Правила визначення і формулювання цілей.
Постановку цілей слід здійснювати шляхом пошуку відповідей на питання: чого я хочу? що я можу? до чого я конкретно приступаю?
Визначення цілей – “чого я хочу?” Для того, щоб домогтися ясності цілей, варто запитати себе:
– яких цілей я хочу досягти?
– якщо цілей декілька, чи узгоджуються вони між собою?
– чи існує вища мета і проміжні цілі?
– що я можу зробити для досягнення мети сам (мої сильні сторони)?
– над чим треба працювати для досягнення цілі (мої слабкі сторони)?
Знайти життєві особисті цілі і дати їм визначення означає надати власному життю напрямок, для чого варто точно описати те, чого конкретно хочемо досягти, беручи до уваги при цьому своє найближче оточення (партнерів, родичів, керівників і підлеглих) і свій вік.
Варто зробити рангування особистих і професійних цілей по термінах (довгострокові цілі – 10-20 років, середньострокові – 3-5 років і короткострокові – на найближчий рік).
Ситуаційний аналіз – “що я можу?” Під ситуаційним аналізом розуміється оцінка життєвої ситуації й особистих ресурсів, тобто засобів для досягнення цілей. Він дозволяє визначити, які якості (сильні сторони) варто заохочувати і які варто додатково розвивати (слабкі сторони). Процес ситуаційного аналізу доцільно розбити на п’ять етапів: оцінка особистої діяльності, виявлення сильних і слабких сторін особистості, оцінка професійної діяльності, складання балансу успіхів і невдач і зіставлення реальної ситуації з намічуваними цілями.
|
|
|
Оцінка особистої діяльності. Насамперед, варто відверто і чесно відповісти на питання:
– які мої найбільші успіхи і невдачі?
– які мої сильні і слабкі сторони характеру?
– чи є в мене друзі, і хто вони?
– чи є в мене вороги, і хто вони?
– які можливі труднощі, небезпеки і проблеми?
– яких запобіжних заходів необхідно вжити?
– чого чекає від мене моє найближче оточення?
Виявлення сильних і слабких сторін особистості, достоїнств, якостей і переваг, що привели до особистих і професійних успіхів, а також недоліків, прогалин в освіті, професійній підготовці, що стали причиною невдач. Крім того, необхідно чітко сформулювати відповіді на наступні групи питань, що характеризують: економічний стан, фізичний стан, соціальний стан (людські відносини), психологічний стан і сімейне життя.
Оцінка професійної діяльності відображає знання і виконання функціональних обов’язків, вимог керівництва, уміння планувати роботу і вибирати пріоритети, самостійність, успіхи і невдачі в професійній діяльності.
Складання балансу особистих успіхів і невдач передбачає зіставлення найбільших досягнень в особистому житті і професійній діяльності з самими серйозними помилками, прорахунками і невдачами.
|
|
|
Зіставлення реальної ситуації з намічуваними цілями полягає в аналізі за схемою “мета – засіб”, суть якого в зіставленні реальної ситуації (освіта, досвід, час, фінанси, особистісні якості, партнери і конкуренти, кон’юнктура) з наміченими життєвими цілями.
Формулювання цілей – “до чого я конкретно приступаю?” Кожна мета має сенс тільки в тому випадку, коли встановлені терміни її втілення і сформульовані бажані результати:
– у який часовий проміжок я хочу домогтися бажаного?
– як я довідаюся, що отримав бажане?
– яким буде результат?
Сформульовані життєві плани варто перевірити з точки зору їх реалістичності за самостійно обраними критеріями. Враховувати при цьому треба власний фізичний стан, потреби в освіті, підвищенні кваліфікації і культурного рівня. Цілі повинні бути реальними, тому що нереальні цілі мають мало шансів бути виконаними.
Визначити наскільки реальні сформульовані цілі, допоможуть відповіді на такі питання:
– якщо досягнення мети прийняти за 100%, то в якій точці від 0 до 100 я зараз знаходжуся?
– що потрібно додати до існуючої ситуації, щоб на 10% (20-30%) наблизитися до 100%?
|
|
|
– від чого в даний момент залежить просування до наміченої мети?
– на що і в якій мірі я можу вплинути особисто?
– хто чи що ще впливає на ситуацію?
– кому ще відомо про моє бажання досягнути цієї мети?
– які дії уже початі?
– яких побоювань я зазнаю в зв’язку з наміром домогтися задуманого?
– хто чи що не дозволяє рухатися до мети швидше та з меншими труднощами?
– які ресурси можуть мені знадобитися?
– кого прямо чи побічно стосується моє прагнення до обраної мети?
