Рассмотрим одну из возможных реализаций математического обеспечения АСОИУ. 8 страница
Глава 2. Цели в АСОИУ организационных систем
2.1. Проблемы формулирования целей
1. Роль целей в управлении организационными системами. Особенностью организационных систем управления по сравнению с техническими, как известно, является наличие в них активных элементов, что вызывает необходимость разрабатывать и использовать специальные методы исследования и проектирования таких систем. В 1920-х годах возникла теория организационных систем (тектология А. А. Богданова), а в 30-х годах общая теория систем, охватывающая и технологические системы (Людвиг фон Берталанфи). Вначале в рамках общей теории систем были сформулированы такие основополагающие закономерности их развития как целостность, иерархичность и эквифинальность. Под эквифинальностью в системах управления понимают динамические свойства системы, осуществляющей движение, переход различными путями из различных начальных состояний в одно и то же финальное состояние.
В те времена уже был известен второй закон термодинамики, гласящий о том, что в любой замкнутой физической системе со временем распределение энергии между ее элементами уравнивается, отчего система теряет способность производить работу за счет разности энергетического потенциала в разных ее частях. Мерой равномерности распределения энергии в системе является специальный показатель, названный энтропией.
С использованием этого понятия второй закон термодинамики формулируется так: энтропия любой замкнутой системы с течением времени только увеличивается, что в конце концов приводит к затуханию и разрушению всех процессов в системе, а следовательно к ее гибели. Увеличить энтропию системы можно только притоком энергии извне.
|
|
|
В организационных системах тоже существуют процессы затухания и разрушения, аналогичные процессам в физических системах, однако здесь в качестве базы таких процессов выступает не энергия, а информация.
Если организационная система замкнута в информационном смысле, то есть в нее в достаточной мере не поступает новых знаний об окружающей среде и методах решения возникающих задач, то такая ситуация также приводит к потере живучести системы. Отталкиваясь от этого факта, исследователи на первых порах полагали, что именно открытость системы является гарантией ее живучести и способности к развитию.
Однако в настоящее время более существенным считается наличие в системе активных элементов, которые способны менять ее цели, а затем соответственно менять структуру и методы управления системой, то есть способных управлять по полной функции управления. В связи с этим роль целей и целеполагания в системе очень важна, поэтому ее проектирование или любое ее изменение должно начинаться с рассмотрения ее целей.
|
|
|
Любая организационная система имеет иерархическую структуру, и любое ее подразделение так же, как и система в целом, имеет свои цели, а в подразделениях свои цели имеет каждый отдельный работник. Это положение объективно и не зависит от желания каких-то лиц. Система будет живучей и успешной, если цели ее подразделений и отдельных работников этих подразделений будут согласованы с целями системы в целом.
Конечно, существуют традиционно используемые методы принуждения (принуждение к труду, принуждение исполнения определенных правил поведения, эксплуатация человека человеком и прочее). Эти методы в какой-то мере действуют и на фоне несогласованности целей системы с целями ее частей, однако, эффективность системы в условиях принуждения очень невысока. Поэтому задача построения такого управления, при котором существовала бы согласованность целей в системе, важная и актуальная задача.
Для ее решения рекомендуется строить целевое управление, то есть, используя активность элементов, осуществлять коллективное формирование таких целей, которые побуждают к действию и обеспечивают полноту реализации всех необходимых функций предприятия, организации или региона и т. д.
|
|
|
Осознание роли цели в системах управления привело к созданию в зарубежных странах так называемых "думающих" фирм и корпораций, занимающихся разработкой прогнозов развития, формированием и анализом структур целей в отдельных фирмах и на уровне государства в целом.
Справедливости ради следует отметить, что в истории нашей страны тоже есть примеры целевого управления, например, план ГОЭЛРО, разработанный в 1918 году. В средине 60-х годов была предложена концепция программно-целевого управления, вследствие чего категория «цель» была включена в систему экономических и управленческих понятий.
