ЗВЕДЕНИЙ ГРАФІК РУХУ ДОКУМЕНТІВ З ОБЛІКУ МАТЕРІАЛІВ
Тема 5. Організація технології облікового процесу
1. Основні поняття та стадії документообігу
Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних і підсумкових (узагальнюючих) даних і показників, складання звітності пов’язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує заздалегідь продуманої системи їхніх дій і процедур руху облікової інформації (документів) як у просторі, так і в часі. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів та виконання різних робіт, у практиці називають документообігом (в умовах комп’ютеризації — рухом первинних даних).
Слід зазначити, що в обліковому процесі переміщуються не тільки первинні документи, а іноді й облікові реєстри та окремі форми звітності. Наприклад, журнал-ордер № 3 можуть заповнювати два облікових працівники, що ведуть: один — облік матеріалів, а другий — облік розрахунків. Зведення даних з різних журналів здійснює третя особа. Таке переміщення також має бути погоджене як у часі, так і в просторі.
Основне завдання організації руху документів (даних) в обліковому процесі — це оптимізація каналів передавання та зв’язку облікових осередків—виконавців. Ці канали зв’язку можуть бути представлені з різним ступенем агрегування — від фіксації кожного окремого носія облікової інформації (тобто документа) до узагальненої характеристики потоків інформації. Річ у тім, що в обліковому процесі бухгалтерські документи нерідко передаються з однієї операції на іншу не окремо, а цілими пакунками. Особливо це стосується роботи в умовах застосування ЕОМ.
|
|
|
Документопотік (або потік первинних даних) — це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.
Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми організації обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчислювальних машин, які використовуються в обліковому процесі. Вони бувають різної інтенсивності, що потребує особливої уваги в процесі організації облікового процесу.
Об’єктом організації є рух не тільки документів, а й цілих масивів. Крім того, слід мати на увазі, що в окремих випадках переміщуються і власне облікові реєстри та форми звітності (масиви облікової інформації) у процесі їх складання. Таким чином, організації підлягає рух усіх видів облікової інформації.
Організацією мають бути охоплені всі операції — від першого запису до здачі документа в архів.
Обробка документів і даних, які вони містять в обліковому процесі, полягає в перетворенні вхідної інформації у вихідну різними механічними і логічними операціями, які можуть бути здійснені вручну або з застосуванням обчислювальних машин. У будь-якому разі поділ облікового процесу на частини залежить від масштабів робіт і наявності технічних засобів.
|
|
|
Найбільш суттєвими в технології облікового процесу є операції передавання (від одного виконавця іншому) й обробки (виконання різних технічних, логічних та інших процедур).
Операції передавання умовно можна поділити на чотири види: складання (або одержання) документа (даних) іззовні: просування від місця складання (або одержання) до місця обробки; рух у процесі обробки; рух після обробки до місця зберігання — архіву.
В умовах використання комп’ютерів — це стадії складання машиночитаного документа або одержання документа ззовні; формування груп (порцій) машиночитаних документів і складання на машиночитальному носії супровідного ярлика; передавання даних з машиночитаних документів на ПК першого рівня по каналах зв’язку або разом із супровідним ярликом (у спеціальній упаковці); обробка первинних даних на ПК; передавання машиночитаних документів до архіву.
|
|
|
Кожний вид операції складається з кількох елементарних видів робіт, які провадяться окремим виконавцем за визначений заздалегідь час. Кількість таких елементарних робіт може бути різною залежно від складності тієї чи іншої операції, документа, тривалості його руху.
Раціональна організація руху носіїв облікової інформації потребує мінімального розриву в часі між здійсненням господарського факту (операції) та одержанням необхідних відомостей (даних) про нього органами управління; застосування найбільш сучасних способів і засобів збирання, просування та обробки первинної облікової інформації; попереднього планування й подальшого регулювання; контролю за додержанням строків виконання.
Для поліпшення організації руху носіїв облікової інформації його (рух) розподіляють на окремі стадії.
2. Організація руху матеріальних носіїв облікової інформації
Найбільш поширеним є графічний метод організації руху носіїв інформації. Проте в окремих випадках застосовується також і описувальний (текстуальний) метод.
Форма графіка не регламентована; порядок його складання та обсяг характеристик у кожному конкретному випадку визначають організатори, проектувальники. Найчастіше в графіках фіксують тільки основні характеристики руху, які забезпечують виконання облікового процесу та плановість у роботі виконавців, строки передавання (здавання) документів; відомості про осіб або структурні підрозділи, які відповідають за передавання (здавання) документа та додержання строків. В окремих випадках характеристики руху конкретизуються. Наприклад, вказують не тільки посади виконавців, а й їхні прізвища; строки можуть бути конкретизовані не тільки в днях, а й годинах, а іноді у хвилинах. У всіх випадках встановлюють точні строки виконання робіт.
|
|
|
Раціональна організація руху носіїв облікової інформації передбачає мінімізацію часу на обробку на кожній операції, на кожному робочому місці та в цілому з обробки документа.
Час на обробку визначають за типовими нормами часу, хронометражем, на підставі досвіду та іншими методами.
Строки, послідовність руху та обробку документів доцільно планувати в структурних та індивідуальних графіках роботи виконавців.
