УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ ЗА КОРДОНОМ 4.1 Міжнародні організації
У світі існує ряд організацій з УД. Так, у 1956 р. було організовано Міжнародну федерацію з управління документацією. Метою її створення була пропаганда ідей УД, проведення досліджень у цій галузі знань, розроблення стандартів та обмін інформацією між країнами та організаціями, що входять до організації.
Міжнародна федерація з управління документацією разом з Міжнародною радою архівів (МРА) у 1976 р. створили об'єднаний комітет з управління документацією. Були окреслені такі його завдання:
- виявити взаємозв'язок між УД та архівами і сприяти розвитку співробітництва, особливо у галузі освіти, розроблення стандартів та термінології;
- визначити специфічні сфери взаємних інтересів та узгодити пропозиції з проведення досліджень чи із спільної діяльності;
- сприяти впровадженню технічних досягнень у практику УД та діяльність архівів;
- здійснювати підготовку публікацій та розповсюджувати матеріали з питань УД;
- забезпечити консультативну і практичну допомогу всім країнам у розробленні й реалізації програм УД.
Цей об'єднаний комітет зробив спробу вироблення єдиного розуміння змісту діяльності та завдань у сфері УД, що в цілому полягало у:
- точному та повному документуванні діяльності установи;
- контролі за обсягом та якістю створюваних документів;
- розробленні механізму контролю за створеними документами з метою уникнення появи "непотрібних" документів;
|
|
|
- спрощенні роботи з підготовки, зберігання документів та користування ними;
- юридичному обгрунтуванні зберігання, передавання на зберігання, знищення документів та користування ними тощо.
Виходячи з цього було сформульовано й проблеми УД:
- управління машиночитаними документами*;
- управління центром документації;
* Зараз замість терміна "машиночитаний документ" пер .важно використовується словосполучення "електронний документ".
- складання графіків контролю за виконанням документів;
- організація зберігання документів в установі;
- управління інформаційною службою та листуванням, поштовими відправленнями;
- управління звітами, директивами, мікроформами, процесами роботи з документами;
- автоматизація процесів роботи з документами.
За аналогією з МРА у 1970 р. було створено Міжнародну раду з управління документацією (МРУД). Результати діяльності цього органу, інші матеріали, що стосуються управління документацією, публікуються в журналі МРУД "ТЬе Іпіегпатіопаї Кесогдз Мапа^етепі Іошпаї". У 1979 р. на нараді у штаб-квартирі ЮНЕСКО було прийнято Програму в галузі управління документацією та архівами (ІІАМР -Кесонів апа АгсЬіуєв Мапа§етепІ Ргодгатте). У межах цієї програми з 1979 по 1995 рік було видано ПО назв примірних нормативних документів, інструктивних, навчальних, методичних та інших практичних посібників з архівістики та УД, а також суміжних з ними напрямів діяльності.
|
|
|
Питання проблематики УД розглядаються на нарадах чи конгресах МРА та МРУД. Так, на IX Міжнародному конгресі архівів у Лондоні (1980 р.) було прийнято резолюцію про необхідність перегляду змісту роботи МРА у зв'язку з прийняттям КАМР, тобто для врахування в завданнях архівістики проблем УД. У 1985 р. в Манілі (Філіппіни) відбувся І Конгрес МРУД. Проблематика виступів на ньому в основному була присвячена перспективам змін в УД, зумовлених комп'ютеризацією. І надалі, ці питання стають чи не постійними для обговорення на різних зібраннях цієї організації. Слід зауважити, що тема комп'ютеризації почала обговорюватись у межах МРА ще раніше, причому вперше - у 1972 р. на VII Міжнародному конгресі архівів у Москві. Вона залишається актуальною і досі, про що свідчать матеріали кворуму, який відбувся у 2000 р. у м.Севільї (Іспанія).
