Регистрационный номер документов
Нумерация документов заключается в присвоении им условных обозначений -номеров, которые присваиваются документам при их регистрации.
Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в границах групп регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в
Учреждении, в частности:
- индексами по номенклатуре дел;
- структурного подразделения;
- корреспондентов;
- должностных лиц, рассматривающих или подписывающих документ;
- исполнителей, деятельности которых касается документа, и т.п.
Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга правосторонне наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационногномера может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - входящий или созданный в Учреждении.
Для входящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или иного индекса, применяемого в Учреждении, например:
153/01-10, где 153 - порядковый номер, 01-10 - индекс дела по номенклатуре.
У исходящего документа регистрационный номер может размещаться в обратно последовательности индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости можеуказываться также другой индекс, который применяется в Учреждении) и порядковыномер, например: 06-24/178, где 06-24 – индекс дела по номенклатуре дел, 178 – порядковыномер.
С целью дифференцирования групп документов, к регистрационному номеру может обавляться отметка, состоящая из букв, например: 188/03-15 ДСП, где ДСП применяетсдля обозначения документов с грифом «Для служебного пользования» Если документ подготовлен двумя или более учреждениями, регистрационный номе включает номера каждого из этих учреждений, которые проставляются через
|
|
|
правостороннюю косую черту в последовательности подписания документа его авторами, например: 40/53 - для совместных распорядительных документов или 01-10/850/05-12/308 - для совместных писем.
Место расположения регистрационного номера на документе зависит от вида бланка и
вида документа.
В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для исходящих документов штрих-код включает регистрационный номер, дату документа и располагается в границах, указанных встандартадля реквизитов бланка, а именно: с угловым расположением реквизитов – 73 мм от начала
первого реквизита, с продольным - 77 мм.
Ссылка на регистрационный номер и дату
Для исходящих документов ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответЭтот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационногномера в специально отведенном месте на бланке.
|
|
|
Место составления или создания
Сведения о месте составления или создания указываются на всех документах, кроме писем. Если сведения о географическом местонахождении входят в наименованиУчреждения, этот реквизит не указывается.
Гриф ограничения доступа
Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») оформляется согласно соответствующим нормативным актам и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Гриф утверждения».
Адресат
Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.
В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:
Администрация Главы Донецкой Народной Республики
Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой
границы документа на расстоянии 92 мм.
|
|
|
Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:
Министерство информации
Донецкой Народной Республики
Отдел государственных СМИ
Начальнику отдела
М.П. Мигда
В случае, если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое указывается в дательном падеже, например:
Председателю Пенсионного фонда
Донецкой Народной Республики
Г.А. Сагайдаковой
Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:
Центральным экспертным комиссиям
органов государственной власти
Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед
наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае рассылки
документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку с указанием на
каждом документе только одного адресата.
Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления почтовых услуг в Донецкой Народной Республике, утвержденным Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 27 февраля 2015 г. № 2-21 (далее – Правилам предоставления почтовых услуг). Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например: Министерство юстиции Донецкой Народной Республики ул. Артема, д. 157 г. Донецк, 83048
|
|
|
При отправке документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя и отчество (инициалы или инициал имени), затем почтовый адрес, например:
Гончарук Александр Сергеевич
ул. Сурикова, д. 3а, кв. 1,
г. Донецк, 83052
При рассылке документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.
Гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), в полномочия которого (которых) входит решение вопросов, приведенных в документе, или распорядительным документом Учреждения. Нормативные правовые акты (положения,инструкции, правила, порядки и т.д.) утверждаются распорядительным документом Учреждения, которое издает соответствующий акт.
Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждения (Приложение 5).
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 104 мм.от левой границы документа.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр культуры
Донецкой Народной Республики
подпись, инициалы (инициал
имени), фамилия
Дата
В случае, когда документ утверждается постановлением, решением, приказом, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Министерства финансов
Донецкой Народной Республики
от 13 марта 2015 г. № 288
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.
Для проставления отметки о регистрации нормативного правового акта в Министерстве юстиции ДонецкойНародной Республики (в случае необходимости) под грифом "Утверждаю» оставляют свободное место (50х60 мм).
Резолюция
Резолюция – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме. Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата.
Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является должностное лицо, фамилия которого указана первой в перечне исполнителей. Главному исполнителю предоставляется право координировать действия следующих за ним исполнителей и обобщать их работу. Первым, как правило, определяется должностное лицо, которое занимает высшую или равную должность.
На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция проставляется непосредственно на документе ниже реквизита «Адресат» параллельно основному тексту.
Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части первого листа документа с лицевой стороны, но не на поле документа, предназначенном для переплета и прошивки. При отсутствии места на документе допускается оформление резолюции на отдельном бланке резолюции (Приложение 6).
В том случае, когда документ подлежит возврату, определяется детальная (подробная) последовательность порядка исполнения документа или уточняются исполнители, резолюция может быть оформлена на отдельных листах или специальных бланках с указанием регистрационного индекса и даты документа, к которому она относится.
Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен содержать сжатое изложение содержания документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа. Заголовок формулируется сотрудником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), разрешается продолжить до границы правого поля с центрированным расположением заголовка. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например: приказ (о чем?) - «О предоставлении отпуска»; письмо (о чем?) - «Об организации совещания»; протокол (чего?) - «Заседания Центральной экспертной комиссии»; должностная инструкция (кого?) - «Главного бухгалтера».
Без заголовка допускается составлять небольшие по объему информации (короткие) документы на бланках формата А5 (210 х 148 мм), в частности сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.
Отметка о контроле
Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения его исполнения в установленный срок.