Під час планування руху носіїв облікової інформації особливу увагу приділяють питанню передавання документа від одного виконавця іншому. Це один з важливих моментів не тільки самого графіка, а й процедури встановлення нормальних психологічних відносин у колективі, оскільки визначаються виконавці передавання. Конкретизують при цьому і спосіб передавання. Він залежить від видів зв’язку (пошта, телефон, телеграф, телетайп тощо).
Важливими в процесі руху носіїв облікової інформації є вибір виду графіків. Носії облікової інформації можуть бути індивідуальними (на кожний носій) та зведеними (на групу носіїв).
У всіх випадках для організації руху носіїв облікової інформації доцільно застосовувати графіки табличної форми. Побудова і структура графіків залежать від їхнього виду. В індивідуальних (подокументних) графіках фіксують: за підметом — види робіт, за присудком — служби, структурні підрозділи (посади осіб, що повинні виконувати ту чи іншу роботу), строки виконання та деякі інші характеристики. Такі графіки називають оперограмами, або документограмами (табл. 1).
Таблиця 1
ОПЕРОГРАМА (ДОКУМЕНТОГРАМА) ВИМОГИ НА ОДЕРЖАННЯ МАТЕРІАЛІВ ЗІ СКЛАДУ*
| № з/п | Назва робіт | Виконавець | ||||
| Цех, відділ | Відділ постачання | Склад | Бухгалтерія | Обчислювальний центр | ||
 1
| Виписування вимоги | |||||
| 2 | Видача дозволу на відпускання матеріалів | |||||
| 3 | Відпускання матеріалів (відпускання, реєстрація в картці, визначення ціни, записування в картку, номер запису у вимозі) | |||||
| 4 | Приймання вимог, перевірка їх | |||||
| 5 | Групування та підго-товка до передавання в обчислювальний центр | |||||
| 6 | Таксування, підсумовування | |||||
| 7 | Облік руху матеріалів | |||||
| 8 | Складання розробної відомості (машинограми) з розподілу матеріалів за кодами витрат | |||||
* Спосіб обробки даних:
ручний
машинний
У табл. 1 у технологічній послідовності створення і використання первинного документа показано всі роботи, які виконують з початку складання документа до передавання його в архів. Така форма графіка дає змогу визначити відповідальних осіб, характер роботи, а також тривалість складання документа в годинах, днях.
Коли документи складають у кількох примірниках, у графіку вказують, який примірник документа слід передати до бухгалтерії та який порядок його обробки.
Зведені графіки руху носіїв облікової інформації значно відрізняються від індивідуальних. У них планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних працівників до бухгалтерії, до передавання в архів. У цих графіках не відображують порядок складання документа. Зведені графіки поділяються: за темами (надходження матеріалів, відпускання матеріалів тощо), за топологічною ознакою (облік праці та її оплати, облік основних засобів тощо), за господарством у цілому. Наприклад, зведені графіки з обліку матеріалів — це таблиці, де в підметі вказано назву всіх первинних документів, з яких визначають операції, а в присудку — служби, структурні підрозділи, осіб, які працюватимуть над документом, строки обробки (передавання), види процесів обробки (табл. 2).
Таблиця 2
ЗВЕДЕНИЙ ГРАФІК РУХУ ДОКУМЕНТІВ З ОБЛІКУ МАТЕРІАЛІВ
| Назва | Складання та передавання документа | Виконавець або користувач даних | Надходження документа до бухгалтерії, | |||||
| Відповідальна особа/термін відповідаль- ності | Строк передавання | Служба, яка приймає документ | Операції над документом | Кому і коли передають | Час приймання документа | Обробка документа й узагальнення даних | Кому та в які строки подають документи | |
| Рахунок постачальника | Касир/ щодня | У день одержання в банку | Відділ матеріально-технічного забезпечення | Контроль акцепту | Бухгалтерії | Щодня до 16.00 | Оплата або підготовка відмови від оплати | На другий день після одержання завідувачеві складу |
| Прибутковий ордер | Комірник/ момент надходження | Кожного 5, 10, 15 числа | Те саме | Контроль плану забезпе- чення | Бухгалтерії 6, 11, 16 числа | Щодня до 17.00 | Контроль за змістом, цінами | Обчислювальному центру, не пізніше другого дня після одержання |
| Лімітно-забірна картка | Комірник/ момент відпускання | Кожного 11, 21, 1 числа | » | Контроль за лімітами видачі | Те саме | Щодня до 17.00 | Запис в облікові реєстри | У поточний архів, 6 числа кожного місяця |
| Разові вимоги на видачу матеріалів | Те саме | 16 і 30 числа | » | » | » | Щодня до 16.00 | Те саме | Те саме |
Для організації документообігу в цілому в топологічному відділі розробляють графіки, де за кожним носієм облікової інформації (документом) показують увесь шлях їх руху (табл. 3).
Деякі особливості має планування руху первинних документів в умовах обробки їх на обчислювальних машинах. При цьому документи спочатку надходять до бухгалтерії за ознаками належності (у відповідний сектор, групу, відділ), а далі — на обробку машинолічильною установкою.
Документи, які передають для обробки на машини, реєструють у спеціальному журналі, до них додають супровідні ярлики, в окремих випадках за згодою головного бухгалтера документи за спеціальним графіком передають безпосередньо на машинолічильну установку. Після машинної обробки ці документи здають у бухгалтерію разом з машинограмами.
Таблиця 3
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 808; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!