока.
|
|
|
Допустим, входящее обращение поступило и зарегистрировано в январе, а закрыто (выполнено) в марте. Важно знать, дату регистрации обращения и дату закрытия обращения. Представляет интерес статистика, которая учитывает количество закрытых в данный месяц всех ранее зарегистрированных обращений, и статистика, которая учитывает количество поступивших в отдел обращений зарегистрированных в текущем месяце. Вывод статистики можно организовать по двум вариантам:
I вариант
Для вывода статистики по первому варианту, в первую очередь, важна дата закрытия обращения, во вторую очередь дата регистрации. Тогда будет выводиться статистика по всем закрытым и выполняемым обращениям в данный месяц/период времени в независимости от даты их поступления. Выше указанное обращение будет в списке по закрытым в марте.
Для этого варианта будет наглядной статистика, где выводится информация за выбранный месяц/период по каждому исполнителю/отделу. Назовем ее статистикой за период.
II вариант
Для вывода статистики по второму варианту, в первую очередь, важна дата регистрации при поступлении обращения, во вторую очередь дата его закрытия. Тогда будет выводиться статистика по всем поступившим в данный месяц/период обращениям. И выше указанное обращение будет в списке «закрытых» в январе.
|
|
|
Для этого варианта будет наглядной статистика, где для выбранного исполнителя будет выводиться информация по каждому месяцу/неделе. Назовем ее статистикой по исполнителю.
Статистика по исходящим документам
Для исходящих документов можно выделить следующие критерии:
§ отчетный период
§ тип документа
§ тема документа
§ количество подготовленных документов
§ количество подготовленных документов по срокам их исполнения
§ исполнитель
По исходящим документам вывод статистической информации реализован следующим образом:
Системой формируется таблица, где строками являются исполнители или период регистрации, а столбцами количественная информация о сроках подготовки исходящих документов. Все остальные критерии служат фильтрами для указанной табличной информации.
Количественная информация о сроках подготовки исходящих документов для каждого месяца года, для каждого отдела, по каждой теме и типу документа включает:
q количество подготовленных документов каждого типа;
q среднее количество дней подготовки документов каждого типа;
|
|
|
q максимальное количество дней подготовки документов каждого типа;
q минимальное количество дней подготовки документов каждого типа.
4.2 Описание информационной структуры предметной области
В предлагаемой информационной системе, выделено четыре основных электронных реестра.
q реестр входящих обращений
q реестр документов
q реестр исходящих документов
q реестр исходящих писем
В каждом из этих реестров происходит работа по регистрации данных определенного вида корреспонденции, ведется поиск необходимых данных и контролируется исполнение.
Входящее обращение
В реестре входящих обращений ведется работа с обращениями физических и юридических лиц, поступившими напрямую, либо переданными на исполнение из вышестоящих организаций.
Обращения могут различаться по типам:
q Заявление
q Анкета
q Запрос
q Информационное
q Жалоба и др.
На Рис.4.2 представлено входящее обращение. При регистрации обращения в реестре входящих обращений в информационную систему вносится следующая информация.
q Регистрация обращения отправителем:
§ Исходящий номер отправителя- номер, присвоенный обращению отправителем (только для юридических лиц);
|
|
|
§ Дата отправления - дата регистрации обращения отправителем;
q Регистрация в информационной системе Организации:
§ Входящий номер- сквозной номер автоматически присвоенный информационной системой при регистрации;
§ Дата регистрации- дата, когда обращение внесено в информационную систему;
§ Тип обращения- тип к которому относится данное обращение;
§ На - если входящее обращение заявителя является ответом на исходящее письмо Организации, то здесь можно установить ссылку на это исходящее письмо Организации;
§ Содержание- краткий текст обращения;
§ Предмет обращения- общая тема обращения;
§ Регистратор- пользователь, внесший информацию о письме в информационную систему;
В случае поступления коллективных обращений с указанными реквизитами всех заявителей, в информационной системе регистрируются данные всех заявителей.
q Регистрация заявителя:
§ Тип субъекта- уточняется: заявитель- юридическое лицо или физическое;
§ Субъект- данные по субъекту;
В любой управленческой структуре существует определенная иерархия, где одна организация для другой является вышестоящей. У организации также может быть несколько вышестоящих организаций (ВСО). Так в республике Башкортостан для Главного управления Архитектуры г.Уфы вышестоящими организациями являются Министерство строительства и Администрация города. Обращение может пройти через вышестоящие организации быть зарегистрированным там, получить резолюции и быть переданным в Организацию на исполнение.
