Роль информации в работе менеджера
Тема 2. ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА
План
Самоуправление и самосовершенствование менеджера.
Роль информации в работе менеджера.
Организация информационного обслуживания менеджера.
Виды деловых совещаний.
Технология проведения делового совещания.
Особенности проведения совещаний различных видов.
Самоуправление и самосовершенствование менеджера
Дейл Карнеги в своей знаменитой книге «Как приобретать друзей» однозначно утверждает: «Самосовершенствование - прежде всего». Для того чтобы управлять другими, необходимо сначала научиться управлять собой.
К характерным чертам руководителя, который хорошо управляет собой, относят следующие: здоровое тело, отсутствие вредных привычек, энергичность и жизнестойкость, спокойный и уравновешенный подход к жизни и работе, способность преодолевать стрессы, эффективное использование времени и др. При этом следует помнить, что все аспекты управления между собой взаимосвязаны.
Большинство видов деятельности в сфере менеджмента требуют высокого индивидуального развития. По мере того, как растет степень изменений, возникает потребность развивать свой творческий потенциал. При таких условиях менеджерам необходимо поддерживать свой уровень, несмотря ни на что. Работа менеджера, которая постоянно меняется и выдвигает новые требования к менеджеру, предусматривает высокую способность к саморазвитию.
|
|
|
Саморазвитие необходимо и для тех, кто собирается переходить на более престижную работу или находится между двумя важными этапами своей карьеры, то есть каждый раз, когда менеджеру необходимы наибольшая восприимчивость, энергичность или ловкость.
К саморазвитию побуждают такие желания, как достижение служебной карьеры; более эффективное выполнение текущей работы; получение большего удовольствия от работы, жизни и др.
Под самосовершенствованием имеются в виду личностные изменения, возникновения новых взглядов, ощущений. Эти изменения личности и является развитием вашего «Я».
Главным направлением самосовершенствования является развитие навыков самостоятельного мышления, выработка собственных идей на базе собственного опыта. Оба направления тесно связаны и предполагают выработку собственных идей на основе получаемой информации, общения с другими людьми и обратной связи.
Результативность процесса самосовершенствования рассматривается с точки зрения мышления (наши идеи, убеждения, концепции, теории); ощущения (наши чувства, настроения); готовности к действиям (способность или неспособность действовать в зависимости от ситуации) может быть представлена в виде таблицы (табл. 2.1).
|
|
|
Первый аспект развития личности - здоровое мышление. Если вы признаете не только собственное мнение, но и мнение других, готовы их выслушать, отнестись к ним с уважением, даже если вы их не разделяете, значит, вы имеете здоровое мышление. Таким образом, здоровое мышление характеризуется наличием системы связанных и последовательных идей и убеждений, которые вряд ли будут подвергнуты изменениям в зависимости от ситуации.
Для человека со здоровым мышлением характерна способность замечать детали и одновременно иметь представление о ситуации в целом. Влияние ваших идей и поступков на других людей приводит к формированию системы персональных стандартов и моральных ценностей (философских, религиозных, духовных), которые вызывают определенные чувства.
Рассмотрим более подробно различные аспекты развития личности.
Таблица 2.1
Качественные результаты самосовершенствования
| Аспекты развития личности | Результат совершенствования | ||
| мышление | ощущение | подготовка к действию | |
| Здоровье | Последовательность идей. Способность учитывать и детали, и ситуацию в целом. Персональные ценности. Мораль. Философские, религиозные и другие убеждения | Осознание и признание чувств. Внутренняя сбалансированность. Внутренний покой | Калорийность, диета, физическая подготовка, здоровые привычки и образ жизни |
| Навыки | Умственные и концептуальные способности, профессиональные знания, память, логическое мышление, способность к творчеству, интуиция | Способность общения с людьми. Артистические способности | Профессиональные способности |
| Способность к действиям (мотивация и решительность) | Способность делать выбор и идти на компромисс, способность отказываться от предложенного решения | Способность осмысливать и трансформировать препятствия - разочарование, несчастье, страдания - и управлять ими | Способность выйти из состояния депрессии, взять инициативу в свои руки, снова приняться за решение проблемы |
| Личность | Осознание и понимание себя | Примирение со своими недостатками. Способность радоваться имеющимся достоинствам | Самомотивация, знание границ своих возможностей. Цель жизни |
|
|
|
«Здоровые чувства» - это осознанность того, что они есть, и влияют на вас. Подавление своих чувств или отрицание их наличия нельзя назвать здоровыми проявлениями, потому что подавляют чувства, что почти всегда проявляются самым нежелательным образом - в виде неконтролируемых реакций (например, неспособность сдерживать свой гнев), что ухудшает взаимоотношения с другими людьми, напряженности, нервозности, бессонницы и целого ряда болезней.
|
|
|
Однако сказанное вовсе не означает, что давать волю своим чувствам - значит способствовать укреплению здоровья. Необходимо стремиться к состоянию равновесия, при котором осознаются и самопризнаютсясвои чувства, но при этом мы не позволяем им превалировать над нами.
