Основные требования к отдельным видам документов
Заявление – документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Структура заявления:
1. наименование адресата – должность, фамилия, инициалы (в дательном падеже);
2. фамилия, инициалы подавшего заявление (в родительном падеже). Если заявление пишется на имя работника той же организации, к которой относится автор заявления, то последний должен указать свою должность после фамилии и инициалов, а если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление указывает свой адрес;
3. заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы);
4. текст заявления;
5. опись прилагаемых документов;
6. подпись заявителя (внизу справа);
7. дата заявления (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).
О б р а з е ц Ректору Академии искусств
проф. Н.Н. Николаевой
(от) Васильева А.В.,
проживающего по адресу:
123564, г. Москва,
ул. Правды, д. 3, кв. 56
Заявление
Прошу принять меня на работу с 05.12.2005 на должность инспектора отдела кадров.
|
|
|
2 декабря 2005 г. _________ А.В. Васильев
Типичные языковые конструкции, которые используются в заявлении
| Конструкция | Пример употребления |
| Ввиду (чего) | Ввиду срочного отъезда из города |
| В силу (чего) | В силу отсутствия средств |
| Вследствие (чего) | Вследствие изменения расписания |
| За неимением (чего) | За неимением средств на покупку аппаратуры |
| По причине (чего) | По причине болезни |
| Согласно (чему) | Согласно утвержденному плану |
| В связи с (чем) | В связи с отсутствием |
| Благодаря (чему) | Благодаря помощи коллег |
| За недостатком (чего) | За недостатком средств |
Доверенность – документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность.
Структура доверенности на получение денег:
1) наименование документа;
2) фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные данные – в зависимости от цели написания доверенности) доверителя;
3) фамилия, имя, отчество (иногда должность), адрес, паспортные данные доверенного лица;
4) содержание доверенности (КТО – ДОВЕРЯЮ – КОМУ – ЧТО СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью);
|
|
|
5) подпись доверителя;
6) дата выдачи доверенности;
7) наименование должности и подпись лица, удостоверяющего под-пись доверителя;
8) дата удостоверения и подпись.
О б р а з е ц
Доверенность
Я, Гошин Павел Михайлович, студент механического факультета Технического университета, доверяю Ивановой Анне Сергеевне, проживающей по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Озерная, д. 6, кв. 9, паспорт: серия 4009
№ 145676, выдан 34-м отделением милиции г. Санкт-Петербурга 10 марта 2000 г., получить мою стипендию за июнь 2005 г. в сумме 800 (восемьсот) рублей.
25.05.2005 ________П.М. Гошин
Подпись П.М. Гошина удостоверяю,
декан механического факультета
Г.Г. Сонин
26.05.2005 г.
Печать
Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе.
Структура объяснительной записки:
наименование адресата (руководитель организации, подразде-ления);
фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку;
заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы);
текст объяснительной записки;
опись прилагаемых документов;
|
|
|
подпись (внизу справа);
дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева от листа, число и год пишутся цифрами, а месяц – словами).
О б р а з е ц
Заведующему кафедрой русского языка
Н.В. Петрову
Смирновой А.Н.,
студентки группы № 1125
гуманитарного факультета
Объяснительная записка
Я, Смирнова Анна Николаевна, отсутствовала на занятиях по русскому языку и культуре речи с 14.03.05 по 18.04.05 в связи с вынужденным отъездом к заболевшей матери в город Новгород. Справку о болезни матери из районной поликлиники № 4 Новгорода прилагаю.
15 апреля 2005 г. __________ А.Н. Смирнова
Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.
Структура расписки:
наименование документа (в центре, с заглавной буквы);
фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку;
наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо;
точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью);
подпись получателя (справа);
|
|
|
дата составления расписки (слева).
Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.
О б р а з е ц
Расписка
Я, Чернова Светлана Игоревна, начальник технического отдела ЗАО «ЛОТ», получила со склада фирмы 1 (один) цветной телевизор марки «Филипс» для использования в отделе в течение месяца.
