Изменение ширины столбца таблицы
РАЗДЕЛ 2. РАБОТА В MICROSOFT ACCESS
Упражнение 1.Создание базы данных. Знакомство с основными объектами базы данных. Создание и заполнение таблицы. Режимы представления таблицы. Типы данных. Маска ввода. Изменение структуры таблицы в режиме конструктора.
Создание базы данных
· Запустите Microsoft Access.
· Выберите опцию Новая база данных или выберите в менюФайл командуСоздать,на вкладкеОбщиевыберите пиктограмму База данных.
· Будет открыто окно диалога Файл новой базы данных, в которое следует ввести имя базы данных и выбрать папку для сохранения базы данных. Имя базы данных может содержать до восьми символов без пробелов. Нажать кнопку Создать.
Окно базы данных выводится при открытии базы данных. Из него открывают таблицы, формы и другие объекты базы данных. Окно базы данных содержит следующие элементы:
· Строка заголовка. Выводит имя открытой базы данных.
· Кнопки. "Создать", "Открыть", "Конструктор" и т. д. Кнопки открывают объект в определенном окне или режиме.
· Кнопки объектов. (Корешки выбора объектов, ярлычки.) "Таблицы", "Формы" и т. д. Кнопки объектов выводят список объектов, которые могут быть открыты или изменены.
· Список объектов. Выводит список объектов, выбираемых пользователем. В нашем варианте список пока пуст.
Прежде, чем начать непосредственную работу по разработке базы данных, остановимся на характеристиках некоторых основных объектов базы данных.
· Таблица — это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.
· Форма — объект Microsoft Access, предназначенный, в основном, для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.
· Запрос — объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.
· Отчет — объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для печати данных.
· Начинать следует с создания таблицы.
· В таблице сохраняют записи, содержащие сведения определенного типа, например, список клиентов или опись товаров. Составной частью таблицы являются поля.
· Поле — это элемент таблицы, который содержит данные определенного рода, например, фамилию сотрудника. В режиме таблицы для представления поля используется столбец или ячейка, в этом случае имя поля является заголовком столбца таблицы.
· Запись — полный набор данных об определенном объекте. В режиме таблицы запись изображается как строка.
Создание таблицы с помощью Мастера
При создании таблицы с помощью Мастера предлагается более 40 образцов таблиц, предназначенных для использования в личных или деловых целях, каждая из которых содержит соответствующий набор полей. Остается выбрать образцы полей, после чего Мастер автоматически создает таблицу.
1. В окне База данных нажмите кнопку Таблицыа затем кнопку Создать.
2. В окне диалога Новая таблица выберите Мастер таблиц,апотом нажмите кнопкуОК.
3. В окне диалога Создание таблиц выберите Образец таблицы — Список рассылки (самый первый в списке).
4. Далее нужно определить перечень полей, которые вы хотите включить в таблицу. Для этого поочередно выделяйте мышью имя поля в списке образцов полей и нажимайте кнопку со стрелкой >,чтобы образец поля попал в список полей новой таблицы. Выберите следующие поля: Код_Списка_Рассылки, фамилия, ИМЯ, телефон, ГОРОд. Нажмите кнопку Далее. До тех пор, пока активна кнопка Далее пользуйтесь ею, кнопку Готово применяйте только в последнем окне.
5. В следующем окне диалога введите имя таблицы (можно оставить предлагаемое) и разрешите Microsoft Access автоматически определить ключ (т. е. в этом окне не придется ничего вводить).
6. В последнем окне диалога выберите Ввести данные непосредственно в таблицу.
7. Нажмите кнопку Готово.
Таблица создана . В строке заголовков таблицы можно найти ее название. Все имена полей представлены в виде заголовков столбцов таблицы.
Заполнение таблицы
В процессе создания таблицы, вы встретились с понятием ключа.
Первичный ключ (в последующем изложении будем называть его просто ключом) — одно или несколько полей, совокупность значений которых однозначно определяет любую запись таблицы. В нашем варианте ключевым является поле - КОД_СПИСКА_РАССЫЛКИ. В таблице видно, что это поле — счетчик, т. е. нумерует записи в порядке ввода. Заполнять поле не нужно, счетчик срабатывает автоматически, как только заполнена хоть одна ячейка строки таблицы.
