Взаємозв’язок та взаємозалежність внутрішніх елементів та факторів зовнішнього середовища організації як відкритої системи
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України
Луцький національний технічний університет
Менеджмент організацій
(Новий)
Конспект лекцій
для студентів спеціальностей
7.03060101, 8.03060101
«Менеджмент організацій і адміністрування»
РЕДАКЦІЙНО-ВИДАВНИЧИЙ ВІДДІЛ
ЛУЦЬКОГО НАЦІОНАЛЬНОГО ТЕХНІЧНОГО УНІВЕРСИТЕТУ
ЛУЦЬК 2011
| |
УДК 658.8(07)
ББК 65.050Я7
М 80
Менеджмент організацій. Конспект лекцій для студентів спеціальностей 7.03060101, 8.03060101 «Менеджмент організацій і адміністрування» /В.О. Морохова. –Луцьк: ЛНТУ, 2011.– 208с.
Укладач: к.е.н., доцент В.О.Морохова
Рецензенти: д.е.н, профессор І.М. Вахович
Відповідальний за випуск: к.е.н., доцент В.О.Морохова
Затверджено науково-методичною радою ЛНТУ,
протокол № від 09.2011р.
Рекомендовано до друку науково-методичною радою
ННВІЕУ ЛНТУ,
протокол № від 09.2011р.
Розглянуто та схвалено на засіданні кафедри
менеджменту та маркетингу ЛНТУ
протокол № від вересня 2011р.
Ó В.О. Морохова, 2010
ЗМІСТ
| ТЕМА 1. CИСТЕМНА МОДЕЛЬ МЕНЕДЖМЕНТУ ОРГАНІЗАЦІЇ | |||||
| 1.1. | Організація як складна система та як об'єкт управління
| ||||
| 1.2. | Взаємозв’язок та взаємозалежність внутрішніх елементів та факторів зовнішнього середовища організації як відкритої системи | ||||
| 1.3. | Принципи системного підходу в управлінні організацією. Виділення підсистем організації | ||||
| ТЕМА 2. ЕВОЛЮЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ | |||||
| 2.1. | Еволюція поглядів на сутність і побудову організацій | ||||
| 2.2. | Життєвий цикл організації | ||||
| 2.3. | Тенденції організаційних змін | ||||
| ТЕМА 3. ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ МЕХАНІЗМ МЕНЕДЖМЕНТУ ОРГАНІЗАЦІЙ | |||||
| 3.1. | Підприємство як об’єкт управління: його функції, процес функціонування | ||||
| 3.2. | Системне управління організацією як процес поєднання функціонального, процесного та ситуаційного підходів | ||||
| 3.3. | Методологія проектування системи менеджменту та управлінських процедур | ||||
| 3.4. | Основні форми проектування організацій | ||||
| 3.5. | Державне регулювання діяльності підприємств (організацій) | ||||
| ТЕМА 4. ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ ІНЖИНІРІНГ | |||||
| 4.1. | Інжиніринговий опис процесів в організації | ||||
| 4.2. | Принципи організації управління | ||||
| 4.3. | Загальні правила інжинірингу | ||||
| ТЕМА 5. ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ ДИЗАЙН | |||||
| 5.1. | Дизайн організації як набір параметрів, що включають рівні поділу праці та координування
| ||||
| 5.2. | Основи реструктуризації управління. Етапи організаційних змін | ||||
| ТЕМА 6. УПРАВЛІНСЬКІ МОДЕЛІ | |||||
| 6.1. | Теорії моделей | ||||
| 6.2. | Цільові управлінські моделі | ||||
| 6.3. | Моделі організацій як об'єктів управління | ||||
| 6.4. | Поведінкові та адміністративні моделі організації | ||||
| ТЕМА 7. КЕРІВНИЦТВО В ОРГАНІЗАЦІЇ | |||||
| 7.1. | Завдання менеджера щодо керівництва в організації та його основні адміністративні функції | ||||
| 7.2. | Сутність і класифікація методів керівництва | ||||
| 7.3. | Самоуправління та самовдосконалення менеджера | ||||
| ТЕМА 8. РИЗИКОЗАХИЩЕНІСТЬ ОРГАНІЗАЦІЇ | |||||
| 8.1. | Сутність та особливості управлінського ризику | ||||
| 8.2. | Класифікація ризиків за аспектами прояву | ||||
| 8.3. | Аналіз ризику. Концепція управління ризикозахищеністю підприємства | ||||
ТЕМА 1. C ИСТЕМНА МОДЕЛЬ МЕНЕДЖМЕНТУ ОРГАНІЗАЦІЇ
Організація як складна система та як об'єкт управління
Організація – це соціальне утворення з визначеними межами, яке свідомо координується і функціонує на відносно постійній основі для досягнення загальної мети. Під словами "яке свідомо координується" розуміють управління, під "соціальним утворенням" – те, що організація складається з людей чи груп осіб, які взаємодіють між собою. Організаційні процеси містять у собі соціальну сутність, а взаємодія членів груп повинна бути збалансованою і припускає необхідність у координації.
|
|
|
Поняття "організація" належить до числа найбільш часто вживаних. Воно вживається щонайменше у трьох значеннях:
- організація як система;
- організація як стан;
- організація як процес.
Організації як системі притаманні такі ознаки:
• цілісність – передбачається, що система є сукупністю елементів із конкретними властивостями і характером взаємозв'язку;
• подільність – передбачається, що система допускає розподіл її на підсистеми й елементи, що, у свою чергу, мають системні властивості. Сама ж досліджувана система входить у більш широку сукупність елементів, тобто в систему більш високого рівня.
