ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЙ
Основными ориентирами при подготовке собраний служат нормативно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность самой организации в целом и собрания как органа коллегиального управления. К числу таких документов относятся: учредительный договор, устав организации, законодательные акты, играющие роль типовых положений подобного рода учреждений. В таких документах нередко содержатся указания о том круге вопросов, которые могут быть вынесены на коллегиальное обсуждение, включены в повестку дня собрания. Кроме того, в организационно-распорядительных документах часто приводятся описание процедуры подготовки к собранию, регламент этой работы, определяющие степень уместности тех или иных технологий делового взаимодействия.
Как уже упоминалось ранее, правила и принципы проведения собраний и совещаний схожи. Практика показывает, что вероятность конструктивного разрешения конфликта повышается, если в повестку войдут только вопросы, непосредственно затрагивающие суть конфликта, предмет возникших противоречий.
Для формирования у участников собрания готовности к содержательному общению за несколько дней до его проведения им может быть представлена справка по существу обсуждаемой проблемы. Для ее составления целесообразно создать группу экспертов, ориентированных на проведение всестороннего анализа положения дел в организации.
|
|
|
Как правило, материалы к собранию (повестка, тезисы или тексты докладов, проекты решений и т. п.) предоставляются предполагаемым участникам не позднее чем за три-четыре дня до его начала. Это позволяет им вносить изменения в уже разработанные документы, а затем оперативно представлять свои предложения в ходе собрания.
Для облегчения работы над проектом регламента можно использовать в качестве исходной заготовки следующую распространенную схему проведения собраний:
1. Вступительное слово общей продолжительностью до 5 минут, в котором сообщаются общие правила работы собрания, режим его проведения, примерное время окончания;
2. Основной доклад продолжительностью до 30 минут;
3. Вопросы к докладчикам и их ответы (каждый вопрос и ответ — не более 2 минут);
4. Выступления содокладчиков, дополнительные сообщения (не более 10—15 минут на всех выступающих с дополнительными сообщениями);
5. Вопросы содокладчикам (не более 1 минуты на каждый вопрос и ответ на него);
6. Выступления участников собрания (5—7 минут);
7. Ответы докладчиков (не более 5 минут каждому);
8. Ответы содокладчиков (не более 3 минут каждому);
9. Справки по ходу собрания (их должно быть не более трех—пяти, чтобы не отвлекать внимание от основной темы и не порождать ощущения слабой предварительной подготовки к собранию; на одну справку следует отводить не более 3 минут);
|
|
|
10. Чтение проекта решения собрания (не более 5 минут);
11. Предложения по проекту решения (не более 1—3 минут на каждое);
12. Подведение итогов собрания (не более 10 минут).
Обычно при наличии 50—75 участников считается оптимальным проведение перерывов по 10 минут через каждый час. При большем числе участников перерыв целесообразно проводить через 1,5—2 часа работы и делать его длительностью 15—20 минут. Приведенная схема структурирования собрания по содержанию и времени носит примерный характер.
Перед собранием, как и перед совещанием, докладчику необходимо тщательно подготовить текст доклада, отработать выступление.
Так же отличительной чертой собрания является составление протокола. При проведении совещания тоже может вестись протокол, но он носит формальный характер. Протокол представляет собой важный организационно-распорядительный документ. В этом протоколе должны быть зафиксированы ход обсуждения затронутых вопросов, процедура принятия решений и сами решения собрания. Большое значение для протокола как для официального документа имеет соблюдение правил его оформления. Протокол датируется днем проведения собрания, а не моментом его подписания. Если собрание проходило несколько дней, то протокол датируется днем начала и днем окончания, которые указываются через дефис. Кроме того, в протоколе указывается его порядковый номер, который соответствует порядковому номеру собрания. Также указывается название населенного пункта, в котором собрание проводилось. При составлении протокола следует учитывать, что по полноте освещения обсуждаемых вопросов такие документы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилию докладчика, тему доклада, фамилии выступающих. Содержательная сторона выступлений в кратком протоколе не отражается. Если собрание посвящено разрешению конфликта, то подобные протоколы могут составляться только при наличии средств фиксации содержания докладов и выступлений. В этом случае в протоколе делается запись о том, что соответствующие развернутые записи выступлений к нему прилагаются. Если это невозможно, то должен быть подготовлен развернутый протокол, полностью отражающий ход обсуждения, предлагаемые и принимаемые решения.
|
|
|
В ходе собрания окончательный вариант полного протокола составить практически невозможно. Поэтому составляется черновой протокол. При решении острых вопросов подобного рода протоколы могут составляться не одним, а несколькими участниками собрания, которые затем в пятидневный срок составляют и оформляют чистовой вариант протокола. В протоколе обязательно должны быть:
|
|
|
1. Шапка с указанием целей встречи и даты проведения;
2. Список присутствующих лиц;
3. Список лиц, не пришедших на собрание;
4. Краткое содержание принятых решений, вклад участников заседания в решение того или иного вопроса;
5. Принятые решения и перечень сотрудников, получивших задание.
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Окончательные решения собрания доводятся до его участников в виде самостоятельных документов — постановлений и решений, которые создаются на основе содержащегося в протоколах материала.
Соблюдение указанных процедур, хотя и не гарантирует полного решения возникших противоречий, все же создает предпосылки для конструктивной и эффективной работы собрания. Из-за большого числа участников, нестандартности ситуации во время собраний у людей снижается способность к самоконтролю, ухудшается эффективность прогнозирования. Описанные процедуры выполняют роль вынесенных на бумагу схем ориентировки в нестандартной ситуации. Высвобождая от таких схем сознание людей, организаторы собрания облегчают его участникам интенсивную работу над сутью проблемы, а не над задачей по ведению самого собрания.
Для проведения собрания избирается председатель. Основными обязанностями председателя являются: следить за регламентом; объявлять фамилию и должность выступающего, наименование организации, представителем которой он является. Председатель собрания должен удовлетворять определенным требованиям, основные из которых: компетентность, беспристрастность, умение выражаться четко и ясно и терпимость к чужому мнению. Председатель не имеет права выказывать свое предпочтение тому или иному мнению или участнику собрания, а так же навязывать свое мнение. Свои предложения он должен излагать после всех.
Важным этапом любого собрания или совещания является принятие решения. Важно не пропустить момент, когда дебаты следует закрыть — тут нужен опыт и умение председателя. Хороший способ — промежуточное голосование. Оно подводит итог очередного этапа дискуссии.
Таким образом, проведение совещаний и собраний – неотъемлемая часть работы предприятия и его руководителя. В современном менеджменте и бизнесе без них просто не обойтись, так как этот вид управленческой деятельности способствует выработке и принятию наилучшего решения. Важно научиться проводить совещания и собрания эффективно по самым важным вопросам, без лишних затрат времени, лишних участников, предварительно правильно организуя их.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, собраний, переговоров, деловых бесед. Деловые совещания и собрания - одни из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Их проведение необходимо для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.
Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.
Таким образом, совещание и собрание - важнейшие формы управленческой деятельности, во время которых происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Совещание и совещание - процесс сложный и при их проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил подготовки и проведения.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 304; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!