Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты), проставляются в нижнем правом углу первого листа.
На современном документе отметку о поступлении документа в организацию можно рассмотреть на примере письма (Приложение 29). На документе начала ХХ века можно рассмотреть на (Приложение 30).
Отметка о контроле
Основное назначение реквизита «Отметка о контроле» — это обозначение того, что поручение, созданное на основании документа (т.е. резолюция) или содержащееся в нем (т.е. фрагмент распорядительного документа), поставлено на контроль.
Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся справа на верхнем поле первой страницы документа[2].
Контролю должны подлежать все поручения, требующие исполнения, как содержащиеся в документах так и созданные на их основе. Соответственно, входящий документ после вынесения на него резолюции должен возвращаться в службу документационного обеспечения управления (службу ДОУ) и ставиться там на контроль. При постановке на контроль в регистрационно-контрольную форму должны вноситься все необходимые данные о поручении.
Ее цель – напоминание исполнителю, что документ контролируется.
На современных документах отметку о контроле можно рассмотреть на примере служебного письма (Приложение 31). На документах начала ХХ века отметки о контроле не наблюдалось.
|
|
|
Отметка о копии документа
Все документы делятся в зависимости от юридической значимости на:
подлинники;
копии;
заверенные копии;
дубликаты;
выписки.
Подлинник – первый или единственный экземпляр документа, подписанный автором или должностным лицом и имеющий юридическую силу.
Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Заверенная копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и имеющий юридическую силу. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.)[3].
|
|
|
Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).
Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется от поля без абзацного отступа.
Дубликат – повторный экземпляр подписанного документа, имеющий юридическую силу. Оформляется в случае утраты или потери документа.
Выписка – копия части документа.
Выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).
При оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слова «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».
Кроме того, на выписке указывается регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.
|
|
|
Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.
На современных документах отметку о копии документа можно рассмотреть на примере служебного письма (Приложение 32). На документах начала ХХ века отметку о копии документа можно рассмотреть на примере служебного письма (Приложение 33).
Отметка отпуск
ГОСТ Р.51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов. 1991.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.19.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
Дата добавления: 2018-05-02; просмотров: 1117; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!