ПРОЦЕСС ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЙ И СОВЕЩАНИЙ
ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ
Практика свидетельствует, что успех или неудача любого совещания во многом зависит от соответствующей подготовки к нему. Поэтому принято выделять подготовительную фазу, фазу непосредственного общения и фазу подведения итогов общения.
Совещание – это сложная технологическая управленческая операция, требующая тщательной подготовки. Работа по подготовке к совещанию начинается с определения его цели. Затем намечается повестка дня, определяется состав участников, день, время и место проведения.
Совещания лучше проводить в определенные дни недели, что позволяет работникам эффективно, заранее планировать свое время и не нарушать рабочего режима и ритма их деятельности. Лучше если собрание назначается на непривычное время, например, на 9:45 или 10:45, скорее всего, люди не будут опаздывать. С утра лучше всего проводить оперативные совещания, нацеливая людей на первоочередные задачи .
Большое значение имеет правильный подбор участников совещания. Приглашать на совещание следует минимальное количество людей – только тех, без кого оно окажется неэффективным. Чем больше людей приглашено на собрание, тем лучшей организации и контроля оно требует.
При определении состава приглашенных на совещание нужно учитывать следующие факторы:
1. Обсуждаемые вопросы и решения, которые необходимо принять;
2. Информацию, которую необходимо получить во время совещания;
|
|
|
3. Информацию, которую необходимо предоставить приглашенным;
4. Потенциальную роль каждого приглашенного в обсуждении поднятых вопросов.
Результат собрания во многом зависит от компетентности участников. Принимать решение о составе участников совещания, следует руководствоваться целями встречи, профессиональными интересами, личными характеристиками сотрудников. По мнению некоторых специалистов, количество участников совещания, при котором достигается наибольшая результативность в рассмотрении повестки дня, не должно превышать 7-10 человек .
Участников совещания следует оповестить о совещании и его повестке дня заблаговременно, чтобы они успели подготовится к нему. В повестке дня должны быть указаны: тема совещания, его цель, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, место проведения, фамилии докладчиков, ответственных за проведение лиц, время, отведённое на каждый вопрос. Практика показывает, что в повестку дня целесообразно включать один-два главных вопроса и несколько мелких, которые можно решить быстро. При составлении повестки необходимо учитывать две закономерности:
1. Начало совещания обычно бывает более оживленным, чем его конец. Поэтому, если вопрос требует интенсивного мышления и творческого подхода, то его полезнее поставить одним из первых. В то же время, если какой̆-либо пункт вызывает наибольший̆ интерес и озабоченность участников, то, возможно, будет лучше немного придержать его и предложить решить другие вопросы;
|
|
|
2. Некоторые вопросы объединяют участников в единый̆ фронт, тогда как другие разделяют. Исходя из позиции организационной̆ эффективности, вопросы, приводящие к разногласиям и противостоянию, полезнее включать в начало повестки, а завершать совещание объединяющими вопросами .
Основным докладчиком, как правило, на совещании является руководитель. Успех совещания во многом зависит от подготовки основного сообщения. Работа над докладом состоит из нескольких этапов. В первую очередь разрабатываются цели и задачи доклада.
Общая длительность совещания не должна превышать двух часов. Его целесообразнее проводить в конце рабочего дня или во второй его половине, чтобы не сбивать людей с рабочего ритма, далее – работа над самим докладом. Потом следует работа над формой речи, над ее языком, стилем, подбором цитат, примеров, цифр и т.д. В конце следует поработать над техникой речи.
|
|
|
Следует учесть, что немаловажным фактором, влияющим на результативность совещания, является выбор помещения для его проведения. Подбирать помещение следует исходя из количества участников встречи. Оно должно иметь приемлемую звукоизоляцию и температуру воздуха, хорошую вентиляцию и удобную мебель.
Так же на совещании следует правильно разместить всех приглашенных, позаботиться о том, чтобы никто не беспокоил участников во время проведения совещания. Размещая приглашенных, необходимо учитывать два очень важных фактора:
1. Присутствующие должны видеть друг друга;
2. Ведущий должен находиться в таком месте, которое позволяет наладить зрительный контакт с каждым из присутствующих.
