Как вести реестр поступлений и платежей
Как создать удобную форму платежного календаря
Форма платежного календаря зависит от задач, которые планируется решать с помощью этого инструмента. Наиболее распространенные из них следующие:
· контроль остатков денежных средств на всех счетах и во всех кассах компании (холдинга);
· формирование детального плана поступления и выбытия денежных средств. В основе такого плана лежат как ожидаемые денежные потоки по уже заключенным договорам, так и те платежи, которые можно предсказать с высокой степенью точности, не имея на руках каких-либо подтверждающих документов (например, выплата зарплаты, налогов, прямые расходы по сырью, по которым счетов может еще не быть, но сумма уже ясна исходя из объема производства; прогноз поступлений от розничных продаж);
· обеспечение финансового директора всей необходимой информацией о будущих денежных потоках, которая позволит принимать решение в отношении тех или иных выплат. Другими словами, платежный календарь в идеале будет содержать информацию не только о контрагенте и дате платежа по договору, но и аналитику по центрам финансовой ответственности (подробнее о том, как создать иерархию центров финансовой ответственности, см. Как разработать финансовую структуру: порядок действий), проектам, статьям бюджета, расчетным счетам и т. д. Эти и другие аналитические признаки помогут ответить на ряд важных вопросов, например: какой платеж «придержать», с какого расчетного счета платить и т. д.;
|
|
|
· контроль соблюдения лимитов по статьям бюджета и неснижаемых остатков по расчетным счетам;
· моделирование ситуаций по принципу «что если». То есть платежный календарь должен помогать найти оптимальное решение, позволяющее избежать кассовых разрывов.
Для решения перечисленных задач в форму платежного календаря (см. таблицу 1. Платежный календарь) можно рекомендовать включить следующие основные статьи и графы.
Остатки денежных средств на начало и конец отчетного периода. Причем важен не только общий остаток денег, но и разбивка этой цифры по расчетным счетам и кассам компании. Только в этом случае можно будет быстро решить, с какого счета или из какой кассы выделить средства для платежа.
Статьи поступления и выбытия денежных средств. Это основная часть платежного календаря. Состав статей платежного календаря должен совпадать со статьями бюджета движения денежных средств (подробнее о том, как определить состав статей движения денежных средств, см. Как разработать форму бюджета движения денежных средств). В противном случае будет сложно контролировать соблюдение бюджетных лимитов. Но при необходимости для статей платежного календаря можно предусмотреть большую детализацию. Например, к статье «Выплаты за офисное оборудование» открыть в платежном календаре подстатьи: «Выплаты за компьютеры», «Выплаты за копировальную технику», «Выплаты за осветительные приборы» и т. д.
|
|
|
Период и шаг планирования. Платежный календарь, в отличие от бюджета денежных средств, инструмент управления краткосрочной ликвидностью компании. Поэтому на практике платежный календарь, как правило, составляется на месяц или квартал с разбивкой по дням или неделям соответственно. Чем выше детализация, тем больше возможностей у финансовой службы для предотвращения кассовых разрывов.
Кстати, обычно в платежном календаре содержатся сведения только о предстоящих платежах, но при необходимости можно дополнить его и данными о фактическом движении денежных средств за прошлые периоды. Это позволит видеть динамику денежных потоков.
Бюджетные лимиты. Для того чтобы с помощью платежного календаря было удобно контролировать лимиты по статьям бюджета денежных средств, нужно предусмотреть соответствующие графы, например, такие: «итого по бюджету за месяц», «фактически поступило (выплачено) за месяц» и «остаток лимита по статье».
|
|
|
Аналитика по статьям движения денежных средств. Какая аналитика будет открыта к статьям платежного календаря, полностью зависит от конкретной компании и информационных потребностей менеджмента. На практике часто используются следующие аналитические признаки: «Центр финансовой ответственности», «Проект» (тот или иной проект компании, к которому относятся выплаты и поступления), «Банк» (с помощью этого аналитического признака конкретизируется счет, на который поступили или были выплачены деньги).
