Этапы проектирования базы данных. Создание новой базы данных.
Создание таблицы путем ввода данных
Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.
Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных (Create table by entering data) и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1 (Field 1), Поле2 (Field2) и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.
В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.
Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду Переименовать столбец (Rename Column). После этого стандартное назван-ие столбца подсвечивается, и вы можете вводить свое название.
По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).
В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table <имя таблицы>?) нажать кнопку Да (Yes).
В окне Сохранение (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК
Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?). Нажать кнопку Нет (No), если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да (Yes), и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым. К определению ключевого поля таблицы мы еще вернемся в разд."Определение ключевых полей"данной главы.
|
|
|
В списке таблиц появится новая таблица, которая будет содержать введенные данные. Таблица при этом создается автоматически. Поля ее будут иметь либо стандартные названия, либо те, которые вы ввели, а их типы будут определяться по введенным данным. В случае, если в один столбец были введены данные разных типов, например числа, даты и текст, тип поля определяется как Текстовый (Text).
Ввод данных в таблицу Access мало чем отличается от ввода в таблицу Excel. Для перехода между полями вы можете использовать клавишу <Таb>. Данные, введенные в текущую строку, сохраняются при переходе к следующей строке.
Создание таблицы базы данных, определение структуры, ввод записей.
В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных (by entering data), с помощью Конструктора таблиц (in Design view) и с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard). Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц . Если вы создали новый файл базы данных, то, кроме этих ярлыков, в списке таблиц больше ничего нет.
|
|
|
Если вы не отображаете ярлыки новых объектов в окне базы данных, то для создания новой таблицы нужно раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы (Tables) на панели объектов окна базы данных, и затем нажать кнопку Создать (New). Тогда появится диалоговое окно Новая таблица (New Table), в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы
И, наконец, на панели инструментов Access расположена кнопка Новый объект (New Object). Если щелкнуть мышью по стрелке, которая находится на ней справа, и выбрать из меню объект Таблица (Table), то откроется то же диалоговое окно Новая таблица (New Table).
Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Режим Конструктора наиболее часто применяется пользователями и может вам тоже потребоваться для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры. Поэтому знать его небесполезно.
|
|
|
Работа с записями
Рассмотрим работу с записями в режиме Таблицы. Существуют три операции с записями: добавление записи, изменение записи и удаление записи. Чтобы добавить в таблицу новую запись, необходимо нажать кнопку Новая запись (New Record) на панели инструментов Таблица (Table Datasheet), а затем ввести данные в поля новой записи. Возможно также использование одного из следующих вариантов добавления записи в таблицу.
Нажать кнопку добавления новой записи >* в нижней части окна таблицы.
Переместить указатель на запись, отмеченную в области выделения звездочкой.
Выбрать в главном меню команду Вставка, Новая запись (Insert, New Record).
Щелкнуть правой кнопкой мыши на области выделения и из контекстного меню выбрать команду Новая запись (New Record).
Чтобы изменить существующую запись, достаточно поместить указатель мыши на поле, данные в котором необходимо изменить. После этого ввести новые данные и нажать клавишу <Таb> для перехода на следующее поле. Окончательно данные будут изменены только после перехода на следующую или любую другую запись. До тех пор, пока работа выполняется над одной записью, все изменения можно отменить, нажав клавишу <Esc>. При необходимости отменить изменения, произведенные в текущем поле, можно также воспользоваться клавишей <Esc>.
|
|
|
Замечание
Если нужно внести изменения сразу в несколько записей, например увеличить цены в прайс-листе на некоторый коэффициент, используется запрос к базе данных специального вида — запрос на обновление .
В режиме Таблицы можно копировать и перемещать записи через буфер обмена. Для этого необходимо:
Выделить одну или несколько записей для копирования или перемещения.
Для того чтобы скопировать записи — нажать на панели инструментов кнопку Копировать (Сору).
Для того чтобы переместить записи — нажать на панели инструментов кнопку Вырезать (Cut).
Открыть в режиме Таблицы объект, в который требуется скопировать записи. При необходимости, переставить столбцы, чтобы они соответствовали порядку копируемых или перемещаемых данных.
Для замены существующих записей копируемыми — выделить заменяемые записи и нажать на панели инструментов кнопку Вставить (Paste).
Для добавления записей в конец таблицы — выбрать в меню Правка (Edit) команду Добавить из буфера (Paste Append).
Если исходный объект в режиме Таблицы содержит больше полей, чем объект-получатель, лишние поля не вставляются.
Удалить запись можно тоже несколькими способами. Сначала нужно в любом случае выделить запись, а затем выполнить одно из следующих действий:
Нажать на панели инструментов кнопку Удалить запись (Delete Record).
Щелкнуть правой кнопкой мыши на области выделения удаляемых записей и из контекстного меню выбрать команду Удалить запись (Delete Record).
Выбрать из меню Правка (Edit) команду Удалить (Delete) или Удалить запись (Delete Record).
Нажать клавишу Удалить (Delete).
При удалении записей Access запрашивает подтверждение, чтобы предотвратить случайное удаление
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 217; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!