Важливим напрямом є стандартизація процесів УД. Так, Міжнародною організацією зі стандартизації (180) було прийнято близько 200 стандартів (технічними комітетами 180 "Інформація та документація", "Інформаційні технології"), що стосувалися різних питань технології роботи з документами, зокрема з електронними. Безпосередньо УД присвячено міжнародний стандарт ІСО 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією".
|
|
|
4.2. ІСО 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією"
ІСО 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією" - ВО 15489-2001. "Іпїогтагіоп апд аоситепіагіоп. Яесогсіз тапа§етепГ" (далі - ІСО) чинний з 15 вересня 2001 р. Базовим для його розроблення був Національний стандарт Австралії з управління документацією (АЗ 4390,1996 р.). ІСО складається з двох частин:
1.Загальні принципи (управління документацією).
2.Практичне керівництво (з управління документацією).
У першій частині викладено концептуальні положення, що обфунтовують необхідність управління документацією, охарактеризовано ознаки середовища, в якому здійснюється таке управління, загальні принципи політики у цій сфері, головні умови та вимоги її реалізації, загальні засади проектування та реалізації документальних систем із загальною схемою моделі такої системи, процеси формування та функціонування системи УД тощо. Виклад першої частини завершується вимогами до документування процесів УД, їх моніторингу та поопераційного перевіряння, а також змістом основних положень щодо організації навчання фахівців з УД.
|
|
|
У другій частині ІСО також в узагальненому викладі представлено технологію практичної реалізації принципів, зазначених у першій частині. Суміщення та узгодженість положень двох частин ІСО показано в додатках до стандарту, виконаних у вигляді кореляційних таблиць. Зрозуміло, що організація технологічних циклів УД (зокрема, на операційному рівні) в різних країнах (у тому числі й діловодства в Україні) здійснюється не однаково, існують специфічні особливості, що сформувалися історично. Це переважно й зумовлює загальний характер рубрикації та формульованих норм ІСО.
Слід відзначити, що делегатські збори Міжнародної ради архівів у своїй резолюції з приводу XXXV засідання Міжнародної конференції Круглого столу архівів - СІТКА (Рейк'явік, 10-13 жовтня 2001 р.) рекомендували всім утворювачам документів, як державним, так і приватним, щоб управління документацією, включаючи й електронне, здійснювалося відповідно до положень даного ІСО.
Структура цього міжнародного стандарту наведена у Додатку 4.
4.3 Управління документацією в різних країнах
У США управління документацією виникло у 1930-1940 рр. як реакція на процес зростання обсягів потоків службових документів. Цією проблемою став опікуватись Національний архів США, який ще у 1934 р. розробив принципи і методи роботи з документами для всіх федеральних відомств. В його структурі було організовано відділ УД. Відповідно до закону 1984 р. сформовано федеральне відомство з назвою "Національний архів та управління документацією". Зараз в системі Національного архіву США функціонує спеціальний підрозділ, відповідальний за вирішення питань управління документацією.
У 1950 р. в США прийнято закон про управління федеральними документами. У 1980 р. прийнято федеральний закон "Про скорочення обсягів роботи з документами". Зараз більшість із законодавчих актів країни пов'язана з електронним документуванням та документообігом. Зокрема, у 2000 р. прийнято закон "Про сприяння користуванню електронними документами та підписами у торгівлі між штатами і зовнішній торгівлі".
В країні також створено "Асоціацію управляючих документацією та адміністраторів" (1975 р.). Вона проводить конференції, розробляє стандарти з профільної тематики, зокрема на форми документів, технологічні операції тощо. У межах Асоціації функціонує Інститут дипломованих управляючих документацією. Тут вивчають і здають іспити з таких предметів:
а) принципи управління документацією та програма її впровадження;
б)створення документів та контроль за ними;
в) пошук документів та оперативне управління (системи й
обладнання);
г) складання списків документів на зберігання та знищення;
д)обладнання для управління документацією.
Також розглядаються конкретні практичні ситуації до всіх розділів програми і, безсумнівно, головні аспекти, що пов'язані із створенням та функціонуванням електронних службових документів. Слід зауважити, що донедавна підготовка фахівців з УД здійснювалася фактично тільки у межах Асоціації. Однак, зараз відзначається досить стрімке поширення такого навчання у межах університетської освіти (чи, що найчастіше - сумісно з підготовкою архівістів). Асоціація видає щоквартальник "Кесога*8 Мапа§етепі ОиаПегІу".