Система – це об'єднання окремих самостійних частин (елементів), кожна з яких обов'язково володіє хоча б однією властивістю, що забезпечує досягнення мети системи. Інакше кажучи, система припускає тільки таке об'єднання частин у ціле, що забезпечує її існування через здатність елементів досягати мети. Система як об'єднання має низку специфічних властивостей цілого:
|
|
|
- головна властивість – здатність її елементів до взаємодії. Це основна умова існування системи, тому що із втратою елементами здатності взаємодіяти вона неминуче перестає існувати;
- друга властивість – "елементарний" склад частин (підсистем). Найпростішим чином організована система обов'язково повинна складатися принаймні із трьох підсистем, що виконують функції входу, виходу і відносини між ними;
- третя властивість – упорядкованість - є загальна особливість не тільки самої системи, а й її частин: входу, виходу і відносин між ними. Ця властивість виявляється в їхній взаємодії у чітко встановленому порядку;
- четверта істотна властивість – цілісність. Вона обумовлена тим, що системи без підсистем не буває, і тому будь-яка система стосовно них завжди є єдиним цілим. Система є якісно визначеною сукупністю підсистем, пов'язаних у єдине ціле, що має властивості, відсутні в підсистемі;
- п'ята істотна властивість – структурованість. Структурою називають загальний, відносно стійкий, що змінюється в часі і просторі, спосіб організації внутрішніх зв'язків і відносин системи.
Будь-яка система має різні види структур. Структура – це кінцева сукупність елементів і відносин між цими ж елементами. Елементи розрізняються між собою своїми властивостями. Кожен елемент може виявити властиві йому властивості лише вступивши у взаємодію з іншими придатними елементами.
Умови і способи реалізації елементами своїх властивостей називаються відносинами.
Ті відносини, що реалізуються в процесі функціонування системи (якщо елементи взаємодіють між собою й обмінюються продуктами своєї діяльності), переходять у зв'язки, а інші зберігаються як відносини. Наприклад, відносини між структурними підрозділами переходять у зв'язки, якщо вони обмінюються інформацією.
Недіючих систем не існує. Система перестає бути такою і зводиться до набору елементів, як тільки зупиняється "плин" процесів перетворення деякої субстанції (матеріалу в продукцію, електричної енергії в механічну і т.п.), заради якої вона існує.
Однією з найважливіших системоутворюючих властивостей системи є зв'язаність, яка означає, що всі елементи прямо чи побічно пов'язані один з одним і видалення чи додавання одного з елементів у загальному випадку змінює відношення між іншими елементами системи, тобто система змінює свої властивості.
Як правило, будь-яку досліджувану систему можна розглядати як елемент системи більш високого порядку. Елементи будь-якої системи, у свою чергу, можуть бути системами більш низького порядку.
Під елементом системи розуміють самостійне (відособлене) утворення системи (частина системи), що має свої специфічні риси, властивості й особливе значення.
Функціонування системи як єдиного цілого забезпечується зв'язками між її елементами. Відомі три типи зв'язків:
- функціонально необхідні – за допомогою їх формуються відносини, визначені для даної системи (наприклад, соціально-економічні): відносини управління, підпорядкованості, соціальні відносини тощо;
- синергетичні (спільної дії) – при спільних діях деяких частин елементів системи вони забезпечують збільшення загального ефекту цих дій до величини, що перевищує суму ефектів від тих частин, що діють незалежно;
- надлишкові – зайві чи суперечливі.
Коли йдеться про стан системи, то мають на увазі її організованість, тобто наявність певного порядку чи ступінь упорядкованості системи, у тому числі в її побудові та функціонуванні.
Багато недоліків виробничої діяльності пояснюються організаційними причинами. Тому підвищення організованості, знання її законів – важливий резерв підвищення ефективності виробничих систем.
Організація як процес є проявом суспільної діяльності, що виникла на основі суспільного поділу праці. Функціональним призначенням організації в цьому значенні є створення нових і удосконалення створених і функціонуючих систем будь-якого виду. Тому організувати – означає створити нову систему або поліпшити стан колишньої процесі її функціонування відповідно до мінливих внутрішніх і зовнішніх умов.
Організація як форма суспільної діяльності завжди конкретна, як і інші види праці. Конкретність організації обумовлюється її об'єктом. Для виробничої системи велике значення має організація виробництва, праці та управління.
Організація як процес здійснюється людьми. Вона сформувалася у величезний самостійний об'єкт, тому виділилася також особлива група професійних працівників, яких називають фахівцями з організації виробництва, праці та управління. У своїй практичній діяльності вони широко використовують організаційні методи, що забезпечують реалізацію організаційних впливів. Застосування заходів організації як засобу удосконалення систем припускає наявність загальних організаційних основ. Такими є об'єктивні закони організації.
Організація процесу управління, як і всяка організація взагалі, припускає розподіл і закріплення робіт по етапах, регламентування і нормування їхньої послідовності і термінів, встановлення міри дисциплінарних стягнень, введення обов'язкових вимог здійснення процесу управління.
Організація процесу управління – це всебічне його упорядкування, що визначає чіткість, послідовність і припустимі межі його здійснення. Інакше кажучи, це доцільна побудова процесу управління в часі і просторі відповідно до потреб узгодження спільної праці в соціально-економічній системі з завданнями підвищення ефективності управління виробництвом.