Варто усвідомлювати, що чим більше цілей поставлено перед собою, тим більше буде потрібно активності і більше доведеться змінювати стиль колишнього життя. Досягненню глобальних довгострокових цілей сприяють короткострокові цілі, які формулюються з урахуванням зміни зовнішніх умов. З точки зору психологічної мотивації важливо ставити перед собою короткострокові досяжні цілі і домагатися проміжних успіхів.
Записуючи мету на папері, ви вже перестаєте мріяти і починаєте щось робити, робите вчинок, створюєте відчутний документ, що спонукає вас до конкретних дій. Саме тому потрібно письмово викласти свої цілі: в одній закінченій фразі, у дійсному часі, точно і ствердно!
|
|
|
Визначення цілей фактично є першим етапом планування.
ТЕМА 3. Функція «планування» в самоменеджменті
Питання теми:
3.1 Основи планування
3.2 Принципи і правила планування часу
3.3 Планування робочого дня методом «Альпи»
Основи планування
Планування – це раціональне визначення того, як людина збирається досягти поставлених перед собою цілей. Планування – це вираження волі, воно означає, насамперед, уміння думати з випередженням і припускає системність у роботі. По суті справи планування – це те, з чого варто починати будь-яку справу.
Варто також пам’ятати, що планування щоденної діяльності не можна і неможливо підмінити активністю. Якщо немає часу, щоб зробити щось належним чином, то навряд чи він з’явиться, щоб взагалі це зробити.
Завдяки послідовному плануванню своєї роботи менеджеру вдається приділяти досить уваги виконанню дійсно керівних функцій, зосередитися не на процесі діяльності, а на її результатах. Такий підхід полягає в тому, що керівники віддають перевагу тому, щоб:
– робити правильні справи замість того, щоб правильно робити справи;
– створювати творчі альтернативи замість того, щоб вирішувати проблеми;
– оптимізувати використання засобів замість того, щоб зберігати засоби;
– домагатися результату замість того, щоб виконувати обов’язок;
– підвищувати прибуток замість того, щоб зменшувати витрати.
Планування майбутньої діяльності не тільки дозволяє чітко уявити собі, чого ж людина хоче, але і змушує розробляти й аналізувати кілька варіантів дій для досягнення мети.
Планування як складова частина задач і правил самоменеджменту означає підготовку до реалізації цілей і упорядкування часу. Обов’язковою умовою є контроль ходу виконання планів.
Планування покликане забезпечити господарське використання часу: або весь наявний час використовується для плідної і успішної діяльності – максимальний критерій, або поставлені цілі досягаються з найменшими витратами часу – мінімальний критерій.
Головна перевага, яка досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі: дослідження показують, що одна хвилина, витрачена на планування, зберігає 3-4 хвилини в роботі. Існує також загальне правило, відповідно до якого регулярне планування протягом 10 хвилин майбутнього робочого дня дозволяє заощаджувати щодня до двох годин робочого часу, а також краще вирішувати важливі задачі.
Планування часу дозволяє:
– досягти цілей найкоротшим шляхом, реально оцінити їх з погляду часових обмежень;
– одержати виграш у часі – заощадити час для дійсно важливих справ, краще оцінити наявні резерви часу;
– розставити пріоритети – сконцентруватися на дійсно важливих задачах, визначити ступінь важливості тих чи інших задач і робіт, виявити справи і задачі, які можна передоручити;
– встановлювати реальні терміни і вчасно розпізнавати вузькі місця;
– резервувати час для непередбачених справ;
– підвищити ефективність роботи шляхом попередньої структуризації майбутнього дня і раціонального використання часу;
– раціонально розподіляти роботу всередині організації;
– звести до мінімуму стресові ситуації, зменшити метушню і непередбачені роботи.
Реальний план роботи в ідеалі повинен передбачати лише те, що менеджер повинен, хоче і може зробити.
У такому випадку чим більш реальними і досяжними виявляться заплановані справи, тим легше сконцентрувати і мобілізувати сили на їхнє здійснення.
Принципи і правила планування часу
Планування являє собою проектування процесів праці на майбутній часовий період. Щоб правильно виконувати свої функції і досягти своїх цілей, варто ясно уявляти собі, наскільки обмежений наявний бюджет часу. Чим краще людина уявляє свій часовий бюджет і сукупність задач, що поставлені перед нею, тим більше вона готова передоручати менш важливі справи, зменшувати їхню кількість чи відкладати їх на більш пізні терміни.
