Препятствия обмену информацией
1. Языковый барьер, т.е. использование при обмене информацией языка, непонятного получателю (малоизвестные термины из различных специализированных языков, разговор людей разных специальностей, технический жаргон) Письмо сложнее понять нет реакции
2.Компетенция участников обмена информацией, Многие специалисты способны видеть только близкие им стороны проблемы.
3. Различие статуса работников (статус — положение индивида в системе общественных отношений) и самозащита инициатора информации. Различия работников по статусу препятствуют обмену информации как снизу вверх, так и сверху вниз. Менеджеры пониже подслащают отчеты для похвалы
У руководителей информационная картина искажается. Предложение подчиненных может, рассматривается на высшем уровне как вызов должностному положению руководителя. Главная причина игнорирования сведений, поступающих от низкого по статусу персонала, заключается в психологической незрелости высокопоставленных лиц.
4. При передаче информации по горизонтали внутриорганизационные барьеры возникают вследствие конкуренции между подразделениями за ресурсы.
5. Географическое расстояние между участниками обмена. Ничто не заменит личную беседу
6. Влияние другой работы. Во многих организациях информационная работа считается канцелярской и отодвигается на второй план, вызывает раздражение.
7. Специальные ограничения в распространении информации, к которым относятся:
|
|
|
- защищенность (право на информацию, секретность, защита систем обработки данных);
- персо-нификация (информация только для определенных лиц);
- допустимость средств связей (только телефон, личная встреча и т.п.);
- предельная пропускная способность каналов информации (количество каналов, скорость передачи, допустимость, емкость и быстродействие памяти).
Задача функционирования информационной системы заключается в том, чтобы, во-первых, информация попала по назначению, во-вторых, не была использована нежелательным образом. Ограничения доступа к данным, особенно коммерческого, финансового, технического характера, по мере перехода на более низкие ступени организационной иерархии обусловлены как наличием проблемы безопасности, так и опасениями, что данные будут неправильно использованы.
Управление коммуникациями в организациях
Эффективность коммуникационных процессов зависит от многих факторов.
Существует два основных подхода к поиску информации:
1) активный, когда определенный набор данных ищется либо непосредственно, либо опосредованно, например, с помощью сотрудника библиотеки. Этот подход на языке носителей информационных технологий называется «pull»(палл) — «вытягивание»;
|
|
|
2)пассивный, когда сотрудник оповещает свое подразделение или организацию в целом, какая ему требуется информация «push» — «выталкивание»).
Действенность последнего зависит от того, насколько серьезно запрос будет воспринят другими членами организации, а также от уровня развития внутренних корпоративных сетей (интранетов).
2-- Персонал должен быть осведомлен о наличии информации, т.е. должны быть указатели, каталоги, телефонные справочники, навигаторы и т.д., а также возможность обращения к профессионалам для получения сведений о накопленных в организации знаниях. Содействие в поиске информации обеспечивается введением в организации новых должностей специально для помощи тем, кто занят поиском информации (например, кибертекари), а также привлечением экспертов для фильтрации информации.
3.-- Обеспечение доступа к информации. Для получения информации методами необходимо обеспечить пользователю наиболее удобные средства и поддерживать баланс между этими методами.
4. --Система коммуникаций в организации должна характеризоваться завершенностью и полнотой, что означает, что обеспечен доступ как к централизованно управляемой, так и индивидуально создаваемой информации. Создаются структуры и методы повторного использования данных.
|
|
|
Для совершенствования коммуникаций рекомендуется:
-обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. потоки инфы по потребностям;
-использовать несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);
-проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля);
-организовать обратные связи (опрос, система сбора предложений);
- выпуск информационных бюллетеней;
- повышение квалификации работников управления;
- использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.).
Для успешного осуществления коммуникации менеджеры должны руководствоваться следующими правилами:
1 четко определить идеи, вкладываемые в послания.
2. Проанализировать истинную цель каждой коммуникации
3. Проанализировать все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации(выбор времени коммуникации, личная или иная форма коммуникации, социальный климат+ приспосабливаться к изменяющимся условиям среды).
|
|
|
4. При планировании коммуникации необходимо консультироваться с другими сотрудниками (добиваться участия) те, кто оказал помощь в планировании коммуникации, окажут ей активную поддержку.
5 внимание на интонацию и основное содержание сообщения.
6. Следует воспользоваться возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя. Подчиненные с большей готовностью откликаются на такие сообщения.
7. Необходимо устанавливать коммуникацию не только на сегодняшний день, но и на будущее. Хотя коммуникация направлена на решение в первую очередь непосредственных задач, она должна быть организована с учетом прошлого опыта и соответствовать долговременным интересам и целям организации.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 1220; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!