Організація процесу управління припускає встановлення:
• необхідної послідовності виконання різних його циклів, етапів, стадій і операцій, а також можливої і необхідної у певних умовах паралельності виконання різних робіт;
• тимчасових меж виконання робіт певного виду і їхнє групування за факторами інтенсифікації управління;
• чіткого порядку надходження необхідної і достатньої інформації для нормального і своєчасного здійснення кожного з етапів процесу управління і всіх його операцій;
• порядку участі різних ланок системи управління в етапах процесу управління;
• процедур процесу управління як обов'язкових операцій для певного виду робіт (операцій узгодження, обговорення, візування, затвердження, інформування й ін.).
Всі існуючі організації поділяються на: штучні; соціальні; відкриті; майже постійні; нестабільні.
Якщо організацію розглядати в рамках галузі як системи більш високого рівня, то ця організація є підсистемою даної системи.
З розглянутих вище визначень і з того, що відомо про системи, випливають такі загальні характеристики організації.
1. Будь-яка організація – це система, що може бути піддана аналізу, побудована і керована на основі загальних принципів.
2. Подібні системи є більшою мірою динамічні, аніж статичні, у зв'язку з чим варто враховувати їхню природу, що змінюється.
3. Елементи кожної системи функціонально об'єднані.
4. Будь-яка організація видає вихідну продукцію, що спрямована на досягнення мети системи.
Компоненти системи. У складі кожної системи можна вирізнити дві тісно взаємодіючі підсистеми - керуючу і керовану.
Керуюча підсистема – це "що" чи "хто" керує, а керована – "чим" чи "ким" керують. Аналогічними за змістом є поняття "суб'єкт управління" і "об'єкт управління".
У цьому розумінні будь-яку організовану соціально-економічну систему можна подати у вигляді сукупності керуючої підсистеми (суб'єкт управління) і керованої підсистеми (об'єкт управління) (рис. 1.1).
 |
Рис. 1.1. Взаємодія суб'єкта та об'єкта управління
Суб'єкт і об'єкт управління взаємодіють за допомогою каналів зв'язку, якими проходять потоки інформації. Ці потоки є керуючими впливами і повідомленнями щодо стану керованого об'єкта. Управління можна подати як процес обміну видами діяльності, внаслідок якого система нормалізується і приводиться в стан динамічної рівноваги.
Динамічна рівновага організації настає під впливом факторів зовнішнього середовища. Впливи надходять у вигляді відхилень від норм у забезпеченні ресурсами (несвоєчасне постачання матеріалів, сировини, кредитів тощо), а також відхилень у процесі перетворення ресурсів на готову продукцію.
Інформація про відповідні дії надходить по каналах зворотного зв'язку.
Зв'язок, що обслуговує апарат управління (суб'єкта), який розробляє управлінські рішення (вплив) і забезпечує передачу останніх на об'єкт управління, називають прямим зв'язком. Зворотні зв'язки, що несуть інформацію про стан об'єкта і його реакцію на управлінські рішення, служать базою формування коригувального впливу на вхід динамічної системи. Таким чином, здійснюється зв'язок між "входом" (цілями, нормами, ресурсами) і "виходом" системи, що характеризує ступінь досягнення заданої мети (результату).
Вхід системи – це потік ресурсів, що надходять до об'єкта управління, і потоки інформації про ресурси, фактори зовнішнього середовища й операції, які здійснюються в об'єкті. Ці потоки інформації надходять до суб'єкта управління (апарат управління). Вхід (як самі ресурси, так і інформація для управління) обробляється відповідно до встановленого порядку здійснення операцій з метою одержання вихідних результатів.
Процес перетворення в системі полягає у відпрацьовуванні програм і здійсненні порядку (технології) виконання операцій над ресурсами й інформацією.
Процес перетворення в керованій і керуючій підсистемах відрізняється не тільки входами, а й елементами процесу перетворення і корисних продуктів (виходом).
В об'єкті проходить цілеспрямований процес, завдяки якому відбувається перетворення окремих елементів на корисну продукцію. Інакше кажучи, цей процес є визначеною технологією, відповідно до якої завершується трансформація витрат у продукцію.
Істотним компонентом у керуючій підсистемі, крім суб'єкта, є ті чи інші засоби управління системою. Основне призначення керуючої підсистеми полягає в стабілізації вихідних даних, системи у встановлених межах, обумовлених цілями, нормами і цінностями. Така стабілізація може бути досягнута тільки тоді, коли:
1) вихідні дані можуть бути порівняні зі встановленими цілями і нормами;
2) передбачений механізм зворотного зв'язку для видачі коригувальної інформації у вигляді вхідних даних у систему, що відбиває відхилення в процесі перетворення ресурсів.
Вихід системи представлений двома результатами:
1) управлінськими рішеннями, що є результатом обробки інформації;
2) корисними продуктами (товарами, знаннями, послугами), одержуваними внаслідок переробки ресурсів.
Таким чином, система це об’єднання компонентів і елементів в інтересах досягнення бажаної мети. Компонентами системи є керуюча і керована підсистеми, зовнішнє середовище, вхід, процес перетворення, вихід, канали зв'язку. Її елементами є порядок здійснення операцій (технологія), устаткування, структури і люди.
Наприклад, виробнича організаційна система – це група людей, які об'єднані у певну структуру (сукупність елементів), що здійснюють операції зі збору і обробки матеріальних та інформаційних ресурсів (види діяльності) в інтересах досягнення великої кількості загальних цілей, включаючи економічну вигоду виробництва (досягнення загальних цілей), шляхом фінансування, конструювання, забезпечення ресурсами (використання компонентів у вигляді даних, енергії і матеріальних ресурсів) і забезпечує виробництво (процес перетворення) та збут у заданому обсязі (видача матеріальної продукції в разі виникнення потреби в ній).