Если обращение прошло через вышестоящие организации, то реквизиты регистрации в этих организациях в информационной системе также регистрируются.
q Регистрация в вышестоящей организации:
§ Вышестоящая организация - название вышестоящей организации;
§ № регистрации в вышестоящей организации – номер, присвоенный вышестоящей организацией обращению;
§ Дата регистрации в вышестоящей организации - дата регистрации обращения в вышестоящей организации, далее переданного в Организацию на исполнение;
На обращение могут быть наложены два вида резолюций. Первый- это резолюции вышестоящей организации (если обращение прошло через ВСО и зарегистрировалось там), второй- резолюции руководства Организации (когда обращение пришло в Организацию на исполнение). В информационной системе регистрируются резолюции вышестоящих организаций и резолюции только ответственных исполнителей Организации (руководителя, заместителей руководителя).
q Регистрация реквизитов резолюций (вышестоящих организации и руководства Организации):
§ Автор резолюции- ФИО автора резолюции;
§ Дата резолюции - дата постановки визы вышестоящей организацией/руководителем/службой делопроизводства;
§ Тип резолюции - тип, к которому относится данная резолюция;
§ Текст резолюции - полный текст резолюции;
§ Требует ответа в ВСО - нужен ли ответ в вышестоящую организацию на поступившее обращение. Это признак того, стоит ли обращение на контроле в вышестоящей организации.
Срок исполнения обращения может содержаться в резолюции вышестоящей организации, в резолюции руководства Организации, а также быть установлен в рабочем порядке. У каждого типа обращения будь то заявление, жалоба или запрос есть свой срок исполнения установленный в рабочем порядке. То есть существует предполагаемая дата, к которой обращение должно быть рассмотрено и подготовлен либо ответ, либо необходимый документ - это и есть дата исполнения. В системе могут регистрироваться несколько дат исполнения связанные с одним обращением или документом. Это связано с тем, что дата исполнения может по уважительным причинам (отсутствие нужных документов и т.д.) продлеваться, а когда обращение исполнено «закрываться».
q Информация о дате исполнения:
§ Дата- дата предполагаемого исполнения обращения. В зависимости от настроек системы может автоматически заполняться датой регистрации документа или обращения (в ВСО или внутри Организации), увеличенной на определенное число дней;
§ Назначение даты- этот атрибут может иметь три значения, характеризующие дату исполнения:
· Установлено
· Продлено
· Закрыто
§ Дата изменения «Даты исполнения»- указывается текущая дата создания «Даты исполнения»;
В результате исполнения входящего обращения Организацией должен быть подготовлен какой-либо документ/ответ. Этот документ/ответ также регистрируется в информационной системе.
q Информация об ответе:
§ Исходящее, тип исходящего – реквизиты подготовленного Организацией документа (ответа);
§ Тип ответа- какой результат в ответе достигнут;
Рис.4.2 Пример входящего обращения
Документ
Документ(Рис.4.3) – входящий документ, поступивший из вышестоящей организации, имеющий руководящую информацию и управляющий деятельностью Организации.
Документы могут различаться по видам, например:
· постановления
· распоряжения
· решения
· положения
· указы и др.
При регистрации входящего документа в реестре документов вносится следующая информация о реквизитах документа.
q Регистрация обязательных реквизитов:
§ Наименование документа
§ Орган документа - организация, которая утвердила документ, например, Администрация города;
§ Номер - присвоенный документу номер;
§ Дата - присвоенная документу дата;
§ Вид документа - список видов входящих документов (постановление, распоряжение и т.д.)