1 ноября 2005 г. ________ С.И. Чернова
Деловое письмо – документ, который подготавливает заключение сделок, важные встречи, содержит служебную информацию, претензии, предложения и т.д. Деловое письмо – это письменный диалог юридических лиц, в котором решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организации.
По содержанию и назначению письма могут быть следующих типов:
письмо-сообщение (информационное);
сопроводительное письмо;
письмо-инструкция;
гарантийное письмо;
письмо-просьба;
письмо-запрос;
оферта (письмо-предложение);
письмо-напоминание;
письмо-приглашение;
рекламация (письмо-претензия);
письмо-подтверждение;
письмо-благодарность;
письмо-ответ.
Текст любого письма состоит из следующих частей: 1) обращения, 2) вводной части, 3) основной части, 4) заключения.
Структурная схема делового письма
| Структура текста | Речевые конструкции | |
| 1. Обращение Используется стандартное обращение (должность, фамилия, имя, отчество) Возможно использование прилагательных Если не предполагается конкретное лицо, обращение можно пропустить | Уважаемый (много-уважаемый, высоко-уважаемый (к высоко- поставленным чинов- никам)) Дорогой (к хорошо знакомому адресату) Уважаемые | господин Иванов! господин директор! Фридрих! господа! дамы и господа! коллеги! |
| 2. Вводная часть Излагается повод для письма | В связи с … Согласно контракту от 21.01.06 № 15/10 … Нами рассмотрены Ваши предложения | |
| 3. Основная часть Формулируется главная цель письма: сообщение, предложение, отказ, ответ, запрос, просьба, гарантия, напоминание, приглашение, благодарность, рекламация. Суть дела излагается от пер- вого лица в ед. ч. или мн. ч., а также от третьего лица. Необходимо четкое деление на абзацы (абзац – замкнутая смысловая единица) | Рады сообщить Вам … Информируем Вас о том, что … Извещаю, что … Ставлю Вас в известность, что … Сообщаю Вам, что … Имеем честь предложить Вам … К сожалению, мы не можем принять … Компания не может принять Ваши условия … Со своей стороны хотели бы просить Вас … Просим рассмотреть вопрос/подтвердить заказ/сообщить о решении Прошу ответить … Просим выслать … Направляем Вам … Высылаем Вам … Напоминаем Вам … Подтверждаю, что … | |
| 4. Заключение Выражается надежда на ответ, на положительное решение вопроса, выражается призна- тельность, пожелание, чтобы переписка была продолжена, и т.п. | Надеемся получить ответ в ближайшее время… Просим ответить в двухнедельный срок … Ожидаем Вашего согласия … Выражаем надежду (надеемся) на дальнейшее сотрудничество (продолжение нашего сотрудничества) … Заранее благодарны … Искренне Ваш … С уважением … | |
Письма могут заменяться телефонограммами, в которых не должно быть более 50 слов и не должно быть труднопроизносимых слов и сложных оборотов
Резюме – краткое письменное описание занимаемых в течение жизни должностей, мест работы и образования. Цель составления резюме – представить свою рабочую биографию наиболее выигрышно
(и в то же время объективно) для того, чтобы получить желаемую работу. Резюме напоминает анкету, но предполагает большую свободу. Работодатель может уделить вашему резюме не более 20–30 секунд, поэтому информация должна быть представлена в наиболее сжатой и удобной форме.
