Краткие теоретические сведения. 1.1 Формирование запросов
1.1 Формирование запросов
Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах ACCESS. С помощью запросов можно:
- просматривать данные
- анализировать данные
- изменять данные.
Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобным формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами.
Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью Мастеров.
Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме Конструктор. В ACCESS можно создавать следующие типы запросов:
- запрос на выборку
- запрос с параметрами
- перекрестный запрос
- запрос на изменение (запрос на удаление, обновление, добавление записей, на создание таблиц).
Запрос на выборку
Используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Простые запросы на выборку практически не отличаются от фильтров. Фильтр отличается от запроса тем, что не сохраняется в базе данных и не отделим от объекта, для которого создан. Запрос можно считать фильтром, который специально сохраняется отдельно от таблицы для дальнейшего использования в других таблицах. Вторым важнейшим отличием любого запроса является возможность строить на его основе отчеты и формы, а также выполнять достаточно сложные вычисления. Особое положение занимает запрос на изменение, который в отличие от фильтра и запроса на выборку, предназначен для изменения данных, а не для их сортировки или отбора.
|
|
|
Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.
Запрос с параметрами
Это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.
Например, часто требуются данные о том, какие дисциплины ведут преподаватели. Чтобы не создавать отдельные запросы по каждому преподавателю, можно создать один запрос с параметрами, где в качестве параметра будет использоваться фамилия преподавателя. При каждом вызове этого запроса будет предложено ввести фамилию преподавателя, а затем на экран будут выведены все поля, которые были указаны в запросе, например, фамилия, имя, отчество преподавателя и читаемая дисциплина.
Создание нового запроса
|
|
|
1. Войти в окно базы данных и выбрать вкладку «Запросы».
2. Щелкнуть на кнопке «Создать».
3. Откроется окно «Новый запрос»
В окне нужно выбрать один из пяти пунктов:
- конструктор
- простой запрос
- перекрестный запрос
- повторяющийся запрос
- записи без подчинённых.
Конструктор – позволяет самостоятельно создать любой тип запроса.
Простой запрос – позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов.
Перекрестный запрос – это операция построения таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы или запроса. Перекрестный запрос создаётся в предположении, что исходная таблица содержит необходимые данные для формирования заголовков строк и столбцов новой таблицы.
Повторяющиеся записи –будет создан запрос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе.
Записи без подчинённых – запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчинённой таблице. Такой запрос используется для многотабличной базы данных.
Среди вариантов построения запросов в окне «Новый запрос» отсутствует запрос с параметрамиизапрос на изменение. Для построения этих запросов сначала необходимо определить набор данных, с которыми надо работать (т.е. запрос на выборку). Затем для создания запроса на выборку надо перейти в режим Конструктора. Задание параметров производится в строке Условие выбора для соответствующих полей.
|
|
|
Для доступа к запросам на изменение надо открыть пункт меню Запрос, в котором будут доступны все виды запросов на изменение.
При выполнении запроса на выборку ACCESS извлекает записи из таблицы и формирует результирующий набор данных.
Он выглядит, как таблица, хотя и не является ею. Результирующий набор данных после закрытия запроса прекращает своё существование, но данные, которые в нём содержались, остаются в базовых таблицах.
При сохранении запроса остаётся только структура запроса:
- перечень таблиц
- список полей
- порядок сортировки
- ограничения на записи
- тип запроса и т.д.
При сохранении запроса в базе данных:
- на физическом носителе информации требуется меньший объём пространства
- запрос может использовать обновленные версии любых записей, измененных со времени последнего запуска запроса.
При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создаёт результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса.
|
|
|
Сохранение запроса
Для сохранения запроса выполнить команду ФАЙЛ → Сохранить или щелкнуть на кнопке «Сохранить» на панели инструментов.
Если запрос сохраняется впервые, надо ввести новое имя запроса в диалоговом окне «Сохранить».
1.2 Формирование отчетов
Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результат сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграмму. Имеется возможность разработать отчет самостоятельно или с помощью мастера. При работе с мастером ACCESS предлагает различные варианты макетов отчета. Например, если создаётся простой отчет без группировки данных, то предлагается три варианта макета:
- в столбец
- табличный
- выровненный
При этом в небольшом окне представляется вид этих макетов. Если задаются уровни группировки, то предлагается шесть видов макетов.
Создание отчета
1. Открыть вкладку «Отчеты»и щелкнуть на кнопке «Создать».
2. Откроется окно «Новый отчет», в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчета:
- конструктор
- мастер отчетов
- автоотчет в один столбец
- Автоотчет ленточный
- Мастер диаграмм
- Почтовые наклейки.
| Конструктор | – позволяет самостоятельно создать отчет, но это не просто даже для опытных пользователей. |
| Мастер отчетов | – автоматически создаёт отчет на основе выбранных полей таблицы (запросов) и макетов отчета. |
| Автоотчет в столбец и ленточный | –для их создания достаточно только знать имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет. |
| Мастер диаграмм | – создаёт отчет в виде диаграммы. |
| Почтовые наклейки | – создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек. |
Контрольные вопросы
1. Виды запросов, предусмотренных в ACCESS.
