ТЕМА 8. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ: ЧЕРТЫ, СФЕРА ПРИМЕНЕНИЯ, ЯЗЫКОВЫЕ ОСОБЕННОСТИ.
ПОДСТИЛИ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ ВЕЖЛИВОСТИ В ДОКУМЕНТЕ
Кодекс деловых коммуникаций формировался на протяжении тысячелетий. И сегодня он признается деловыми людьми разных стран, несмотря на имеющиеся национальные особенности.
Основные принципы деловых коммуникаций:
1) доминирующим фактором делового общения должны быть интересы дела;
2) в деловом общении необходимо быть партнерами, соблюдать принцип равенства и кооперативности: поступай по отношению к своему партнёру так, как хотел бы, чтобы он поступил с тобой;
3) деловое общение требует учитывать индивидуальность партнера: изучай партнёра, чтобы использовать знание его индивидуальности в интересах дела;
4) в деловом общении должна использоваться качественная информация, партнёры не должны обманывать друг друга, так как на лжи не построишь долговременные отношения;
5) информации, которую вы предоставляете партнёру, должно быть достаточно, не больше, но и не меньше, чем требуют интересы дела; если информации меньше, чем требуется, трудно будет найти оптимальный вариант решения проблемы; если информации больше, чем требуется, партнёр может получить преимущества и использовать их в свою пользу;
6) информация в деловом общении должна быть целенаправленной, нельзя отклоняться от темы, предмета общения, это экономит ваше время и время вашего партнёра;
7) в процессе делового общения информация должна быть отчётливо подана партнёру и адекватно принята им, необходимо толково объяснить свою позицию и суметь выслушать партнера.
|
|
|
Овладевая основами кодекса делового общения, необходимо учитывать национальные особенности партнёра. Например, французский стиль деловых контактов описан американцем М. Харрисоном. Большое внимание французы уделяют предварительным договорённостям и обычно избегают официальных обсуждений деловых проблем «один на один». Подбирая доказательства, ориентируются прежде всего на логику и «общие принципы». Стараются максимально сохранить свою независимость и очень жестко ведут переговоры, не имея, как правило, запасной позиции. Могут кардинально менять поведение в зависимости от того, с кем обсуждают проблему. Часто в деловом общении применяют конфронтационный тип взаимодействия. Это проявляется и в избрании для деловых контактов исключительно французского языка. Вопросы языкового оформления деловой коммуникации для французов вообще имеют принципиальное значение.
Наиболее характерной чертой китайского стиля деловой коммуникации является чёткое выделение этапов: первоначальное уточнение позиций, их обсуждение и заключительный этап. На первом этапе значительное внимание уделяется внешнему виду партнёров и манере их поведения. Это позволяет определить статус каждого из участников общения и выявить приоритеты. В деловых контактах для китайцев особо важен «дух дружбы». Выявляя тех, кто симпатизирует китайской стороне, они стараются через этих людей оказать влияние на остальных участников деловой коммуникации. На втором этапе в процессе обсуждения принимают участие эксперты по самым разнообразным областям знаний (финансы, экономика, политика, социальные вопросы), поэтому китайские делегации бывают обычно весьма многочисленны. Китайские бизнесмены обычно не сразу «открывают карты» и при обсуждении всегда имеют в запасе много возможных уступок. Но делаются эти уступки в самом конце контакта, когда партнёру кажется, что деловые коммуникации зашли в тупик. Одобрение достигнутых договорённостей со стороны центральных органов обязательно. Третий этап – этап заключения сделки – происходит, как правило, в неофициальной обстановке, часто даже в домашнем кругу. Большое значение придает китайская сторона неукоснительному выполнению принятых обоюдно решений и на этой стадии часто применяет различные формы оказания давления.
|
|
|
|
|
|
Речевая самопрезентация
В процессе делового общения партнеры сознательно или бессознательно постоянно формируют свой облик в восприятии коммуникантов – тот портрет, который мы показываем окружающим. Вербальный имидж формируется только через речь(устную или письменную).