Таблица 1. Платежный календарь на 03.11.2011 г. (фрагмент), руб.
| Статьи платежного календаря | Бюджет | Остаток бюджета | Фактические | Ноябрь 2011 г. | ||||||
| 01.11.2011 | 02.11.2011 | 03.11.2011* | … | |||||||
| Остатки денежных средств на начало дня | 71 300 | 73 200 | 67 300 | … | ||||||
| Банк 1 | 56 000 | 57 900 | 50 900 | … | ||||||
| Банк 2 | 15 300 | 15 300 | 16 400 | … | ||||||
| Операционная деятельность (ОД) | ||||||||||
| Притоки по ОД | 130 000 | 121 100 | 8900 | 3100 | 1100 | 4700 | … | |||
| ОД Выручка от частных клиентов | 100 000 | 91 100 | 8900 | 3100 | 1100 | 4700 | … | |||
| ОД Выручка от корпоративных клиентов | 30 000 | 30 000 | 0 | 0 | 0 | 0 | … | |||
| Оттоки по ОД
| 123 940 | 115 740 | 8200 | 1200 | 7000 | 0 | … | |||
| ОД Выплата ЗП | 40 000 | 40 000 | 0 | 0 | 0 | 0 | … | |||
| ОД Выплата поставщикам сырья | 44 600 | 43 400 | 1200 | 1200 | 0 | 0 | … | |||
| ОД Выплата налогов | 27 050 | 27 050 | 0 | 0 | 0 | 0 | … | |||
| ОД Выплата… | 12 290 | 5290 | 7000 | 0 | 7000 | 0 | … | |||
| Инвестиционная деятельность (ИД) | ||||||||||
| Оттоки по ИД | 178 210 | 178 210 | 0 | 0 | 0 | 0 | … | |||
| ИД Выплата за производственное оборудование | 171 000 | 171 000 | 0 | 0 | 0 | 0 | … | |||
| ИД Выплата за офисное оборудование | 4000 | 4000 | 0 | 0 | 0 | 0 | … | |||
| ИД Выплата… | 3210 | 3210 | 0 | 0 | 0 | 0 | … | |||
| Финансовая деятельность (ФД) | ||||||||||
| Притоки по ФД | 110 000 | 110 000 | 0 | 0 | 0 | 0 | … | |||
| ФД Поступление займов – кредит | 110 000 | 110 000 | 0 | 0 | 0 | 0 | … | |||
| ФД Поступление займов – овердрафт | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | … | |||
| Оттоки по ФД | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | … | |||
| ФД Возврат займов – кредит | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | … | |||
| ФД Возврат займов – овердрафт | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | … | |||
| Остатки денежных средств на конец дня | 73 200 | 67 300 | 72 000 | … | ||||||
| Банк 1 | 57 900 | 50 900 | 50 900 | … | ||||||
| Банк 2 | 15 300 | 16 400 | 2100 | … | ||||||
| * В платежный календарь внесены плановые суммы выплат и поступлений на дату составления платежного календаря, а фактические платежи и приход – на предыдущие даты. | ||||||||||
В компании может применяться не одна форма платежного календаря, а несколько разных вариантов. Это удобно, если данные в платежный календарь вносятся автоматически. Такую схему работы можно реализовать как в информационной системе компании, так и в Excel (подробнее о создании платежного календаря в Excel см. Как автоматизировать платежный календарь с помощью Excel).
Как вести реестр поступлений и платежей
Реестр платежей и поступлений предназначен для учета как всех планируемых, так и уже осуществленных операций с денежными средствами. По сути – это таблица, каждая строка которой – отдельная операция с деньгами компании, а столбцы – аналитика и справочные данные, необходимые для корректного учета и планирования денежных потоков (см. таблицу 2. Реестр поступлений и платежей). Именно реестр поступлений и платежей служит основой для формирования платежного календаря.
В реестре по каждой операции помимо традиционного – контрагент, реквизиты документа-основания (подробнее о создании заявки на платеж см. Как разработать форму заявки на платеж), сумма – можно рекомендовать отражать следующую информацию:
· источник оплаты – счет (или касса), с которого будут перечислены средства;
· контрольная дата – срок, до которого следует погасить обязательства перед контрагентом (или получить деньги с контрагента) в соответствии с заключенным договором;
· дата оплаты – срок, не позднее контрольной даты, в который планируется перечислить средства (или ожидается их поступление);
· приоритет – важность платежа (подробнее о том, чем руководствоваться, определяя приоритет платежа, см. Как организовать согласование платежей);
· признак оплаты – операция только планируется или уже выполнена;
· бюджетная статья – наименование статьи бюджета движения денежных средств, на которую будет отнесено запланированное поступление или выбытие денег;
· описание – назначение платежа, например «за аренду офисного помещения»;
· центр финансовой ответственности – подразделение, ответственное за планируемое поступление или выбытие денежных средств.
Таблица 2. Реестр поступлений и платежей
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 1520; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!