О б р а з е ц р е з ю м е
| Ткачев Андрей Петрович | ||
| Дата рождения | 18 января 1959 г. | |
| Адрес, телефон | 603126, г. Нижний Новгород, ул. Осенняя, д. 46, кв. 1 Тел. (8312) 44-55-66 | |
| Семейное положение | Женат, трое детей | |
| Цель | ||
| Получение должности регионального менеджера по продажам в крупной торговой компании | ||
| Образование | ||
| 1997–2001 гг. | Институт экономики и права, экономический факультет Специальность: маркетолог | |
| 1997 г. | Тренинг продаж. Новгородский институт тренинга | |
| 1983–1984 гг. | Курсы английского языка при ГГУ | |
| 1975–1980 гг. | Горьковский государственный университет, экономический факультет. Специальность: экономист | |
| Опыт работы | ||
| 07.1998 г. – настоящее время | «WEST PRODUCT» (оптово-розничная продажа чипсов), г. Нижний Новгород. Специалист по обеспечению сбыта. Функции: – работа с точками розничной торговли, – налаживание связей между розницей и оптовиками, – продвижение и расширение ассортимента продук- ции «WEST PRODUCT» на рынке, – подписание контрактов на установку торгового обо- рудования в точках розничной продажи, – организация и контроль за проведением рекламных кампаний. | |
| Результаты работы и достижения: увеличил присутствие продукта компании в Нижегородском и Заречном районах в точках розничной торговли; расширил сеть торговых точек с 20 до 44; увеличил объемы продаж на 133 % в месяц. | ||
| 05.1996 г. – 06.1998 г. | Компания «Нижегородский хозяин» (многопрофильная компания, одно из направлений – продажа ТНП), г. Нижний Новгород. Коммерческий директор. Функции: – контакты и переписка с иностранными фирмами и городской администрацией; – маркетинговые исследования. Результаты работы и достижения: установил контакты и получил реальные предложения о сотрудничестве от восьми зарубежных компаний. | |
| 11.1993 г. – 04.1996 г. | ООО «Фортуна», г. Нижний Новгород. Коммерческий представитель. | |
| 09.1981 г. – 10.1993 г. | НПО «Электрон», г. Нижний Новгород (разработка и внедрение электронных приборов). Главный эко- номист. | |
| Дополнительная информация | ||
| Технические навыки | MS Windows 2000, Word, Excel, DOS Офисное оборудование (факс, модем, сервер, копировальные аппараты), работа в Интернете | |
| Знание иностранных языков | Английский – свободно. Немецкий – читаю, перевожу со словарем | |
| Водительские права | Водительские права категории «В», стаж вождения 15 лет. Личный автомобиль ВАЗ 2111 (год выпуска 2001-й) | |
| Возможные коман- дировки | Загранпаспорт, возможны командировки | |
| Физическая подго- товка | Занимаюсь спортом (футбол, хоккей, плавание). Не курю | |
| Личные качества | Энергичен, пунктуален, хороший организатор | |
| Дата составления | 10 июня 2005 г. | |
В графах «Образование» и «Опыт работы» перечень начинается с указания последнего учебного заведения и места работы, далее перечисление идет в обратном порядке.
Дальнейшее изложение темы дано в схемах. Вы уже знакомы с таким типом «текста» (см. «Научный стиль»).
|
|
|
Задания
Задание 1. К данным словам подберите антонимы, употребляющиеся в официально-деловом стиле:
наказание – …
действие – …
исполнение – …
отягчающие – …
обязанности – …
умышленное – …
Задание 2. Образуйте устойчивые словосочетания, имеющие окраску официально-делового стиля, добавив к данным существительным соответствующие прилагательные (образец: приговор – оправдательный приговор):
срок, лица, дети, ответственность, приговор, действия, оборона, полномочия, обстоятельства.
Задание 3. Ответьте на вопрос так, чтобы ваш ответ являлся предложением из какого-либо официального документа: объявления, инструкции, справки.
· Когда работает магазин?
· Можно ли провозить в метро детей бесплатно?
· Заверит ли нотариус копию документа, если у меня нет с собой паспорта?
· Могут ли мне поменять удостоверение, если нет новой фотографии?
Задание 4. Напишите заявления с просьбой: а) оказать вам материальную помощь, б) перевести с одного факультета на другой, в) продлить вам экзаменационную сессию, г) принять на работу на должность менеджера фирмы, д) предоставить путевку в санаторий.