Основные техники формирования вербального имиджа в деловом общении:
– позитивнее с людьми разговаривать, а не говорить;
– необходимо учитывать личные интересы собеседников;
– не забывать при разговоре с собеседником инициировать улыбку и называть собеседника по имени;
– работать над техникой речи.
Назвать человека по имени – проявить интерес к его личности, а не к социальной или иной функции данного человека, следовательно, вызвать у него (помимо его воли) положительные эмоции, сформировать невольную тягу к себе.
Необходимо помнить и о диагностической роли и значении употребления некоторых достаточно распространенных в обыденной речи вводных слов и негативное их влияние на имидж человека. Так, злоупотребление словом как бы свидетельствует о неуверенности человека в правильности, точности формулировок и, в конечном счете, о неумении выражать свои мысли и чувства.
|
|
|
Унификация языка документов
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.
Типовой текст – это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.
Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов – бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др.
В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов.
Этикетные языковые формулы
Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа: В подтверждение нашей договоренности ... В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) ... В соответствии с письмом заказчика ... В порядке оказания помощи прошу Вас ... В ответ на Ваш запрос сообщаем ... Ссылаясь на Ваш запрос от ... Согласно постановлению правительства ... На основании нашего телефонного разговора ...
Языковые формулы, выражающие причины создания документа: Ввиду задержки получения груза ... По причине задержки оплаты ... В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями ... В связи с нарушением срока поставки ... Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на ... Учитывая увеличение спроса на продукцию ... Ввиду особых обстоятельств ... В связи с завершением работ по ... В связи с проведением совместных работ ...
Языковые формулы, выражающие цель создания документа:В целях обмена опытом, направляем в Ваш адрес ... В целях увеличения товарооборота ... В целях упорядочения работы структурных подразделений института ... Во исполнение постановления Ученого совета академии ... Во избежание конфликтных ситуаций ... Для согласования спорных вопросов ... Для согласования вопросов участия ... С целью ознакомления с ... просим выслать ...
Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых – глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщаемого, но и определяют тональность сообщения.
Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения:
сообщение: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
предложение: предлагаем;
просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю;
подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем;
напоминание, предупреждение: напоминаем;
отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу;
выражение отношения (формулы этикета): с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим, желаем успехов, выражаем соболезнование.
При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры – цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг).
Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 5 объектов).
Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-го разряда).
В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.
В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выраженные словосочетанием) – после него. Например: актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции. При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос.
В обычном тексте существительное следует за числительным. При табличной или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным. Например: семнадцать единиц продукции, десять дней, шестьсот штук; но в таблице: количество единиц продукции – 17.
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ – издается; контроль – возлагается; цена – устанавливается; задолженность – погашается; рекламация (претензия) – предъявляется; платеж – производится; счет – выставляется (оплачивается); оплата – производится (гарантируется); должностные оклады – устанавливаются; порицание – выносится; договоренность – достигается; кредит – выделяется и т. п. – глагольные сочетания; доводы – веские; цены – низкие, высокие; скидки – значительные, незначительные; необходимость – настоятельная; сотрудничество – взаимовыгодное, плодотворное, успешное; рентабельность – высокая, низкая; расчеты – предварительные, окончательные и т. п. – именные сочетания.
Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окраски воспринимается как стилистические и лексические ошибки и недочеты. Так, в текстах документов не должны появляться словосочетания типа: дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату, представить отпуск (лексические ошибки). Недопустимы также в текстах документов сочетания типа: дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.
При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший).
При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.
К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д.
Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:
1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.
2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой иное толкование, двусмысленность в восприятии фразы.
4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.
При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предложении определяется принципом «линейной» подачи материала. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем – основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная – в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где находится то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Например:
1. По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2016 года.
2. Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2016 года по решению арбитражного суда.
В первом предложении целью высказывания является указание срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором предложении целью высказывания является указание на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 2162; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!