До найбільш важливих принципів і правил планування часу варто віднести наступні:
– основне співвідношення “60:40” – планувати варто 60% свого часу, тому що завжди виникають справи, які важко передбачити заздалегідь;
– аналіз видів діяльності і витрати часу – документування і перевірка того, як фактично витрачається час;
– складання загального списку усіх задачна майбутній плановий період з доданням невиконаних задач попереднього періоду;
– регулярність – системність – послідовність – доведення справи до кінця;
– реалістичне планування – планувати стільки задач, скільки реально можна виконати;
– цілеспрямованість – плани складаються не для полегшення життя, а для досягнення мети;
– заповнення часових втрат – незаплановані витрати часу заповнювати негайно, у той же день;
– перенос незробленого – невиконані задачі включати в план наступного періоду;
– фіксація результатів, а не дій – у формулярі записувати результати, досягнення, цілі, кількісні і якісні характеристики;
– встановлення часових норм – відводити на всі задачі стільки часу, скільки в дійсності необхідно;
– терміни виконання – встановлювати точні терміни для всіх видів діяльності;
– встановлення пріоритетів(ступеня важливості) – точно визначити, якій справі який пріоритет надається;
– рятування від поспішності – відрізняти важливе від спішного: саме термінова (спішна) справа не завжди буває найважливішою, однак саме спішні і “невідкладні” справи займають велику частину робочого часу;
– делегування справ– визначити відразу, які справи варто виконувати особисто, а які можна передоручати;
– повторний огляд – переробка – систематична перевірка плану щодо повної реалізації наміченого і коригування планів;
– часові блоки і спокійні години – резервувати тривалі безупинні періоди часу для великих задач і більш короткі проміжки для декількох дрібних справ;
– рутинна робота – планувати час для читання звітів і іншої обов’язкової нетворчої роботи;
– альтернативи – плануючи роботу, пам’ятати, що завжди є інший шлях чи рішення;
– розмаїтність – чергування виконання довгострокових і короткострокових планів;
– узгодження власних планів із планами заступників і помічників;
– письмова форма – усі плани фіксуються в спеціальних формулярах.
На практиці найбільші складнощі в менеджерів викликає складання тижневого і щоденного планів робіт.
Починати цю роботу доцільно з того, щоб розділити весь робочий час на зайнятий і вільний робочий час (табл. 3.3). Крім того, зайнятий робочий час ще потрібно поділити на абсолютно зайнятий і умовно зайнятий.
А вільний робочий час необхідно розділити на регламентований і особистий робочий час.
Таблиця 3.3 – Розподіл робочого часу менеджера
| Робочий час менеджера | |||
| Зайнятий робочий час | Вільний робочий час | ||
| Абсолютно зайнятий робочий час | Умовно зайнятий робочий час | Регламентований вільний робочий час | Особистий вільний робочий час |
Абсолютно зайнятий робочий час– це час, витрачений менеджером на участь у заходах, де його присутність обов’язкова (щотижневі чи щоденні наради у вищого менеджера, щоденні оперативні наради з працівниками свого підрозділу, робота в комісіях, прийом відвідувачів і т.д.).
Умовно зайнятий робочий час– це дні і години, коли ймовірність виклику на наради як всередині організації, так і поза нею дуже висока. Корисно знати дні і години засідань і нарад в інших організаціях з питань, що входять у компетенцію конкретного менеджера. На умовно зайнятий час не слід призначати наради чи ділові зустрічі. Його доцільно використовувати як особистий вільний робочий час (за винятком ділових зустрічей і відвідування сторонніх організацій).
Регламентований вільний робочий час. Загальновідомо, що виконавців завжди дисциплінує знання того, чого й у який час від них чекає керівник. Цій задачі і служить регламентований вільний робочий час – розпорядок роботи свого підрозділу.Варто після узгодження з зацікавленими працівниками чітко визначити:
– час планових нарад підрозділу, відділів чи бригад;
– час планових нарад з керівниками відділів, бригад, з фахівцями, відповідальними керівниками з відповідних питань;
– час підписання документів, що вимагають участі чи присутності виконавців (фахівців);
– час проведення інших обов’язкових заходів у масштабах підрозділу;
– час прийому з особистих питань.
Особистий вільний робочий час – це робочий час менеджера, що залишився і який звичайно використовують для роботи з поштою, для телефонних розмов, ділових зустрічей, підготовки доповідей і звітів, відвідування сторонніх організацій у прийомні години.
Планування робочого тижня і дня варто починати з планування абсолютно зайнятого робочого часу, потім планувати умовно зайнятий робочий час, і тільки потім – вільний робочий час – час, яким можна розпоряджатися в інтересах свого підрозділу і своїх службових обов’язків на власний розсуд. Щоб полегшити планування роботи на тиждень, рекомендується такий перелік допоміжних питань:
– яка основна (першочергова) задача майбутнього робочого тижня?