§ Уровень документа- выбирается из списка уровней, характеризующих данный документ. Возможные уровни документа:
· Федеральный уровень
· Уровень субъекта РФ
· Муниципальный уровень
§ Юридическая сила документа – перечень видов документов, которые соответствуют выбранному уровню документа;
Атрибуты «Уровень документа» и «Юридическая сила документа» введены для того, чтобы выводить в документе иерархический перечень руководящих документов по органам документов и видам документов;
q Регистрация остальных реквизитов:
§ Дата начала действия документа - дата, с которой документ приобретает юридическую силу;
§ Дата окончания действия документа - дата, с которой документ теряет юридическую силу;
§ Документ, отменивший действие данного - документ, отменивший действие данного документа;
§ Регистратор - пользователь, внесший информацию о документе в информационную систему;
Внутренний номер Организации документу не присваивается, т.к. его поиск в информационной системе осуществляется по номеру и дате утверждения в Органе документа.
q Информация о дате исполнения:
§ Дата- дата предполагаемого исполнения документа. Дата исполнения документа обычно содержится в самом документе, если дата исполнения назначается в рабочем порядке, то срок исполнения отсчитывается с момента утверждения документа Органом документа;
§ Назначение даты- этот атрибут может иметь три значения, характеризующие дату исполнения:
· Установлено
· Продлено
· Закрыто
§ Дата изменения «Даты исполнения»- указывается текущая дата создания «Даты исполнения»;
На документ могут быть наложены два вида резолюций. Первый- это резолюции вышестоящей организации, второй- резолюции руководства Организации (когда документ пришел в Организацию на исполнение). В информационной системе регистрируются резолюции вышестоящих организаций и резолюции только ответственных исполнителей Организации (руководителя, заместителей руководителя).
q Регистрация реквизитов резолюций (вышестоящих организации и руководства Организации):
§ Автор резолюции- ФИО автора резолюции
§ Дата резолюции - дата постановки визы вышестоящей организацией/руководителем.
§ Тип резолюции - тип, к которому относится данная резолюция;
§ Текст резолюции - полный текст резолюции;
§ Требует ответа в ВСО - нужен ли ответ в вышестоящую организацию на поступивший документ. Признак ставится, если вышестоящая Организация контролирует исполнение документа.
В результате исполнения документа Организацией должен быть подготовлен какой-либо документ/ответ. Этот документ/ответ также регистрируется в информационной системе.
q Информация об ответе:
§ Исходящее, тип исходящего – реквизиты подготовленного Организацией документа (ответа);
§ Тип ответа- какой результат в ответе достигнут;
В случае поступления документа с указанными реквизитами нескольких субъектов, в информационной системе регистрируются данные всех субъектов.
q Информация о субъекте:
§ Тип субъекта- уточняется: субъект физическое или юридическое лицо;
§ Субъект-информация о субъекте;
Рис.4.3 Пример документа
Исходящий документ
Исходящий документ (Рис.4.4) – разрешительный или отчетный документ, подготовленный Организацией.
При регистрации исходящего документа в реестре исходящих документов вносится следующая информация:
§ Условный номер - каждому документу, подготовленному Организацией, автоматически присваивается номер. Этот условный номер является сквозным, т.е. проходящим через все исходящие документы, подготовленные Организацией;
§ Вид документа - исходящие документы могут быть разных видов (например, градостроительное заключение, архитектурно-планировочное задание и т.д.), вид выбирается из справочника;
§ Утверждающий орган- документ может утверждаться/регистрироваться как в самой Организации подготовившей его, так и в других организациях (например, вышестоящих). Указывается название зарегистрировавшей документ организации;
§ Номер – подготовленным документам при регистрации присваиваются регистрационные номера. Эти номера в зависимости от вида документа могут присваиваться различным образом. У некоторых видов документов номера могут автоматически заполнятся значением Условного номера, у других автоматически нумероваться по своему счетчику, у третьих номер вводится вручную;
§ Дата- дата, присвоенная Организацией при регистрации подготовленного документа, информационной системой автоматически присваивается текущая дата;
§ Дата начала действия документа - дата, с которой подготовленный документ имеет юридическую силу;
§ Дата окончания действия документа - дата, с которой документ теряет юридическую силу;
§ Содержание - краткое содержание документа;
§ Тема - краткая формулировка темы документа;
§ Примечание – здесь могут быть рабочие заметки;
§ Исполнитель – ФИО начальника отдела, подготовившего документ;
§ Регистратор – информация о пользователе, внесший информацию об исходящем документе в систему;
В практике бывают случаи, когда у подготовленного Организацией проекта документа необходимо установить контрольную дату, к которой этот проект документа должен быть утвержден вышестоящей Организацией или нет. Для установления такой контрольной даты может использоваться атрибут «Дата исполнения».
