Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
ВВЕДЕНИЕ
Архивоведение – наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.
Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.
Предмет архивоведения включает в себя:
• принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;
• способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;
• создание системы информации о содержании документов;
• организацию всестороннего использования документальной информации;
• организацию работы архивных служб.
Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение.
В настоящее время в силу вступил Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации, за исключением положений, для которых статья 31 этого Закона устанавливает срок вступления в силу 1 января 2006 г.
Этот Закон в интересах граждан, общества и государства регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности.
В случае противоречия новому Закону законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных правовых актов об архивном деле действуют нормы нового Закона.
Статьей 3 Закона «Об архивном деле в РФ» архивный документ определен как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющий его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. При решении вопроса об уничтожении или передаче на архивное хранение документов, прежде всего, учитывается их значимость для граждан, общества и государства.
Архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения на основании экспертизы ценности документов включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежат передаче на государственное хранение.
Статьями 7-9 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» определены архивные документы, относящиеся к государственной, муниципальной и частной собственности.
|
|
|
Организации и граждане имеют право создавать архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе для хранения и использования документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
|
|
|
Архивоведение в XX в., несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни.
КОМПЛЕКСНЫЙ АНАЛИЗ
Архивоведческий анализ
Обложка дела
Главным реквизитом обложки является заголовок дела. Именно он содержит информацию о составе и содержании документов в деле.
Обложка каждого дела оформляется по установленной форме. На верхнем поле обложки указывается в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках. После чего указывается наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба названия. Прежнее название указывается в скобках. На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также перемещается на обложку срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения дела пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки, обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Почти всегда датой дел является крайние даты документов дела. Например, крайними датами личного дела является даты подписания приказа о приеме и увольнение сотрудника. Так же указывается количество листов в деле. Эти сведения предоставлены на обложкепод графой «Дата» (Приложение 1)
|
|
|
Лист-заверителя дела.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, основных правил работы архивов организации, одобренных решением коллегии РосАрхива от 6 февраля 2002 года.
В листе заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с изложениями и количество вложенных в них листов). Также указывает наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
|
|
|
Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки. Все последующие изменения в составе и состояние дела (повреждение, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком видедело прошивается. (Приложение 2).
Лист-пользователь
Каждое выдаваемое из хранилища дело для временного использования должно иметь лист-пользователя дела.
Пользователь обязан заполнять листы пользователя просмотрев дело, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер проделанной работы (просмотр, выписка, копии с указанием номеров листов) (Приложение 3).
Нумерация листов дела
При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:
листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно;
лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, выписками и т.п.) нумеруются как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставка текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждой документ нумеруется отдельно.
подшитыев дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку;
фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляют самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерации. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле(Приложение 4).
при наличие отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Для учета количества в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.
На документах начала XX века номера страниц проставленные от руки в правом верхнем углу(Приложение 5).
Документоведческий анализ
Сравним документы начала XXвека и современного времени.
А К Т
А К Т — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами.
Формуляр образец акта состоит из следующих реквизитов:
наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
номер;
место издания;
заголовок к тексту;
гриф утверждения (при необходимости);
текст документа;
отметка о наличие приложений (при необходимости);
подпись.
В бланке акта начала ХХ (приложение 6) века присутствует только наименование вида документа в отличие от бланка современного.
Наименование организации в рассмотренном документе отсутствует. По современному ГОСТу оно оформляется в левом верхнем углу при угловом расположение бланка и вверху по центру при продольном расположение.
Наименование вида документа должно быть определено уставом (положение об организации), должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД: акт, справка, протокол, записка и др. Вид документа (кроме письма) указывается только на бланках конкретного вида документов, после наименования организации. В рассмотренном документе этот реквизит оформлен по центру, с заглавной буквы маленькими, от руки.
По требованиям современного ГОСТа после наименования вида документа оформляется дата и номер. На рассмотренном документе дата не выделена отдельным реквизитом, а написана вместе с другими реквизитами сплошным текстом. Номер на данном документе отсутствует.
После даты и номера по требованию современного ГОСТа следует оформлять наименование места издания. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации». На акте начала ХХ века место издания не указано.
Далее указывается заголовок к тексту. Онвключает в себя краткое содержание документа, на рассмотренном документе заголовок к тексту отсутствует.
Гриф утверждения оформляется, если нужен, а нужен он в том случае если акт составляют по требованию руководителя. В рассмотренном документе грифа утверждения нет.
Текст составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации. Текст акта состоит из вводной и основной части. Текст рассмотренного документа содержит данные части, но оформлен без соблюдения абзацев и написан от руки.
