Напрями діяльності секретаря щодо сприяння діловим контактам керівника
1. Ведення обліку організації і осіб, з якими керівник підтримує активні відносини
2. Збір та оновлення інформації про деякі організації і осіб
3. Оформлення і представлення керівнику тексти вітальних адрес, телеграм і листів
4. Інформування керівника про зміни в діяльності організації і статусі окремих осіб.
Технологія проведення нарад та зборів.
Нарада - форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.
Засідання –форма організаційної роботи постійно діючого органу (комітету, колегії, ради, комісії, групи).
Збори –присутність у певному місці людей, об’єднаних конкретною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.).
Рис. 2.14.. Характеристика ділових нарад
План проведення нарад та засідань
На_________(період) у_________
Таблиця 2.1.
| № | Дата проведення | Тема та порядок денний | Місце проведення | Час початку | Час закінчення | Склад учасників | Відповідальний за підготовку | Доповідач | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Рис. 2.16. Класифікація видів ділових нарад
Рис. 2.18 Методика раціональної підготовки нарад
Рис. 2.17. Етапи проведення ділової наради
Рис. 2.19. Методи ефективного проведення нарад
Характерні типи учасників нарад
|
|
|
Таблиця 2.2
| Тип | Способи впливу на їх поведінку |
| «суперечник» | ведучий має зберігати не зворушливість і діловитість. Краще, коли твердження суперечка спростовують |
| «позитивіст» | такому працівників слід доручити підведення висновків наради, свідомо залучаючи його до дискусії |
| «всезнайка» | висміювати його керівнику не слід. Краще закликати учасників наради зайняти певну позицію щодо його промов |
| «балакучий» | такого учасника треба тактовно переривати, нагадуючи про регламент |
| «сором’язливий» | постановкою нескладних питань слід зміцнити його впевненість у собі |
| «негативіст» | визнати, оцінити його знання та досвід |
| «байдужий» | спитати його про роботу, нанести приклад з його сфери інтересів |
| «значний керівник» | уникати прямої критики, використовуючи техніку «так, але…» |
| «багато розпитуючий» | краще не відповідати на його питання, адресуючи їх до учасників наради |
Рекомендації з проведення ефективних нарад:
1.Складіть порядок денний нарад і швидко перегляньте його перед проведенням.
2. Забезпечте вільний обмін інформацією між членами групи.
3.Заохочуйте членів групи до участі.
4.Створіть атмосферу довіри, щоб члени групи не соромилися відкрито коментувати точку зору яку вони не поділяють.
|
|
|
5. Розглядайте конфлікт як позитивний фактор і намагайтеся ефективно ним управляти.
6. Закінчуючи нараду, коротко підсумуйте проведене обговорення й визначте заходи, щодо виконання прийнятого рішення.
ЗБОРИ
Характеристика зборів
Негативні сторони
• Деякі люди говорять занадто багато, тому розтрачується час .
• Як правило на зборах домінують кілька людей із сильними характерами.
• Дають рекомендації, які зводяться до найменшого спільного знаменника.
• Розмивається відповідальність.
• Дорогі - в сенсі часу і грошей.
• Зосереджені на простих речах.
Всі ці та інші недоліки виникають в результаті неправильної організації зборів. Добре організоване зібрання, проведене в потрібний час і з потрібного приводу може принести багато користі.
Позитивні сторони
Вони можуть:
• Дати гарантії того, що важливі речі отримують правильну інтерпретацію з боку всіх задіяних осіб.
• Ясно дати зрозуміти, що виступаючі повинні довести іншим учасникам зібрання свої позиції.
• Забезпечити виявлення різних точок зору.
• Діяти як посередники при обміні інформацією.
|
|
|
• Зберігати час, збираючи разом велику кількість людей.
• Створити груповим методом те, що неможна було досягти працюючи порізно.
Щоб збори «працювали» краще потрібні три речі:
1 Вони повинні бути правильно організовані.
2. У них повинен бути хороший голова.
3. Учасники зборів повинні бути здатні приймати в них активну участь.
Головування
До зборів
· Люди коротко поінформовані про те, що слід очікувати і до якого внеску з їх боку вони повинні бути готові.
· Порядок денний повинен охоплювати всі проблеми в логічній послідовності.
Під час зборів.
• Чітко сформулюйте завдання зібрання, встановивши регламент, якого Ви збираєтеся дотримуватися.
• Проходьте кожне питання порядку денного по черзі, переконуючись в тому, що точний висновок отриманий і записаний.