Заполните только поля, содержащие имена и фамилии. Создайте таким образом 8-10 записей (8-10 строк таблицы). Оставьте незаполненными поля телефон и ГОРОД .
Попробуйте заполнить поле телефон.
· Установите текстовый курсор в первую ячейку столбца Телефон и введите семизначный номер телефона.
· Перейдите к следующей ячейке столбца.
Вместо ожидаемого перехода к следующей ячейке таблицы, вы можете получить сообщение о том, что введенное значение не соответствует маске ввода, так как в предполагаемом варианте перед номером телефона должен стоять код города. Для того, чтобы можно было внести исправления, нажмите клавишу {Esc}.
Если внимательно рассмотреть содержимое ячейки, то можно увидеть некоторую разметку - маску ввода.
Маска ввода - это шаблон, позволяющий вводить в поле значения, имеющие одинаковый формат. Маска ввода автоматически изображает в поле постоянные символы. При вводе данных в поле нет необходимости набирать эти постоянные символы, даже если они должны быть включены в значение поля; достаточно заполнить пустые позиции в маске ввода. Кроме того, Microsoft Access не позволит ввести в поле значения, не вписывающиеся в определенную для этого поля маску ввода. Предположим, что все ваши друзья живут в одном городе, имеют семизначные номера телефонов, и нет необходимости указывать в базе данных код. Для этого следует изменить маску ввода.
Любая таблица Microsoft Access может быть представлена в двух режимах:
1)в режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования;
2)в режиме конструктора, предназначенном для создания и изменения таблицы.
Для того чтобы изменить маску ввода для телефона, следует переключиться в режим конструктора таблицы. Это можно сделать, выбрав командуКонструктор менюВид или при помощи кнопки панели инструментов Вид.
Окно конструктора содержит таблицу, в первом столбце которой перечислены поля, а во втором типы данных (форматы) этих полей.
Выделите поле телефон (достаточно установить текстовый курсор в соответствующую ячейку таблицы). В нижней части окна изменится перечень свойств поля.
Установите текстовый курсор напротив пункта Маска ввода и преоб разуйте исходный шаблон в новый (000-00 00), позволяющий вводить в качестве номера телефона семизначное число, причем разделительные тире будут вставляться автоматически.
Перейдите из режима конструктора в режим таблицы Сделать это можно, выбрав команду Режим таблицы меню Вид или кнопку Вид панели инструментов . На вопрос о сохранении таблицы, отвечайте Да.
Далее заполнение столбца Телефон заключается во вводе в каждую ячейку набора из семи цифр. Обращайте внимание на то, чтобы перед началом ввода текстовый курсор находился в самом начале ячейки. В данном случае перемещаться между ячейками удобнее при помощи кнопок управления курсором.
Переименование поля таблицы
Находясь в режиме конструктора таблиц, можно:
· изменять тип данных;
· имена полей, добавлять в таблицу новые поля;
· удалять имеющиеся поля.
Нам было бы удобно переименовать поле ГОРОД в поле адрес, так как в него планируется вводить полный адрес с учетом номера дома, корпуса и квартиры. Сделать это придется в режиме конструктора.
· Переключитесь в режим конструктора.
· Измените название ГОРОД на адрес, выделив в верхней части окна поле ГОРОД, а в нижней установите курсор напротив пункта Подпись и введите слово АДРЕС.
· Вернитесь в режим таблицы.
· Заполните поле адрес.
Изменение ширины столбца таблицы
Ширина столбцов не соответствует размеру введенных в них записей (для нумерации место слишком много, а адреса не просматриваются целиком).
Исправить положение можно:
· если подвести указатель мыши к правой границе столбца в строке заголовков и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместить границу столбца;
· если подвести указатель мыши к правой границе столбца в строке заголовков и дважды щелкнуть мышью. В этом случае ширина столбца подгонится под самую длинную запись столбца (учитывая заголовок);
· если, выделив столбец или несколько столбцов, в меню Формат выбрать командуШирина столбца... и в раскрывшемся окне диалога нажать кнопку По ширине данных;
· если, выделив столбец или несколько столбцов, выбрать командуШирина столбца... при помощи контекстного меню, вызываемого правой клавишей мыши.