q Информация о дате исполнения:
§ Дата- контрольная дата к которой должен быть утвержден проект документа;
§ Назначение даты- этот атрибут может иметь три значения, характеризующие дату исполнения:
· Установлено – контрольная дата установлена;
· Продлено – срок продлевается по уважительным причинам;
· Закрыто – проект документа вышестоящей организацией утвержден;
§ Дата изменения «Даты исполнения»- указывается текущая дата создания «Даты исполнения»;
В случае оформления подготовленного Организацией документа на нескольких адресатов, в информационной системе регистрируются данные всех этих адресатов.
q Информация об адресате:
§ Субъект - данные субъекта;
§ Тип субъекта - уточняется: адресат физическое или юридическое лицо;
В реестр исходящих документов для сохранения историзма сохраняется информация о входящем обращении/документе, который инициировал данный исходящий документ.
q Информация о входящем (Ответ ):
§ Ответ на документ - реквизиты входящего документа (обращения) который инициировал данный исходящий документ;
§ Тип ответа - какой результат в ответе достигнут
Рис.4.4 Пример исходящего документа
Проект этого документа готовит Организация, а утверждает глава администрации города.
Исходящее письмо
Исходящее письмо (Рис.4.5)- письмо, подготовленное Организацией (ответ, запрос, переписка с заявителем и др.).
При регистрации исходящего письма в информационную систему вносится следующая информация:
§ Исходящий номер - номер, автоматически присвоенный письму Организацией, этот номер сквозной, т.е. проходящий через все подготовленные Организацией письма;
§ Дата- дата ввода исходящего письма в информационную систему;
§ Содержание – краткий текст письма;
§ Примечание – здесь могут быть рабочие заметки;
§ Исполнитель – ФИО начальника отдела подготовившего письмо;
§ Регистратор – информация о пользователе, внесший информацию о письме в систему;
Если на подготовленное и отосланное Организацией письмо планируется получить ответ (от физических или юридических лиц), то устанавливается контрольная дата, к которой этот ответ должен быть получен;
q Информация о дате исполнения:
§ Дата- контрольная дата к которой планируется получить ответ;
§ Назначение даты- этот атрибут может иметь три значения, характеризующие дату исполнения:
· Установлено – когда контрольная дата получения ответа установлена;
· Продлено – когда срок продлевается по уважительным причинам;
· Закрыто – когда ответ на письмо Организации получен;
§ Дата изменения «Даты исполнения»- указывается текущая дата создания «Даты исполнения»;
В случае, когда исходящее письмо отправляется нескольким адресатам, в информационной системе регистрируются данные всех адресатов. Если данные адресатов уже регистрированы при поступлении входящего обращения/документа, то на них устанавливается ссылка.
q Информация об адресате:
§ Субъект - данные субъекта;
§ Тип субъекта - уточняется: адресат физическое или юридическое лицо;
В реестр исходящих писем для сохранения историзма сохраняется информация о входящем документе/обращении, который инициировал данное исходящее письмо.
q Информация о входящем (Ответ ):
§ Ответ на документ - реквизиты входящего документа (обращения) который инициировал данное исходящее письмо;
§ Тип ответа- какой результат в ответе достигнут.
Рис.4.5 Пример исходящего письма
4.3 Работа с системой
Рабочее место сотрудника организационно-контрольного отдела (ОКО) поставляется со вторым вариантом системы делопроизводства и предназначено для организации работы с входящей, исходящей корреспонденцией, а также контроля исполнения.
Рабочее место сотрудника ОКО включает четыре блока:
q Входящее обращение.
q Входящий документ.
q Исходящее письмо.
q Исходящий документ.
Блоки «Входящий документ» и «Исходящее письмо» содержат только поисковые формы для поиска нужного документа, письма.
Блоки «Входящее обращение» и «Исходящий документ» содержат также статистические формы для анализа исполнения обращений и результатов подготовки документов.
Кроме того, блок «Входящее обращение» содержит поисковую форму для контроля исполнения входящих обращений: «Выборки по исполнению». На Рис.4.6 представлена экранная форма рабочего места сотрудника ОКО.
