Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма
Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели – информационным.[3] Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.
Этапы подготовки и составления деловых писем:
- Изучение существа вопроса - сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.
- Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование.
- Согласование проекта текста письма, редактирование.
- Подписание письма руководителем.
- Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются).
- Отправка письма.
При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов:
- Наименование организации.
- Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет[4].
- Дата и регистрационный номер.
- Адресат.
- Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4).
- Текст письма.
- Подписи составителей письма.
- Отметка об исполнителе.
- Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).
- Оттиск печати (в гарантийных письмах).
Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.
|
|
|
Обращение. В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат - должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.).
В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!».
Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.
Вводная часть. Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа.
Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.
Основная часть. Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.
Заключение. Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов»; «Убедительно просим Вас не задерживать ответ»; «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).
|
|
|
Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.
Образец делового письма-напоминания о выполнениии условий договора
|
Образец делового письма-благодарности за сотрудничество
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 3506; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!