Поиск и организация необходимых данных
Процесс поиска и организации необходимых данных следует начать с записи имеющихся сведений. Например, можно записать заказы из главной книги или сохранить сведения о клиентах из картотеки. Соберите необходимые документы и составьте список типов данных (например, список полей в бланке). Если бланки не используются, представьте, что необходимо создать бланк для записи сведений о клиентах. Какие данные требуется записывать? Какие поля для заполнения необходимо создать? Определите нужные элементы и составьте их список. Предположим, что сведения о клиентах хранятся в картотеке. Анализ карточек позволяет определить, что в них содержатся такие сведения, как имя клиента, адрес, город, область, почтовый индекс и номер телефона. Каждый из этих элементов может стать столбцом таблицы.
При подготовке списка необязательно стремиться придать ему законченный вид с первого раза. Следует записывать все возможные варианты. Если база данных предназначена для нескольких пользователей, попросите их предложить свои варианты. Список можно исправить позднее.
Затем следует определить типы отчетов или рассылок, которые требуется выполнять из базы данных. Например, может потребоваться выполнять отчет о продажах продуктов по регионам или сводный отчет по запасам продуктов. Может также потребоваться создавать письма, адресованные клиентам и содержащие сведения о продажах или специальных предложениях. Продумайте структуру отчета, определите его внешний вид. Какие сведения требуется включить в отчет? Составьте список нужных сведений. Выполните те же действия для писем и других отчетов.
|
|
|
Определение структуры отчетов и рассылок позволяет выявить элементы, которые требуется включить в базу данных. Предположим, что требуется предоставить клиентам возможность подписываться или отменять подписку на регулярную рассылку новостей, а также иметь возможность выводить на печать список подписчиков. Для записи этих сведений в таблицу клиентов следует добавить столбец для отправки сообщений электронной почты. В этом поле можно выбрать вариант «Да» или «Нет» для каждого клиента.
Для отправки клиентам сообщений электронной почты необходимо записать еще один элемент данных. Если клиент согласится получать сообщения электронной почты, потребуется записать его адрес электронной почты. Следовательно, для каждого клиента потребуется сохранить адрес электронной почты.
Удобно создать прототип каждого отчета или списка клиентов для печати и определить, какие элементы данных потребуются для их создания. Например, анализ письма позволяет выявить несколько элементов. Если требуется включить в письмо приветствие — например строку «г.» или «г-жа», — необходимо создать соответствующий элемент. Кроме того, письмо, как правило, начинается со стандартной фразы «Уважаемый г. Егоров», а не с «Уважаемый г. Владимир Егоров». Поэтому фамилию требуется сохранять отдельно от имени.
|
|
|
Важно помнить, что данные необходимо разбивать на минимальные элементы. Имя следует разделять на две части: имя и фамилию, чтобы фамилия была доступна для использования. Например, чтобы выполнить сортировку отчета по фамилиям, необходимо сохранить их в отдельных полях. В целом, если требуется выполнять сортировку, поиск, вычисления или отчеты для отдельных элементов данных, эти элементы следует сохранять в отдельных полях.
Составьте список вопросов, ответы на которые требуется получать с помощью базы данных. Например, каков объем продаж отдельного продукта за последний месяц? Где находятся самые перспективные клиенты? Кто поставляет самый продаваемый продукт? Список возможных вопросов позволяет определить дополнительные элементы данных для записи.
После сбора данных можно переходить к следующему шагу.
Распределение данных по таблицам
|
|
|
Чтобы распределить данные по таблицам, выделите основные группы или темы. Например, после поиска и организации данных для базы данных продаж продуктов может быть составлен следующий список:
Основные группы — продукты, поставщики, клиенты и заказы. Поэтому целесообразно создать четыре таблицы: по одной для сведений о продуктах, поставщиках, клиентах и заказах. Хотя составленный список не является полным, можно начать с этих основных таблиц. Список можно дополнять до тех пор, пока не будет получена нужная структура базы данных.
При первом просмотре предварительного списка элементов может показаться, что целесообразнее поместить все элементы в единую таблицу вместо того чтобы создавать четыре таблицы, как показано в предыдущем примере. В этом разделе объясняется, почему такой подход неэффективен. Ознакомьтесь с таблицей на иллюстрации.
В данном случае каждая строка содержит данные о продуктах и поставщиках. Поскольку один поставщик поставляет различные продукты, его имя и адрес приходится вводить повторно. При этом место на диске используется неэффективно. Более рациональным решением является сохранение сведений о поставщике в отдельной таблице поставщиков и связывание этой таблицы с таблицей продуктов.
|
|
|
Вторая проблема при такой структуре базы данных возникает при необходимости изменить данные о поставщике. Предположим, что требуется изменить адрес поставщика. Поскольку данные о поставщике содержатся в большом количестве строк, пользователь может пропустить некоторые из них. Эту проблему можно также решить с помощью сохранения адреса поставщика в одном расположении.
При разработке базы данных следует стремиться к однократному сохранению каждого элемента данных. Если данные повторяются (например, адрес отдельного поставщика), поместите их в отдельную таблицу.
Наконец, предположим, что компания Coho Winery поставляет только один продукт и его требуется удалить, но при этом сохранить сведения об имени и адресе поставщика. Как удалить запись о продукте, сохранив при этом данные поставщика? Это невозможно. Поскольку каждая строка содержит данные о продукте, а также данные о поставщике, невозможно удалить эти данные отдельно друг от друга. Чтобы разделить эти данные, необходимо создать две таблицы: одну для сведений о продуктах, а вторую — для сведений о поставщиках. В этом случае удаление записи о продукте не будет приводить к удалению данных о поставщике.
После выбора темы для таблицы необходимо отслеживать, чтобы столбцы этой таблицы содержали данные только по этой теме. Например, таблица продуктов должна содержать только сведения о продуктах. Поскольку адрес поставщика относится к данным о поставщиках, а не о продуктах, он должен быть сохранен в таблице поставщиков.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 331; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!