Тема 4. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то для Вас учет архивных документов важен на стадии делопроизводственного хранения, когда основным учетным справочником организации является номенклатура дел. Однако после завершения дел в делопроизводстве и при передаче их на архивное хранение в организации Вами составляется архивная опись, являющаяся основным учетным архивным справочником. Обратите внимание, что учетная документация является подсистемой управленческой документации, обеспечивающей функцию учета.
Если Вы работник архива организации, то Вам придется вести основные и вспомогательные учетные документы, состав и форма которых определяется "Основными правилами работы архивов организаций" (М., 2002). Кроме этих "внутренних" учетных документов, Вы будете составлять документы централизованного учета, направляемые в архивные учреждения, если организация является источником комплектования.
Если Вы работник государственного или муниципального архива, то Вам предстоит разрабатывать порядок и схему учета архивных документов, осуществлять их государственный учет, вести основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007).
Учет архивных документов - весьма ответственная задача, которая важна и для обеспечения их сохранности.
|
|
|
Понятие об учете документов АФ РФ и других архивных документов
В связи с тем, что документы Архивного фонда Российской Федерации относятся к информационным ресурсам государства, то страна должна знать, сколько документов находится на хранении в составе АФ РФ.
Каждый региональный орган управления архивным делом, государственный, муниципальный архив, негосударственное хранилище, архив или архивохранилище организации должны знать количество и состав документов, находящихся у них на хранении:
| Фрагмент документа | "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007) |
| П. 3.1 | Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием |
Таким образом, учет складывается из следующих этапов:
подсчет количества документов в архиве;
регистрация сведений о количестве документов во "внутренних" учетных документах архива;
заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации и муниципальных образований;
составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив (Федеральное архивное агентство).
Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:
централизации учета - регламентация взаимодействия Федерального архивного агентства с организациями, создающими и хранящими документы АФ РФ, и другие архивные документы, а также в применении единых единиц учета архивных документов;
унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;
полноты и достоверности учета - отражение в учетных документах реального количества и состава документов, находящихся на хранении.
Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.
Единицей учета архивных документов называется единица измерения количества документов.
Единицами учета документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, являются:
архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
единица хранения (дело, документ или иной комплекс материалов, заключенных в обособленную обложку, папку).
Россыпь, т.е. неупорядоченные архивные документы, учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
Аудиовизуальные и электронные документы учитываются так же по единицам учета, которые имеют свою специфику, например, это может быть часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью фильма, диафильма, электронного документа и т.д.
|
|
|
|
|
|
***
|
|
|
В странах США и Европы традиционной единицей учета является погонный метр стеллажа. Возможно, это многим покажется удобным. Но в нашей стране исторически сложилось так, что архивные документы считались по физически сформированным, "осязаемым" комплексам - ларям, связкам, столбцам, а с XVIII в. - делам и нарядам дел.
Вот, например, какие единицы учета использовались в русском государстве:
"Столпами или столбцами назывались сборники документов и актов, написанных на одной стороне бумажных листов разной длины около трех с половиной вершков ширины, склеенных узкими концами и свернутых в форму цилиндрического свитка так, чтобы исписанные стороны составляли внутреннюю, а белые внешнюю поверхность свитков... Слово "тетрадь" в Московском царстве означало всякое канцелярское дело и всякий сборник дел, состоявшие из листов, несклеенных и непереплетенных, а слово "книга" означало дело и сборник дел в "переплетенных тетрадях". Но книгами назывались и разные виды актов канцелярского делопроизводства, в отличие от законодательных актов и правительственных распоряжений. "Связки в Московском царстве были обычной формою сборников документов и актов всех видов и форм; были "связки столбцов и столпиков", связки тетрадей, "связки книг и книжечек", "связки всякой розни", а свертками назывались сборники документов и актов в первоначальном их виде, несклеенных и непереплетенных, а свернутых в форму цилиндрической трубки".
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 323; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!