Наилучший вариант для размещения – круглый стол. Следует предусмотреть, чтобы на столе стояла вода и стаканы, которые рекомендуется ставить на поднос или салфетку так, чтобы каждый участник встречи мог дотянутся до них, не потревожив соседа. Существует множество описаний того, как людям следует рассаживаться на совещании и как это влияет на поведение и взаимоотношения внутри группы. В этом вопросе не все однозначно, но можно признать следующее: а) если участники сидят через стол лицом друг к другу, это стимулирует оппозицию, конфликты и несогласие; б) как правило, близость к председателю свидетельствует о его уважении и благосклонности. Это хорошо заметно, когда тот сидит во главе длинного узкого стола. Чем больше расстояние от председателя, тем ниже ранг. Председателю следует понимать, кого посадить напротив себя на «оппозиционные» места, а кого рядом, на «дружелюбные» места. Вступить в конфронтацию или в жаркий спор с соседом труднее .
|
|
|
Рекомендуется перед каждым участником совещания класть папку с соответствующей документацией и проектом решения. Порядок проведения совещаний зависит от характера рассматриваемых на них вопросов, цели, задач и многих других факторов. Но в большинстве случаев, сценарий совещания включает в себя определенные темы, постановку вопросов, их обсуждение и поиск приемлемого решения.
Перед заседанием необходимо распланировать обсуждение каждого вопроса по времени. Это экономит время и позволяет не задерживаться долго на обсуждении одного вопроса.
Начинать совещание лучше с позитивной установки и четко обозначая временные рамки, это поможет людям сконцентрироваться на вопросах, вынесенных на повестку дня. Во время совещания делать перерывы. В конце совещания необходимо подвести итоги.
Каждое совещание нужно начинать с приветствия. Если на заседании присутствуют новые лица, то они должны по очереди представиться, называя имя и должность. И только после этого можно приступать к обсуждению вопросов, вынесенных на повестку дня.
Экономия времени – это основной фактор успешного проведения собрания. С самого начала необходимо контролировать регламент, чтобы избежать пустой траты времени. Для этого следует придерживаться нескольких правил:
1. Начинать заседание вовремя, даже если пришли еще не все приглашенные;
2. Напомнить присутствующим о «стоимости» заседания;
3. Разместить часы так, чтобы вы могли хорошо видеть циферблат.
4. Делать перерывы, если собрание длится долго;
5. Давать присутствующим время для обдумывания тех или иных вопросов;
6. Заканчивать заседание вовремя или даже раньше, если удалось обсудить все вопросы до истечения намеченного времени.
Необходимо, чтобы каждый присутствующий осознал важность собрания. Это позволит не сожалеть о потраченном зря времени. Все участники должны знать, что на обсуждение поднятых вопросов тратится ровно столько времени, сколько нужно.
С самого начала собрания ведущий должен направлять дискуссию в нужное русло. Для этого следует:
1. Придерживаться повестки дня;
2. Способствовать решению вопросов.
Чтобы принятые решения были поддержаны всеми участниками, нужно использовать несколько проверенных приемов:
1. Сопоставить все «за» и «против». Подводя итоги, необходимо указать вопросы, по которым согласие было достигнуто, а затем остановиться на спорных моментах.
2. Задавать уточняющие вопросы.
3. Подводить итоги обсуждения каждого вопроса.
4. Убеждаться в достижении консенсуса. Переходить к обсуждению следующего вопроса можно только удостоверившись в единогласной поддержке принятого решения.
Такая тактика помогает поддерживать активное участие присутствующих в обсуждении вопросов и подтолкнуть их к принятию общего решения.
Ключевым моментом совещания является подведение итогов.
Совещания проходят оперативно и конструктивно, когда участники не просто информированы о правилах поведения, но придерживаются их.
Правила поведения на совещании для руководителя:
1. Начать и завершить совещание в точно назначенное время;
2. Сообщить о регламенте;
3. Согласовать правила работы, уточнить повестку дня;
4. Назначить ответственного за регламент и протокол;
5. Регулировать деловитость и направленность выступлений;
6. Соблюдать корректность дискуссии;
7. Использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;
8. Подводя итоги, обобщать все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;
9. В заключении оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эффективную работу.
Правила поведения на совещании для участников:
1. Не следует боятся взять на себя ответственность за то, что вы говорите;
2. Не рекомендуется использовать провокационные вопросы или вопросы-ловушки, которые провоцируют конфликты, становятся причиной ухода от проблемы;
3. В высказываниях быть корректным, четким, конкретным;
4. Оставаться естественным;
5. Выражать собственную позицию.
После совещания необходимо направить усилия на выполнение принятых решений: проанализировать ход и результаты; внимательно просмотреть протокол результатов; создать условия для реализации намеченных мероприятий.
В заключительной части совещания руководитель должен четко сформулировать принятые в ходе коллективного обсуждения решения, назвать ответственных исполнителей и установить сроки исполнения, чтобы удостоверится в достижении всеми участниками общей договоренности.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 526; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!