Підготовка до ділової бесіди
Неабияке значення має попередня домовленість про розмову на “своїй”, “чужій” чи “нейтральній” території, що позначається на поведінці співрозмовників. За етикетом правила “гри” диктує господар території, а на нейтральній території ініціатива належить тому, хто прийшов перший: це привітання, жести, початкові фрази для мобілізації уваги співрозмовника.
Практики не радять призначення ділової зустрічі на понеділок через гальмування робочого ритму внаслідок недільної розслабленості. Цей день найкращий для планування зустрічей-бесід на цілий тиждень. Однак наради з великих проблем найкраще проводити на початку тижня, щоб завершити справу до його кінця.
Зустрічі для обміну інформацією можуть відбуватися в будь-який день, але за певними правилами. Так, зустрічі для неприємних повідомлень чи критики не варто влаштовувати в п’ятницю, бо за вихідні вони “обростуть” чутками й зіпсують настрій на початок наступного тижня. Критичні наради краще проводити протягом тижня (перед обідом або поверненням додому), тоді люди матимуть змогу трохи вгамуватися, перш ніж знову побачитись.
Не слід планувати зустріч відразу після обіду, бо поспішне завершення його зовсім не сприятиме розв’язанню поставлених завдань. До того ж співрозмовники повинні мати час, щоб ознайомитися з терміновими повідомленнями.
Починати підготовку до бесіди потрібно з вивчення співбесідників, як вони до нас відносяться, яке положення займають і т. ін.
|
|
|
Ділова бесіда повинна бути спланована. Це - складання і перевірка прогнозу ділової зустрічі. Визначення основних перспективних завдань. Накреслення шляхів для вирішення завдань (стратегія). Визначити і опрацювати короткострокові завдання (тактика). Виявити вузькі місця в плані бесіди. Стратегічний план накреслює шлях і програму дій. Тактичний - це перелік засобів поетапного досягнення мети. Після цього складається робочий план і план використання технічних засобів, графіків, проектів, схем ...
Відпрацьований матеріал, його основні посилки потрібно викласти на папері і удосконалювати, скорочувати матеріал аж до наради.
Вимоги етикету до зустрічі.
1. Пунктуальність. На місце зустрічі треба прийти на п’ять хвилин раніше від призначеного часу. Слід заздалегідь уточнити адресу, як доїхати.
2. Охайність. Одягатися треба охайно, у традиційному стилі – повсякденний костюм, скромна краватка, добре вичищене взуття.
3. Прийшовши за дві-три хвилини до зустрічі в приймальню, треба чітко назвати секретареві свої ім’я, прізвище, мету приходу. Якщо ви прийшли у верхньому одязі, слід його зняти.
Плануючи зустріч слід мати на увазі, що:
|
|
|
* в холодні та сухі дні людина краще працює, тоді як надто жарка або волога погода помітно притуплює інтелект;
* в районі 19 годин нервово-психічний стан людей стає доволі несталим, що може проявлятися в зміні роздратованості та запальності;
* будь яка радість збільшує альтруїзм, образа або розчарування - зменшують його.
Початок ділової бесіди.
Основа майбутніх відносин із співбесідником закладається в перші 10-15 секунд спілкування з ним.
Слід пам’ятати, що перше враження про людину на 55% залежить від візуальних вражень, на 38% - від манери говорити, і на 7% - від того, що він говорить.
Поради при початку зустрічі:
1. Передусім подумайте про те, як ви будете виглядати, у якому одязі підете на зустріч.
2. У особливо важливих випадках слід продумати можливий сценарій діалогу, свою аргументацію.
3. Йти на зустріч слід, раніше домовившись про час її проведення і необхідно звести до мінімуму умови, із-за яких прийшлось би чекати, коли запросять.
4. Входити треба впевнено, з піднятою головою, відразу ж встановлювати візуальний контакт, - погляд прямо в очі співрозмовнику завжди дає переваги.
