Поиск по имени и удостоверению
Осуществляется поиск по фамилии, имени, отчеству и социальному номеру. Кроме того, в критериях поиска можно задать поиск по документу-удостоверению (рис.3.29).
Для поиска:
3. Введите критерии поиска: ФИО, социальный номер, реквизиты документа-удостоверения;
4. Выберите кнопку «Поиск»
Вы можете искать только по ФИО или только по социальному номеру.
При поиске по ФИО осуществляется сравнение свойств Фамилии, Имени и Отчества с критерием поиска. Запись считается удовлетворяющей запросу, если сумма свойств Фамилия, Имя и Отчество содержит в себе текст критерия поиска.
При поиске по социальному номеру проверяется полное соответствие значения свойства Социальный номер и текста критерия поиска.
Кроме всего, поисковая форма по имени и документу позволяет включать фильтр для вывода только частных предпринимателей, т.е. тех физических лиц, по которым в систему введена информация о регистрации юридического лица/частного предпринимателя.
При поиске по документу-удостоверению Вид документа можно записать вручную, либо текст критерия выбрать из справочника видов удостоверений.
Рис. 3.29. Поиск по имени и документу-удостоверению.
Поиск по почтовому адресу
Осуществляется поиск по почтовому адресу, независимо от вида адреса: юридический адрес; местонахождение и др. (Рис.3.30).
а) б)
|
|
|
Рис. 3.30. Поиск юридического лица по адресу.
Для поиска по адресу необходимо в соответствующие поля ввести критерии поиска. Кнопка с тремя точками позволяет выбрать текст критерия поиска из списков введенных в систему. Для того, чтобы каждый раз не набирать страну, субъект федерации, район/город необходимо соответствующие значения указать в конфигурации системы (смотри книгу «Администрирование системы»). Для всех критериев поиска кроме Дом, Корпус, Квартира проверяется включение текста критерия в значение соответствующего свойства. Для Дом, Корпус, Квартира проверяется равенство введенных текстов критериев значениям соответствующих свойств.
Если вы хотите вывести список всех организаций, то необходимо убрать «галочки» напротив полей ввода Страна, Субъект Федерации, Район/Город. Иначе система выведет только те записи где эти свойства пустые (Рис.3.30-б).
Чтобы включить соответствующее поле в критерии запроса необходимо напротив этого поля установить «галочку».
¨ Представления
Обычное
Выводит фамилию, имя, отчество, дату рождения и социальный номер (Рис.3.31).
Рис.3.31. Представление «Обычное»
|
|
|
Имя физлица
Выводит фамилию, имя, отчество (Рис.3.32).
Рис.3.32. Представление «Имя физлица»
Описание (текст)
Выводит значения всех свойств в текстовом виде (Рис.3.33).
Рис.3. 33. Представление «Описнаие (текст)»
Все почтовые адреса
Выводит фамилию, имя, отчество и все адреса: адрес прописки, адрес проживания и др. (Рис.3.34.).
Рис.3.34. Представление « Все почтовые адреса»
Описание (таблица)
Выводит информацию о физическом лице в табличном виде – аналогично представлению «Описание (текст)». (Рис.3.35.)
Рис.3.35. Представление «Описание (таблица)»
4. Документооборот и делопроизводство
4.1 Основные положения
¨ Задачи делопроизводства и их автоматизация
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работ с официальными документами. В последнее десятилетие эту отрасль постигли значительные перемены в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.
|
|
|
В связи с этим такие задачи делопроизводства как
§ организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документационное обеспечение);
§ организация работы с документами: получение-передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
требуют новых решений.
Описываемая информационная система предназначена для автоматизации задач делопроизводства на государственных предприятиях и в учреждениях. Система спроектирована для обработки входящей корреспонденции (обращений граждан и юридических лиц, руководящих документов), исходящей корреспонденции (разрешительных документов подготовленных Организацией и исходящих писем), учета и контроля исполнения (подготовки ответов).