Серед інших періодичних профільних видань, що видаються у США - "ОШсе" та "ТЬе Кесогсі" (заснований у 1995 р.). Є також споріднені з ними "Іп&гтаїіоп апо* Кесогдз Мапа§етепі", "Атегісап Агспіуізг". Тематика з УД цих часописів подібна до загальних проблем, що вирішуються МРУД. Більшість з них присвячена юридичним, технологічним проблемам роботи з' документами, соціальним аспектам такої роботи, а також освітнім програмам у галузі УД.
Слід відзначити типовість проблем управління документацією в інших країнах. Останнім часом УД все більшою мірою пов'язується з управлінням інформацією. Це знаходить відбиття в нормативних документах з УД. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах з високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Німеччина, Швеція, Австралія). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації, зокрема, банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної тощо. У межах цих законів чи в окремих нормативних документах зафіксовано положення щодо обігу електронних Документів. Правові норми,» що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів. Зокрема, в Німеччині у 1995 р. уряд схвалив єдину систему діловодства у межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств. У Великій Британії норми загального діловодства відбито в Земельному кодексі, а також існує урядова програма з управління документацією. У Гонконгу прийнято спеціальний Кодекс з управління документацією. В Австралії, як вже відзначалося вище, у 1996 р. вперше у світі був прийнятий Національний стандарт з управління документацією, на основі якого було розроблено міжнародний стандарт ІСО 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією".
Слід зауважити, що вузівська підготовка фахівців з управління документацією (переважно разом із здобуттям кваліфікації архівіста) у США, Канаді, Австралії, країнах Західної Європи здійснюється як складник різних напрямів навчання. Найчастіше така освіта здобувається у межах спеціальності "Бібліотечна та інформаційна наука" (ІЛЬгагу апо* Могтайоп Зсіепсе).
Управління документацією в Російській Федерації є новим напрямом наукових досліджень. Як правило, його пов'язують з теорією і практикою діловодства, а також з традиційним документознавством. З іншого боку, УД розглядається в контексті загальної системи управління інформацією в установі. Ці аспекти, зокрема, детально розкриті у працях російського вченого М.В.Ларіна. Досвід організації УД за кордоном в Російській Федерації намагаються застосувати під час розроблення уніфікованих систем документації, моделювання технологічних процесів роботи зі службовими документами, у нормативно-методичному забезпеченні організації діловодства в країні. Це відбито, зокрема, у змісті проекту Закону РФ про документування управлінської діяльності, що знаходиться на стадії обговорення.
ЛІТЕРАТУРА
Основна
1. Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Управление документацией (из зарубежного опита) // Отеч. архивм. - 1992. - №2. - С. 100-106.
2. Ларин М.В. Управление документацией и новьіе информа-ционньїе технологии. - М.: Науч. книга, 1998. - 187 с.
Додаткова
1.Архивьі и управление документацией за рубежом. Основнне проблеми: Аналитический обзор / ВНИИДАД. ОЦНТИ. - М., 1989. -57 с.
2.Берк Ф.Г. Национальннй архив и управление документацией в США // Сов. архивм. -1988. - №3. - С. 92-101.
3.Ларин М.В. Форум по електронним документам //Отеч. архиви. -1997.-№2.-С. 100-101.
4.ШІЕЗСО КАМР (Кесопк апо' АгсНіуєз Мапа§ешепІ Рюігатпг) апо! геїаіес- сюситепй: спескіізі апд іікіех/ Сотріїесі Ьу Ргапк В. Еу:шя: /Ьйр.7/\у«ту.ипе8Со.ог§МеЬ*ог1о7гатр/гтр8д 1 .піт.
Питання для самоконтролю знань
1. Міжнародні організації у сфері управління документацією.
2. Міжнародний стандарт ІСО 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією": завдання та структура.
3. Управління документацією в різних країнах.
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 366; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!