Выполните необходимые действия.
Упражнение 2. Создание формы. Введение записей в форму. Режимы представления формы. Быстрая сортировка данных.
Запустите программу Microsoft Access. Откройте созданную в предыдущем упражнении базу данных, выполнив командуФайл- Открыть... или воспользуйтесь кнопкой панели инструментов. Если вы недавно работали с открываемым файлом, то его имя можно найти в списке недавно использовавшихся файлов менюФайл и открыть щелчком мыши.
Перед вами окно <База данных>.
Создание формы
В некоторых случаях удобнее вводить данные не в таблицу, а в форму, в которой каждую запись можно представить в отдельном окне.
1. Для создания формы щелкните на кнопке Формы и нажмите кнопку Создать.
2. В окне диалога <Новая форма> выберите таблицу, раскрыв предлагаемый список, а затем выберите в списке Мастер форм, и нажмите кнопку ОК.
3. В окне диалога<Создание форм> выберите для формы все имеющиеся в таблице поля. Для этого достаточно нажать кнопку с двумя стрелками, (кнопка с одной стрелкой добавляет только выделенные поля).
4. В следующем окне выберите внешний вид формы В один столбец. Нажмите кнопку Далее.
5. Выберите стиль оформления. Нажмите кнопку Далее.
6. Введите название формы или согласитесь с предложенным. Нажмите кнопку Готово.
Представление записей в форме
Каждая запись (то, что являлось отдельной строкой таблицы) теперь представляет из себя как бы отдельную карточку. Вводить данные удобнее именно в таком режиме.
В строке состояния (в нижней части окна формы) отражено общее число записей и номер записи, которую вы сейчас видите.
Перемещаться между записями можно при помощи кнопок в нижней строке формы на одну запись вперед, на одну запись назад, к первой записи, к последней записи.
Те же результаты можно получить, выполнив командуПерейти менюПравка, выбрав одну из команд подменю:
Первая — переводит курсор из поля в текущей записи в то же поле в первой записи.
Последняя — переводит курсор из поля в текущей записи в то же поле в последней записи.
Следующая — переводит курсор из поля в текущей записи в то же поле в следующей записи.
Предыдущая — переводит курсор из поля в текущей записи в то же поле в предыдущей записи.
Новая — переводит курсор на пустую запись в конце формы или таблицы, позволяя ввести новую запись.
Для быстрого перехода на пустую запись вместо команды Перейти-Новая запись выберите в менюЗаписи командуВвод данных.
Задания.
· Пролистайте все имеющиеся записи (просмотрите все карточки).
· Перейдите к первой записи.
· Перейдите к последней записи.
· Внесите исправления в некоторые записи.
Заполнение формы
Сохраните форму под именем АНКЕТА (то имя, которое вы будете видеть на вкладке Форма в окне <База данных>). Для сохранения формы выполните командуСохранитьменю Файл.
Перейдите к самой последней записи и нажмите кнопку "Вперед на одну запись". Откроется первая пустая карточка.
Установите курсор в поле фамилия и введите фамилию нового адресата в списке. Заполните таким образом всю карточку. Перемещаться между полями можно при помощи клавиши {Tab}, или клавиш управления курсором. Заполнив запись перейти к новой записи (карточке) можно нажав клавишу {Enter}.
Заполните еще три новых записи таким образом, чтобы у вас встречались адресаты с одинаковыми именами.
Пришло время проверить, отобразились ли наши записи в исходной таблице. Для этого:
1. Перейдите к окну <База данных>. Сделать это можно выполнив командуОкно-База данных, или выбрав кнопку панели инструментов .
2. В окне <База данных> выберите вкладку Таблицы и откройте таблицу Список рассылки.
3. Если новые записи не внесены в таблицу, то выполните командуЗаписи-Обновить. Если вы сохранили форму перед тем, как перейти к таблице, то новые записи будут внесены в таблицу автоматически.
Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 358; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!