Системы электронного документооборота

Документы – это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях – полностью парализовать работу организации.

Системы электронного документооборота (СЭД) формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Среди функций средств электронного документооборота выделяют:

• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);
• электронный архив документов;
• согласование и утверждение документов;
• контроль исполнения документов и поручений;
• библиотека регламентов управленческих процедур;
• система контроля знаний должностных инструкций и др.
• на поиск и ожидание поступления документов – 20%;
• на согласование и утверждение документов – 20%;
• на передачу документов между подразделениями – 10%;
• на подготовку стандартных отчетов о движении документов – 10%. То есть суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на

рутинную обработку документов – более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.

Использование СЭД обеспечивает:

• значительное (в несколько десятков раз) снижение времени поиска, передачи, согласования и рутинной работы с документами;

• параллельное выполнение работ (например, параллельное согласование);

• непрерывное движение документов, процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;

• удаленный доступ к базе данных (отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами – СЭД нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте);

По данным некоторых исследований, средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:

• эффективный поиск документов по минимальному набору атрибутов;

• снижение временных затрат на подготовку стандартных отчетов о движении документов.

Среди систем электронного документооборота отметим EMC Documentum, DocsVision, Инталев: Документооборот, ЕВФРАТ- Документооборот, Directum.

Глава 5. Внедрение ИС и оценка экономической эффективности применения ИТ в деятельности предприятия

Выбор и внедрение ИС

Выбор информационной системы для автоматизации управления предприятием является весьма сложной задачей даже для небольших предприятий. Основная сложность не в самом выборе типа информационной системы, а в том, что от этого выбора могут зависеть результаты деятельности предприятия.

Выбор корпоративной системы осуществляется в несколько этапов: 1. подготовительный;
2. анализ объекта и системы управления;
3. осуществление непосредственно выбора системы;

4. выбор организации, занимающейся внедрением;
5. реализация и настройка системы;
6. обучение пользователей;
7. тестовое испытание системы (опытная эксплуатация).

На подготовительном этапе необходимо определить ключевых сотрудников и других участников проекта (как правило – консалтинговые организации), которые будут работать над внедрением системы на предприятие. Если проект масштабный, то необходимо будет создавать проектную группу, которая будет осуществлять не только работы по выбору, но и впоследствии участвовать во внедрении и сопровождении программного обеспечения. Одним из факторов, ограничивающим желания и возможности, являются деньги, точнее уровень финансирования, необходимый для удовлетворения желаний и реализации возможностей. Поэтому необходимо определиться с бюджетом проекта автоматизации. Однако на этом этапе нет необходимости делать детальный бюджет, достаточно будет определить с порядком сумм, выделяемых на автоматизацию.

На этапе анализ объекта и системы управления (обследования предприятия) в первую очередь определяется цель автоматизации, и устанавливаются целевые показатели, которые предприятие хочет достичь в результате внедрения ИС. Очевидно, что цель внедрения, как правило, совпадает с целями бизнеса компании. Целевые показатели, в свою очередь, должны быть конкретными и поддаваться числовому подсчету, что позволит оценить итоги автоматизации, например, выручка, прибыль, доля рынка, количество удовлетворенных клиентов и т. п. На их основе и под их влиянием будут разрабатываться требования к ИС, определяться очередность и логические рамки внедрения.

На этом этапе производится обследование предприятия и аудит системы управления, дается комплексная оценка информационных потоков и всех видов данных, необходимых для обработки и принятия управленческих решений. В частности анализируются существующая организационная структура управления, применяемая технология производства, система документооборота, связи с внешними организациями и системами. Создается модель системы и объекта управления, которая предназначена для выявления и анализа недостатков существующей системы управления.

Проведение обследования позволяет снизить риски, связанные с выбором системы, а также снизить затраты на последующие этапы проекта.

Продолжительность этапа обследования составляет, как правило, от 2-4 недель до 2-4 месяцев. Детальное описание подэтапов обследования предприятия представлено в таблице 2.

Таблица 2. Подэтапы обследования предприятия

Под- этап	Наименование подэтапа	Отчетные материалы
1.	Начало проекта
1.1.	Утвердить цели и объем работ	Объем и цели проекта
1.2.	Подготовить/согласовать детальный план этапа	Рабочий план, план использования ресурсов и календарный план
1.3.	Провести начальный семинар для рабочей группы	Перечень проблемных областей и подразделений, охватываемых этапом
2.	Анализ бизнес-требований
2.1.	Определить специфику и критичные точки существующего процесса...	Анализ уровня формализованности существующих бизнес-процессов, используемых методов в...
2.2.	Определить бизнес-цели внедрения системы и способы их достижения за счет контроля и управления ...	Перечень основных бизнес-целей внедрения системы и способов достижения каждой из указанных бизнес-целей (детальные бизнес- требования по каждой цели); оптимизации бизнес-процессов
3.	Анализ системных требований
3.1.	Определить основные требования к единой системе управления ..., учетом детальных бизнес-требований	Перечень требований к системе управления ...
3.2.	Определить основные требо- вания к бизнес-процессам, требующим оптимизации	Перечень требований к бизнес- процессам
4.	Подготовка рекомендаций по выбору системы
4.1.	Определить сильные/слабые стороны решения, сложность доработок в каждой системе с учетом имеющихся системных требований	Отчет о сложности доработки системы с учетом имеющихся системных требований

101
Таблица 2. Подэтапы обследования предприятия (продолжение)

Под- этап	Наименование подэтапа	Отчетные материалы
5.	Подготовка рекомендаций по оптимизации расходов на внедрение
5.1.	Ограничить количество департаментов и рабочих мест, использующих выбранную систему, оптимизировать затраты по типу рабочих мест, требуемых для различных департаментов	Рекомендации по количеству и типу рабочих мест для выбранной системы
5.2.	Подготовить рекомендации по организации прочих рабочих мест	Рекомендации по доработке существующих/ разработке дополнительных рабочих мест

На этом же этапе формируются функциональные и технические требования к создаваемой системе, методам и технологиям работ, инструментальным средствам создания системы.

