Оформление трудовой книжки. Общие требования
Рассмотрение порядка ведения трудовых книжек представляется целесообразным начать с общих требований к оформлению записей. Эти требования распространяются на:
- технику оформления записей;
- язык оформления записей;
- состав записей;
- содержание записей;
- оформление отдельных элементов записей.
К основным требованиям по оформлению трудовых книжек относятся:
- технические требования к оформлению записей;
- требования к языку записей;
- требования к составу записей;
- требования к содержанию записей;
- требования к оформлению отдельных элементов.
Технические требования к оформлению записей изложены в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. N 69). В соответствии с п. 1.1 Инструкции записи в трудовой книжке должны производиться аккуратно - перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цветов.
Это требование не является формальным. Выбор технического средства записи, а также способа фиксации информации в составе записи обусловлен необходимостью ее предохранения от порчи - например, вследствие выцветания пасты (чернил), их растекания по поверхности бумаги вследствие избыточного воздействия влаги или (и) температуры.
Трудовая книжка используется не только в период трудовых отношений, но и после их окончания, поскольку содержит в концентрированном виде важнейшие сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. "Методические рекомендации "Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу", относят трудовые книжки работников к числу документов по личному составу (кадрам), предельный срок временного хранения которых согласно Федеральному закону РФ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" определен в 75 лет.
|
|
|
Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке без каких-либо сокращений. В частности, следует писать полностью слова "приказ" (а не "пр."), "распоряжение" (а не "расп."), "переведен" (а не "пер."), "назначен" (а не "назн.") и т.д.
Наконец, еще одно существенное техническое требование к записям в составе разделов документа зафиксировано в п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225). Это требование предусматривает наличие у каждой записи своего порядкового номера в пределах соответствующего раздела. То есть каждая запись, вносимая в трудовую книжку, должна иметь очередной порядковый номер.
|
|
|
Требования к языку оформления записей вытекают из соответствующих положений Правил ведения и хранения трудовых книжек. Согласно п. 6 Правил в общем случае трудовые книжки должны вестись на государственном языке Российской Федерации. В том случае, однако, если предприятие осуществляет свою деятельность на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, ведение трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации производиться и на государственном языке этой республики. Таким образом, каждая вносимая в трудовую книжку запись должна воспроизводиться сначала на русском языке, а затем - на государственном языке соответствующей республики.
Требования к составу записей закреплены в положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые, в свою очередь, базируются на соответствующих положениях ТК РФ. Правила предусматривают внесение в трудовую книжку следующих видов записей (сведений):
- записи (сведения) о работнике;
- записи (сведения) о работе;
- записи (сведения) о награждении.
Заметим, что это требование нашло свое отражение и в форме бланка трудовой книжки, в которой для внесения перечисленных видов записей предусмотрены соответствующие листы (разделы).
|
|
|
Сведения о работнике включают сведения о фамилии, имени и отчестве работника, а также сведения об образовании, профессии, специальности работника. Эти сведения фиксируются на титульном листе трудовой книжки. В свою очередь, сведения о работе, которые фиксируются в разделе "Сведения о работе", можно подразделить на:
- сведения о выполняемой работником работе (трудовой функции);
- сведения о переводе работника на другую постоянную работу (в том числе к другому работодателю);
- сведения о прекращении трудового договора с работником (его увольнении);
- иные сведения о работе, внесение которых в трудовую книжку предусмотрено законодательством, иными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами.
Уточним, что к числу последних в соответствии с правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек могут быть отнесены:
- сведения о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.);
- сведения об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
- сведения о работе по совместительству;
|
|
|
- сведения о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника;
- сведения о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника;
- сведения о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах;
- сведения о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Сведения о награждении подлежат фиксации в разделе "Сведения о награждении" и включают:
- сведения о награждении работника государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
- сведения о награждении работника почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом предприятием или вышестоящими организациями (органами управления (власти));
- сведения о других видах поощрения работника, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, за исключением премий, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых работнику на регулярной основе.
