Текущее и оперативное хранение дел.
До передачи исполненных документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в службе ДОУ на хранении (в канцелярии, у секретаря).
Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью: «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами конфиденциального характера оговаривается специальной инструкцией.
Папки с неисполненными документами должны храниться так, чтобы в случае длительного отсутствия исполнителя их можно было найти и передать для работы другому сотруднику.
Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности.
В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секретаря для размещения документов, укомплектованных в дела, применяются стеллажи, шкафы, сейфы. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.
Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.
Оперативное хранение документов - это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
|
|
|
Существуют определенные требования к оперативному хранению документов. Завершенные дела временного или постоянного сохранения должны оставаться в подразделениях организации еще в течение нескольких лет. После этого срока они помещаются в архив предприятия. Пока бумаги находятся в активном пользовании, они нуждаются в правильном оформлении и содержании. Оперативное хранение документов подразумевает их формирование по каким-то определенным группам, а также номенклатурной специфике, принятой в организации. Для обеспечения быстрого поиска любых бумаг необходимо максимально информативно оформить названия папок. В качестве накопителя используют скоросшиватели, на обложке которых должен быть кармашек для сменных названий номенклатур.
При оперативном хранении на обложках указывают такую информацию: Временной период начала и окончания использования. Общее чисто листов в папке. Указание сроков хранения таких бумаг. Ф.И.О. исполнителя, его контактный телефон. Могут также присутствовать дополнительные надписи («на согласование», «на подпись» и т. д.)
Текущее хранение осуществляется в специально оборудованных шкафах (металлических) или же в отдельном помещении, которое закрыто для доступа. Временная выдача бумаг должна производиться только по распоряжению руководства отдела, которого касаются документы. К концу дня папка должна возвратиться на свое место – сейфовый шкаф.
|
|
|
Составление номенклатуры дел.
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения составляет номенклатуру дел.
Номенклатура составляется на бланке организации, имеет реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок; текст; подпись составителя; гриф согласования; гриф утверждения.
Наличие номенклатуры дел в каждой организации, на предприятии обязательно. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс (графа 1). Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. Заголовок дела (графа 2),включенного в номенклатуру, должен по наименованию совпадать с заголовком на обложке дела. Количество дел (графа 3) фиксируется в номенклатуре в соответствующей графе в конце года. В графе 4 «Срок хранения и номера статей по Перечню» проставляются сроки хранения дел с указанием статей согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. В 5 графе «Примечания» номенклатуры дел могут представляться отметки об ответственных лицах, об уничтожении дел, передаче в архив и другие указания.
|
|
|
После окончания делопроизводственного года сводную номенклатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных за год дел по категориям учета и их общее число. Итоговую запись подписывает руководитель службы ДОУ организации. О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации.
В одно дело может быть подшито не более 250 листов документов.
В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляют два-три резервных номера для заведения дел, не предусмотренных по каким- либо причинам.
Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. 1 экз. (контрольный) хранится в службе ДОУ (у секретаря), 2 — используется в качестве рабочего экземпляра, 3 — находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, 4 — в государственном (ведомственном, муниципальном) архиве, в который передаются документы данной организации.
Номенклатура дел пересматривается не реже чем один раз в пять лет. В конце каждого года она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.
ПРИМЕР:
ООО «Рассвет»
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 83; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!