• Ініціюйте обговорення кожного питання, коротко змалювавши загальні положення і попросивши сприяти цьому - просіть відповідей на конкретні запитання (які Ви повинні були підготувати заздалегідь) або адресуючи ці питання спочатку тим учасникам зборів, які можуть внести найкращий первісний внесок у вирішення проблеми (в ідеалі Ви повинні були попередити цих людей заздалегідь.
|
|
|
• Вітайте пропозиції з боку інших учасників зборів, піклуючись про те, щоб не дозволити нікому взяти верх в дискусії.
• Повертайте людей до порядку ведення зборів, якщо вони відхиляються від теми.
• Якщо розмов дуже багато, нагадайте про мету проведення зборів.
• Заохочуйте висловлювання різних точок зору і не обривайте людей занадто явно, якщо вони роблять несуттєві зауваження.
• Можливо допускати розбіжності між учасниками зібрання, але розсудливо втручайтеся, якщо атмосфера стає занадто напруженою.
• Включайтеся час від часу в розмову з питаннями або короткими коментарями, але не пригнічуйте обговорення.
• У відповідні моменти під час зборів підсумуйте обговорення, оголосіть погляди, яких прийшло збори і намітьте у загальних рисах Ваше сприйняття проміжного або остаточного рішення.
• В кінці зборів підсумуйте всі рішення, вказуючи, хто, що повинен зробити і до якого терміну.
• Якщо потрібно наступне зібрання, узгодьте його цілі і те, що кожен з присутніх повинен зробити до того, як воно відбудеться.
Учасники
Якщо Ви виступаєте на зборах, Ви повинні:
• Ретельно підготуватися - мати в руках усі факти з усіма необхідними даними в їх підтримку.
• Викладати свою точку зору ясно, коротко і виразно - постарайтеся встояти перед спокусою говорити дуже багато.
• Мовчати, якщо Вам нічого сказати.
• Якщо Ви не ведете дискусію або якщо вона стосується предмета про який Ви погано інформовані слухайте, спостерігайте і зберігайте свої аргументи до тих пір, поки вони не стануть дійсно переконливими. Не проштовхуйте свою точку зору занадто швидко або всю цілком - у інших можуть бути непереборні контраргументи.
• Якщо не впевнені не робіть заяв типу "Я вважаю, ми повинні це зробити ...". Краще перед головою та учасниками зібрання поставте запитання типу: "Вам не здається, що в цьому випадку слід поступити наступним чином ..."
• Будьте готовим до того, щоб твердо відстоювати свої доводи, але не упорствуйте в боротьбі за програну справу. Чи не віддаляйтеся в поганому настрої, прийміть поразку гідно.
• Пам'ятайте, що якщо Ви зазнали поразки в цей раз, у Вас може бути шанс виграти в інший.
Переговори
Переговори –засіб, взаємозв’язок між людьми, призначений для досягнення угоди, коли обидві сторони мають співпадаючі або протилежності інтереси.
Ведення переговорів-- це процес, в результаті якого приходять до єдиної думки і таким чином досягають по можливості найкращого результата.
Класифікація переговорів
| За складом учасників | • зовнішні (з іншими фірмами, державними та громадськими організаціями); • внутрішні (між підрозділами, між адміністрацією та профспілковим комітетом). |
| За кількістю учасників | • Двосторонні; • Багатосторонні. |
| За розв’язанням проблем | • Разові; • Постійні, з певними перервами (характерні для політичної сфери). |
| З точки зору особливостей ситуації | • Проведені в умовах конфліктів; • У рамках співпраці. |
| В залежності від цілей | Спрямовані на: • встановлення взаємини; • продовження існуючих; • нормалізацію; • зміна характеру відносин і надання їм нового, високого рівня; • на отримання тих, чи інших додаткових або побічних результатів. |
| Виходячи з кола обговорюваних питань | • Політичні; • Економічні • Технічні. |
| За рівнем | Проведені керівниками (вирішуються громадські питання); • Здійснювані експертами-фахівцями в тих чи інших областях. |
Функції переговорів
Основною функцією переговорів є прийняття рішення яке влаштовує усі сторони.
За характером таке рішення може бути:
• Конструктивним (тягне за собою реальні зміни на краще):
• Неконструктивним, покликаним все зруйнувати, нічого не створивши натомість.
• Пропагандистським - багато обіцяючим на словах без взяття на себе конкретних зобов'язань.
Класифікація і основні функції переговорів.
Рис. 2.20. Передумови успішного проведення ділової зустрічі
Рис. 2.21. Модель проведення ділових переговорів
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 164; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!