Требования к содержанию записей также закреплены в соответствующих положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Не вдаваясь сейчас в подробности, обратим внимание уважаемых читателей на три общих требования, предъявляемых к содержанию записей, которые можно сформулировать следующим образом:
- полнота содержания записей, предполагающая включение в нее всех необходимых сведений (элементов) таких, в частности, как порядковый номер записи, ее дата, номер, дата и наименование документа, на основании которого та или иная запись вносится в трудовую книжку, и т.д.;
- соответствие формулировок записей положениям трудового законодательства и (или) приказа (распоряжения) - например, приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, его переводе на другую постоянную работу, об увольнении работника и т.п.;
- соответствие записей фактическому положению дел, в том числе в случаях, когда по тем или иным обстоятельствам в ранее оформленные записи вносятся изменения (исправления).
Подчеркнем, что наличие документального основания для внесения записи соответствующего содержания в трудовую книжку является обязательным. На том, какие именно документы выполняют роль такого основания, мы остановимся чуть позже.
Подытоживая характеристику требований к оформлению записей в трудовой книжке, скажем несколько слов о требованиях, установленных в отношении оформления отдельных элементов соответствующих записей. Поясним, что эти требования регламентируют порядок оформления некоторых сведений в составе записей о работнике, а также дат, заверительных надписей и некоторых иных видов записей (в частности, записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее), вносимых в трудовую книжку.
Так, фамилия, имя и отчество работника вносятся в трудовую книжку в именительном падеже, без сокращений и (или) замены имени (отчества) инициалами. Аналогичные правила распространяются и на порядок внесения в трудовую книжку сведений о дате рождения работника.
Что касается оформления дат, то в соответствии с п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек записи дат во всех разделах документа должны производиться арабскими цифрами. При этом число и месяц обозначаются двумя парами двузначных чисел, а год - четырехзначным числом, отделяемыми друг от друга точками.
Заверительная надпись, вносимая в трудовую книжку на титульном листе при оформлении документа, должна включать только разборчивую личную подпись работника, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии. Подлинность подписи подлежит удостоверению оттиском печати.
Формулировки записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее должны в точности соответствовать формулировкам, указанным в Правилах ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Уточним, что такие записи могут оформляться от руки либо посредством простановки штампа ("Дубликат", "Взамен выдан дубликат", "Выдан вкладыш" и т.п.) с указанием серии и номера выданного документа на оригинале трудовой книжки. Так выглядит титульный лист трудовой книжки:
Форма трудовой книжки и вкладыша
(Обложка)
Герб
Российской Федерации
Трудовая книжка
Герб
Российской Федерации
Трудовая книжка
Фамилия ________________________________________________________________
Имя ____________________________________________________________________
Отчество _______________________________________________________________
Дата рождения __________________________________________________________
(число, месяц, год)
Образование ____________________________________________________________
________________________________________________________________________
Профессия,
специальность __________________________________________________________
Дата заполнения ________________________________________________________
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _______________________________________________
М.П. Подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек
________________________________________
(разборчиво)
А так выглядит раздел "Сведения о работе":
Сведения о работе
| Серия и номер*(3) | (10 разворотов) |
| N | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
Общий вид раздела "Сведения о награждении" выглядит так:
Сведения о награждении
| Серия и номер | (10 разворотов) |
| N | Дата | Сведения о награждении (поощрении) | ||
| число | месяц | год | ||
| 1 | 2 | 3 | ||
Вкладыш в трудовую книжку должен выглядеть так:
Вкладыш в трудовую книжку*(4)
(без трудовой книжки недействителен)
Герб
Российской Федерации
Фамилия ________________________________________________________________
Имя ____________________________________________________________________
Отчество _______________________________________________________________
Дата рождения __________________________________________________________
(число, месяц, год)
Образование ____________________________________________________________
Профессия,
специальность __________________________________________________________
________________________________________________________________________
Дата заполнения ________________________________________________________
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _______________________________________________
М.П. Подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек
________________________________________
(разборчиво)
Сведения о работнике
В продолжение разговора о ведении трудовых книжек обратимся к рассмотрению оформления записей, содержащих сведения о работнике. Уточним, что оформление таких записей производится в двух основных случаях:
- при оформлении трудовой книжки;
- при изменениях в сведениях о работнике, подлежащих фиксации в трудовой книжке.
Оформление трудовой книжки производится, если работник поступает на работу впервые. Соответствующая обязанность возложена на работодателя в соответствии со ст. 65 ТК РФ.
Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, должно осуществляться работодателем (его полномочным представителем - как правило, сотрудником кадрового органа предприятия, ответственного за обращение с трудовыми книжками):
- в присутствии работника;
- не позднее недельного срока со дня приема работника на работу.
Заметим, что это положение правил вполне согласуется с положениями ст. 66 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан вести трудовые книжки на работника, проработавшего на предприятии свыше 5 дней, при условии, что порученная последнему в соответствии с трудовым договором работа (трудовая функция) является для работника основной. На практике изложенное выше означает, что по прошествии недели (или, если позволяют обстоятельства, раньше) вновь принятый на работу работник должен быть приглашен работодателем (его полномочным представителем) для оформления трудовой книжки с соответствующими документами.
В связи с последним замечанием уточним, что п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек предписывает работодателю вносить в трудовую книжку сведения о работнике на основании следующих документов:
- сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения (число, месяц, год) работника - на основании паспорта гражданина РФ установленного образца или иного документа, удостоверяющего личность;
- сведения об образовании работника - на основании документов об образовании;
- сведения о профессии и (или) специальности работника - на основании надлежащим образом оформленных документов об образовании либо документов о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
До внесения соответствующих сведений в трудовую книжку работодателем (сотрудником кадрового органа предприятия) должна быть удостоверена подлинность предоставленных работником документов, их принадлежность, соответствие их установленной форме, а также правильность их заполнения. Подчеркнем, что оформление трудовой книжки, как правило, производится на основании подлинников соответствующих документов. В отсутствие того или иного документа оформление трудовой книжки может быть произведено на основании дубликата или нотариально заверенной копии документа. Решение об оформлении трудовой книжки на основании незаверенных копий документов принимается работодателем после рассмотрения соответствующих письменных объяснений работника.
В том случае, если документы (их дубликаты или нотариально заверенные копии) не могут быть предоставлены работником по уважительной причине (к примеру, они были у него похищены, непригодны к дальнейшему использованию по назначению в связи с воздействием неблагоприятных факторов стихийного бедствия и т.п.), работодатель вправе предложить ему отложить оформление трудовой книжки, пока такие документы (их дубликаты, нотариально заверенные копии) не будут представлены. Целесообразно, чтобы работник выразил свое согласие с предложением работодателя в письменной форме - например, в заявлении, указав в последнем конкретную дату представления документов и приложив к заявлению копии документов, подтверждающих изложенные в нем обстоятельства.
Генеральному директору
ОАО "Анион"
П.П. Петрову
Заявление
В связи с утратой паспорта и отсутствием у меня иных документов, удостоверяющих личность, прошу Вас отложить оформление трудовой книжки до получения мной дубликата паспорта. Соответствующие документы поданы мной в Энское отделение УВД (наименование населенного пункта). Предполагаемая дата выдачи дубликата паспорта - 00 месяца 0000 года.
Копию заявления о выдаче дубликата паспорта с резолюцией начальника паспортного стола Энского отделения УВД, копии квитанций об оплате бланка паспорта и уплате госпошлины прилагаю.
| Наименование должности работника 00.00.0000 | подпись | А.А. Андреев |
С другой стороны, в ситуации с утратой паспорта целесообразно посоветовать работнику оформить временное удостоверение личности и оформить трудовую книжку на его основе.
Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе в соответствии с изложенными выше предписаниями должна указываться арабскими цифрами. Вместе с тем не исключается оформление даты заполнения трудовой книжки алфавитно-цифровым способом, в соответствии с которым наименование месяца указывается словом (в родительном падеже).
Правильность сведений, внесенных в трудовую книжку при оформлении, должна быть проверена работником. В том случае, если внесенные в трудовую книжку сведения не содержат ошибок, работник удостоверяет этот факт своей подписью на титульной странице документа (ниже строки с указанием даты заполнения трудовой книжки).
Процедуру оформления трудовой книжки завершает подписание титульного листа документа сотрудником кадрового органа предприятия. Подлинность его подписи удостоверяется оттиском печати предприятия (кадрового органа предприятия). Оформленная надлежащим образом трудовая книжка в дальнейшем хранится на предприятии - как правило, в кадровом органе. Порядок обращения с трудовой книжкой в процессе ее хранения - в частности, порядок ее ведения - рассматривается в последующих параграфах данной главы.
Дата добавления: 2018-10-26; просмотров: 304; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!