Реквизиты документа и их оформление
Тема 1.3. Правила оформления и составления документов
1. Общие требования к созданию документов
2. Бланки документов и требования к ним
3. Реквизиты документа и их оформление
4. Требования к тексту документа
Общие требования к созданию документов
Документирование управленческой информации состоит в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.
Право на создание, подписание, согласование, утверждение документовопределяется актами законодательства, положениями (уставами) Учреждений, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.
В Учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности.По вопросам, представляющим взаимный интерес и принадлежащим к компетенции разных Учреждений, могут создаваться общие документы.
Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и т.п.),обусловливается правовым статусом Учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).
Документ должен соответствовать положениям актов органо государственной власти и ориентироваться на выполнение Учреждением возложенных на него заданий и функций.
|
|
|
Классы управленческой документации определяются в соответствии со стандартами. Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их размещенияопределяются стандартами.
Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименованиеУчреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату,регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.
Во время подготовки и оформления документов могут применяться не толькообязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.
С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путемразработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом)унифицированных (типовых) форм документов Учреждения.
Учреждения осуществляют делопроизводство государственным языком. Документы составляются государственным языком, кроме случаев, предусмотренныхдействующим законодательством.Документы, которые отсылаются иностранным адресатам, оформляются русскимязыком или языком государства-адресата, или одним из языков международного общения.
|
|
|
Оформление документов, создающихся при помощи печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными в Приложении 1.Отдельные внутренние документы (заявления, пояснительные и докладные записки ит.п.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешаетсяоформлять рукописным способом.
Бланки документов и требования к ним
Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, изготавливаемых в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Разрешается использовать бланки формата А3 (297 х 420 мм) –дляоформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 мм) - для резолюций (поручений).
Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):
30 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее и нижнее.
Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заголовка размещаются центрированным (начало и конецкаждой строки реквизита одинаково отдалены от границ зоны расположения реквизитов) илифлажковым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположенияреквизитов) способом.
|
|
|
В Учреждениях используются такие бланки документов: общий бланк для создания разных видов документов (без указания в бланке названиявида документа) (Приложение 2);
бланк письма (Приложение 3);
бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке названия вида документа)
(Приложения 4, 12).
Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количествопревышает 200 единиц в год.
Учреждения разрабатывают бланки документов структурных подразделений или бланки документов должностного лица в том случае, если руководитель подразделенияили должностное лицо имеют право подписывать документы в рамках их полномочий,указанных в разделе 2.22 этой Инструкции.
Учреждения, которые ведут переписку с постоянными иностранными
корреспондентами, могут изготавливать бланки, реквизиты которых указываются двумяязыками: слева - русским, справа - иностранным. Государственный Герб Донецкой НароднойРеспублики на таких бланках проставляется в центре верхнего поля. Бланки, которыесодержат реквизиты, изложенные иностранным языком, использовать в пределах ДонецкойНародной Республики не рекомендуется.
|
|
|
Бланки документов должны изготавливаться печатным способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов.В зависимости от характера деятельности Учреждения по решению его руководителябланки могут изготавливаться с помощью компьютерной техники.
Виды бланков, которые используются в Учреждении, и порядок их учета определяются инструкцией Учреждения.
Обязательному учету подлежат пронумерованные бланки.
Порядковые номера проставляются нумератором, печатным или другим способом на нижнем поле обратной стороны бланка или на левом поле лицевой стороны бланка.
Решение о необходимости учета бланков, изготовленных Учреждением с помощью компьютерной техники, принимает руководитель Учреждения. Лица, которые персональноотвечают за учет, хранение и использование бланков, определяются руководителемУчреждения, о чем издается соответствующий распорядительный документ.
Некоторые внутренние документы (заявления сотрудников, докладные записки, справки и т.п.) и документы, которые создаются от лица нескольких учреждений,оформляются не на бланках.
Реквизиты документа и их оформление
Во время подготовки организационно-распорядительных документов сотрудники Учреждений оформляют их с учетом требований стандартов.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 232; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!