В 70-х годах произошла замена директивных планов на пятилетку комплексной программой прогноза на 20 лет и основными направлениями экономического и социального развития страны на 10–15 лет. Осуществлялось широкое обсуждение таких программ на различных уровнях. Теоретически были созданы условия для участия в обсуждении планов развития страны для всех желающих. На какое-то время реформы 70-х годов, именуемые косыгинскими (инициатором этих реформ в правительстве был А. Н. Косыгин), позволили повысить эффективность народного хозяйства. Иными словами, «механизм» целевого управления в стране был создан, однако он нуждался в дальнейшем развитии, чего в последствии по разным причинам не получилось.
|
|
|
2. Использование закономерности эквифинальности при формулировании целей. Цели каждого человека связаны с системой ценностей, принятых в данном обществе, с формами существования сообщества – города, региона, страны. Система ценностей определяет желаемое будущее, предельный уровень развития, то есть цель-идеал, к которому надо стремиться.
В теории систем этот предельный уровень характеризуется закономерностью эквифинальности, заключающейся в том, что система стремится к определенному состоянию, не зависимо от своих начальных условий. Называют следующие предельные уровни, которые являются или могут быть предметом устремлений человека в разных обществах и в разное время:
· материальный уровень – определяется врожденными потребностями и программами человека (поесть, поспать, одеться, иметь определенные материальные блага),
· эмоциональный уровень – доступные развлечения, различного рода удовольствия, потребность в проявлении чувств восхищения, любви, ненависти и прочее, эстетических чувств прекрасного и так далее,
· семейно-общественный уровень – реализация программы продолжения рода, воспитание потомства, традиционный семейный уклад жизни,
· социально-общественный уровень – этические, эстетические и другие нормы поведения в обществе, социальное положение и общественный статус,
· интеллектуальный уровень – специфическая система ценностей, ориентированная на накопление знаний о мире и на развитие творческих способностей личности.
У сформировавшейся личности имеется и своя индивидуальная система ценностей, в которой в той или иной степени присутствуют элементы всех названных уровней, однако существуют приоритеты, которые меняются в разные периоды жизни и в разных условиях. Так, например, молодой человек отдает предпочтение преимущественно ценностям эмоционального уровня – развлечения, получение удовольствий, романтика, проявление различных чувств. Вступив в зрелый возраст, он начинает отдавать предпочтение либо ценностям материального уровня, стремясь к семейному благополучию, либо стремится приобрести определенный общественный статус, добиться какого-то социального положения, либо, попав в интеллектуальную среду, начинает стремиться к знаниям и развивать свои творческие способности. Но бывают варианты, когда человек с возрастом не меняет своих приоритетов, оставаясь на эмоциональном уровне. В этом случае меняются только виды развлечений, получаемых удовольствий и т. д.
Индивидуальная система ценностей человека – это объективная сущность, которая в значительной мере определяет смысл его существования, его поведение и в соответствии с которой он создает вокруг себя свое пространство смыслов. Однако, попадая в коллектив других людей, он, конечно, пытается навязать другим членам коллектива свои смыслы. Это получается либо частично, либо не получается вообще, и тогда человек приспосабливается к тому пространству смыслов, которое сложилось в этом коллективе, меняя при этом и свои цели.
Процесс формирования и развития пространства смыслов коллектива объективен и происходит всегда, поэтому он должен четко осознаваться теми, кто управляет, и направляться в соответствии с целями организации. Если же в силу незнания этих моментов или в силу неумения этот процесс останется вне пределов деятельности руководства, то в силу его объективности его формированием и развитием обязательно займется кто-то другой в нужном для него направлении. Тогда этот другой становится неформальным лидером в коллективе наряду с формальными лидерами, которыми являются его руководители. Если же такого другого не найдется, то коллектив потеряет свое пространство смыслов, потеряет управляемость и развалится. В этом заключается закономерность объективного существования управляемости в организационных системах через пространство смыслов.
Применительно к одному человеку и к любой общности людей можно предложить следующие виды пространства смыслов:
· ситуативное пространство смыслов, когда отдельный человек (группа, регион, народ, страна) рассматривает другого (другую общность) как средство достижения своих целей;
· социальное пространство, в котором личность стремится ставить социально значимые цели (достижение власти, должности, богатства, влияния и т. п.), а цели сообщества могут признаваться выше индивидуальных и возможно даже подавление личных целей ради общественных (Р. Акофф и Ф. Эмери);
· пространство культуры, в котором другой человек (другое сообщество) рассматривается как партнер по воспроизводству культуры и ее развитию, при этом спорные вопросы решаются не большинством голосов, а взаимным дополнением, во взаимных добровольных уступках друг другу на основе диалога, отрицающего использование партнера в качестве инструмента и допускающего право на ошибку;
· пространство вечных смыслов, в котором другой человек, народ, страна воспринимаются как неповторимое, самобытное творение; для этого пространства характерно не только признание права на существование других, но характерен также и интерес к другому, к системе его ценностей и даже потребность в их заимствовании, объединении в совместных моделях.
