Организация информационного обслуживания менеджера
Информационное обслуживание должно базироваться на изучении потребностей менеджера в информации, путем анализа его функций, содержания и характера управленческих решений, которые принимаются.
Для определения потребностей в необходимых данных следует учитывать возможные нестандартные ситуации, когда необходимо не только принимать решения, но и правильно поставить задачи подчиненным.
Кроме сведений, которые необходимы непосредственно для решения текущих и стратегических задач, менеджеру для расширения профессионального кругозора необходима информация о конкурирующих организациях. При этом надо учитывать, что полностью удовлетворить потребности в информации невозможно, да и не надо, потому что в какой-то момент затраты на получение дополнительных данных становятся больше того эффекта, который она может дать при обосновании решения. Информация, поступающая к менеджеру должна быть достоверной, актуальной, своевременной, содержательной, доступной для восприятия.
При неэффективности данных создается иллюзия информированности. Поэтому менеджер должен обеспечить проверку их достоверности путем получения ее из разных источников. Он должен иметь представление о способах получения различных данных.
Актуальность данных тесно связана с их новизной и может оцениваться временем от конкретных событий, фактов, состояния к неиспользования данных о нем.
|
|
|
Оперативные данные теряют свою актуальность очень часто ииспользуются только один раз. Данные обобщения, аналитического характера сохраняют свою актуальность в течение длительного периода и используются многократно.
Своевременность данных - это свойство, близкое к актуальности, но все же отличается от нее. Данные поступают своевременно, если они не опаздывают относительно оптимальных сроков принятия решения. Но своевременно - не значит заблаговременно, так как собранные ранее данные теряют актуальность.
Своевременность информации обеспечивается использованием современных технических средств управления правильным определением сроков сбора и обработки оперативных данных.
Очень важным является требование к содержательности и доступности их восприятия. Оперативные данные можно предоставлять в форме таблиц, диаграмм, схем и др. В документах аналогичного характера данные сравниваются с прошлым периодом. Здесь важным является краткость изложения, но достичь ее надо не методом отклонения, а путем обобщения и выделения важных факторов.
Менеджер должен получать агрегированные, обобщенные показатели, которые дополнены характеристикой факторов, обусловивших их изменение. Это можно показать графическим отображением и коротким комментарием к таблицам и диаграммам.
|
|
|
Менеджер получает информацию из разных источников и должен умело их сочетать. Главным источником информации для него являются письменные документы (внутренние и внешние), а также обзоры и доклады, подготовленные специалистами аппарата управления.
Чем выше ранг менеджера, тем больше удельный вес обобщенной, аналитической информации о состоянии дел в организации.
Вместе с тем в письменных документах освещаются некоторым образом отфильтрованные представления о реальной действительности. Поэтому для менеджера любого ранга имеют большое значение такие источники информации, как:
- непосредственное наблюдение;
- устные беседы;
- совещания.
А при обосновании стратегических решений могут использоваться специальные обследования отдельных структурных подразделений.
В зависимости от ранга и круга обязанностей менеджер должен отобрать наиболее важные данные, с которыми необходимо ознакомиться обязательно, и менее важные сведения, знакомство с которыми желательно.
Случайные, непредвиденные сведения, оперативные данные должны поступать к менеджеру только тогда, когда он компетентен в решении вопросов этих данных.
|
|
|
При организации информационного обслуживания менеджерам необходимо соответствующим образом организовать работу специалистов функциональных служб, канцелярии, секретаря, которые должны иметь навыки обработки, анализа и оформления информации, в том числе с использованием ПЭВМ.
Работа с документами занимает значительное место в структуре рабочего времени менеджера.
Организация этой работы должна идти по следующим направлениям:
1. Предварительное распределение полученной документации и корреспонденции по адресам еще в канцелярии, на основе четко фиксированного в инструкции по делопроизводству, распределения функций и видов работ в аппарате управления.
2. Передавать права подписи исходящих документов ответственным исполнителям, что не только разгружает руководителей организаций, но и повышает инициативу и ответственность подчиненных.
3. Использование методов сокращения, дает возможность ускорить процесс ознакомления с документами, особенно с теми, которые не требуют досконального изучения.
4. Использование рациональных приемов и методов редактирования проектов документов. Их сущность заключается в том, что с начала проект документа необходимо внимательно прочитать, выявить повторения и логические несоответствия, затем устранить повторения, разбить текст на части, на графы и абзацы, используя общепринятые знаки сокращения, устранить логические неточности и др.
|
|
|
Виды деловых совещаний
Совещания и заседания - наиболее распространенные методы руководства, способы подготовки и принятия управленческих решений, изучения и формирования мнения коллектива, оценки способностей подчиненных. Умелое проведение совещания, искренняя заинтересованность присутствующих в ее решениях позволяют привлечь к активной дискуссии даже инертных людей, которые редко выступают.
