Как проанализировать производительность труда сотрудников, занимающихся обработкой документов
Как проанализировать производительность труда административного персонала
Анастасия Мартьянова, финансовый директор ООО «Донской Кондитер»
Чем полезно это решение
Если нужно оценить эффективность деятельности административного персонала с различными обязанностями, можно воспользоваться рекомендациями этого решения. Оно поможет выяснить, насколько хорошо сотрудники справляются с нагрузкой, не требуется ли расширение штата и оправданны ли расходы компании на оплату труда.
Преимущества и недостатки
Методика анализа производительности труда административных сотрудников доступна и проста в применении. Однако необходимо помнить, что не все результаты работы можно представить в цифрах. К тому же понижение эффективности труда некоторых сотрудников может зависеть от неисполнительности других структур и подразделений, с которыми они работают.
Оценивая эффективность труда административного персонала, за результат его деятельности можно принять количество обработанных документов, проведенных переговоров, другие показатели. Как правило, речь идет о достаточно субъективных категориях:
· переговоров может быть проведено много, но они не дали результата, или обратная ситуация – контрактов достаточно, много отгрузок, но контрагенты не платят по счетам и дебиторская задолженность растет;
· бухгалтерия обрабатывает большой объем документов, но по результатам налоговой проверки компании пришлось произвести большие доначисления.
|
|
|
Также необходимость оценки производительности труда административного персонала возникает, если:
· руководителю подразделения нужно аргументировать факт недостаточности персонала;
· приобретается предприятие (юридическое лицо) со сформированным штатом и необходимо оценить достаточность (излишек) сотрудников на этом предприятии.
Как выбрать способ анализа производительности труда для разных административных сотрудников
Чтобы оценить эффективность деятельности административного персонала, сначала необходимо определить, что служит конечным результатом работы, то есть продуктом, который производят сотрудники.
Можно выделить следующие основные функции административных сотрудников:
· обработка документов;
· формирование отчетов;
· ведение договорной работы, проектов;
· неформализованная деятельность (руководители).
В зависимости от вида деятельности можно выбрать способ анализа производительности труда (см. схему Способы анализа результатов деятельности административного персонала).
Схема. Способы анализа результатов деятельности административного персонала
|
|
|
Выбор способа анализа производительности труда зависит не только от основного функционала сотрудников, но и от целей проведения такого исследования. В таблице 1 представлен выбор способа анализа в зависимости от его целей и вида деятельности административного персонала.
Таблица 1. Выбор способа анализа производительности труда административного персонала
| Функции | Цель анализа | ||
| Анализ причин сбоев в работе | Обоснование роста штата | Оценка достаточности персонала нового предприятия | |
| Обработка документации | Трудоемкость | Трудоемкость | Производительность, трудоемкость |
| Формирование отчетов | Трудоемкость | Трудоемкость | Трудоемкость |
| Заключение договоров, ведение проектов | Производительность | Производительность, трудоемкость | Производительность, трудоемкость |
| Руководство | Производительность не анализируется, так как деятельность направлена на конечный результат | ||
Показатель трудоемкости можно рассчитать по формуле 1, производительности труда – по формуле 2.
Вопрос: Как оценить производительность труда руководящих сотрудников
Как проанализировать производительность труда сотрудников, занимающихся обработкой документов
|
|
|
К сотрудникам, в основном занимающимся обработкой документов, можно отнести часть бухгалтеров и сотрудников казначейства.
Важно, чтобы деятельность сотрудника была четко организована и формализована, то есть определено, какие подразделения и в какие сроки должны подготавливать документы для обработки. Если предполагается, что сотрудник бухгалтерии должен самостоятельно запросить документ в подразделении или у контрагента, проверить его и при необходимости потребовать его корректно переоформить, то анализ производительности труда сотрудника сильно затрудняется. Документ, составленный без ошибок, может быть обработан за несколько минут, а на исправление неточностей могут уйти часы, а иногда и дни.
При формализации работы можно использовать расчетные методы анализа. Показатель трудоемкости применим как для определения текущей загрузки персонала, так и для анализа сбоев в работе и обоснования инициативы расширения штата. Он показывает количество времени, затраченное на обработку, формирование и подписание одного документа, отчета или заключение договора (см. формулу 1. Расчет коэффициента трудоемкости).
|
|
|
Формула 1. Расчет коэффициента трудоемкости
| Используемые обозначения | Расшифровка | Единицы измерения | Источник данных |
| Коэффициент трудоемкости | часы (минуты) \ шт. | Результат расчета |
| Количество документов, проектов, договоров за период | шт. | Отчет о проделанной работе |
| Продолжительность периода | часы (минуты) | Определяется исходя из того, производительность труда за какой период необходимо посчитать |
Например, при сравнении нескольких периодов трудоемкость может показать, что рост документооборота приводит к сокращению времени на обработку документа и, как следствие, к снижению качества работы и сбоям.