Подпись по современному ГОСТу оформляется так: наименование должности от левого поля, подпись и расшифровка подписи от правого поля. Акт подписывает председатель и члены комиссии. В документах начала XXвека она оформлялась по центру, и в нее входило: наименование должности и подпись. Акт подписывали: директор и исполняющий обязанности.
Протокол
Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов и принятые по ним решения.
Формуляр образец протокола состоит из следующих реквизитов:
наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
номер;
заголовок к тексту;
гриф утверждения (при необходимости);
текст;
подпись;
гриф согласования;
виза ознакомления;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
В рассмотренном документе (Приложение 7) в бланке протокола в отличие от современного бланка имеются только три реквизита: наименование вида документа, заголовок к тексту и дата.
Наименование организации отсутствует. По современному ГОСТу оно оформляется в левом верхнем углу при угловом расположение бланка и по центру при продольном расположение.
Наименование вида документа при современном оформлении протокола располагается по центру, пишется большими буквами, жирным шрифтом. В документе начала XX века данный реквизит не выделен отдельно, а пишется в одну строку вместе с заголовком к тексту и датой и оформлено от руки с большой буквы маленькими.
Далее должны следовать номер и дата и должны оформляться следующим образом:
| 23.12.11 | № 123 |
В протоколе начала ХХ века дата не выделена отдельным реквизитом, а пишется в одну строку вместе с наименованием вида документа и заголовком к тексту и оформлена следующим образом:
27 августа 1907 г.
Заголовок протокола в рассмотренном документе оформлен в одной строке с наименованием вида документа и датой, написан от руки. При современном оформлении заголовок пишется от левого поля, при угловом расположении бланка и по центру, при продольном оформляется с маленькой буквы, жирным шрифтом.
При современном ГОСТе некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению руководителем организации (например, протокол заседания технического совета, экспертной комиссии и т.д.). Утверждение оформляется грифом в верхнем правом углу: после слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности (без упоминания наименования предприятия, т.к. оно присутствует в заголовочной части документа) проставляется личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения. В рассмотренном документе данный реквизит отсутствует.
Текст составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации. В начале ХХ века текст оформлялся от руки.
Подпись по современному ГОСТу оформляется так: наименование должности от левого поля, подпись и расшифровка подписи от правого поля. В протоколе начала ХХ века подпись отсутствует, т.к. это черновой вариант (Приложение 8).
Виза ознакомления ее оформление должно быть уточнено в инструкции по делопроизводству в организации (ниже подписи приказа руководителя). На документе началаXXвека данная виза отсутствует.
Отметка об исполнение документа или поступление его в дело при современном ГОСТе оформляется в левом нижнем углу от поля без абзацного отступа. В рассмотренном документе данный реквизит отсутствует.
Выписка из протокола
Выписка– это копия какой-либо части документа. (Приложение ).
Сравнения выписок из протокола 20 века и нашего времени:
В данной выписке 20 века присутствуют в основном те же реквизиты что и в современном документе.
Название документа указано на нескольких национальных языках.
Бланк оформлен типографским способом.
Выписка объединена с сопроводительным письмом, т.к. указаны соответствующие реквизиты.
Эмблема выписки относится к письму.
Место издания не обозначено.
Заголовок не указывается.
Вводная части текста отсутствует.
Отсутствует подпись председателя и секретаря, а подпись того кто заверял выписку по современным меркам оформлена не верно, поскольку в настоящее время запрещено ставить предлог «ЗА»
Отсутствует расшифровка подписи.
В протоколе при оформлении выписок обязательна вводная часть, включая повестку дня, затем дословная запись содержания нужных абзацев: рассматриваемые вопросы и что постановили.
Письмо
Письмо — это один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии.
Формуляр образец письма состоит из следующих реквизитов:
наименование организации;
справочные данные об организации;
дата;
номер;
ссылка на номер и дату документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения (при необходимости);
подпись;
отметка об исполнение.
В письмах начала XX века в бланке в наименование организации указана вышестоящая организация, затем нижестоящая организация указана не в соответствие с требованиями современного ГОСТа, т. к. при наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное, а ниже сокращенное в скобках на документе XXвека указано только сокращенное (Приложение 10), но так же в некоторых документах оно указывается только полностью (Приложение 11).
Далее в бланке письма указываются справочные данные об организации. Они включают в себя: почтовый или юридический адрес; место нахождение; номера телефонов; номера факсов; счетов в банке; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. В документах начала XX в справочных данных содержалось: условный текущий счет; простой текущий счет; адрес почтовый и телеграфный (Приложение 12), в некоторых письмах содержались следующие данные: город, улица, дом, телефон (Приложение 13). В документе же современного времени сначала указывается улица, дом, город, телефон. Справочные данные при современном ГОСТе следует указывать ниже наименования организации, в XX веке они ставились в любом месте (либо после наименования организации, либо после даты и номера, либо от левого поля вертикально).
