Обяжите работников писать заявления, если они хотят, чтобы вы передали их персданные
Чтобы избежать штрафа за незаконную передачу персданных, объясните работникам, что сведения об их работе, зарплате и т. д. вы сообщите третьим лицам только по письменному заявлению.
Шаблон заявления о передаче персональных данных. СКАЧАТЬ
Оптимизируйте процесс: приложите шаблон такого заявления к Положению о защите персданных.
Бывшим работникам объясните, что они должны лично прийти в отдел кадров или прислать заявление по почте.
Если письменного заявления сотрудника нет, а вы получаете от третьих лиц устный запрос или письменную просьбу предоставить персональные сведения, не отвечайте по существу. Уточните, кто и с какой целью хочет получить персональные данные вашего нынешнего или бывшего сотрудника. После сообщите сотруднику, что о нем пытаются получить сведения, и спросите, дает ли он согласие на это. Советуем оформить письменное уведомление.
Если сотрудник даст письменное согласие, передавайте конфиденциальные данные третьему лицу.
Шаблон уведомления о передаче персональных данных
Когда будете передавать персональные данные сотрудника, сообщите получателю о статусе сведений и обязанности использовать персональные данные только в законных целях.
Если сотрудник откажется передавать сведения о себе третьим лицам, пусть напишет отказ на запрос.
Оставьте в личных делах документы, по которым не достигли цели обработки персданных
|
|
|
Храните персональные данные, пока не достигли цели их обработки. Вы не можете подшивать в личные дела все личные документы и копии, даже если получили их от работника.
Быстро проверить личные дела сотрудников можете по нашему чек-листу
С чем сверить содержание Политики о персональных данных
https://clever-kalend.glavbukh.ru/widgets/checklist-docs/
Шаблон письменного ответа на запрос о передаче персональных данных. СКАЧАТЬ
Если в личном деле сотрудника, других документах и папках будете хранить данные, которые уже обработали и которые больше не требуются, компанию оштрафуют на 50 тыс. руб., ч. 1 ст. 13.11 КоАП.
Персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ. Как только вы выполнили необходимые действия и процедуры, оформили кадровые документы, предоставили сотруднику гарантии и компенсации и т. д., персональные данные больше не нужны. Копии документов верните сотруднику или уничтожьте.
Сэкономить время и не требовать у работника сведения и документы нельзя. Сотрудник обязан предоставить вам информацию о себе, составе своей семьи, состоянии здоровья и др., а вы должны предоставить ему льготы. Подробнее
|
|
|
Чтобы избежать штрафа, храните в личном деле документы, которые работник оформил сам и передал вам. В процессе работы сотрудника дополняйте личное дело документами, которые оформляете сами.
Не забывайте о цели сбора и обработки персданных. Чтобы обеспечить их точность, сверяйтесь с оригиналом документа.
Снимайте и заверяйте копии только для определенных целей. Когда достигнете цели, уничтожьте копию документа.
Проверьте себя
Когда нужно получить согласие на обработку персональных данных?
Кстати, как заключить гражданский договор вместо трудового чтобы не было проблем? |
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 235; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!