Характеристика протоколу ділової зустрічі. Протокол проведення переговорів
Норми дипломатичного протоколу - це результат спілкування, що відбувалося між людьми різних країн і народностей па протягом багатьох століть. Тому поняття протоколу є історичною категорією. У процесі свого розвитку ці норми зазнали безліч змін.
Однак звід цих правил також знаходить застосування на рівні контактів представників ділового світу, оскільки сьогодні процес спілкування властивий не тільки окремо взятих держав, але і їх окремих представників, в нашому випадку - діловим людям.
У діловому світі подібні правила регламентують порядок зустрічей і зв'язків, проведення бесід і переговорів, організацію прийомів, оформлення ділового листування.
Досвід доводить, що для налагодження відносин з діловими партнерами аж ніяк не досить тільки знань комерційних питань і правових норм. Важливим є також дотримання певних протокольних правил і звичаїв.
Сьогодні діловий протокол являє собою звід правил, згідно з якими регулюються: процес ведення ділових переговорів, різні церемонії, форма одягу, ділова переписка між партнерами і т. д.
Будь-яке порушення цих правил може призвести до серйозних наслідків для того, хто їх допустив: він завдає непоправної шкоди своєї компанії, дискредитує імідж фірми і втрачає свій авторитет. Тому компанії, яку він представляє, доведеться шукати способи вибачитися перед своїм діловим партнером і усунути подібні промахи.
|
|
|
Протокол допомагає створити дружню і невимушену атмосферу на ділових зустрічах, переговорах, прийомах, а це, в свою чергу, сприяє взаєморозумінню і досягненню бажаних результатів. Де люди і компанії, партнери і переговори - там завжди присутній протокол.
Діловим протоколом у світі бізнесу прийнято називати вищий рівень ділового етикету. Протокол - це сукупність визначених правил, норм і традицій на переговорах і неофіційних зустрічах.
Діловий протокол передбачає і сценарій відносин в діловому світі. З самого початку протокол розглядає міжнародний принцип переваги рангів. Це означає, що до персони відносяться відповідно до її чину і посади в компанії, а вік і стать особливого значення не мають.
Даний принцип стає основоположним у ділових відносинах. Безсумнівно, його можна назвати умовністю. Але і весь діловий протокол в цілому являє собою звід правил і умовностей, прийнятих в світі бізнесу.
Діловий протокол для бізнесмена складається з безлічі складових: створення певного зовнішнього іміджу, вироблення власного стилю ділового спілкування, оформлення робочого місця, організація прийомів та особливості спілкування з іноземними партнерами. Всі ці навички входять в поняття "діловий етикет" і є частиною ділового протоколу.
|
|
|
Робота протокольних відділів дуже напружена і складається з постійних авралів. Пояснимо нашу думку: компанії, особливо великі, ведуть активний спосіб життя - зустрічаються з клієнтами, партнерами, виїжджають на переговори в інші країни; пристроєм цих заходів в інших містах і державах, а також зустрічей гостей входить в обов'язки протокольного відділу. Уявіть собі: представники компанії сьогодні відвідують Москву, завтра - Санкт-Петербург, потім - Астану - й відділ протоколу повинен встигнути все: продумати логістику, не забути про перекладачів, підготувати квіти і подарунки. І, що важливо, - все це зробити вчасно.
Багато власників власного бізнесу не мають необхідних навичок або досвіду у підготовці протоколу корпоративних зустрічей. Пропонуємо вам декілька простих порад, які можуть бути використані для підготовки протоколів або звітів корпоративних зустрічей будь-якого виду.
Оптимальне дотримання протоколу корпоративної зустрічі є ознакою здорового бізнесу; а оскільки цей бізнес в будь-якому випадку буде ретельно досліджуватися акціонерами, інвесторами і фінансовими установами, то логічно припустити, що час і зусилля, витрачені на підготовку належного протоколу, цілком окупляться. Грамотне проведення протокольних подій і дотримання норм етикету створює більш високий імідж компанії і формує сприятливе середовище для успішних переговорів на високому рівні, оскільки володіння діловим етикетом виконує наступні функції:
|
|
|
· захищає від непередбачених ситуацій та незручного становища на переговорах;
· дає можливості для ввічливого маніпулювання та підвищення ефективності переговорів і зустрічей.