Елементи і компоненти різних систем відрізняються кількістю, розмірами, властивостями, але не своїм призначенням, тобто роллю, що вони покликані відігравати в складі системи. Якщо система є досить великою і складається з підсистем (відповідно до принципу ієрархічності), а кожна підсистема також складається зі своїх підсистем, мабуть, можна дійти до таких дрібних частин системи, що уже не є підсистемами. Іншими словами, в ієрархії підсистем компоненти системи існують на найнижчому рівні.
Компоненти системи мають певні властивості чи характеристики. Ці характеристики впливають на функціонування системи, на її швидкодію, точність, надійність, ємність і багато інших її особливостей.
У добре організованих системах кожен елемент (як частина) необхідний для підтримки і функціонування цілого і поза цілим існувати не може. Інакше кажучи, частина необхідна для існування цілого, а ціле необхідне для існування частини.
Основний закон організації – закон синергії, який полягає в тому, що сума властивостей (потенціалів, енергії, якостей) організованого цілого перевищує "арифметичну" суму властивостей кожного з окремих елементів. При цьому під властивістю елемента розуміється склад параметрів, що характеризують його, їхня взаємозалежність, зміни в часі.
Закон єдності аналізу і синтезу полягає в тому, що процеси поділу, спеціалізації, диференціації, з одного боку, доповнюються протилежними процесами – з'єднання, універсалізації, інтеграції – з другого.
Використання цього закону припускає вибір ознак чи основ спочатку для розподілу (класифікації), а потім для з'єднання (групування) у нові класи. Дуже важливо при цьому встановити порівняльні "плюси" і "мінуси" припустимих варіантів як поділу, так і з'єднання, а також їхній вплив на результати (ефективність) діяльності.
Розглянутий закон у всіх випадках виражає вимогу поділу діючих систем на такі підсистеми, перегрупування (трансформація) яких у нові системи забезпечували б їхнє ефективне функціонування.
Закон пропорційності припускає необхідність певного співвідношення між частинами цілого.
Закон композиції виражає така вимога: ціль діяльності підсистеми одночасно є однією з підцілей діяльності всієї системи.
Відповідно до закону самозбереження кожна реальна фізична (матеріальна) система прагне зберегти себе як цілісне утворення і, отже, ощадливіше витрачати свої ресурси.
Універсальні закони організації діють не ізольовано, а у взаємозв'язку.
Організація має відносно визначені межі, що можуть змінюватися згодом. Члени організації, на яких покладаються певні обов'язки, роблять свій внесок у досягнення встановлених цілей. Перевага організованих груп полягає в тому, що людина, входячи до складу колективу, може більш успішно досягти своїх цілей, ніж індивідуально. Тому для досягнення своїх цілей вона створює інтегровані, кооперативні системи поведінки.
Визначення організації передбачає необхідність формального координування взаємодії працівників. Структура організації визначає, яким чином повинні бути розподілені завдання, хто доповідає і кому, які формальні координуючі механізми і моделі взаємодії. Для неї характерна комплексність, формалізація і певне співвідношення централізації і децентралізації.
Комплексність розглядає ступінь диференціації в рамках організації. Вона включає рівень спеціалізації чи поділу праці, кількість рівнів в ієрархії організації і ступінь територіального розподілу частин організації.
Під формалізацією розуміють заздалегідь розроблені та встановлені правила й процедури, що визначають поведінку працівників. Деякі організації мінімально оперують з такими стандартними директивами. Інші мають усі типи правил, що інструктують працівників з приводу того, що вони можуть і чого не можуть робити.
Співвідношення централізації і децентралізації визначається рівнями, на яких розробляються і приймаються управлінські рішення в організації. У деяких організаціях процес прийняттю рішень дуже централізований, дії з вирішення проблем починаються вищими керівниками, в інших випадках прийняття рішень децентралізоване, відповідальність делегується вниз за ієрархією. Прийняті співвідношення централізації і децентралізації визначають характер і тип організаційної структури управління, яка встановлюється.
Важливо підкреслити, що організації заздалегідь проектуються, моделюються для формування структури, підпорядкованої інтересам досягнення встановлених цілей. При проектуванні організації використовується уявлення про неї як про організм, що діє раціонально і цілеспрямовано, що обов'язково має певну мету й удосконалює методи її досягнення. Проектування в сучасних умовах обумовлене складністю управління організаціями, необхідністю застосування науково обґрунтованих методів для виконання функцій управління і спеціалізацією управлінської праці. Цей підхід якісно відрізняється від широко розповсюджених методів підвищення ефективності організацій – таких як традиційне розчленовування і об'єднання на науковій основі підрозділів чи сфер відповідальності керівників, їхня заміна, поліпшення тих чи інших організаційних процедур.
Кожна організація має своє призначення – місію, задля якої вона здійснює свою діяльність. Місія – поняття неоднозначне. Здійснюючи свою місію (призначення), організація домагається досягнення визначених цілей – виживання, росту, прибутковості. Вона випускає певну продукцію і надає послуги, використовує різні технології тощо.