Задание 5. Напишите доверенность: а) на получение 10 000 рублей с вашего вклада в банке каким-либо лицом, б) на покупку автомобиля на ваше имя, в) на получение посылки на почте, г) на получение заработной платы в кассе организации.
Задание 6. Напишите объяснительную записку, необходимую в следующих ситуациях: а) вы не явились на экзамен, б) вы опоздали на работу, в) вы не выполнили распоряжение руководства (например, не подготовили офисную технику к презентации).
Задание 7. Напишите расписку в получении: а) мультимедийного проектора для проведения научной конференции, б) экспонатов музея для подготовки доклада, в) спортивного инвентаря.
Задание 8. Укажите, какие документы необходимо писать в следующих ситуациях.
| Вы нарушили распоряжение декана факультета | |
| Вы получили во временное пользование дорогостоящую технику | |
| Вам необходимо досрочно сдать экзамены | |
| Вам необходимо, чтобы вашу заработную плату получил ваш коллега | |
| Вы не успели вовремя подготовить необходимую вашему руководству документацию | |
| Вы не можете получить премию, так как уезжаете в отпуск | |
| На время летней практики вы берете на кафедре персональный компьютер |
Задание 9. Прочитайте перечень ситуаций деловой коммуникации. Выберите, какой из типов делового письма необходим в каждой из этих ситуаций.
Какое письмо направит вам деловой партнер, если вы не подтвердили получение его письма?
Вашему предприятию необходимо получить каталог офисной оргтехники. Какое письмо следует направить в соответствующую торговую фирму?
В университете планируют провести научную конференцию на тему «Компьютерное моделирование». Какие письма рассылает оргкомитет?
Предприятие отправляет партию телевизоров. Какие письма обязательно прилагаются к ней?
На вашем предприятии сломался недавно приобретенный деревообрабатывающий станок. Какое письмо нужно направить на предприятие-изготовитель?
Вы получили письмо от вашего делового партнера. Какое письмо обязательно следует направить партнеру в соответствии с правилами делового этикета?
Задание 10. Составьте и напишите деловому партнеру письмо, выбрав любой из предложенных видов.
Письмо-просьбу, используя все реквизиты делового письма. С со-держанием данного письма согласуется употребление глагола просить. В тексте возможна стандартная формула мотивации «В целях ознакомления с …».
Письмо-ответ. С содержанием данного письма согласуется употребление ключевой формулы «В ответ на Ваше письмо от …». Если вы не можете выполнить просьбу, употребите вводное слово к сожалению, что является предельной возможностью выражения эмоции в деловой документации.
Письмо-приглашение. Текст письма может начинаться так: «Приглашаем Вас принять участие в работе семинара (в выставке) …». Далее следует указать время и место проведения, программу мероприятия приложить к письму.
Письмо-напоминание. Ключевым словом в тексте такого письма будет глагол напоминать. Текст письма можно начать с фразы «Напоминаем Вам, что до семинара (выставки) остается 2 недели (1 месяц, 5 дней). Просим по каналам быстрой связи еще раз подтвердить Ваше участие».
Письмо-благодарность. Основа такого письма может быть следующей: «Благодарим Вас за приглашение участвовать в работе Вашего семинара, а также за присланную Вами программу …».
Задание 12. Напишите резюме, предполагая, что вы являетесь соискателем на должность:
– начальника конструкторского бюро завода,
– инженера механического цеха завода,
– менеджера по продажам коммерческой фирмы,
– программиста крупной фирмы,
– экономиста торгового предприятия,
– секретаря-референта.
ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ
(По В.И. Максимову)
Недостаточно овладеть премудростью,
нужно также уметь пользоваться ею.
Цицерон
Задание
Прочитайте текст. Выберите наиболее важные моменты в каждой из частей, сделайте графический конспект. Помните, что ваша задача – не переложение всего текста, а его схематичное «изложение» без потери важной информации.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 1217; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!