ДЕЛОВАЯ РЕЧЬ И ЕЕ ГРАММАТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ
Деловую речь отличают, прежде всего, ясность, точность, краткость, систематичность.
Ясность - простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргоном.
Точность - приведенные факты отражают действительное положение вещей, а содержание документов точно выражает мысли автора, не вызывая иного толкования отдельных слов и фраз.
Краткость - полнота содержания документа, а также ясность и точность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений.
Систематичность - логическая последовательность изложения документов.
В коммерческой практике термином официально-деловой стиль принято называть язык служебных, в первую очередь организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы, акты и др.). Язык коммерческих документов в сравнении с другими имеет резкое сужение диапазона используемых речевых средств: высокую степень повторяемости отдельных языковых форм на определенных участках текстов документа.
Необходимыми качествами делового стиля служебных документов являются полнота и своевременность, лаконизм формулировок, предельно четкое отражение сведений, имеющих правовую силу.
Деловая речь формируется с учетом требований этики делового общения (этикета).
Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений
|
|
|
Нормой делового этикета является нейтральный тон изложения документов
Недопустимо использование разговорных, просторечных, жаргонных, диалектных и других слов и фразеологических оборотов.
В деловой речи следует учитывать лексическую сочетаемость
Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми формулами, трафаретами, штампами.
В деловой речи следует употреблять наиболее точные, простые, общеупотребительные коренные русские слова. Не следует увлекаться иностранными словами, обитающими в коммерческой терминологии (менеджмент, маркетинг, конъюнктура
В деловой речи и тем более в служебной переписке не рекомендуется употреблять малопонятные слова старославянского происхождения и отжившие канцелярские слова,
Их следует заменять на слова современного стиля
В деловой речи недопустимы восклицательные и вопросительные предложения с выражением иронии, шутки и иных эмоций
Логическое построение документов
Текст служебных документов должен содержать элементы логики, необходимые для последовательного изложения содержания. В документах различают три логических элемента – заключение, доказательство и введение.
|
|
|
Деловая часть письма, содержащая формулировку его цели, называется заключением. Заключению подчиняются все остальные элементы письма, например:
1. Прошу выслать проект договора на поставку обуви в 2004 г.;
2. Полученные от Вас товары по счету №9874 от 20.01.2004 г. соответствует предъявляемым требованиям ГОСТа.
Как видим, заключение может быть активным (первый пример) или пассивным (второй пример). Активное заключение точно указывает, какое действие должен произвести адресат. Цель пассивного заключения – уведомить адресата о каком-либо факте, обстоятельстве и т.д.
Активное заключение бывает прямым или косвенным.
Прямое заключение непосредственно побуждает к определенным действиям. В зависимости от служебных отношений составителя документа и адресата обращения к ним выражается словами: ”Прошу”, ”Приказываю”, ”Предлагаю”, ”Объявляю” и т.д.
В косвенном заключении нет непосредственного воздействия и побуждения. В нем только указывается действие, которое ожидается от адресата, например: ”Необходимо срочно произвести инвентаризацию склада”.
В служебной переписке лучше пользоваться прямыми активными заключениями, имеющими более определенную форму.
|
|
|
Кроме заключения, деловые письма содержат доказательство. Цель его – доказать адресату целесообразность, необходимость, своевременность требования, содержащегося в заключении, например: ”В магазине № 3 обнаружена недостача. Предлагаю произвести документальную ревизию”.
В доказательстве может быть указана цель того действия, которое должен произвести адресат согласно просьбе или приказанию, выраженному в заключении, например: ”Необходимо выяснить причины недостачи в магазине № 3. Прошу произвести документальную ревизию”.
В доказательстве могут быть изложены обстоятельства и доводы, показывающие необходимость выполнения требования заключения, например: ”Обнаруженная недостача в магазине № 3, по заявлению заведующего, произошла в результате пересортицы. По нашему мнению, не исключена возможность злоупотреблений. Необходимо срочно выяснить действительные причины недостачи. Предлагаю произвести документальную ревизию в магазине № 3”.
Факты, доводы, соображения, приведенные в доказательствах, излагаются в самых различных вариантах в зависимости от обстоятельства дела. При этом не следует прибегать к многословным доводам и рассуждениям, несоизмеримым с заключением.
|
|
|
Для многих деловых писем необходимо введение. Во введении указывают причины составления документа, иногда кратко излагают историю вопроса, если необходимо ссылаются на директивы вышестоящих органов.В отдельных случаях во введении указывают зависимость между данным письмом и посланным ранее, например:
“В ДОПОЛНЕНИЕ К ПРИКАЗУ ДИРЕКТОРА ФИРМЫ № 145 от 14.02.2001”;
“В РАЗВИТИЕ ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ОТ 01.01.2001”;
“НА ВАШ № 01 – 4/130 ОТ 15.02.2001”.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 1645; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!