Определение источников комплектования

Государственный архив комплектуется архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивом, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархив они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

· из установления профиля архива;

· определения источников комплектования;

· определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

· организации комплектования.

Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критериями источников комплектования являются:

· функционально-целевое назначение учреждения;

· масштаб его деятельности;

· вид организации;

· полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

· значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:

· степень сохранности его фонда;

· взаимосвязь его фонда с другими фондами.

· для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

· структурные подразделения организации;

· подведомственные организации;

· физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение. В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение. В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций. В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Источниками комплектования государственного архива, хранящего документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в ГАФ ДНР документы. Он же определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в ГАФ ДНР. Совместно с собственниками ГАФ ДНР определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

Комплектование ГАФ ДНР осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемымиГГУДОАД ДНР.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

· Учреждения и организации, документы которых полностью передаются в ГАФ ДНР;

· Учреждения и организации, частично передающие документы в ГАФ ДНР, поскольку они либо входят в состав документов особо ценными;

· Учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;

· Учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в ГАФ  в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в ГАФ выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в ГАФ ДНР лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в ГАФ ДНР. Их ведомственные архивы контролируютсяГГУДОАД ДНР.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в ГАФ ДНР, но находящиеся под его контролем  как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в ГАФ  документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц – источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кино-фото-фоно-видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в ГАФ.

При приеме документов в ГАФ ДНР возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В ГАФ ДНР дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах на основании Постановления Совета Министров Донецкой Народной Республики от 02.06.2014 № 9-1 «О применении Законов на территории Донецкой Народной Республики в переходный период», до разработки соответствующих нормативно правовых актов Донецкой Народной Республики при составлении планово-отчетной документации следует использовать следующие нормативные документы Украины:

- Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных

учреждениях» от 24.12.1993 № 3814-ХII;

- Правила работы архивных учреждений Украины, утвержденные

Приказом Министерства юстиции Украины от 08.04.2013 № 656/5;

- Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ,

которые выполняются в Государственных архивных учреждениях,

утвержденные Приказом Госкомархива Украины от 08.02.2008 № 22.

Передача документов из ведомственных в государственный архив происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным ГАФ описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в ГАФ сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним. Архивные отделы районной (городской) администрации предоставляют вГГУДОАД следующие формы отчетности:

- План-отчет развития архивного дела, которыйзаполняется в программном комплексе MicrosoftExcel, и пояснительнаязаписка к нему;

- Отчет о состоянии и объеме документов Государственногоархивного фонда Донецкой Народной Республики, хранящихся в архивныхподразделениях предприятий, учреждений, организаций и частных архивныхсобраниях;

- Паспорт архивного учреждения и пояснительнаязаписка к нему;

- Анкета «Информационные технологии в архивных учреждениях» и

приложения к ней;

- Контрольный список служащих архивного отдела;

- Информация по возрастному составу, стажу и образовательномууровню сотрудников архивных учреждений.

План работы архивного отдела районной (городской) администрациисоставляется на год и должен включать в себя основные направления ипоказатели деятельности архивного отдела районной (городской)администрации. К плану-отчету составляется пояснительная записка, в которой вобязательном порядке прилагаются планы-графики приема дел, согласованияноменклатур дел, упорядочения документов архивного отдела.В пояснительной записке к плану-отчету указывается информация овыполнении планов-графиков приема дел, согласования номенклатур дел,упорядочения документов.Состав приложений может расширяться в зависимости от видов и объемов выполненных работ. План-отчет вместе с пояснительной запиской составляются поустановленной форме в 2-х экземплярах, один из которых направляется ссопроводительным письмом в ГГУДОАД.Сроки предоставления планов определяются в соответствии с письмомГГУДОАД (как правило, устанавливается срок подачи планов до 10 числамесяца, следующего за отчетным периодом).В разделах плана и пояснительной записки определяются конечныерезультаты планируемых работ; обосновываются их виды и объемы;указываются основные организационно-методические мероприятия пообеспечению развития конкретного направления в сфере архивного дела. Приэтом особое внимание уделяется планированию конкретных мер по реализациимероприятий, определенных рекомендациями ГГУДОАД; предусматриваетсявнедрение нормативно-методических документов.В показателях отражаются объемы наиболее важных для Архивногоотдела видов работ на планируемый период. Работы, не включенные впоказатели, или не планируемые, отражаются в пояснительной записке к плану.Пояснительная записка к плану состоит из шести разделов,соответствующих основным направлениям развитияархивного дела:

1. Административно-управленческая деятельность.