Рис.4.6 Главная страница АРМ сотрудника ОКО
4.3.1 Работа с реестром входящих обращений
¨ Регистрация входящих обращений
Регистрация входящего обращения в информационной системе состоит в заполнении полей нескольких экранных форм
Рис.4.7 Регистрация входящего обращения
У экранной формы регистрации реквизитов входящего обращения Рис.4.7 поля «Входящий номер» и «Дата регистрации» заполняются системой автоматически. В поле «Входящий номер» подставляется автоматически присваиваемый для всех входящих обращений сквозной номер, а в поле «Дата» - текущая дата. В поле «Регистратор» автоматически вводится заголовок учетной записи, под которой пользователь-регистратор вошел в систему. Остальные поля этой экранной формы заполняются пользователем стандартно.
После заполнения полей реквизитов входящего обращения пользователь переходит к заполнению полей других экранных форм.
Экранная форма регистрации даты исполнения представлена на Рис.4.8.
Рис.4.8 Форма регистрации даты заполнения
При первоначальной регистрации даты исполнения поле «Дата» заполняется системой автоматически . Значение поля «Дата» является настраиваемым и зависит от срока исполнения обращения в данной Организации. В поле «Назначение даты» автоматически подставляется «Установлено». Поле «Дата изменения даты исполнения» является не редактируемым и система заполняет его датой, когда была добавлена информация о дате исполнения.
При продлении сроков исполнения входящего обращения добавляется новая дата исполнения, и заполняются ее поля. При этом в поле «Дата» будет автоматически установлена та же дата, что и при первоначальной регистрации даты исполнения, пользователь изменяет эту дату в зависимости от продления сроков исполнения. В поле «Назначение даты» автоматически подставляется «Продлено». В случае «закрытия» входящего обращения пользователь изменяет поле на «Закрыто», в поле «Дата» вводит текущую дату.
На Рис.4.9 представлена экранная форма регистрации заявителей. Поля экранной формы заполняются стандартно.
Рис.4.9 Экранная форма регистрации заявителей
Экранная форма регистрации ответа представлена на Рис.4.10. Поля экранной формы заполняются стандартно.
Рис.4.10 Экранная форма регистрации ответа
Экранная форма регистрации в вышестоящей организации представлена на Рис.4.11
Поля этой формы заполняются пользователем стандартно.
Рис. 4.11 Форма регистрации в вышестоящей организации
Экранная форма регистрации резолюций представлена на Рис. 4.12.
Заполнение поля «Требует ответа в ВСО» зависит от типа резолюции. Если ответ в вышестоящую организацию требуется, то в поле устанавливается галочка (в левой части формы под резолюцией будет красным цветом выделено «На контроле»), если нет- то поле остается пустым. Остальные поля заполняются стандартно.
Рис.4.12 Экранная форма регистрации резолюций
Экранная форма регистрации исполнителя резолюции представлена на Рис.4.13. Поля этой формы заполняются стандартно.
Рис.4.13 Форма регистрации исполнителя резолюции
¨ Поиск входящих обращений
Поисковые формы позволяют осуществить поиск требуемых объектов в системе, задав критерии поиска, а также настроить вид представления результатов поиска.
Поиск входящих обращений может осуществляться по нескольким поисковым формам:
q По одному полю
q По нескольким полям
q По регистрации обращения
q По реквизитам обращения
q По исполнению
Поиск объектов по одному полю и нескольким полям является стандартным и описан в книге «Стандартный интерфейс пользователя».
Отметим только, что входящее обращение можно найти в системе по одному полю, выбрав один из следующих критериев поиска:
q Исходящий номер отправителя
q Дата отправления
q Входящий номер
q Дата регистрации
q Содержание
А поиск по нескольким полям позволяет выбрать один, несколько или все вышеперечисленные критерии.
Выбрав критерии поиска и вид представления, нужно нажать на кнопку «Поиск». В правой части поисковой формы будут выведены входящие обращения, соответствующие выбранным требованиям. Для поиска по другим критериям необходимо нажать кнопку «Очистить» и задать другие критерии поиска.
Дата добавления: 2019-02-22; просмотров: 236; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!