Информационное обеспечение. Системы классификации и кодирования
Информационное обеспечение (ИО) - важнейшая обеспеч-щая подсис-ма АИС - предназначена для снабжения пользователей инф., характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
ИО - это совокупность средств и методов построения информац. с-мы экономического объекта. Информационное обеспечение можно разделить на внемашинное и внутримашинное.
Внемашинное ИО- это с-мы показателей, классификаторов, кодов и докум-ции.
Внутримашинное ИО- это различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных (АБД).
При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам-признакам. Группировка осуществляется на основе систем классификации и кодирования.
Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании зависимостей внутри признаков. В Единую с-му классификации и кодирования (ЕСКК) входят классификаторы (Общегосударственные, Отраслевые, Локальные).
Различают два метода классификации:
1. Иерархический метод – между классификационными группами устанавливаются отношения подчинения типа класс-подкласс-группа-подгруппа-вид.
2. Фасетный метод – исходное множество объектов разбивается на подмножества в соответствии со значениями отдельных фасетов. Фасет - набор значений одного признака классификации.
|
|
|
Следующим этапом после классификации идет кодирование или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатурам по определенным правилам, установленным с-мой кодирования. Коды могут быть: цифровые, буквенные, смешанные.
Код - это универсальный способ отображения инф. в виде с-мы соответствий между элементами сообщений и сигналами, при помощи которых эти элементы можно зафиксировать.
Порядковая с-ма кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. (01-янв, 02-февр.)
Серийная с-маориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. (01–03-основные цеха, 05–10-вспомогат.цеха)
Позиционная с-ма кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. (счета б.у.)
На предприятиях розничной торговли – штрих код – определяет каждый конкретный товар (13 цифр).
Проектирование документации
Документы являются основным носителем инф. в АИС, включают логически связанные реквизиты и обладают юридической силой. Документы м.б. первичными и производными, результативными.
По способу заполнения: вручную или при помощи технич. средств.
|
|
|
Документ существует от момента его создания до сдачи в архив или уничтожения. Жиз.цикл – его движение (документооборот).
В зависимости от содержащейся в них инф. документы различают: нормативные, плановые, учётные, расчётные, аналитические и тд.
Док-ция, используемая на предприятиях м.б. унифицированная или специфическая.
Перв. док-ты в осн. формируются двумя путями: либо традиционными ручными способами, либо непосредственно на ПЭВМ. Следует спроектировать документ по существу, т.е. включить в него все реквизиты, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хоз. операций.
Проектирование форм документов вручную сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В типовой форме: заголовочная, содержательная, оформляющая части.
Программа по созданию первичных документов представляет необх.набор перв.док., доступ с справочникам, возможность создания нов. справочников, позволяет автоматически заносить реквизиты организации в любой из формируемых в ней документов.
Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователями. ЭД подразумевает не заполнение бумажных форм и их последующую обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определённой базе данных.
|
|
|
На российском рынке предлагается широкий выбор программ для автоматизации документооборота: «DocsVision», «FossDoc», «1С-Документооборот».
К совершенствованию документооборота приводит использование вычислительных сетей (клиент-банк), использование эл.почты, эл.подписи.
Результатом решения эк.задач является вывод обобщенных данных на бумагу, дисплей, машин.носители.
Построение результативных документов должно выполняться в следующей последовательности:
1. определение полного реквизитного состава
2. классификация реквизитов-признаков.
3. выбор формы документа
4. размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчинённости
5. подсчёт длины строки в табличной зоне с учётом пробелов.
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 278; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!