Загальна характеристика призначення організації в узагальненому вигляді включає:
- продукти чи послуги, які пропонуються;
- місце і роль у системі ринкових відносин;
- цілі організації (виживання, ріст, прибутковість);
- технологію (процеси, інновації);
- філософію (базові погляди, цінності, мотивації);
- внутрішню концепцію (джерела сили, ступінь конкурентоздатності, фактори виживання);
- зовнішній образ, імідж (відповідальність перед партнерами, споживачами, суспільством у цілому).
Взаємозв’язок та взаємозалежність внутрішніх елементів та факторів зовнішнього середовища організації як відкритої системи
Усі відкриті системи мають вхід, трансформаційний процес і вихід. Вони одержують сировину, енергію, інформацію, інші ресурси і перетворюють їх на товари і послуги, прибуток, відходи тощо. Відкриті системи мають, однак, деякі специфічні риси.
Одна з таких рис – це визнання взаємозалежності між системою і зовнішнім середовищем. Існує межа, що відокремлює систему від її оточення. Зміни в оточенні впливають на один чи кілька атрибутів системи, і навпаки, зміни в системі впливають на оточення. Зовнішнє середовище організації схематично подане на рисунку 1.2.
 |
Рис. 1.2. Зовнішнє середовище організації
Організація повинна швидко дізнаватися про всі зміни середовища, уявляти їхнє значення, вибирати найкращу відповідну реакцію, що сприяє досягненню її цілей, ефективно реагувати на вплив середовища.
Ключові фактори успіху організації перебувають у двох сферах: у зовнішній (з якої вона одержує усі види ресурсів, включаючи інформацію, тобто знання) і внутрішній (сильні і слабкі сторони якої створюють ті чи інші передумови для перетворення ресурсів на продукцію та послуги).
Зовнішнє середовище характеризується сукупністю змінних, котрі перебувають за межами підприємства і не є сферою безпосереднього впливу з боку його менеджменту. Це, насамперед, усі ті організації, а також люди, що пов'язані з даним підприємством через виконувані ним завдання: постачальники, споживачі, акціонери, кредитори, конкуренти, торгові організації, урядові органи та ін. Крім того, існує другий ряд змінних зовнішнього середовища – соціальні фактори й умови, що, не впливаючи прямо на оперативну діяльність організації, визначають стратегічно важливі рішення, які прийняті її менеджментом. Найважливіша роль тут належить економічним, політичним, правовим, соціально-культурним, технологічним, екологічним, фізико-географічним факторам (рис. 1.3).
Організація як відкрита система може вижити тільки у взаємозв'язку з зовнішнім середовищем. Під зовнішнім середовищем розуміють фактори, що сприяють функціонуванню, виживанню й ефективності організації. Розрізняють середовище прямого впливу і середовище непрямого впливу. До середовища прямого впливу належать постачальники, трудові ресурси, закони й установи державного регулювання, споживачі й конкуренти. До середовища непрямого впливу – стан економіки, науково-технічний прогрес, соціально-культурні та політичні зміни, групові інтереси і події в інших країнах, що стосуються організації.
 |
Рис. 1.3. Фактори зовнішнього і внутрішнього середовища організації
Зовнішнє середовище характеризується складністю, рухливістю і невизначеністю (табл. 1.1).
Таблиця 1.1
Загальна характеристика факторів зовнішнього середовища
| № п/п | Фактори |
| 1 | Об'єктивний чинник виникнення впливу: умови виникають незалежно від діяльності підприємства і впливають на нього |
| 2 | Взаємозалежність факторів: сила, з якою змінність одного фактора впливає на інші фактори |
| 3 | Складність і кількість та різноманіття факторів, що суттєво впливають па підприємство |
| 4 | Динамічність: відносна швидкість змінності середовища |
| 5 | Невизначеність: відносна кількість інформації про середовище та ступінь її ймовірності |
Складність зовнішнього середовища характеризується кількістю і варіантністю факторів, на які організація зобов'язана реагувати. Організації, що працюють зі складним зовнішнім середовищем, мають справу з багатьма категоріями даних, потрібними для прийняття рішень.
Швидкість, з якою відбуваються зміни в навколишньому середовищі, визначає її рухливість. Наш час характеризується особливою рухливістю зовнішнього середовища організації. Більш висока рухливість зовнішнього середовища спостерігається в галузях електронної, фармацевтичної та хімічної промисловості. Більш активні зміни відбуваються в галузях, орієнтованих на науково-технічний прогрес. Модель впливу зовнішніх факторів наведена на рисунку 1.4.
 |
Рис. 1.4. Модель впливу факторів зовнішнього середовища на підприємство
Рухливість зовнішніх змінних факторів може по-різному стосуватися різних підрозділів організації. Так, наприклад, підрозділи, пов'язані з науковими дослідженнями, постійно стикаються з високою рухливістю зовнішнього середовища, відслідковуючи технологічні нововведення. Для виробничого відділу реакція на зовнішнє середовище більш спокійна. Тут спостерігається стабільний рух матеріальних і трудових ресурсів.
Обсяг і вірогідність інформації кожного фактора впливає на ступінь визначеності зовнішнього середовища. Невизначеність зовнішнього середовища тим більша, чим менше інформації і є сумніви в її вірогідності. Чим більш невизначені зовнішні змінні, тим складніше приймати ефективні рішення.
У середовище прямого впливу на організацію входять постачальники, закони і державні органи, споживачі і конкуренти. Всі види ресурсів організації одержують через постачальників. Це матеріали, устаткування, енергія, капітал і робоча сила.