У наші дні все більше значення набуває демократія. Це стосується і протоколів: вони стають більш лояльними. За і неформальної комунікації - наприклад, в рамках компанії - є певний стандарт. Правила у фірмі небажано вводити в наказовому порядку. Іноді недостатньо досвідчені і компетентні керівники так і надходять, віддаючи розпорядження кшталт: "З завтрашнього дня ходимо в краватках!". Після чого співробітники ще два тижні говорять про це розпорядженні виключно в агресивних тонах. Досвідчений керівник спочатку донесе до людей, що діловий стиль в одязі - це приємно, необхідно і правильно, а вже потім буде вводити нові стандарти.
Деякі компанії йдуть правильним шляхом, влаштовуючи для менеджерів свого роду покази-рекомендації. А ось чого категорично не можна робити - так це вводити якийсь документ - "Правила дрес-коду": людина швидше прислухається до рекомендацій, ніж до наказів. Поступово все більше співробітників буде ходити в костюмах, і що залишилися в джинсах і майках будуть відчувати себе "білими воронами". Рано чи пізно вони самі захочуть одягти краватки.
|
|
|
Правила одягу для бізнес-леді досить суворі. У протоколі існує всього три кольори для костюмів: чорний, темно-синій і сірий. Ні в якому разі не коричневий: це популярний колір, але до нього складно підібрати блузки та аксесуари.
Протокол окремо передбачає запізнення. Спізнюватися завжди соромно. Протокольщик повинен докласти максимум зусиль для того, щоб його "підопічний" керівник був на місці в призначений час, тобто врахувати можливий форс-мажор.
Важливо пам'ятати деякі позиції, які обов'язково передбачаються протоколом. Пункти, які повинні бути включені в протокол зустрічі, складають звіт, в якому повинна бути відображена наступна інформація:
· відвідувачі зустрічі;
· дата та час її проведення;
· ім'я ведучого;
· всі рішення, прийняті на зустрічі.
У разі корпоративних зустрічей також важливо включити у протокол будь-які питання, які висуваються для обговорення.
Інший фактор, який допомагає при підготовці протоколу зустрічей, полягає в необхідності існування погодженої та затвердженої в письмовому вигляді повістки дня. Вона має бути чітко сформульована і поширена між учасниками за деякий час до скликається зустрічі. Порядок денний не тільки сприяє гладкому проведення зустрічі, і полегшує життя того, хто здійснює запис протоколу, допомагає відстежити і зареєструвати прийняті на зборах рішення.
Немає ніякої необхідності записувати у протокол кожен коментар, озвучений під час проведення зустрічі. Зазвичай істотна тільки основна інформація і прийняті рішення. У разі наявності значних заперечень або поправок вони можуть і повинні бути запротокольовані, навіть якщо їх обговорення не приділяється великої уваги. Не обов'язково, але все-таки корисно включити в протокол коротке резюме найважливіших питань, які розглядалися на зустрічі.
Діловий протокол прийнятий у всьому світі як спосіб спілкування різних народів для досягнення взаєморозуміння та налагодження міжнародних контактів. Сьогодні еталоном протоколу прим'ято вважати Японію, а серед європейських країн зразково-показовою можна назвати Угорщину. Бізнесмену, який відправляється з діловим візитом за кордон, необхідно ознайомитися зі звичаями країни, у яку він направляється, з правилами прийому гостей і т. п. Наприклад, у Фінляндії відмова від походу в сауну-вірний спосіб образити партнера. Англійці можуть скасувати зустріч, якщо партнери запізняться хоч на п'ять хвилин, тоді як іспанці не звернуть на це ніякої уваги. Японці будуть довго вибачатися на протокольному вечері, що нічим пригостити, хоча стіл буде щедро заставлений їжею. І в кожній державі існує маса своїх особливостей. Допомогти бізнесмену цієї непростої задачі покликані спеціально навчені люди: вони можуть підготувати "шпаргалку" з особливостей ділового етикету тієї країни, в яку відправляється їх керівник.
Володіння правилами ділового етикету в сучасному бізнес-співтоваристві - не пережиток минулого, а обов'язкова вимога. Від того, наскільки ви вмієте бути "своїм" у будь-якій, навіть самої нестандартної ситуації, залежить якість і кількість ваших ділових контактів, а отже, і результат вашої бізнес-діяльності. При цьому бізнес-середовище постійно ускладнюється, набуваючи специфічними для кожного виду діяльності ритуалами і нормами, тому важливо вміти адекватно застосовувати власні знання.
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 597; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!