Наличие у человека здоровых чувств свидетельствует также о сбалансированности личности, умственной и физической деятельности, материальных и духовных интересов. Самосовершенствование предполагает анализ этих аспектов в жизни человека и устранения любого дисбаланса.
Существует три вида сбалансированности личности.
Первый - это внутренняя уравновешенность, которой обычно можно добиться с помощью таких приемов, как созерцание, медитация и система упражнений йоги.
Второй - это сбалансированность самих процессов мышления, ощущения и готовности к действию. Примером несбалансированности может быть желание, не подкрепленное соответствующими действиями, или, наоборот, чрезмерная и непродуманная активность.
Третий вид сбалансированности - уравновешенность четырех аспектов развития личности, то есть баланс между временем и усилиями, потраченными на совершенствование вашего здоровья, навыков, действий и личности своего «Я2.
Что означает «готовность к действию» по отношению к здоровью? Речь идет в основном о физическом здоровье, которое зависит от таких факторов, как калорийность пищи, диета, физическая подготовка и здоровые привычки.
Второй аспект развития личности - навыки. Человеку, занимающемуся самосовершенствованием, необходимо развивать целый ряд умственных и концептуальных способностей: запоминание, логическое мышление, усвоение технических знаний, творческий подход, интуицию.
Третий аспект развития личности - способность к действиям в реальной жизни предполагает развитие физических, технических и профессиональных навыков.
При наличии умственного и физического здоровья человек может развивать свои навыки, а при наличии решимости и умения мотивировать эти навыки, он может превращать их в действии. В результате возникает осознание себя как личности: «Хорошо, что я такой, какой я есть» - это четвертый аспект. Восприятие себя как личности характеризуется пониманием себя, а также наличием внутренней ориентации, осознанием цели в жизни.
Отсутствие надлежащего осознания своей личности противоречит принципам самосовершенствования. Необходимо примириться со своими недостатками, но нельзя ненавидеть себя за них: вы должны или исправить эти недостатки, или постараться найти оптимальный выход из неудачной ситуации. Вы также должны признавать и свои достоинства, не опускаясь до чрезмерного самодовольства, так же как и к самоуничтожению и ложной скромности.
Итак, понятие «самосовершенствование» предусматривает укрепление здоровья, развитие мастерства, мотивации, решимости, осознание своего «Я» и цели в жизни.
Положительные и отрицательные качества часто в специальной литературе обозначают понятиями высшего и низшего «Я».
Высшее «Я» - это ваши положительные качества. Хотя у всех людей есть высшее «Я», многие, как ни странно, не осознают, не замечают своих хороших качеств и со смущением могут отрицать их наличие.
Другие люди, наоборот, слишком самодовольные и видят в себе только положительные качества, которые, возможно, у них и отсутствуют.
Полезным может быть составление вами списка ваших качеств, относящихся к высшему «Я». Осознайте наличие у вас этих положительных качеств, но избегайте самодовольства.
Низшее «Я» - это ваши отрицательные качества. Поскольку низшее «Я» свойственное всем нам, очень важно уметь признавать его. Отрицая его существование в себе, вы препятствуете процессу самосовершенствования. Очень важно не позволять низшему «Я» преобладать над вами. Составьте список качеств, относящихся к низшему «Я». Признайте их существование у себя и мотивируйте этим свое самосовершенствование.
Основные методы самосовершенствования, способствуют достижению разнообразных общих результатов в развитии личности, также помогают выработать качества и навыки, необходимые для такого развития, а именно: ведение личного журнала; ретроспективный обзор событий; рассуждения о событиях, происходящих; умение прислушиваться к своему внутреннему «Я»; развитие интуиции; смелость в использовании новых идей; экспериментирования с новым типом поведения; укрепление силы воли; поддержка способности к восприятию нового; работа над высшим и низшим «Я»; способы совершенствования мышления (чтение, составление плана, методика систематического запоминания и др.); другие возможности самосовершенствования (обучение на курсах, выработки индивидуального стиля управления, развитие способности общения и т.п.).
Роль информации в работе менеджера
Информация в работе менеджера является средством обоснования решения.Она необходима ему для успешного выполнения производственных и социальных задач организации в конкурентной среде.
От полноты информации зависит вероятность того, будет ли произведен оптимальный вариант решения, или тот, который имеет негативные последствия.
В современных условиях возрастают требования к обоснованности управленческих решений, выработанных на основе точной и достоверной информации. Часто информацию отождествляют с любыми сведениями, но менеджеру необходимы не разнообразные отчеты, справки и другие данные, а только те, которые нужны для решения конкретных задач. Чем больше объем информации, тем сложнее найти в нем необходимые сведения. Оценка полезности данных носит субъективный характер и во многом связана с тем, что менеджер не настроен на их понимание, сосредоточив свое внимание на других вопросах.
Вот почему информация для менеджера - это новые сведения, которые понятны и оценены как полезные для решения тех или иных задач. А содержание информационной работы заключается в том, чтобы собрать данные и превратить их в информацию, то есть отобрать из них новые и полезные, а также придать им форму, при которой они будут использованы в кратчайшие сроки.
В организациях отличают внутреннюю и внешнюю информацию.