Підприємства, що виробляють продукцію, залежать від рівномірності надходження матеріалів. Порушення їх надходження приводить до порушення випуску продукції, постачання ринку, одержання прибутку, задоволення потреб покупця тощо. Все це в остаточному підсумку діє на користь конкурента. Звідси пряма залежність організації від постачальників.
Але для нормального функціонування організації потрібні не тільки постачальники матеріалів, а й капіталу. Інвестиції можуть бути отримані від банків, акціонерів і приватних осіб.
На організації впливають закони і державні установи, що визначають правовий статус і регулювання економіки. Сюди відноситься безліч законів і положень про безпеку й охорону здоров'я, захисту навколишнього середовища, захисту інтересів споживача, про оплату, фінансовий захист і багато інших. Організації зобов'язані виконувати не тільки вимоги законів, а й ряду державних установ, що стежать за виконанням законів і видають свої розпорядження. Все це доповнюється ще і регулюючими постановами місцевих органів управління. У такий спосіб організації стикаються зі складною системою юридичних норм.
Завданням організації в сучасних умовах є знаходження свого споживача, бо бізнес неможливий без споживача. Саме споживач диктує, які товари й послуги для нього необхідні і за якою ціною, тобто визначає кінцеві результати діяльності організації. Отже, вплив споживачів на підвищення ефективності й використання таких внутрішніх змінних, як матеріали і трудові ресурси, величезний.
Але в багатьох випадках не споживачі визначають необхідний ринку продукт чи послугу, а конкуренти. Якщо конкуренти вводять нововведення, то це вимагає ще більш досконалих нововведень і перетворення своєї організації на ще більш новаторську й ефективну. Недооцінка конкуруючої сторони у сфері вдосконалення продукту чи послуги може обернутися великими втратами прибутку.
Всі фактори прямого впливу безпосередньо впливають на внутрішні змінні, викликаючи їх реакцію. Не так помітно на організацію впливають фактори непрямого впливу. Інформація про них, як правило, не повна, і керівництво змушене робити припущення про їхні можливі наслідки для організації.
Серед факторів непрямого впливу найважливіше місце займає технологія, що одночасно є і внутрішньою змінною. Організація повинна враховувати перспективні технології, що можуть вплинути на швидкість старіння своєї продукції, і на яку продукцію покупець очікує в майбутньому.
На інтереси організації також впливає загальна зміна економіки: інфляція, економічний спад, коливання курсу долара, євро щодо валют інших країн. Наприклад, інфляція може викликати зростання витрат. Зниження податків збільшує масу грошей у населення, що сприяє розвитку бізнесу.
До соціокультурних факторів, які впливають на організацію, належать прихильність визначеній торговій марці чи негативне ставлення до конкретного товару або явища.
Організації повинні також зважати на політичні фактори і ставлення місцевого населення. Якщо організація веде справу за межами внутрішнього ринку, то вона повинна враховувати особливості зовнішнього середовища тієї країни, в якій вона здійснює свою діяльність. У кожній країні зовнішні фактори будуть унікальними. Вони стосуються не тільки потреб, а й культури, звичок і звичаїв іншої нації.
У середовищі міжнародного бізнесу виділяються такі фактори, як культура, економіка, законодавство, державне регулювання та політична обстановка.
Система цінностей, релігії, звичаїв і установок, що переважають у суспільстві, уособлюють культуру. Для ефективного ведення справ необхідно вивчати культурні відмінності та змінювати поведінку стосовно цінностей інших націй.
Фірми, які працюють у міжнародному середовищі, повинні також враховувати і загальні економічні фактори (як обмінний курс валют, рівень заробітної плати, дисконтні ставки відсотка і загальний рівень економічного розвитку).
Ретельному вивченню підлягають закони і державне регулювання країни, в якій здійснюється виробництво чи ведеться торгівля, трудове й антимонопольне законодавство, патентна справа, ціноутворення, закони ринкової економіки.
Значення факторів зовнішнього середовища різко підвищується у зв'язку із зростанням складності всієї системи суспільних відносин (соціальних, економічних, політичних тощо), що складають середовище менеджменту. Саме зовнішнє оточення диктує стратегію організацій.
Внутрішнє середовище кожної організації формується під впливом змінних, що здійснюють безпосередній вплив на процес перетворень (виробництва продукції, послуг).
Внутрішні змінні - це ситуаційні фактори всередині організації, що постійно перебувають в полі зору менеджерів: цілі, структура організації, її завдання, технологія і люди (рис. 1.5).
 |
Рис. 1.5. Ситуаційні фактори всередині підприємства
(господарський організм підприємства)
Будь-яка організація розглядається як група людей із спільними цілями – перший змінний фактор. Того, що люди не змогли б досягти поодинці, вони досягають в організації, тому її можна розглядати як засіб досягнення мети. Мета – це конкретний кінцевий стан чи очікувані результати роботи групи людей, які певним чином організовані. Такі кінцеві результати розробляються в процесі планування і доводяться учасникам виробництва. Різні типи організацій мають різні цілі. Якщо ціль – одержання прибутку, то організації займаються виробництвом товарів чи наданням послуг. Якщо організації безприбуткові, то їхньою метою є виконання свого призначення в рамках асигнованих бюджетних коштів.
Великі організації багатоцільові. Для одержання прибутку велика організація визначає цілі в різних напрямках, тобто розробляє дерево цілей. Це може бути розробка нової продукції, вища якість послуг, підготовка кадрів, визначення ринку збуту тощо.
Для досягнення кінцевої мети організації ставляться різні цілі в її підрозділах. Вони координуються менеджерами в рамках загальної мети.
