Определение документа. Виды документов.
Виды информации. 2. Определение документа. Виды документов. 3. Виды учебных изданий. Виды научных изданий. 4. Основные компоненты аппарата книги. 5. Библиографическая запись и библиографическое описание. 6. Обязательные элементы библиографической записи. 7. Библиографическое описание с одним автором, с двумя, тремя. 8. Библиографическое описание под заглавием. 9. Аналитическое библиографическое описание. 10. Библиотечно-библиографические классификации. 11. Информационный поиск. Этапы информационного поиска. 12. Библиотечный каталог. Виды библиотечных каталогов. 13. Алфавитный каталог. Основные особенности. 14. Систематический каталог. Основные особенности. 15. Назначение алфавитно-предметного указателя (АПУ). 16. Электронный каталог. Параметры поиска. 17. Библиографическая ссылка. Виды библиографических ссылок. 18. Библиографический список. Этапы составления. 19. Способы расположения документов в библиографическом списке. 20. Информационный поиск. Этапы информационного поиска. 21. Электронные каталоги РНБ. Характеристика, параметры поиска. 22. Типы библиографических пособий. 23. Справочные издания.
Виды информации (характеристика и свойства).
Толковый словарь русского языка Ожегова приводит 2 определения слова «информация»:
· Сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством.
· Сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь. (Научно-техническая и газетная информации, средства массовой информации — печать, радио, телевидение, кино).
|
|
|
Основные виды информации по её форме представления, способам её кодирования и хранения это:
· графическая или изобразительная — первый вид, для которого был реализован способ хранения информации об окружающем мире в виде наскальных рисунков, а позднее в виде картин, фотографий, схем, чертежей на бумаге, холсте, мраморе и др. материалах, изображающих картины реального мира;
· звуковая (акустическая) — мир вокруг нас полон звуков и задача их хранения и тиражирования была решена с изобретением звукозаписывающих устройств в 1877 г.; её разновидностью является музыкальная информация — для этого вида был изобретен способ кодирования с использованием специальных символов, что делает возможным хранение её аналогично графической информации;
· текстовая — способ кодирования речи человека специальными символами — буквами, причем разные народы имеют разные языки и используют различные наборы букв для отображения речи; особенно большое значение этот способ приобрел после изобретения бумаги и книгопечатания;
|
|
|
· числовая — количественная мера объектов и их свойств в окружающем мире; особенно большое значение приобрела с развитием торговли, экономики и денежного обмена; аналогично текстовой информации для её отображения используется метод кодирования специальными символами — цифрами, причем системы кодирования (счисления) могут быть разными;
· видеоинформация — способ сохранения «живых» картин окружающего мира, появившийся с изобретением кино.
Существуют также виды информации, для которых до сих пор не изобретено способов их кодирования и хранения - это виды информации по способу восприятия:
У человека пять органов чувств, с их помощью человек получает информацию о внешнем мире: зрение – визуальная информация, слух - аудиальная, обоняние - обонятельная, вкус - вкусовая, осязание - тактильная.
Виды информации по общественному значению:
· личная (знания, умения, навыки, интуиция);
· массовая (общественная, обыденная, эстетическая);
· специальная (научная, производственная, техническая, управленческая).
ü Предметы, процессы, явления материального или нематериального свойства, рассматриваемые с точки зрения их информационных свойств, называются информационными объектами.
|
|
|
Свойства информации:
Субъективность информации. Информация существует только во взаимосвязи с субъектом, передающим эту информацию и зависит от человеческого сознания. Информация — это субъективное отражение внешнего объективного мира. Информация зависит от методов ее фиксации и оценки.
Объективными являются данные, полученные с помощью исправных датчиков, измерительных приборов. Отражаясь в сознании человека, информация искажается (в большей или меньшей степени) в зависимости от мнения, суждения, опыта, знаний конкретного субъекта.
Достоверность информации. Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел. Достоверная информация помогает принять нам правильное решение. Недостоверной информация может быть по следующим причинам:
· преднамеренное искажение (дезинформация) или непреднамеренное искажение субъективного свойства;
· искажение в результате воздействия помех («испорченный телефон») и недостаточно точных средств ее фиксации.
Полнота информации. Информацию можно назвать полной, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполная информация может привести к ошибочному выводу или решению.
Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п.
|
|
|
Актуальность информации — важность для настоящего времени, злободневность, насущность. Только вовремя полученная информация может быть полезна.
Полезность (ценность) информации. Полезность может быть оценена применительно к нуждам конкретных ее потребителей и оценивается по тем задачам, которые можно решить с ее помощью.
Самая ценная информация — полезная.
С течением времени количество информации растет, информация накапливается, происходит ее систематизация, оценка и обобщение. Это свойство назвали ростом и кумулированием информации.
Старение информации заключается в уменьшении ее ценности с течением времени. Старит информацию не само время, а появление новой информации, которая уточняет, дополняет или отвергает полностью или частично более раннюю. Научно-техническая информация стареет быстрее, эстетическая (произведения искусства) — медленнее.
Определение документа. Виды документов.
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:
Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В ГОСТ ИСО 15489-1-2007:
Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.
Виды документов по происхождению:
· Личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
· Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
Управленческих документов, с которыми работают делопроизводственные службы, как правило, создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.
Служебных документов — официальных документов, используемых в текущей деятельности организации.
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):
· Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
· Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
· Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
· Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
· Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
· Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
· Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
· Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
· Кинодокумент- изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
· Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
· Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
· Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
· Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:
· входящие (поступившие в организацию);
· исходящие (отправляемые из организации);
· внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
ü Совокупность этих документов образует документооборот организации.
Виды документов по числу затронутых вопросов:
· Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса.
· Сложные - несколько вопросов, которые могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (напр., приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).
По ограничению доступа документы разделяются на:
· Секретные - снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения.
· Для служебного пользования - содержат несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Помечаются грифом «Для служебного пользования».
· Несекретные (простые).
Виды документов по способу изложения текста:
· Индивидуальные - содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.
· Трафаретные - структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.
· Типовые - используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.
По степени подлинности документы делятся на:
· подлинники (оригиналы): подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. И обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).
· копии: копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
· дубликаты:дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; дублетный документ — один из экземпляров копии документа.
По срокам хранения документы делятся на:
· документы постоянного;
· долговременного (свыше 10 лет);
· временного (до 10 лет) хранения.
Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 4135; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!