На этапе осуществление выбора системы осуществляется непосредственный выбор системы. Критериями при выборе ИС, как правило, являются:

• Совокупная стоимость владения. Сумма затраты на покупку и внедрение системы является одним из самых важных критериев.

• Функциональная полнота. Возможность системы служить тому для чего она была создана.

• Масштабируемость. Можно рассматривать функциональную масштабируемость, т. е. возможность при необходимости приобрести или активировать дополнительные модули, которые не требуются на начальных этапах проекта по автоматизации, и масштабируемость по мощности, т. е. способности системы нормально функционировать и оперативно реагировать на действия пользователя при увеличении количества пользователей, количества обрабатываемых документов, росте объема существующих данных.

• Технологичность. Это такие показатели как интегрированность (использование всеми модулями одной базы данных, однократный ввод данных), интегрируемость (возможность автоматического, полуавтоматического и ручного обмена данными с существующими приложениями), открытость системы (возможность модификации функциональности с помощью встроенных или внешних средств разработки, путем изменения исходных кодов функций и процедур, ядра системы, интерфейсных форм, структуры и модели данных и т.п.)

• Инвариантность по отношению к бизнесу. Возможность поддержки программным обеспечением разных видов бизнеса. Например, производства продуктов питания и оказания автотранспортных услуг. Этот критерий особенно важен для корпоративных структур с диверсифицированными видами деятельности.
• Надежность. Гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа и т. п.
• Интуитивность интерфейса. Возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.
• Доступная цена. Стоимость СУБД, лицензий на одну копию, лицензий на серверную и рабочую станцию, скидки от объема заказа и количества пользователей и т. д.
• Перспективы развития. Важно выяснить планы разработчиков в отношении развития и модификации системы. Были случаи, когда проекты по дальнейшей разработке и поддержке программного обеспечения прекращались разработчиками и клиенты оставались один на один со своими проблемами по развитию проектов автоматизации.

Выбор ИТ-решения зависит от выбранной стратегии развития и способов повышения эффективности, что требуют использования квалифицированных рекомендаций профессиональных консультантов, что позволяет не только получить существенный выигрыш во времени и в качестве принимаемых решений, но и исключить риски принятия неправильного решения.

После осуществления выбора класса системы необходимо также выбрать организацию поставщика, занимающуюся внедрением этой системы.

При выборе поставщика необходимо учитывать следующие факторы:

• Наличием в штате поставщика менеджеров проектов и перечнем

проведенных ими проектов и решенных задач;

• Разработанными шаблонами проектной корреспонденции;
• Системой организации планирования и отчетности на проекте;
• Системой принятия решений при выявлении проблем во время

выполнения проекта;

• Планируемым распределением ролей между участниками проектной

группы;

• Наличие у поставщика документально описанной политики по

поддержке клиентов;

• Тщательность проработки контракта на сопровождение и

техническую поддержку;

• Наличие отдельного подразделения, занимающегося техническим сопровождением;

• Наличие специальных каналов связи (выделенные телефонные номера, адрес электронной почты, сайт, страницы в Интернет, посвященные поддержке);
• Наличие специализированного ПО для автоматизации процесса приема и обработки проблем, возникающих у клиентов.

На следующем этапе – реализации и настройки системы – поставщик вместе с информационной службой производит установку и настройку системы. Этот этап может продолжаться в зависимости от размера компании от нескольких недель до нескольких месяцев.

Параллельно можно переходить и к этапу обучения пользователей. В результате внедрения практически всегда происходит реинжиниринг и реструктуризация. Это значит, что сотрудники предприятия будут вынуждены работать по-новому. И проблема не только в том, что их нужно поставить в известность о грядущих изменениях и научить работе в новых условиях. Основная сложность заключается в том, чтобы преодолеть психологическое сопротивление переменам (а как следствие, возможный саботаж), позитивно настроить коллектив.

После установки и настройки можно осуществлять тестовое испытание системы (опытную эксплуатацию). Тестирование системы позволяет проверить корректность ее настройки в режиме реального времени в течение определенного отчетного периода. В ходе этого тестирования могут вноситься уточнения в настройку системы, отслеживаться и исправляться ошибки, допущенные на прошедших этапах.

Совершенно очевидно, что внедрение КИС является весьма рисковым проектом. Основными факторами ycпexa внедрениякорпоративных информационных сиcтeм yпpaвлeния пpeдпpиятиeм являютcя:

• понимaниe нeoбxoдимocти внeдpeния интeгpиpoвaнныx ИС;
• понимaниe ocнoв пocтpoeния интeгpиpoвaнныx ИС;
• гoтoвнocть к выдeлeнию квaлифициpoвaнныx pecypcoв;
• гoтoвнocть к чeткoй opгaнизaции пpoeктa oбcлeдoвaния и

внeдpeния;

• гoтoвнocть к внeдpeнию co cтopoны пpeдпpиятия; гoтoвнocть к

измeнeниям.

---

Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 338; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!