В настоящее время и во все исторически известные времена в человеческих сообществах практически реализовывалось, хотя и в разных вариантах, ситуативное пространство смыслов. Даже когда официально провозглашались иные идеи (как, например, в нашей стране во времена социализма), в реальности же во многом все оставалось по-прежнему. В чистом виде это пространство смыслов провозглашается первой американской конституцией, основанной на философии Гоббса, которому принадлежит высказывание, что человек человеку волк, а также на индивидуализме и конкуренции, когда побеждает сильнейший, не признающий никаких правил. Этому пространству смыслов соответствует и так называемая американская мечта – иметь свой дом и сад, хотя, казалось бы, что в этом плохого?
Но если система ценностей человека ограничивается только материальным уровнем и только для себя, то это опять же индивидуализм и в лучшем случае равнодушие к тем, кто тебя окружает. Однако во все времена находилось много людей, которым такое пространство смыслов не нравилось, и люди мечтали, мечтают и сейчас о чем-то другом – справедливом и человеческом. Названные выше социальное пространство, пространство культуры и пространство вечных смыслов – это примеры такой мечты.
Формируя в организации пространство смыслов, то есть иерархическую структуру целей организации, необходимо учитывать подготовленность людей к восприятию желаемых целей. И если в отдельной организации можно просто заменить неподходящих людей на других, то в городе, регионе, стране этого сделать уже нельзя, нужна кропотливая работа по воздействию на людей через средства массовой информации и другими способами.
Лекция 8
2.2. Методики структуризации целей
Цели в организационных системах, как правило, формулируются в столь общей форме, что содержат в себе большую неопределенность в смысле средств и путей их достижения. Чтобы снять эту неопределенность, их необходимо структурировать, то есть разбить на более мелкие составляющие – подцели, достижение которых в совокупности обеспечивает достижение общей цели. Подцели, которые получились в результате разбиения общей цели, как правило, требуют дальнейшего разбиения. И так до тех пор, пока в результате не получатся такие составляющие, неопределенность в формулировке которых оказывается сведенной к минимуму. Иерархическая структура, получающаяся в результате такого последовательного разбиения, называется деревом целей, а сам процесс получения этой структуры называется структуризацией целей.
Дерево целей является согласованным с основной целью, породившей эту структуру, если на каждом уровне структуризации выполнено условие согласованности дерева целей: достижение любой цели на любом уровне иерархии полностью обеспечивается достижением всех подцелей, составляющих данную цель. Это условие, очевидно, является необходимым для осуществления успешного управления организационной системой, так как по своему содержанию составляющие цель подцели являются как бы способом или средством ее достижения. Однако условия согласованности дерева целей недостаточно. Дело в том, что в организационной системе присутствуют активные элементы – люди, имеющие свои собственные цели, которые могут быть не согласованы с целями организации. Но это проблема должной формулировки общей цели для организационной системы в целом и подбора соответствующих кадров.
Дерево целей может иметь много уровней, особенно в сложных случаях, когда оно составляется для больших проектов, фирм и регионов. Как правило, подцели каждого уровня дерева целей получают свое наименование: направления, проблемы, функции, задачи или что-то подобное. В АСОИУ элементы самого нижнего уровня называют задачами, а элементы уровня, предшествующего нижнему, – функциями управления. Применяют также и термин «комплекс задач».