Другою ситуаційною змінною є структура організації. Під структурою організації розуміють кількість, склад її підрозділів, ступенів управління в єдиній взаємозалежній системі. Структура встановлює такі взаємини рівнів управління і функціональних підрозділів, які дають можливість найефективніше досягати цілей організації. Цьому сприяє спеціалізований поділ праці. Характерною особливістю спеціалізованого поділу праці є те, що відповідна робота закріплюється за фахівцями, тобто тими, хто здатний її виконувати краще за всіх. Так, праця розділена між економістами, технологами, механіками, енергетиками та ін. При виробництві будь-якого механізму робота розділяється на численні малі операції, що також є конкретною спеціалізацією праці.
Перевагою спеціалізованого поділу праці є те, що фахівець працює більш продуктивно і якісно. В усіх організаціях (за винятком дуже маленьких) має місце спеціалізований поділ праці. У великих організаціях фахівців групують разом у межах функціонального поділу галузей (відділи, управління). Завдяки правильному поділу праці в організації по горизонталі здійснюється її успішна діяльність, досягається висока продуктивність і ефективність. Але не менш важливий у цьому плані є і вертикальний поділ праці.
Для успішної групової роботи вкрай потрібне розмежування праці по координації від безпосереднього виконання завдань. Таке відділення створює ієрархію управлінських рівнів, тобто формальна субпідрядність на кожному рівні. Менеджер, що перебуває на більш високому рівні управління, може мати у своєму підпорядкуванні кількох керівників низового рівня, а ті, у свою чергу, – на нижньому ступені, і так аж до виконавчого персоналу. Наприклад, начальник виробничого відділу має у своєму підпорядкуванні начальників цехів, змін, лабораторій. Начальникам цехів підпорядковуються бригадири дільниць, майстри. Всю організацію пронизує субпідрядність до рівня виконавчого персоналу.
Кожен керівник має у своєму підпорядкуванні певну кількість людей, які перебувають у сфері його контролю. Сфера контролю визначає тип організаційної структури. Якщо керівник контролює велику кількість підлеглих, то сфера контролю є широкою. її наслідком є формування плоскої структури управління. Якщо кожному керівнику підпорядковується небагато людей, то це вузька сфера контролю, при якій функціонує багаторівнева (чи висока) структура управління.
Третім внутрішнім змінним фактором в організації є постановка завдань, під яким розуміють запропоновану роботу (групу робіт чи частину роботи), що повинна бути виконана заздалегідь встановленим способом і у встановлений термін. При розробці структури організації кожна посадова інструкція включає ряд завдань, що є частиною загального обсягу роботи для досягнення мети. Вважається, що якщо завдання виконуються за встановленою технологією і режимом роботи, то організація функціонує ефективно.
Існує традиційний розподіл завдань на три групи: робота з людьми, предметами (машини, сировина, інструменти), інформацією. Робота за верстатом – це робота з предметами. Майстер дільниці працює з людьми. Робота економіста в плановому відділі в основному пов'язана з інформацією.
Четвертим змінним фактором виступає технологія. Технологія – це засіб перетворення сировини на певні продукти та послуги. Вона передбачає поєднання кваліфікованих навичок, обладнання, інфраструктури, інструментів і відповідних технічних знань, які необхідні для здійснення бажаних перетворень у матеріалах, інформації чи людях.
Будь-які виробничі завдання не можуть бути виконані без використання конкретної технології. Вона виступає як засіб перетворення матеріалу, що надходить на вході виробничого процесу, у форму, яку отримують на виході.
Важливе місце в технології займає стандартизація і механізація, які значно знижують витрати виробництва і ремонтних робіт, тому що передбачають використання машин і механізмів замість людей. Застосування у виробництві стандартних вузлів, заміна людей механізмами і використання конвеєрних ліній змінили службові обов'язки менеджерів, що, у свою чергу, вплинуло на саму суть управління виробництвом.
Найважливішим внутрішнім змінним фактором управління є люди (п'ятий змінний фактор). Людська змінна розглядається в управлінні в трьох напрямках: поведінка людей (окремих людей, людей у групах, поведінка керівника), менеджер у ролі лідера, вплив менеджера на поведінку окремих людей і груп.
Всі внутрішні змінні фактори діють у взаємозв'язку, що дає можливість досягати цілей організації (рис. 1.6). Оскільки внутрішні змінні складаються із соціального (люди) і технічного компонентів, то їх називають внутрішніми соціотехнічними підсистемами, що вимагає однакової уваги як до соціальних, так і до технічних питань організації. Віддача можлива лише в їх взаємодії.
 |
Рис. 1.6. Взаємозв'язок елементів внутрішнього середовища підприємства
Дослідження показують, що великі і складні організаційні системи мають тенденцію до подальшого росту і розширення. Вони одержують певний запас міцності, що виходить за межі забезпечення тільки виживаності. Багато підсистем у рамках системи мають можливість одержувати енергії більше, ніж потрібно для виробництва своєї продукції. Вважається, що стабільне становище властиве простим системам, але на більш складному рівні воно стає одним з факторів збереження системи через ріст і розширення.
У міру росту організації вищі її керівники змушені дедалі більше передавати свої обов'язки щодо розробки рішень нижчим ланкам. Однак оскільки керівники вищого рівня відповідають за всі рішення, їхня роль в організації змінюється: від розробки рішень керівники вищого рівня переходять до управління процесами розробки рішення. Як наслідок – збільшення розмірів організацій приводить до необхідності поділу праці у сфері управління. Одна група – керівники вищого рівня – мають первинні повноваження і несуть відповідальність за визначення характеру системи управління організацією, тобто процесу, за допомогою якого повинні вирішуватися проблеми організації. Інша група керівників підкоряється керівництву вищого рівня. Люди, які входять до неї, є компонентами системи управління, а їхній головний обов'язок полягає у розробці рішень.
