IV.8 Створення й робота зі списком
План лекції:
Створення й ведення списків.
Перевірка даних при уведенні.
Використання Форми для введення даних.
Сортування записів списку.
Використання фільтра при обробці списку.
Поняття списку. Однієї з типових завдань, виконуваних за допомогою електронних таблиць, є ведення списків - списків клієнтів, торговельних операцій, матеріальних цінностей і т.д.
Список - це набір рядків таблиці, що містить зв'язані дані. Операції над списком: відображення у формі даних, сортування, фільтрація й інші, припускають обробку рядків даних (записів).
Щоб досягти максиРисьної ефективності при роботі зі списком, необхідно дотримуватись викладених нижче правил:
- Кожний стовпець повинен містити інформацію одного типу. У списку співробітників, наприклад, ви можете відвести один стовпець для прізвища, другий для імені, третій для дати народження й т.д.
- Одна або два верхніх рядки списку повинні містити заголовки, які описують уміст розташованого нижче стовпця.
- Не включати до списку порожні рядки й стовпці.
- Найкраще , якщо для списку вділяється окремий аркуш.
- Не розміщати дані ліворуч або праворуч від списку.
В Excel надані наступні можливості для роботи зі списками:
- створення, супровід, уведення даних у список;
- перегляд, пошук і витяг зі списку;
- розміщення даних у порядку зростання й убування;
- виконання арифметичних і логічних операцій над ними.
|
|
|
IV.8.1. Перевірка даних при уведенні.
Неправильно уведені дані приводять до неправильних результатів.
Для перевірки даних, що вводять у список, необхідно виділити діапазон чарунок стовпця, у який будуть уводитися дані, потім у меню Данные вибрати команду Проверка. У вкладці Параметры указується тип даних й обмеження, що накладають на дані, які будуть уводитися у виділений діапазон (Рисюнок 1).
Рис. 1. Приклад задання параметрів перевірки даних при уведенні
IV.8.2. Використання Форми.
Робота зі списком в Excel спрощується, якщо використати вбудовану форму даних для уведення, видалення або редагування записів.
Для виклику форми даних необхідно помістити табличний курсор у будь-яку клітку списку й подати команду Данные ®Форма.
Після вибору цієї команди Excel аналізує рядок з іменами полів у першому рядку й створює форму з даними, в якій у лівій частині зверху вниз перераховані всі імена полів списку, поруч з якими розміщені текстові поля для вводу значень цих полів. Справа - ряд командних кнопок, які використаються для додавання або пошуку яких-небудь записів. На Рисюнку 2 показана форма даних списку студентів.
Рис. 2. Форма даних списку
|
|
|
IV.8.3. Сортування записів списку.
Для забезпечення пошуку й аналізу даних у списках роблять упорядкування його записів за якими-небудь полями.
Операція перестановки записів у певному порядку називається сортуванням. В Excel сортування виконується командою Сортировка з меню Данные, яка дозволяє впорядковувати записи виділеного діапазону по даним одного, двох або трьох полів списку.
При сортуванні вважається, що кожний запис складається із двох частин: ключа й даних. Упорядкування даних проводиться у відповідності зі значенням ключа. Воно може бути або в зростаючому, або в убутному порядку його значень.
При багаторівневому сортуванні дані впорядковуються спочатку по першому ключу. Якщо при цьому утворяться групи записів з однаковими значенням у ключовому полі, то усередині кожної групи проводиться сортування по другому ключу, а потім усередині кожної підгрупи з відповідними значеннями другого ключа може виконуватися сортування по третьому ключу.
Якщо необхідно відсортувати весь список досить установити табличний курсор у будь-яку клітку списку (тобто немає необхідності виділяти весь список) і подати команду Сортировка.
Дата добавления: 2018-05-09; просмотров: 305; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!