2. Обеспечение сохранности и государственного учета документов

Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики (далее –

ГАФ ДНР).

3. Создание и развитие научно-справочного аппарата к документам ГАФ

ДНР.

4. Формирование ГАФ ДНР и экспертиза ценности документов.

Организация хранения документов в архивных подразделениях предприятий,

учреждений и организаций.

5. Использование информации документов ГАФ ДНР.

6. Укрепление материально - технической базы архивов, их охранной и

пожарной безопасности.

При составлении пояснительной записки к плану необходимо

указывать все виды работ, в том числе и не планируемые. Первый

 раздел пояснительной записки к плану «Административно-

управленческая деятельность» включает в себя:

- задачи, стоящие перед архивным отделом;

- приоритетные направления деятельности, в т.ч. определенные в

целевых республиканских программах;

Хотелось бы сказать об отборе на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Следует отметить, что весьма усилилась роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования.

 Система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг. вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991г.

Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.

Во-первых, после распадаСССР бывшие союзные республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение. Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения – «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» – было принято нелегкое решение – не перемещать материалы.

Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (уточняется профиль комплектования архивов. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе «принципа территориальности комплектования», т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения источников комплектования. Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждений уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений – самостоятельных источников комплектования.

В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись также с неотложной проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внепланового приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений – это один путь решения проблемы, другой – создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить архивную службу ДНР от большого количества социально-правовых запросов.

В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдалась устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если ГГУДОАД ДНР не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача:

· Выявить негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования;

· Установить «договорные отношения» с представителями этих структур.

В результате выявления негосударственных структур составляются списки потенциальных источников комплектования ГАФ.

Источниками комплектования негосударственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.

Критерий / Пояснение

1. Функционально-целевое назначение учреждения (выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах).

2. Масштаб деятельности (многопрофильностьпроизводства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников).

3. Вид организации (сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур).

4. Полнота отражения информации (степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций).

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации – партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников комплектования отношении этой и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.

 В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни республики, а также  различных движений, структуру региональных отделений движения.

Организация комплектования

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном архивах.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

· Правильность формирования и оформления дел;

· Соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

· Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

· Дела, передаваемы в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле, картонированиюдокументов; проверке наличия документов.и мероприятиям по:

- организации хранения документов с разбивкой на количестводокументов постоянного хранения и по личному составу (перемещение, топография, оформление ярлыков), их учету в Архивном отделе;

- выявлению документов, находящихся в неудовлетворительном состоянии с указанием названий фондов;

- выявлению документов для включения в реестр уникальных документов Донецкой Народной Республики с указанием названий фондов;

- выдаче архивных документов во временное пользование с указанием названий фондов;

- проверке наличия и состояния документов с перечислением фондов и количеством дел с разбивкой на документы постоянного хранения и по личному составу.

· Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ.

· Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи – очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

· Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между ведомством и ГГУДОАД ГАФ ДНР.

В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Донецкой Народной Республики, актами Главы Донецкой Народной республики, актами Совета Министров Донецкой Народной Республики, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами ГГУДОАД и Типовым Положением об архиве органа государственной власти, органами местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации Донецкой Народной республики (Утверждено Приказом Главного государственного управления делопроизводства и архивного дела Донецкой Народной Республики от 02.10.2015 №20).

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов ГАФ ДНР до их поступления в Государственный архив ДНР и архивы специально уполномоченных органов области документационного обеспечения и архивного дела:

для включенных в установленном порядке в состав ГАФ ДНР документов органов государственной власти – 15 лет;

для включенных в установленном порядке в состав ГАФ ДНР документов предприятий, учреждений, организаций ДНР – 10 лет;

для включенных в установленном порядке в состав ГАФ ДНР документов органов местного самоуправления и их структурных подразделений – 5 лет;

для включенных в установленном порядке в состав ГАФ ДНР отдельных видов архивных документов:

записей актов гражданского состояния – 100 лет;

документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственых книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

технологической и конструкторской документации – 20лет.

Передача дел на хранение в государственный архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив:

Передача  дел из каждого учреждения – источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 – 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. Комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

Сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

Затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.;

Наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственных архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части ГАФ ДНР  имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения ГАФ ДНР, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.

В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать в  архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи. На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца. При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись. Особое важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт. В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»:

· Проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;

· Выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

· Анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;

· Сбор воспоминаний, составление хроники событий;

· Сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста.

Мы поможем в написании ваших работ!