Информация как основа коммуникационного процесса. Информация в системе управления
Управление (Н. Винер) - посылка сообщений, которые влияют на их получателя. Основным требованием для принятия эффективного управленческого решения (понимания истинных масштабов проблемы) является наличие соответствующей информации.
Сегодня проблема заключается в том, что среди массивов несвязанной информации необходимо найти данные, необходимые для эффективного управления. Единственным способом получения такой информации является коммуникация— это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Информация в самом широком смысле обозначает сообщение (сигнал) о каком-либо событии.
При передаче данные проходят ряд фильтров, вследствие чего часть из них теряется. На первом этапе сообщение поступает в Канал связи — это часть материальной среды, по которой передается сообщение (но это не обязательно канал связи в физическом смысле). Физический фильтр (синтаксический фильтр) пропускная способность ограничена. Если орган управления (или отдельный сотрудник) не в состоянии воспринимать все поступающие сообщения, то часть из них теряется вследствие так называемого физического шума. Далее семантический фильтр - понимание сообщения. Все непонятные данные будут потеряны (семантического шума). Далее прагматический фильтр оценивается полезность данных (не полезная часть сообщения теряется из-за прагматического шум)
|
|
|
информация — это новые сведения, которые переданы, восприняты, поняты и оценены как полезные для решения тех или иных задач.
В современных теориях менеджмента понятие «информация» эквивалентно понятию «явные знания», т.е. знания, которыми люди могут свободно обмениваться с помощью слов или других способов общения (изображений, звуков, жестов).
Процесс управления рассматривается как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. Основой управления является принятие решений, которые основаны на использовании информации. Степень обоснованности решений зависит от полноты, достоверности и своевременности информации. Само решение является новой информацией, которая доводится до исполнителей в виде приказов, планов, нормативов, а также импульсом к дальнейшим действиям.
Критерии результативности информации в управлении:
количество (полнота) информации; релевантность (содержательная значимость, отсутствие факторов прагматического характера); точность (качественная дифрагментированность, недвусмысленность) информации; надежность (гарантия правильности, отсутствие синтаксических и технических ошибок); понятийность (кодирование в одной системе, отсутствие семантических ошибок); актуальность (своевременность представления, скорость передачи); гибкость (приспособленность к различным способам передачи).
|
|
|
Этапы коммуникационного процесса
Процесс обмена информацией реализуется следующими этапами
1. Зарождение идеи: отправитель решает, какую идею следует сделать предметом обмена.
2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова или символы (вербальное оформление), а также жесты, мимику (невербальное оформление). Кодирование превращает идею в сообщение, т.е. кодирование можно представить себе как операцию упаковки. При коммуникации важным является соответствие идеи и канала связи.
3. Передача. Она может осуществляться устными или письменными сообщениями непосредственно от одного лица к другому или посредством почты и других каналов связи (телефон, компьютерные сети и т.д.).
4. Декодирование — перевод символов сообщения в мысли получателя. Особо следует подчеркнуть: обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, осуществив действия, которые ждал от него отправитель. По ряду причин получатель может придать иной, чем предполагал отправитель, смысл сообщению.
|
|
|
Цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена.
При этом выделяют четыре базовых элемента коммуникационного процесса:
1) отправитель — лицо, генерирующее идеи, объем информации, собирающее и передающее ее;
2) сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;
3) канал связи — средство передачи информации;
4)получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
Значительное улучшение обмена информацией происходит при использовании в коммуникационном процессе обратной связи. В этом случае отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями.
Деловое общение.
Общение — это межличностный или групповой процесс, в основе которого лежит обмен между людьми усвоенной информацией, мыслями, оценками, чувствами, установками (результатами интеллектуальной, психоэмоциональной деятельности).
Общение в управлении осуществляется постоянно и в различных формах.
Общение может быть:
- официальным, в рамках служебных отношений, и неформальным, например, во время обеда;
|
|
|
- дружеским и враждебным;
- доступным для понимания и сложным для восприятия;
- четко организованным и беспорядочным;
- эффективным (если достигнуты цели) и неэффективным.
Процесс общения включает ряд элементов:
- намерения — определяются преимущественно целями, которые ставятся перед общением; внимание — сосредоточенность и направленность психической деятельности на определенный объект;
- восприятие — сложный процесс приема и преобразования информации, обеспечивающий человеку отражение объективной реальности и ориентировку в окружающем мире. Общение должно происходить на основе доступных для понимания сообщений;
- запоминание — процесс понимания и сохранения в памяти (простое запоминается скорее, чем сложное; логичное — скорее, чем бессистемное; известное — скорее, чем неизвестное; конкретное — скорее, чем абстрактное, и т.д.);
- участие — деятельность по совместному выполнению чего либо, которая может также рассматриваться как обратная связь.
Совершенствование искусства общения включает:
- четкую формулировку идей и сообщений перед началом их передачи (необходимо обдумать и четко представить проблемы, идеи, варианты решений и т.д.);
- внимательную работу над смыслом текста сообщения (необходимо исключить термины и понятия, не являющиеся общепринятыми, непонятными);
- обеспечение соответствия языка, поз, жестов, выражений содержанию передаваемых сообщений;
- проявление сочувствия, сопереживания, умение поставить себя на место человека, с которым происходит общение;
- установление обратной связи (необходимо задавать уточняющие вопросы и т.д.).
Невербальная коммуникация
Информация, посланная отправителем без использования слов как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее в основе невербальной коммуникации.
Эффект большинства посланий создается невербальной информацией. Он обеспечивается в наибольшей степени выражением лица (50—55%) и тональностью голоса (35—40%). Особенно это проявляется в случаях, когда словесная часть сообщения отправителя противоречива. Получатель больше полагается на невербальную часть, чтобы понять значение послания.
Типы невербальной коммуникации:
- движения тела (жесты, выражения лица, движения глаз, прикосновения, позы);
- личные качества (строение тела, рост, запах тела, манера одеваться и т.д.);
- манера помещения себя в пространстве (дистанционная близость в общении и т.д.); организация физической среды (дизайн помещения, освещенность, шум и т.д.);
- использование времени (опоздания, ранний приход, склонность заставлять себя ждать, соотношение времени и статуса и т.п.). Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу и свидетельствуют об эмоциях участников коммуникационного процесса. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее трудно скрывать в любой межличностной коммуникации.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 2103; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!