2. Отличие фильтра от простого запроса.
3. Какой запрос обеспечивает возможность вычисления итоговых значений?
4. Действия, необходимые для построения запроса с параметрами и запроса на изменение.
5. Что происходит после закрытия запроса с результатом запроса?
6. Что происходит с запросом после его сохранения?
Задание №1
к лабораторной работе №2
Формирование запросов на выборку
1. На основе таблицы Преподаватели создать простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и их должность.
2. Данные запроса отсортировать по должностям.
3. Сохранить запрос.
4. Создать запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины, а в качестве параметра задать фамилию преподавателя и выполнить этот запрос для преподавателя Гришина.
Технология работы
1. Создание простого запроса.
1.1 В окне базы данных открыть вкладку «Запросы».
1.2 В открывшемся окне щелкнуть на кнопке «Создать».
1.3 Из появившихся пунктов окна «Новый запрос» выбрать Простой запрос и щелкнуть на кнопке «ОК».
1.4 В появившемся окне Таблицы/Запросы выбрать таблицу Преподаватели (если других таблиц или запросов не было создано, то она будет одна в открывающемся списке).
1.5 В окне «Доступные поля» перевести курсор на параметр Фамилия.
1.6 Щелкнуть на кнопке 
. Слово Фамилия перейдёт в окно «Выбранные поля».
1.7 Аналогично в окно «Выбранные поля» перевести поля «Имя», «Отчество»,«Должность» (порядок важен – в таком порядке данные и будут выводиться). Щелкнуть на кнопке «Далее».
1.8 В строке параметра«Задайте имя запроса» ввести новое имя «должность преподавателей».
1.9 Щелкнуть на кнопке «Готово». На экране появится таблица с результатами запроса.
2. Сортировка данных.
2.1 Щелкнуть в любой строке поля «Должность».
2.2 Отсортировать данные по убыванию. Для этого щелкнуть на кнопке 
на панели инструментов или выполнить команду
Записи Сортировка → Сортировка по убыванию.
3. Сохранение запроса.
Выполнить команду
Файл → Сохранить.
Закрыть окно запроса.
4. Созданиезапроса на выборкус параметром.
4.1 Создать запрос на выборку для следующих полей таблицы Преподаватели:
· фамилия
· имя
· отчество
· дисциплина
Запрос создать аналогично тому, как это делалось в п.1.
4.2 Задать имя запросу Преподаваемые дисциплины.
4.3 Щелкнуть на кнопке «Готово». На экране появится таблица с результатами запроса.
4.4 Прейти в режим Конструктора выполнив команду
ВИД → Конструктор.
4.5 В строке параметра Условие отбора для поля «Фамилия» ввести фразу:
[ Введите фамилию преподавателя ]
Скобки тоже вводить.
4.6 Выполнить запрос, выполнив команду
Запрос → Запуск.
Примечание: Вышеописанным способом запрос выполняется только в режиме конструктора. Для того чтобы, выполнить запрос из другого режима нужно открыть вкладку Запросы, выделить требующийся запрос и щелкнуть по кнопке «Открыть».
4.7 В появившемся окне ввести фамилию Гришин и щёлкнуть по кнопке <OK>.На экране появится таблица с данными о преподавателе Гришине – его имя, отчество, преподаваемая им дисциплина.
4.8 Сохранить запрос, выполнив команду
ФАЙЛ → Сохранить.
4.9. Закрыть окно запроса.
Задание №2
к лабораторной работе №2
Формирование запросов на выборку
На основе таблицы Преподавателисоздать отчет с группированием данных по должностям.
Технология работы
1. Выделить вкладку Отчеты и щелкнуть на кнопке «Создать».
2. В открывшемся окне выбрать пункт Мастер отчетов.
3. Щелкнуть по значку раскрывающегося списка в нижней части окна.
4. Выбрать из появившегося списка таблицу Преподаватели.
5. 
Щелкнуть по кнопке «ОК». в появившемся окне выбрать поля, которые будут присутствовать в отчете. В данном примере будут присутствовать все поля таблицы, поэтому щелкнуть по кнопке
6. Щелкнуть по кнопке «Далее».
7. В появившемся окне присутствует перечень полей. Перевести курсор на поле «Должность».
8. Щелкнуть на кнопке . Таким образом, задаётся группировка данных по должности.
9. Щелкнуть по кнопке «Далее».
10. Повторить пункт 9.
11. В появившемся окне выбрать стиль оформления отчета. Щелкнуть по кнопке «Далее».
12. В появившемся окне ввести название отчета Преподаватели.
13. Щелкнуть по кнопке «Готово». На экране появится сформированный отчет.
14. Просмотреть, а потом закрыть отчёт.
15. Создать отчет на основе таблицы преподаватели с группировкой данных по дисциплине, внутри дисциплины по должности, а внутри должности по фамилии.
Лабораторная работа №3
Разработка информационно-логической (инфологической)
модели и создание реляционной базы данных
Цель работы:
1. Научиться разрабатывать схему данных.
2. Создавать структуру реляционной базы данных.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 202; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!