5. Сідати слід після запрошення або після того, як сядуть господарі. На запрошення сісти слід сідати вільно, сидіти слід прямо, корпус злегка подається вперед.
|
|
|
6. Постава, голос повинні свідчити про достойність, впевненість у собі (але не самовпевненість).
Психологічним прийомом, що полегшує початок контакту є спілкування з об’єктом як із старим знайомим (використовується не завжди: у відповідних ситуаціях і при відповідній психологій людини).
Перші 2 - 3 фрази створюють внутрішнє відношення до нас і бесіди (робочу атмосферу).
На початку бесіди уникати вибачень, проявів нерішучості, невпевненості, нешанобливості до партнера, та взагалі наповнювати контакт з перших слів своїм емоційним станом, настроєм.
Початок розмови з підтримкою відповідного психоемоційного стану у співрозмовника будується на перетині негативних емоцій і відкиданні можливих перешкод, що ускладнюють необхідне взаєморозуміння. Негативні реакції співрозмовника визначають за зовнішніми проявами (різкості фраз, зажатості поз, вузькості зіниць...) і знімають різноманітними психологічними прийомами (вибором особливо діючих слів, мімікою, тілесним копіюванням...).
Не слід звертатися до співбесідника зі слів: “Я”, “Мені”.
Не варто першими питаннями примушувати співбесідника підшукувати контраргументи і займати позицію оборони.
|
|
|
Не починайте розмови з обговорення тих питань, по яким існує розбіжність в поглядах. Відразу виділіть аспекти, по відношенню до яких ви одностайні, загострюйте увагу на тому, що ви обидва прагнете до однієї і тієї ж мети, що різниця між вами тільки в методах, а не по суті. Домогтися того, щоб співрозмовник із самого початку говорив “так”, не давайте йому можливості відповісти “ні”.
Якщо у співрозмовника поганий настрій, бажано підвищити його емоційний тонус. Самий ефективний прийом – присвоїти співбесіднику бажану якість: “Знаючи вашу старанність…” Також це може бути похвала, нагадування про приємні події, повідомлення цікавої інформації.
Для створення невимушеної атмосфери спілкування можна включити людину у виконання фізичних дій: “Допоможіть, будь ласка…”, “Як добре, що ви поруч…” та подякувати.
Методи початку розмови:
1. Метод зняття напруги. Досить сказати декілька слів, але теплих. Комплімент, жарт.
2. Метод “зачіпки”. Дозволяє коротко викласти якусь ситуацію, проблему, пов’язавши її з темою бесіди (подія, порівняння, особисті враження, анекдотичний випадок).
3. Метод стимулювання гри уяви. Передбачає постановку ряду запитань на початку бесіди по темі зібрання.
4. Метод прямого підходу. Безпосередній підхід до справи без будь-якого вступу.
Правильний початок бесіди передбачає точний опис мети зібрання, знайомство співбесідників, яких рекомендує ведучій, називає ініціатора зустрічі, оголошує тему і послідовність розгляду питань.
Покажіть свою обізнаність в досягненнях з моменту попередньої зустрічі і на передній план висувайте думки і побажання партнера.
Починаючи розмову і усуваючи внутрішню напругу у партнера, пам’ятайте, що:
* банальний початок орієнтує на банальність всієї бесіди;
* люди, які зазнали емоційного потрясіння, частіше шукають в співрозмовника лише «резонатора», а не радника;
* доброзичлива установка (готовність слухати) породжує стан свободи та невимушеності;
* не перший план в ході спілкування необхідно висувати судження та прагнення співрозмовника (замість «я хотів би» - «ви хочете»), оскільки він з більшою охотою підтримує розмову про власні проблеми і побажання;
* із суб’єктами, які при розмові відкидаються назад або розгойдуються в кріслі, звичайно почувають себе не дуже затишно.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 277; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!