Виды информации относительно менеджера организации делят на:
- производственная информация;
- коммерческая информация;
- техническая информация;
- административная информация;
- экономическая информация;
- кадровая информация.
К информационным материалам коммерческой организации относятся следующее:
1. Сведения о выполнении плана товарооборота в структурных подразделениях.
2. Данные о состоянии завоза товаров в торговую сеть поставщиками.
3. Данные о выполнении договоров с оптовыми базами и другими поставщиками.
4. Отчетные данные о состоянии товарных запасов на складах и розничной сети.
5. Данные о результатах хозяйственной деятельности по предприятию.
6. Данные о состоянии реконструкции и ремонта объектов.
7. Сведения об отсутствующих в продаже товаров предприятия.
8. Данные о состоянии претензионной работы в организации.
9. Сведения о сохранности товарно-материальных ценностей в структурных подразделениях.
10. Распорядительная информация, содержащаяся в приказах и распоряжениях менеджера и его заместителей.
11. Информация, которая является в постановлениях различных совещаний, собраний трудового коллектива и акционеров и др.
11. Информация на ПЭВМ (АРМ менеджера).
Все документы должны быть тщательно обработаны, чтобы использование имеющейся в ней информации не вызвало ошибок и недоразумений.
Совокупность сведений, необходимых для принятия решений, может считаться достаточной, если она удовлетворяет следующим требованиям:
- характеризует содержание задачи и существенные для ее выполнения ресурсы;
- достоверно отражает состояние производственной и коммерческой деятельности в настоящее время;
- своевременно поступает к субъекту управления, который правомерен принимать решения;
- предоставляется в достаточно простой форме для практического использования.
Отбор необходимой информации является важной и сложной процедурой, так как недостаточность информации, как и ее избыточность (излишек) снижает результативность труда в системе управления.
Обмен информацией между различными уровнями управления выполняется в форме сообщений показателей и различных документов.
Средства, которые определяют порядок регистрации, преобразования, хранения и передвижения сведений в сочетании с необходимой для этого техникой составляют систему информации.
Уровню производства и коммерческой деятельности организаций соответствует сложная информационная система, которая использует систему вычислительных машин, включая ПЭВМ.
Информация используется менеджером как средство организации производства и торговли, маркетинговой деятельности в конкурентной среде. Это свойство информации проявляется в процессах обоснования управленческих решений. Отбирая сведения для обоснования решений, менеджер должен придерживаться следующих принципов:
- подчиненность хозяйственного решения общим задачам организации;
- соответствие решений достижений науки;
- тщательная проверка достоверности фактов;
- научный подход к обобщениям;
- строгая регламентация деятельности как при разработке так и при выполнении решений.
По своему значению для обоснования решения информация разделяется на четыре вида:
1. Директивная информация.
2. Научно-техническая информация.
3. Экономическая информация.
4. Организационно-нормативная информация.
Главным требованием к информации ее достаточность, то есть представление менеджеру только существенных сведений для выполнения задач управления.
Достаточность информации обеспечивает возможность выбора решения, повышает эффективность управления за счет обоснованности решений, сокращает время на их разработку и принятие, уменьшению затрат на сбор и обработку сведений. Отбор существенной информации облегчается четкой формулировкой содержания задач управления.
Директивная информация - информация, которая обеспечивает единство управления, законность правовых действий менеджера.
Она регламентирует деятельность менеджера с позиций законности.
Научно-техническая информация - информация, которая ускоряет практическое использование экономических законов рыночной экономики, способствует организации производства, труда и управления предприятием.
Экономическая информация - информация, которая показывает состояние хозяйственной деятельности организации, ее эффективность и характеризует изменения трудового процесса, затраты действующей работы в каждом структурном подразделении предприятия.
Организационные нормативы - это средства воздействия на управляющую систему путем регламентирования деятельности при выполнении задач управления, установление норм и нормативов на выполнение отдельных трудовых операций.
При формировании потоков информации менеджер использует принципы распределения и кооперирования труда работников аппарата управления. Порядок сбора и переработки информации формируется функциональными отделами и передается в соответствующие службы, которые информируют руководство о состоянии дел на предприятии.
Отсутствие заблаговременной и достоверной информации часто приводит к тому, что менеджер выполняет функции управления и принимает решение субъективно, по интуиции, исходя из своего опыта работы.
Менеджер должен правильно организовать доведение потоков информации к каждому структурному подразделению и исполнителям.
Информация, которая не соответствует функциям, которые выполняются работником, не дает никакой пользы. При этом у работника убирается часть его рабочего времени, которое можно было бы использовать для выполнения необходимых работ. Менеджеру организации должен поступать только такой объем информации, который он может воспринять.
Предел восприятия информации - это такой ее объем, который способен охватить в настоящее время менеджер, для того чтобы знать правильное направление действий исполнителей.
Таким образом, все действия менеджера организации должны исходить из знания действительных обстоятельств, профессионального опыта и базироваться на полной информации.
Если работа менеджера основывается на качестве принимаемых решений, то в их основе должен быть высокий уровень организации сбора, анализа и использования достоверной информации.
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 411; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!