Существует ряд факторов, прямо определяющих или косвенно влияющих на деятельность фирмы. Эти факторы назовем факторами влияния. Они объединяются в следующие группы:
· управление – представляет собой перечень функций управления, таких как перспективное и годовое планирование, оперативное управление, учет, контроль и прочее, без выполнения которых немыслима деятельность любой организации;
· действия – перечень производственных и других действий и функций, которые определяют практическую деятельность организации (транспортировка, хранение, ремонт, обеспечение безопасности, закупка, реализация, изготовление, уплата налога и многие другие общие и специальные технологические функции);
· направления деятельности – у фирмы может быть одно или несколько направлений ее деятельности (оптовая продажа товаров, розничная продажа, производство продукции определенного вида, ремонт и обслуживание определенного вида оборудования и прочее);
· ресурсы – здания, сооружения, оборудование, инструменты, материалы, товары, продукция, трудовые ресурсы, финансы и так далее;
· вышестоящие органы – вышестоящие организации и государственные органы (администрация региона, где расположена фирма, налоговая инспекция, пенсионный фонд, надзорные органы и прочее);
· подчиненные организации – дочерние фирмы, автономно функционирующие подразделения и тому подобное;
· актуальная среда – предприятия, организации и физические лица, прямо или косвенно участвующие в деятельности рассматриваемой фирмы или на нее влияющие (поставщики, покупатели, банки, партнеры и так далее).
Рассмотренный список групп факторов и их состав в различных ситуациях и для различных направлений деятельности может быть дополнен или изменен. Например, в случае некоммерческой организации целесообразно выделить группу спонсоры.
Для административных организаций, управляющих территориями и регионами (поселение, район, город, область), в группе направления деятельности необходимо наряду с направлениями хозяйственной деятельности, добавить такие направления, как образование, здравоохранение, наука, культура, религия, юриспруденция, правоохранительная деятельность, работа с населением, армия и другие.
Тщательно проработанный список групп факторов влияния и их состав является гарантией получения полного и качественного перечня задач управления рассматриваемой организацией. Дело в том, что эти задачи являются результатом сочетания наборов конкретных факторов из различных групп. Например, задача планирования оптовых закупок товаров на текущий год является результатом сочетания следующего набора факторов влияния: годовое планирование из группы управление, оптовая продажа из группы направления деятельности, закупка из группы действия, товары из группы ресурсы, поставщики из группы актуальная среда.
В этом примере в рассматриваемый набор факторов вошли элементы из всех описанных выше групп, кроме групп вышестоящие органы и нижестоящие организации. Такое произошло по следующим причинам:
– ни один из факторов из группы вышестоящие органы по смыслу не сочетается с факторами, вошедшими в рассматриваемый набор, действительно, ни к одному из элементов группы вышестоящие органы (вышестоящая организация, администрация региона и т. д.) функция годовое планирование и действие закупка не подходят;
– предполагается, что у рассматриваемой фирмы, занимающейся оптовыми продажами, отсутствует группа нижестоящие организации, потому что у нее нет подчиненных организаций и автономных подразделений.
Если выбрать усеченный набор сочетающихся факторов, например, только годовое планирование из группы управление и оптовую продажу из группы направления деятельности, то в результате получится целый комплекс задач. В данном случае это комплекс задач годового планирования всего направления оптовых продаж, в который входят задачи годового планирования всей деятельности по направлению закупок товаров, их продаж, планирования приобретения, ремонта и использования ресурсов и так далее.
Таким образом, список групп факторов влияния, разработанный для конкретной организации, является своеобразной матрицей. Элементы этой матрицы определяют весь состав задач, которые должны решаться в организации, а также всевозможные группировки этих задач в комплексы.
В свете сказанного процедура формирования дерева целей организации выглядит следующим образом. Для формирования узлов дерева, расположенных на втором уровне иерархии, выбирается одна из групп факторов влияния. Естественнее начать с группы направления деятельности. Для каждого из направлений деятельности в дереве целей образуется узел, которому соответствует организация работ по данному направлению. Это цели второго уровня, достижение которых необходимо для достижения целей организации в целом.
Если среди групп факторов влияния существуют группы, элементы которых не сочетаются с другими группами, то такие элементы также образуют в дереве целей узлы второго уровня. Чаще всего это имеет место для элементов из группы вышестоящие органы, так как взаимодействие организации с государственными органами осуществляется в целом, а не в разрезе отдельных направлений деятельности.
Например, уплата налогов, отчисления в пенсионный фонд, контрольные проверки органами надзора и прочее. На рис. 2.1 изображен фрагмент дерева целей для фирмы, занимающейся оптовыми продажами, которая упоминалась выше.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 321; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!