Документооборот в таможенном органе: определение, этапы итребования к их организации
Документооборот- движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки(Приказ Федеральной таможенной службы от 9 июля 2014 г. № 1331 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации")
Этапы (лекция по ОДО, расшифровка этапов из приказа 1331)
Этап-экспедиционная обработка
Прием и первичная обработка поступающих документов осуществляются должностными лицами (работниками) подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"). При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, а также наличие документов и приложений к ним, соответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, наличие подписи на документе.
При недостаче документов (в т.ч. приложений к документам, отдельных листов в приложении), их повреждении составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается и формируется в делах подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) в соответствии с номенклатурой дел, второй - приобщается к поступившему документу, третий - направляется отправителю документа.
Документы, поступившие в таможенный орган в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день; документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно
|
|
|
Этап – предварительное рассмотрение и регистрация документа
Подразделением документационного обеспечения проводится предварительное рассмотрение поступивших документов в целях распределения их на требующие обязательного рассмотрения начальником таможенного органа и направляемые непосредственно в структурные подразделения.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, определения срочности исполнения поручений и на основании установленного в таможенном органе распределения обязанностей.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации, подлежащие учету по реестру и не подлежащие регистрации и учету.
На каждый документ, подлежащий регистрации или учету, в системе электронного документооборота создается регистрационно-контрольная форма.
|
|
|
В РКФ вносятся основные реквизиты всех документов, регистрируемых и учитываемых в подразделении документационного обеспечения
Этап- прохождение и исполнение документов, согласование – оценка проекта, подписание – проставление подписи
При исполнении входящих документов без составления письменного ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.), формируемых в дела структурных подразделений - исполнителей, ответственные за ведение делопроизводства указанных структурных подразделений вносят необходимую информацию в соответствующие РКФ на уровне структурных подразделений.
Подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) периодически составляет перечень документов, сведения об исполнении которых отсутствуют, и направляет его в соответствующие структурные подразделения.
Ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений анализируют представленный перечень и вносят необходимую информацию в РКФ на уровне структурных подразделений.
Этап – контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов включает: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование начальника (заместителя начальника) таможенного органа, начальников (заместителей начальников) структурных подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.
|
|
|
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения (содержащие поручения).
При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) проставляется отметка о контроле.
Контроль исполнения документов обеспечивают:
начальник (заместители начальника) таможенного органа;
подразделение документационного обеспечения (ответственные за ведение делопроизводства), осуществляющее учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения;
начальники структурных подразделений;
ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений; ответственные исполнители.
|
|
|
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники структурных подразделений.
Срок: типовой-установленный законодательством, организацией
Индивидуальный- наложением резолюции
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций, таможенных органов - с даты поступления в таможенный орган.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
· с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
· без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
· обращения и запросы депутатов - не позднее 30 дней со дня получения запроса либо в иной согласованный с инициатором запроса срок; в случае проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения изложенных в запросе сведений следует сообщить об этом инициатору запроса в 3-дневный срок со дня получения запроса;
· по обращениям, поступившим в таможенный орган, - до 30 дней со дня их регистрации, если в указании по исполнению документа начальника (заместителя начальника) таможенного органа или в обращении не указан иной срок;
· телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы - срочные - в день поступления, остальные - до 5 дней;
· по запросам средств массовой информации (СМИ) - не более 7 дней с момента поступления запроса;
· внутренние документы таможенного органа (приказы, распоряжения, решения коллегии, протоколы совещаний и другие) - согласно указанному в них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, - в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу);
· по запросам, поступившим в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, - в указанный в запросе срок; если срок не установлен - в течение 30 дней с момента их поступления.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 2638; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!