Показатель производительности труда сотрудника можно использовать как для оценки текущей эффективности деятельности, так и для определения достаточности численности персонала приобретаемого предприятия. Например, рассчитать количество обрабатываемых документов в день (см. формулу 2. Расчет производительности труда административного сотрудника).
Формула 2. Расчет производительности труда административного сотрудника
| Используемые обозначения | Расшифровка | Единицы измерения | Источник данных |
| Производительность труда административного сотрудника | шт. | Результат расчета |
|
| Количество документов, обработанных сотрудником за период | шт. | Отчет о проделанной работе |
|
| Продолжительность периода | часы (минуты) | Определяется исходя из того, производительность труда за какой период необходимо посчитать |
Если нужно проанализировать производительность труда в рамках холдинга, то можно сравнить результаты деятельности сотрудников разных компаний внутри группы с одинаковым функционалом. В других случаях можно сопоставлять производительность труда на схожих участках работы или за одинаковые периоды времени. Например, если два бухгалтера ведут учет по участку «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», при равных условиях документооборота у них должна быть одинаковая производительность труда.
Пример сравнения производительности труда сотрудников бухгалтерии
Анастасия Мартьянова, финансовый директор ООО «Донской Кондитер»
У холдинга два направления бизнеса: производство и торговля. У каждого из них есть своя управляющая компания, в составе которой имеется казначейство, ответственное за взаиморасчеты (согласование и проведение платежей).
Руководство холдинга планирует приобрести еще одно производственное направление. На новом предприятии сотрудник бухгалтерии выполняет функции, аналогичные функциям сотрудника казначейства в холдинге. Рассматривается вопрос о его переводе в штат имеющегося производственного направления или замены (при выявлении низкой квалификации/производительности).
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Из приведенных данных видно, что у сотрудника бухгалтерии торгового направления самая высокая производительность труда, а у сотрудника нового предприятия – самая низкая.
Однако работу административного персонала нецелесообразно рассматривать только по формальным признакам, необходимо также анализировать и другие факторы. Более высокая производительность сотрудника торгового направления связана со значительным количеством платежей внутри холдинга, которые не требуют согласования, то есть время на обработку одного поручения снижается. Сотрудник нового предприятия, проводящий платежи, выполняет функции казначея, но по должности – бухгалтер, то есть по факту помимо обязанностей казначея выполняет ряд обязанностей бухгалтера. Соответственно, время на обработку одного документа возрастает.
Следовательно, сотрудника нового предприятия нельзя считать низкоквалифицированным, и нецелесообразно рассматривать вопрос о его увольнении.
На практике, как правило, для анализа и контроля производительности труда руководители ориентируются на собственный опыт, а также проводят хронометраж рабочего времени. Сотрудники фиксируют, сколько времени у них занимает выполнение каждого вида работ, и представляют отчет вышестоящему начальству. При подведении месячных итогов руководитель может оценить загруженность персонала в целом и отдельными функциями. Также хронометраж позволяет выявить точки неэффективной организации труда сотрудников. Например, бухгалтер ожидает в приемной руководителя подписания документов, в то время как есть возможность оставить документы секретарю.
Отсутствие четкой формализации и, как следствие, возможности анализа производительности труда, основанного на расчетах, может служить помехой к обоснованию необходимости увеличить штат сотрудников. В этом случае можно использовать сравнительный анализ, только сопоставлять не двух сотрудников, а объем работы (количество документов, частоту налоговых проверок) на одном и том же участке в ретроспективе и на текущий момент времени.
Еще один пример сотрудников, занятых преимущественно обработкой документов, – специалисты казначейства. Их деятельность, с одной стороны, менее зависима от других подразделений (контрагентов), нежели у бухгалтерии, с другой – имеет свои особенности, обуславливающие сложности формализации.
Сотрудник казначейства может работать как с одним счетом в банке, так и с несколькими счетами в разных кредитных организациях. Системы «Банк-Клиент» могут иметь различную степень удобства организации и скорость работы.
При планировании и согласовании платежей сотрудники казначейства также становятся зависимыми от скорости работы смежных подразделений, что может отрицательно повлиять на производительность их труда.
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 1408; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!