Отметка о контроле делается путем проставления буквы «К» или слова «Контроль»
(от руки или с использованием штампа) на правом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту. В случае необходимости возврата документа учреждению - автору или физическому лицу отметка о взятии его на контроль проставляется на отдельном листе для резолюции.
Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Например, «Совершенно секретно», «Для служебного пользования», «Не для печати», «Не подлежит опубликованию». Порядок засекречивания, рассекречивания сведений, относящихся к государственной тайне, регулируется законом Донецкой Народной Республики «О государственной тайне» (принят Постановлением Народного Совета
Донецкой Народной Республики от 12.12.2014 № 18).Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
Отметки о наличии приложений
Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.
Приложения к документам могут быть следующих видов:
- приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения,
инструкции, правила, порядки и т.д.);
- приложения, дополняющие и/или поясняющие содержание основного документа;
- приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.
На приложениях, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), проставляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 2.15 настоящей Инструкции. В соответствующих пунктах распорядительной части документа делается ссылка: «прилагается» или «(прилагается)».
Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:
Приложение
к приказу Министерства
здравоохранения
Донецкой Народной Республики
от 20.04.2015 № 295
В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений:
«прилагается», «согласно приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с приложением
2» или «(см. приложение 3)».
Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги. На втором и последующих листах приложения проставляется отметка: «Продолжение приложения», «Продолжение приложения 1».
При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.
Все приложения к документам визируются сотрудником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан.
Приложения нормативного правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), которые утверждаются распорядительными документами, подписываются руководителями структурных подразделений Учреждения на лицевой стороне последнего листа приложения.
В случае указания в приложении таблицы, заголовки граф таблицы пишутся с прописной (заглавной) буквы, подзаголовки – со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) – если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть существительными в именительномпадеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу – слова «Продолжение приложения» или «Продолжение таблицы».
Подпись
Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в положении (уставе) об Учреждении, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, приказе (распоряжении) о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и т.п. В вышеперечисленных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя Учреждения и должностных лиц, уполномоченных ихподписывать.
Документы, которые направляются в органы государственной власти, подписываются руководителем учреждения или по его поручению – заместителем руководителя. В министерствах право подписи писем информационного характера и других документов, которые направляются в органы государственной власти и которые не связаны с осуществлением министрами политических функций, может предоставляться руководителям самостоятельных структурных подразделений.
Документы, которые направляются предприятиям, учреждениям, организациям, гражданам, подписываются руководителем Учреждения или его заместителем в соответствии с распределением полномочий или руководителями структурных подразделений соответственно их полномочий.
Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного – на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии,
Инициалы и фамилия руководителя печатаются на уровне последней строки наименования должности.
Если документ направляется одновременно нескольким учреждениям одного или высшего уровня руководитель подписывает все его экземпляры. Если документ направляется одновременно нескольким подведомственным учреждениям подписывается только оригинал, который остается в деле Учреждения – автора документа, а подведомственным учреждениям рассылаются заверенные службой делопроизводства его копии.
Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц.
В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями.
Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, например:
Председатель комиссии подпись инициалы (инициал имени), фамилия
Секретарь комиссии подпись инициалы (инициал имени), фамилия
В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициалы (инициал имени) которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициалы (инициал имени), фамилия лица, которое подписало документ (исправление вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается во время подписания документаставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Добавление к наименованию должности руководителя слов «Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению).
Засвидетельствование электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи в соответствии с законодательством.
Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или иного копирования не допускается.
Визы и гриф согласования
В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.
Согласование может осуществляться как в Учреждении должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованнымиучреждениями (внешнее согласование).
Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.
Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в Учреждении.
Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка:
Начальник юридического отдела
подпись, инициалы (инициал имени), фамилия
Замечания и предложения прилагаются.
Дата
О наличии замечаний обязательно уведомляют лицо, которое подписывает документ.
Перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ,определяет сотрудник, который создает документ, исходя из его содержания.
Порядок визирования определенных видов документов указывается в инструкции Учреждения.
За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица отвечают в соответствии с их компетенцией.
Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, то он требует повторного визирования.
Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица и учреждения, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Министр финансов
Донецкой Народной Республики
подпись, инициалы (инициал имени), фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Центральной экспертно-проверочной
комиссии при ГГУДОАД
Дата №
Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.
В случае, когда содержание документа касается более чем трех учреждений, составляется «Лист согласования», о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например:
Лист согласования прилагается.
Лист согласования оформляется по такой форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Название проекта документа
Наименование должности подпись инициалы (инициал имени), фамилия
Дата
Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью.
Внешнее согласование в случае необходимости, определенной законодательством, осуществляется в такой последовательности:
- с учреждениями одинакового уровня и другими учреждениями;
- с общественными организациями;
- с органами, которые осуществляют государственный контроль в определенной
сфере;
- с учреждениями высшего уровня.
Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
На документах, удостоверяющих права граждан и юридических лиц, в которых фиксируется факт использования денежных средств и проведения операций с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется гербовой печатью Учреждения.
Перечень иных документов, подписи на которых необходимо скреплять гербовой печатью, определяется Учреждением на основании нормативных правовых актов и примерного перечня документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью (Приложение 7), в инструкции Учреждения.
Оттиск печати, на котором указано наименование Учреждения или его структурного подразделения (без изображения герба), ставится также на копиях документов, которые рассылаются в другие учреждения и на размноженных экземплярах распорядительных документов в случае рассылки.
Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «М.П.».
Приказом (распоряжением) руководителя Учреждения определяется порядок использования, место хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за ее хранение (Приложение 33), а также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 765; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!