– яка задача вимагає найбільших витрат часу?
– які справи повинні бути завершені на цьому тижні, які – підготовлені до завершення і які справи повинні бути початі?
– які обов’язкові роботи (наради, рішення, листи, телефонні дзвінки) треба виконати?
– що було б доцільно і бажано зробити (при наявності вільного часу)?
– які важливі події можуть відбутися наступного тижня, і яких витрат часу вони можуть вимагати?
Планування робочого дня методом «Альпи»
План роботи на день будується на основі тижневого плану роботи. Він є останнім і найбільш важливим ступенем в системі планування часу. Запропонований до практичного застосування метод “Альпи” розроблений німецькими фахівцями. Він досить простий, зручний, вимагає мало часу: після нетривалої практики складання плану на майбутній робочий день займає 10-15 хвилин. Складання щоденного плану містить п’ять етапів: складання завдань, оцінка тривалості, резервування часу, прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочень і передоручень, контроль і перенесення незробленого.
Складання завдань. Починати варто зі складання списку всього, що треба зробити завтра:
– задачі місячного і тижневого планів;
– задачі, не виконані сьогодні;
– додаткові справи (що виникли поза планами);
– задачі, терміни виконання яких минають завтра;
– задачі, проміжні терміни виконання яких необхідно витримати;
– періодично виникаючі задачі.
Варто намагатися скласти список задач так, щоб у першу чергу розподілити їх за пріоритетами, тривалістю виконання, можливостями забезпечити їхнє виконання найбільш раціональним способом (телефон, оптимальний маршрут руху, можливість сполучення операцій). При складанні списку рекомендується максимально використовувати умовні знаки і скорочення.
Оцінка тривалості.Реальний план завжди обмежений тим, що людина фактично може зробити. Проти кожного завдання проставляється час на його виконання, потім, шляхом підсумовування, визначається загальний час, необхідний для виконання плану. Варто мати на увазі, що часто робота вимагає стільки часу, скільки є в розпорядженні, тому, встановлюючи для визначених справ конкретний відрізок часу, менеджер змушує себе вкладатися саме в цей термін.
Резервування часу варто здійснювати, дотримуючись основного правила планування часу – “60:40”. Це значить, що планом повинно бути охоплено не більше 60% робочого часу. Варто твердо довести складений список задач до цифри 60%, установлюючи пріоритети, передоручаючи справи і скорочуючи час на їх виконання.
Прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочень і передорученьмає на меті скоротити час на виконання задач дня до 5-6 годин (60%), для чого необхідно:
– однозначно встановити пріоритети для задач дня;
– перевірити ще раз складений план витрат часу і скоротити його до реально необхідного часу на виконання плану;
– розглянути кожну задачу з точки зору можливості її передоручення і раціонального виконання.
Контроль і перенесення незробленого.Досвід показує, що не все заплановане вдається виконати, і частину справ доводиться переносити на наступний день. Якщо та ж сама справа переноситься багаторазово, то вона стає тягарем. У цьому випадку вибирають один із двох шляхів: рішуче беруться за справу і доводять її до кінця або відмовляються від неї (проблема застаріває або вирішується сама собою).
Основні переваги пропонованого методу планування робочого дня:
– чітке уявлення задач на завтра;
– упорядкований плин робочого дня;
– подолання забутькуватості;
– концентрація на найважливішому;
– прийняття рішення про пріоритети і передоручення;
– спокійне сприйняття непередбачених подій;
– ранжирування справ і задач за важливістю;
– самодисципліна при виконанні денного плану роботи;
– зростання особистих результатів роботи;
– поліпшення самоконтролю;
– виграш у часі за рахунок методичної організації роботи.
Практика показує, що плани роботи (у тому числі і денний план) найкраще оформляти в письмовому вигляді. Перевагами письмового оформлення планів є:
– розвантаження пам’яті;
– письмовий план мотивує до роботи;
– велика концентрація на намічених задачах;
– можливість контролю результатів і відсутність “втрат” невиконаних задач (плани, які тримають у голові, легко відкидаються чи забуваються);
– краще оцінюється час, враховуються перешкоди;
– вдосконалюється методика роботи;
– велика ясність щодо задач дня.
У такому разі дійсно буде складений реальний план роботи, який передбачає лише те, що менеджер повинен, хоче і може зробити в цей день.
Дата добавления: 2018-05-09; просмотров: 595; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!