Следующим реквизитом по современному ГОСТу должна быть дата. Она ставится от левого поля. В начале XX века дата располагалось в разных местах например в письме (Приложение 14) дата проставлена сразу после наименования организации и оформлена трафаретным способом, а в письме (Приложение 15) дата проставлена в правом верхнем углу оформлена трафаретным способом со штампом.
Так же дата отличалась оформлением, в то время это выглядело примерно так:
Августа 28 дня 1915 г.
По ГОСТу Р.6-30 2003 дата оформляется:
28.08.1915
Напротив даты при современном ГОСТе оформляется номер, на письмах начала XX века номер присутствует, но расположение реквизита отличается например в письме (Приложение 16) номер ставится после справочных данных, а в письме (Приложение 17) номер располагается после даты, но не напротив нее, а ниже ее.
Ссылка на номер и дату входящего документа включает себя: регистрационный номер и дату письма, на которое должен быть дан ответ. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражений типа «На Ваше письмо от …..№..... сообщаем …» и т. п. Располагается ниже реквизитов «Дата» и «Номер». На документах начала XX века ссылка на номер и дату входящего документа оформлялась не в соответствии с современным ГОСТом на письме (Приложение 18) ссылка на номер и дату входящего документа расположена вверху. Также она отличается оформлением, в то время она выглядела так:
Вход. № 363 — 29 окт. 1916 г.
Оформлялась от руки.
В наше время она выглядит так:
На № __________ от _______
В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При современном ГОСТе адресат оформляется в правом верхнем углу бланка. Указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия. На документах того времени указывалось либо наименование должности (Приложение 19), либо наименование должности и фамилия, имя, отчество.
Далее по современному ГОСТу идет заголовок к тексту он включает в себя краткое содержание документа. В документах началаXX века заголовок оформлен после даты и номера (Приложение 20).
Текст в документах XX века оформлялся как на печатной машинке, так и от руки, встречаются документы с трафаретным текстом. В наше время текст оформляется исключительно на компьютере печатным способом.
Отметка о наличии приложений если имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. В рассмотренном документе (Приложение 21) отметка о наличии приложений расположена сразу после даты и номера.
В наше время отметка о наличии приложений выглядит так:
| Приложение. | на 5 л. в 5 экз. |
В начале ХХ века это выглядело так:
С приложением «1» книги
Подпись оформлена не в соответствии с современным ГОСТом. В рассмотренных документах указана должность и подпись. При современном ГОСТе в подпись оформляется так:
| Директор | Подпись | В.В. Раков |
Сопроводительное письмо –этописьмо информирующее адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:
постоянные реквизиты бланка письма:
эмблема
наименование организации
справочные данные
код ОКПО
переменные реквизиты бланка письма:
дата
регистрационный номер
ссылка на регистрационный номер и дату документа
адресат
заголовок
текст
отметка о наличии приложения
подпись
отметка об исполнителе
Заголовок сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:
О материалах конференции
или
Об отзыве на статью
Текст письма начинается с устойчивых языковых формул:
Направляем Вам...,
Возвращаем Вам...,
Высылаем Вам....
Допускается начинать текст письма фразами типа
В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем)...
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем) ...
Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.
Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.
Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:
Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ АНАЛИЗ
Делопроизводство – правильное и удобное ведение дел в организации, которая помогает оптимально использовать временные, денежные и человеческие ресурсы.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения[1].
В ходе работы на документах предоставляются следующие отметки:
резолюция;
отметка копии документа;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию;
отметка о контроле документа;
отметка отпуск.
Резолюция
Резолюция пишется соответствующим должностным лицом и включает следующие элементы: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, сроки исполнения, подпись и дату.
При наличии в резолюции нескольких фамилий, указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний, по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции и дата.
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте на первом листе документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело (Приложение 22).
На современном документе пример резолюции можно рассмотреть на примере служебного письма (Приложение 23). На документе начала ХХ века можно рассмотреть на письме. (Приложение 24).
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Располагается на лицевой стороне, или при отсутствии места на обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
На современных документах отметку об исполнителе можно рассмотреть на примере служебного письма (Приложение 25). На документах начала ХХ века этой отметки не наблюдается.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:
краткие сведения об исполнении, или при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;
слова «В дело»;
номер дела, в котором будет храниться документ.
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется ниже отметки об исполнителе.
На современном документе отметку об исполнении документа и направлении его в дело можно рассмотреть на примере служебного письма (Приложение 27). На документах начала ХХ века на______________ (Приложение 28).
Дата добавления: 2018-05-02; просмотров: 687; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!