Существует определенная разница между такими формами коллективной работы, как совещание, заседание и сборы.
Совещание - это форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса.
Заседание - это форма организации работы постоянно действующего органа (комитета, коллегии, советы, комиссии, группы).
В большинстве случаев проведение заседания предусматривается уставом, хотя иногда заседание может проводиться по инициативе руководителя.
Собрание - это совместное присутствие в определенном месте людей, объединенных конкретной целью (собрание работников предприятия, подразделения, членов общества и др.).
Следует отметить, что в практике управленческой деятельности преобладают совещания.
Совещания имеют как положительные, так и отрицательные стороны.
К положительным сторонам делового совещания относятся:
- возможность оперативно и в короткие сроки получить нужную информацию, ознакомиться с различными точками зрения на проблему и путями ее решения;
- принятие коллегиальных решений.
При этом совещание является эффективной и экономически целесообразной, если оно выступает средством получения, проверки и учета, а не издание информации.
К отрицательным сторонам делового совещания относятся:
- их высокая стоимость;
- неопределенность коллективной ответственности.
Классификация деловых совещаний:
По целям:
- учебные (цель совещания - передать участникам определенные знания, и тем самым повысить их квалификацию)
- разъяснительные (руководитель пытается убедить участников совещания в необходимости, верности и своевременности его стратегии и действий);
- проблемные (цель совещания - разработка путей и методов решения проблем);
- координационные (цель совещания - координация работы подразделений);
- информационные (цель совещания - осуществление сбора, обмена и обобщения данных из любой проблемы и определения взглядов участников совещания).
По способу проведения:
- диктаторские
Диктаторское совещание характеризуется следующими признаками: право голоса имеет только руководитель; он сам излагает свои взгляды, издает приказ или указание; количество участников не регламентируют. Особенности таких совещаний - сохранение иерархии работников, однозначность в постановке задач, быстрое осуществление решений;
- автократические
Автократическое совещание является разновидностью диктаторского. Его ход предусматривает вопрос руководителя и ответы участников совещания. По требованию или с разрешения руководителя допускаются выступления. Количество участников подобного совещания ограничено. Такие совещания, как правило, представляют собой своеобразный отчет участников перед руководителем, во время которого каждый имеет возможность в большей или меньшей степени изложить свой взгляд;
- сегрегативные
Сегрегативное совещание предусматривает порядок, при котором руководитель сам определяет тех, кто должен выступить, то есть тех, кого он желает выслушать.
- дискуссионные
Дискуссионные совещания представляют собой наиболее демократичный способ решения проблем, которые выносят на совещание. Такие совещания организуют в случае необходимости координации действий сотрудников или подразделений, их может проводить как руководитель, так и выбранный участниками голова. Количество участников ограничено, обычно не более 15 чел. Каждый участник дискуссионного совещания имеет возможность изложить свое мнение, что способствует повышению ответственности за выполнение принятых решений, позволяет открыто обсуждать любые взгляды, в том числе руководителя, способствует сплоченности членов коллектива;
- произвольные
Произвольное совещание, как правило, имеет место тогда, когда обмениваются мнениями работники, профессиональные обязанности которых тесно взаимосвязаны. Оно происходит без повестки дня, без головы, на ней не принимают никаких решений. Примером такого совещания является обсуждение руководителем, его заместителями, помощниками, ведущими специалистами общего состояния дел или достаточно большой и важной проблемы.
По степени подготовленности:
а) запланированные
К запланированным совещаниям относятся:
- совещания, которые регулярно проводят руководители;
- еженедельные совещания, например, по качеству и др. Их проводят обычно с установленной периодичностью, в то же время, с относительно стабильным составом участников, часто с практически постоянной повесткой дня, например, подведение итогов недели (месяца), определение задачи на следующую неделю, распределение работ и ресурсов (рабочей силы, времени), согласование взаимодействия и др.;
- совещания по важнейшим проблемам деятельности организации, требующих, как правило, специальной подготовки, присутствия представителей других учреждений и тому подобное;
б) внеплановые: проводят в случае возникновения непредвиденных, чрезвычайных ситуаций (например, при поступлении нормативного документа, изменяющий порядок работы и др.)
По периодичности:
- разовые;
- регулярные;
- периодические.
По количеству участников:
- совещания с узким составом участников (до 5 человек)
- расширенные совещания (до 20 человек);
- представительные совещания (более 20 человек).
По составу участников:
- совещания с постоянным составом участников;
- совещания с непостоянным составом участников;
- совещания со смешанным составом участников;
- совещания с составом, регламентированным нормативным актом.
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 257; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!