Система обеспечивает сетевой режим поддержки документооборота. То есть компьютеры, установленные на рабочих местах работников, участвующих в операциях делопроизводства, объединены в локальную сеть. Это - наиболее эффективный вариант функционирования системы. Именно в сети содержится вся информация о регистрационных данных поступившей и исходящей корреспонденции, электронные копии самих документов. Автоматизация делопроизводства позволит повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени поиска и передачи документов по локальной сети информационной системы.
|
|
|
При переходе на работу с электронными копиями документов система позволяет полностью исключить возможность их утери, и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска;
Система автоматизации делопроизводства (информационная система) позволяет организовать:
§ единую регистрацию и учет поступающих обращений, руководящих документов с последующим направлением документов/обращений на рассмотрение руководству Организации или в ее структурные подразделения;
§ единую регистрацию и учет исходящих писем (ответов, запросов, переписка с заявителем и др.) и подготовленных Организацией разрешительных документов;
§ поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
§ контроль своевременного исполнения обращений граждан и юридических лиц, резолюций и указаний руководства и вышестоящих организаций (ВСО); проверку своевременности исполнения руководящих документов;
§ контроль исполнения обращений заявителей и руководящих документов. Вводится статистический анализ работы персонала над рассмотрением и исполнением обращений, руководящих документов и др.
Регистрация и исполнение внутренней корреспонденции и отчетной документации в рассматриваемой системе делопроизводства не рассматриваются.
¨ Концептуальная модель системы делопроизводства
Концептуальная модель обработки входящей корреспонденции можно представить по аналогии с диаграммой, используемой стандартом IDEF0 для описания функций. На диаграмме IDEF0 символы обозначают следующее:
· прямоугольник - функция;
· стрелка сверху - управление;
· стрелка снизу - ресурсы;
· стрелка слева - входящая информация;
· стрелка справа - выходящая информация.
В модели рассматриваемой системы делопроизводства информационные потоки делятся следующим образом (Рис. 4.1):
q Управление (стрелка сверху):
§ руководящие документы от вышестоящих организаций - постановления, распоряжения, решения, положения, программы и др., - которые имеют руководящую информацию и управляют деятельностью организации;
q Входящая информация (стрелка слева):
§ обращения от физических и юридических лиц, поступившие напрямую, либо переданные на исполнение из вышестоящей организации - заявления, анкеты, информационные письма, жалобы и др., - которые являются входной информацией;
q Ресурсы (стрелка снизу):
§ Отчеты, поступившие из подведомственных организаций, могут быть представлены как ресурсы, требуемые для работы.
q Исходящая информация (стрелка справа):
§ Исходящая корреспонденция: документы, подготовленные организацией; письма ответы, приглашения и др.
Разделение потоков на управление, входящую и исходящую информацию связано с различием процессов обработки соответствующих типов документов (информационных потоков).
Рис.4. 1 Модель системы делопроизводства
¨ Два варианта системы автоматизации делопроизводства
Автоматизация задачи делопроизводства не требует внедрения остальных участков работы предприятия.
Для автоматизации делопроизводства требуются следующие модули:
q учет субъектов.
q делопроизводство.
Для работы системы делопроизводства требуются следующие файлы метаданных:
Address.xml
Subject.xml
Document.xml
Document1.xml
Система делопроизводства может быть внедрена в двух вариантах:
| Первый вариант | Второй вариант |
| Первый вариант обеспечивает регистрацию реквизитов входящей корреспонденции (обращения, руководящие документы) и исходящей корреспонденции (письма, разрешительные документы). В первом варианте регистрация реквизитов осуществляется любыми специалистами, работающими с данными документами. | Во втором варианте регистрацию реквизитов производит только служба делопроизводства, имеющая определенные права доступа. Второй вариант обеспечивает не только учет входящей и исходящей корреспонденции, но и контроль исполнения, а также ведение статистического анализа. |
| Требуемые файлы метаданных: Address. xml Subject. xml Document. xml | Требуемые файлы метаданных: Address. xml Subject. xml Document.xml Document1.xml |
| Каталоги исполняемой подсистемы: нет | Каталоги исполняемой подсистемы: web\ oko\ |
¨ Анализ - статистика
Система делопроизводства позволяет анализировать базу данных по входящим обращениям и исходящим документам. Анализ базы данных включает статистическую информацию в табличном виде.
Статистика по входящей и исходящей корреспонденции необходима для анализа работы каждого отдела и предприятия в целом.
Дата добавления: 2019-02-22; просмотров: 181; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!