Відкриті системи домагаються примирення двох, часто конфліктуючих, напрямів дій. Дії на підтримку збалансованості системи забезпечують погодженість і взаємодію з зовнішнім оточенням, що, у свою чергу, запобігає дуже швидким змінам, які можуть розбалансувати систему. Навпаки, дії щодо пристосованості системи до різних змін дозволяють адаптуватися до динаміки внутрішнього і зовнішнього попиту. Один курс дій, наприклад, орієнтований на стабільність і збереження досягнутого становища шляхом придбання, підтримки, перевірки і ремонту устаткування, набору і навчання працівників, використання правил і процедур. Інший курс зосереджується на змінах за допомогою планування, вивчення ринку, розвитку виробництва нової продукції тощо. І те, і інше потрібне для виживання організації. Стабільні і добре оснащені організації, але не пристосовані до зміни умов, довго існувати не зможуть. З іншого боку, ті, що пристосовуються, але нестабільні організації будуть неефективними, і також малоймовірно, що вони зможуть довго існувати.
Організаційна система може досягти своїх цілей з різними затратами і трансформаційними процесами. Ось чому потрібно розглядати різноманітні форми і способи вирішення проблем, а не шукати якийсь один "оптимальний" вихід, що приводить до швидких результатів.
Для організації характерний циклічний характер функціонування. Вихідна продукція системи забезпечує кошти для нового інвестування, що дає можливість повторювати цикл.
Кожна організація виступає як відкрита система і характеризується певними рисами і властивостями (табл. 1.2).
Таблиця 1.2
Організація як відкрита система
| Риси і властивості | Характеристика, обґрунтування |
| Компоненти | Система складається з деякої кількості частин, які називаються елементами |
| Зв'язки | Компоненти системи пов'язані між собою |
| Структура | Форма зв'язку організаційно закріплена в структурі |
| Взаємодія | Компоненти впливають один на одного своїм перебуванням у системі і виходом з неї, що є результатом взаємного впливу і взаємодії з навколишнім середовищем |
| Процес | Зміни, що відбуваються внаслідок взаємодій, називаються процесами |
| Цілісність | Система – цілісність, що виявляє властивості і виникає тільки внаслідок взаємодії її компонентів |
| Ідентифікація | Властивості системи, на підставі яких її можна ідентифікувати і відрізнити від інших явищ, що не входять у систему |
| Оточення | Представлено явищами, утвореннями, що, не будучи частиною системи, істотно впливають на неї. Це навколишнє середовище системи |
| Концептуалізм | Система - це концепція, особлива форма якої відбиває цілі і цінності індивідуума чи групи, що розробили цю концепцію |
Багато кількісних характеристик, які пов'язані з вхідними і вихідними змінними, вважаються постійними в заданий період часу чи стосовно характеру функціонування системи.
Для кожної конкретної сукупності цих характеристик система перебуває в деякому визначеному стані.
Такі характеристики, що визначають стан системи, називають параметрами.
Кожен елемент і компонент визначається власними параметрами, що в сукупності визначають успішне функціонування системи. Успішною можна вважати систему, яка при сформованих факторах зовнішнього середовища забезпечує досягнення визначених цілей. Очевидно, що, крім часткових параметрів, які впливають на досягнення системою власних цілей, існують узагальнюючі (загальні) параметри, що визначають успішну діяльність системи.
Виживання. Деякі організації планують свій розпуск після досягнення ними ряду заздалегідь намічених цілей.
Але в основному виживання, можливість існувати якомога довше є найпершим завданням більшості організацій. Для того, щоб залишатися сильними і щоб вижити, більшості організацій доводиться періодично змінювати свої цілі, вибираючи їх відповідно до змін і потреб зовнішнього середовища.
Результативність і ефективність. Щоб бути успішною протягом довгого часу, щоб вижити і досягти своїх цілей, організація повинна бути як ефективною, так і результативною. За словами класика сучасного менеджменту Пітера Друкера, результативність є наслідком того, що "робляться потрібні, правильні речі". Ефективність є наслідком того, що "правильно створюються ці самі речі". І перше, і друге однаково важливо.
Продуктивність. Ефективність, можна виміряти і виразити кількісно, тому що можна визначити грошову оцінку її входів і виходів, тобто ресурсів, які споживаються, і продуктів, що випускаються. Відносна ефективність організації називається продуктивністю. Продуктивність виражається в кількісних показниках. Це відношення кількості одиниць на виході до кількості одиниць на вході. Чим більш ефективна організація, тим вища її продуктивність.
Отже, сутність системного підходу багато авторів, що пропагують його корисність і необхідність, зводять до наступного:
1)формулювання цілей і з'ясування їхньої ієрархії до початку будь-якої діяльності, яка пов'язана з управлінням, особливо з прийняттям рішень;
2) досягнення поставлених цілей при мінімальних витратах за допомогою порівняльного аналізу альтернативних шляхів і методів досягнення цілей і здійснення відповідного вибору;
3) кількісна оцінка цілей, методів і засобів їхнього досягнення, заснована не на часткових критеріях, а на широкій і всебічній оцінці всіх можливих і запланованих результатів діяльності.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 638; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!