Вимоги при виборі працівника на посаду секретаря

1. Точна мова

2. Сконцентрованість уваги

3. Конкретність завдань

4. Переконання у розумінні розпорядження

5. Термін виконання тривалі завдання – політики на етапи, скласти календарний графік

6. Встановлення форми звіту

7. Визначення критеріїв оцінювання

8. Об’єктивізація доручень – уникнення персоніфікації

9. Відповідальність завдання верхній межі можливостей виконавця

10 Справедливий розподіл елементів загального завдання, рівномірна завантаженість виконавця

11. визначення пріоритетів

12. Несуперечливість завдань

13. Широка інформованість. Доведення мети та змісту завдань в цілому

14. дотримання субординації

15 Відсутність зворотного делегування.

Методи нормування управлінської діяльності.

Управління потоком відвідувачів, особливості прийому з особистих питань, техніка контактів з підлеглими.

Потоки відвідувачів

1. З власної ініціативи керівництва;

2. З ініціативи відвідувачів.

Рис. 2.10. Техніка прийому відвідувачів

Рис. 2.11. Засоби попередження прийому незаявлених відвідувачів

Принципи взаємодії керівника з підлеглими в процесі ділової бесіди

1. Функції, обов’язки, права і відповідальність працівника точно і однозначно визначено і зафіксовано у відповідних документах

2. Дотримання субординації. Передавання розпоряджень без відома керівника не допускається.

3. Ефективне розпорядництва. Визначення завдань, виконавців, строків, форм звітності, результатів, відповідальних

4. Цілі організації вище за цілі підрозділу і особисті прагнення працівника

Раціоналізація ведення телефонних розмов.

Рис. 2.12. Модель раціонального ведення телефонних розмов

Основи взаємодії керівника і секретаря-референта.

Типи секретарської діяльності.

1. Здійснення повністю або значною мірою ділового обслуговування апарату управління або великого підрозділу і виконання при цьому функції секретаря керівника.

2. Виконання функцій тільки секретаря керівника.

Завдання секретаря керівника

1. Всебічне сприяння економії робочого часу керівника, полегшення його праці, вивільнення керівника від використання нетворчих, рутинних операцій.

2. Поліпшення інформаційного забезпечення керівника; створення умов, що сприяли б високопродуктивній і ефективній праці керівника.

3. Підвищення професійно-ділової кваліфікації і авторитету керівника і очолюваних ним організацій.

Рис. 2.13. Функції секретаря керівника

Вимоги при виборі працівника на посаду секретаря

1. Наявність професійних умінь і навичок –

2. Досвід організації роботи –

3. Бажання працювати і відповідні здібності. Почуття відповідальності. Надійність –

4. Самостійність, ініціатива –

5. Точність, акуратність, пунктуальність, ретельність –

6. Комунікабельність –

7. Уміння поводити себе з людьми –

Мы поможем в написании ваших работ!